เราได้เห็นมาบ้างแล้วว่าบอทช่วยแบ่งเบาภาระงานลงได้อย่างไร ดังนั้นเรามาดู 5 วิธีนำบอทไปใช้จริงที่จะช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้นกัน

บอทกลายเป็นเพื่อนร่วมงานที่มีค่าในที่ทำงาน เพราะบอทเป็นเพื่อนร่วมงานดิจิทัลที่สามารถแก้ไขปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ที่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน รวมถึงแก้ปัญหาที่ทำให้ธุรกิจของคุณต้องเสียเงินไปโดยใช่เหตุ ทั้งยังทำหน้าที่เป็นโซลูชั่นง่ายๆ ที่ทำให้งานไหลลื่นไปได้มากขึ้น และทำให้ขั้นตอนการทำงานซับซ้อนน้อยลงอีกหน่อย เรามาดูกันดีกว่าว่าจริงๆ แล้วบอทคืออะไรกันแน่

แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace

ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้

บอทคืออะไร

บอทคืออะไร

บอทเป็นแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อเลียนแบบพฤติกรรมของมนุษย์ ซึ่งจะเข้ามาช่วยให้พนักงานสามารถเอาเวลาและพลังงานไปทุ่มเทกับงานที่สร้างสรรค์และมีความหมายมากกว่าได้ นี่แหละคือหน้าที่จริงๆ ของบอท และบอทไม่ใช่สิ่งที่เข้ามาแทรกแซงการทำงาน

บางทีนั่นอาจจะเป็นเหตุผลว่าทำไม 60% ของธุรกิจในสหราชอาณาจักรกล่าวว่าบอทจะเข้ามามีบทบาทสำคัญกับองค์กรของตนในอีก 5 ปีข้างหน้า และเหตุใดธุรกิจเกือบ 1 ใน 3 จึงวางแผนที่จะแนะนำการใช้บอทในอีก 12 เดือนถัดไป

เชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ

รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน

เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย โดยคุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว

จะใช้บอทสำเร็จรูปหรือสร้างบอทขึ้นมาเองดี

จะใช้บอทสำเร็จรูปหรือสร้างบอทขึ้นมาเองดี

บอทที่อยู่ในแพลตฟอร์มอย่างเช่น Workplace สามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้ดีขึ้นได้อย่างมาก ซึ่งคุณสามารถเริ่มต้นใช้งานด้วยบอทที่สร้างไว้แล้วหรือจะสร้างบอทของคุณเองโดยอิงตามโซลูชั่นที่คุณต้องการก็ได้เช่นกัน

การผสานการทำงานแบบกำหนดเองทำให้คุณสามารถสร้างบอทที่โต้ตอบกับผู้คนในกลุ่มบน Workplace และ Workplace Chat ได้โดยตรง บอทเหล่านี้สามารถโพสต์เนื้อหาลงในกลุ่ม ตอบคำถาม หรือกดถูกใจโพสต์ได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ บอทยังสามารถสนทนากับผู้คนได้แบบเรียลไทม์หรือจัดการคำขอด้วยองค์ประกอบการสนทนาที่มีโครงสร้าง เช่น ข้อความตอบกลับด่วนและเมนูถาวรได้ด้วยเช่นกัน

มาดูตัวอย่างเครื่องมืออัตโนมัติบน Workplace ที่สามารถช่วยเหลือองค์กรในการทำงานต่างๆ ได้กันสักหน่อย

ช่วยเหลือองค์กรในการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่

การเริ่มต้นงานใหม่อาจเป็นเรื่องน่าปวดหัวและจำเป็นต้องมีการย่อยข้อมูลจำนวนมหาศาล แต่บอทใน Workplace นี่เองที่เข้ามาช่วยเหลือฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้ เนื่องจากบอทสามารถเข้าถึงที่เก็บข้อมูลส่วนกลางของฝ่ายทรัพยากรบุคคลขององค์กรที่มีไว้สำหรับพนักงานใหม่และช่วยมอบเอกสารที่เป็นประโยชน์เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงานอย่างเป็นระบบ นอกจากนี้ บอทยังสามารถดึงความสนใจไปที่การฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องและสามารถกำหนดเซสชั่นการฝึกอบรมสำหรับพนักงานใหม่ได้โดยอัตโนมัติอีกด้วย

บอทสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล

บริษัทวิจัยตลาด Critical Mix ใช้บอทชื่อว่า Aime เพื่อจัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับพนักงานใหม่ผ่าน Workplace Chat โดยหากพนักงานขอความช่วยเหลือ บอทจะพูดคุยกับพวกเขาผ่านแบบฟอร์มได้

ลดความตึงเครียดให้กับแผนกให้ความช่วยเหลือด้านไอที

แผนกไอทีมักจะได้รับการขอให้ช่วยแก้ไขปัญหาหรือซ่อมเครื่องจักรเข้ามาอย่างล้นหลาม ดังนั้นการที่บอทเข้ามาช่วยลดงานที่ไม่เร่งด่วนบางส่วนโดยทำให้เป็นกระบวนการอัตโนมัติจึงเป็นเรื่องที่ดีมาก

บอทความช่วยเหลือด้าน IT สามารถสร้างบัตรสำหรับขอความช่วยเหลือจากโพสต์บน Workplace ได้โดยตรง โดยบอทจะตอบกลับพร้อมหมายเลขบัตรและแสดงความคิดเห็นกลับมาอีกครั้งเมื่อมีการอัพเดตสถานะหรือปิดงาน นอกจากนั้นแล้ว บอทยังสามารถจัดการงานด้านการสนับสนุนพื้นฐานอย่างเช่นการรีเซ็ตรหัสผ่านได้อีกด้วย

ช่วยให้ผู้คนสามารถเข้าถึงข้อมูลของฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้อย่างถูกต้อง

องค์กรของคุณมีคำถามให้ต้องคอยตอบเสมอ ทั้งเรื่องที่พนักงานอยากจะทราบว่าตนเหลือวันหยุดประจำปีกี่วัน หรืออยากทราบรหัส WiFi สำหรับห้องประชุม

แม้ว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณจะไม่สามารถรับมือกับคำถามเหล่านั้นได้ตลอด 24 ชั่วโมงไม่เว้นวันหยุด แต่เครื่องมืออัตโนมัติที่เข้ามาจัดการงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถทำได้ บอทตัวนี้ไม่เพียงแต่ช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานให้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยลดจำนวนอีเมลและการรับสายโทรศัพท์ ตลอดจนทำให้ขั้นตอนการทำงานในองค์กรของคุณง่ายขึ้นอีกด้วย

คุณสามารถป้อนคำตอบของคำถามที่พบบ่อยสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลลงในฐานข้อมูลคำถามที่พบบ่อย ซึ่งจะช่วยให้บอทสามารถให้คำตอบแก่พนักงานได้ในทันที นอกจากนี้ บอทยังสามารถจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายและแนวทางปฏิบัติเพื่อให้กลับมาดูในภายหลังได้ง่ายๆ อีกด้วย

เพิ่มความง่ายดายให้กับงานทั่วๆ ไป

งานที่เป็นแบบแผนซ้ำๆ บางงานที่ผู้คนต้องทำทุกวันอาจไม่ใช่งานที่สนุกที่สุดเสมอไป แต่งานนั้นก็ต้องไม่กลายเป็นงานที่น่าปวดหัว ตัวอย่างเช่น ระบบอัตโนมัติสามารถทำให้งานต่างๆ อย่างการค้นหาและการจองเวลาจัดการประชุมและงานกิจกรรมต่างๆ ง่ายดายขึ้นมาก

บอทเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

บอทอัตโนมัติบน Workplace สามารถกำหนดเวลาการประชุมและจัดการปฏิทินให้คุณได้ผ่านทาง Workplace Chat คุณเพียงส่งคำขอจัดการประชุมใหม่และเลือกผู้เข้าร่วม จากนั้นบอทจะตรวจสอบปฏิทินของทุกคนเพื่อค้นหาช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุด

บอทจะส่งการเตือนความจำหรือการแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงเวลา เพื่อให้ผู้คนไม่ลืมที่จะเข้าร่วม และหากเป็นการประชุมภายนอก บอทจะสามารถนำคุณไปยังที่จัดงานได้

สิ่งที่ได้คือคุณจะรับสายโทรศัพท์น้อยลง อัตราการปิดบัตรขอรับความช่วยเหลือที่มากขึ้น และทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความพึงพอใจมากขึ้น

ช่วยให้ผู้นำรับรู้ความเคลื่อนไหวของคนในองค์กร

คุณสามารถใช้บอทเพื่อสร้างความสนุกสนานในที่ทำงานและมีส่วนร่วมกับคนอื่นๆ ได้ ตัวอย่างเช่น Surveybot สามารถจัดทำแบบสำรวจได้ทันทีผ่าน Workplace Chat พร้อมวิเคราะห์คำตอบได้แบบเรียลไทม์

Ennismore ซึ่งเป็นผู้พัฒนาด้านการบริการมีบอท 'Ennismore Hero' ที่ช่วยให้พนักงานสามารถโหวตพนักงานดีเด่นประจำเดือนในที่ตั้งสำนักงานของตนได้ โดยเมื่อโหวตแล้ว ระบบจะนับคะแนนและแสดงบน Google Sheets โดยใช้การผสานการทำงานอีกตัวหนึ่ง

คุณอาจสนใจบทความต่อไปนี้

บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่
ขอบคุณสำหรับความเห็นของคุณ

โพสต์ล่าสุด

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 11 นาที

ผลิตภาพคืออะไรและเหตุใดจึงมีความสำคัญ

ค้นพบว่าเราให้นิยามผลิตภาพว่าอย่างไร รวมถึงวิธีการวัดผลและรักษาผลิตภาพเมื่อผู้คนเริ่มกลับไปทำงานในสำนักงานหลังช่วงการระบาดของโควิด

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 10 นาที

เทคนิคการจัดการเวลา

คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับเทคนิคการจัดการเวลา การจัดการเวลาคืออะไร และคุณจะปรับปรุงการจัดการเวลาได้อย่างไร พบคำตอบในหน้านี้

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 7 นาที

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

ใครๆ ก็มีศักยภาพเพิ่มขึ้นได้ คุณแค่ต้องกระตุ้นประสิทธิภาพการทำงานของตนเอง เคล็ดลับเหล่านี้สามารถทำตามได้ง่ายๆ และช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้