การใช้บอทสามารถช่วยกระตุ้นประสบการณ์ของพนักงานได้อย่างไร

โควิด-19 ได้แสดงให้เห็นถึงผลกระทบในหลายแง่มุมของของธุรกิจสมัยใหม่ เช่นในแง่ของวัฒนธรรมองค์กร ความสามารถด้านไอที และการสื่อสารภายใน เป็นต้น แต่มีแง่มุมหนึ่งที่ได้รับผลกระทบมากที่สุดหลังเกิดการระบาดใหญ่ทั่วโลก ซึ่งก็คือประสบการณ์ของพนักงาน (EX)

แล้วเหตุใดแง่มุมนี้จึงได้รับผลกระทบมากที่สุดน่ะเหรอ นั่นก็เป็นเพราะประสบการณ์ของพนักงานเป็นวิธีที่องค์กรใช้สร้างประสบการณ์ที่มีความหมายมากขึ้นในที่ทำงานและในการทำงานยังไงล่ะ ในขณะที่การมีส่วนร่วมของพนักงานได้รับการออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม แต่ประสบการณ์ของพนักงานได้รับการออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมโดยมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ผู้คนสามารถโต้ตอบด้วยได้เท่านั้น เช่น วัตถุประสงค์ ความไว้วางใจ ความหมาย และความภาคภูมิใจ

คีย์เวิร์ดที่สำคัญในที่นี่คือคำว่าผู้คน เนื่องจากผู้คนเท่านั้นที่สามารถก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่องค์กรต้องดำเนินการเพื่อรับมือกับความไม่แน่นอนที่เกิดจากการระบาดใหญ่ทั่วโลก

ทว่าเทคโนโลยีก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน ตลอดหลายเดือนที่มีการล็อกดาวน์ เราได้เฝ้าดูองค์กรทุกขนาดใช้เทคโนโลยีเพื่อทำให้พนักงานและทีมใกล้ชิดกันมากขึ้น ค้นหาวิธีใหม่ๆ ในการทำงานร่วมกัน และปรับปรุงวัฒนธรรมของบริษัทแม้ในสถานการณ์มีความยากลำบาก

กรณีการใช้งานที่น่าสนใจบางส่วนเกี่ยวข้องกับการใช้บอท ซึ่งบอทได้มอบความสามารถในการทำให้สิ่งต่างๆ ที่ขัดขวางการทำงานของเราให้กลายมาเป็นแบบอัตโนมัติ ต่อไปนี้คือกรณีการใช้งานบอทที่เราชื่นชอบ

บอทสามารถเพิ่มคุณค่าให้กับประสบการณ์ของพนักงานได้อย่างไร

บอทของ Workplace ช่วยให้พนักงานทำงานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่นมากขึ้น คุณอาจจะดูบอทลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ DocuSign เป็นตัวอย่างก็ได้ บอทที่ไม่ได้มีความซับซ้อนอะไรมากตัวนี้ช่วยให้พนักงานสามารถส่งและเซ็นเอกสารได้อย่างง่ายดายและปลอดภัย และทำให้ประสบการณ์โดยรวมของพนักงานดีขึ้น

การทำให้งานต่างๆ ง่ายขึ้น (และอาจจะทำให้งานดูน่าทำมากว่าเดิมอีกนิดหน่อย) จะช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างวัฒนธรรมและเปลี่ยนแปลงการทำงานร่วมกันได้ และพนักงานจะมีความรู้สึกต่องานดีขึ้นหากวิธีการ เวลา และสถานที่ที่ผู้คนทำงานได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น

ใช้บอทเพื่อให้จัดการงานธรรมดาๆ ได้ง่ายขึ้น

เวลาเป็นสิ่งมีค่า องค์กรจำนวนมากเผชิญกับความท้าทายทางด้านเวลาซึ่งต้องการการแก้ไขปัญหาที่รวดเร็ว และวิธีหนึ่งที่จะช่วยแก้ปัญหาให้กับฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็คือการใช้บอท อย่าง Mercado Libre ที่ใช้บอทเพื่อส่งเสริมวัฒนธรรมในรูปแบบที่ยืดหยุ่น

การหาวิธีที่จะทำให้พนักงานทุกคนได้รับการชมเชยอย่างเท่าเทียมกันเป็นกุญแจสำคัญในการกระตุ้นให้เกิดแรงจูงใจและการมีส่วนร่วมของทีม และบอทนี่เองที่จะมอบวิธีง่ายๆ ในการชมเชยเพื่อนร่วมงานที่ยึดถือค่านิยมและหลักการทางวัฒนธรรมของบริษัท นอกจากนั้นแล้ว บอทของ Workplace ยังช่วยเหลือทีมของ Mercado Libre ในการทำงานประจำวัน เช่น ให้ความเห็นในการสัมภาษณ์ที่เป็นกลางแก่ผู้สมัครแบบเรียลไทม์ และจัดกำหนดการเซสชั่นการพัฒนารายไตรมาสกับสมาชิกในทีม

RHB Singapore ใช้บอทของ Workplace เพื่อจัดการงานด้านการควบคุมดูแลทั่วๆ ไปให้เป็นแบบอัตโนมัติ เช่น การลงตารางเวลาและการจองห้องประชุม รวมถึงการจัดการคำถามที่พบบ่อย ตอนนี้พนักงานของ RHB สามารถทำงานได้อย่างไม่มีข้อผิดพลาด และใช้เวลาไปกับเรื่องที่ส่งผลที่สำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การมอบประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น

WW ใช้บอทเพื่อสร้างค่านิยมใหม่ๆ ให้กับบริษัท

บริษัทด้านสุขภาพที่มุ่งเน้นการช่วยเหลือผู้คนให้มีสุขภาพดีขึ้นอย่าง WW ได้เริ่มศึกษาการใช้บอทบน Workplace เพื่อให้สื่อสารกับ พนักงานของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พวกเขาได้จับมือกับ The Bot Platform ซึ่งเป็นพาร์ทเนอร์ของเราในการพัฒนาบอทการชมเชยพนักงานที่ชื่อว่า "Ripple" เพื่อสนับสนุนการเสนอชื่อเพื่อนร่วมงานและส่งเสริมค่านิยม ตลอดจนพฤติกรรมของคนในองค์กร บอทตัวนี้ทำหน้าที่ได้ตามชื่อ กล่าวคือ บอททำให้เกิดแรงกระเพื่อมในองค์กร และทำกระบวนการที่ WW ใช้อยู่เป็นแบบอัตโนมัติเพื่อสร้างค่านิยมใหม่ๆ แก่องค์กร

Clarins UK ใช้บอทเพื่อทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นแบบอัตโนมัติ

เนื่องจากพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านมีจำนวนมากขึ้น กอปรกับบริษัทก็มีพนักงานที่ทำงานภาคสนามในจำนวนมากอยู่แล้ว Clarins UK จึงได้สร้างบอทเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทางดิจิทัลตัวใหม่สำหรับทีมภาคสนามและทีมที่ทำงานในออฟฟิศในสหราชอาณาจักร ซึ่งบอทตัวนี้มีชื่อว่า Clarins Assist: People Directory บอทตัวนี้ใช้งานได้ไม่ยาก เพียงแค่พนักงานเปิดบอทขึ้นมาโดยใช้ Workplace Chat ก็จะสามารถค้นหารายละเอียดที่สำคัญของพนักงานที่ทำงานอยู่ในออฟฟิศหรือภาคสนามของ Clarins UK ได้ง่ายๆ เพียงค้นหาด้วยชื่อของพวกเขา

จากนั้นบอทจะดึงข้อมูลตำแหน่งงาน หมายเลขโทรศัพท์ประจำโต๊ะ หมายเลขโทรศัพท์มือถือ อีเมล แผนก และสถานที่/ชั้นที่ทำงานมาให้ บอทตัวนี้ยังช่วยให้พนักงานสามารถโทรหาแผนกต้อนรับของสำนักงานใหญ่และโต๊ะบริการไอทีได้โดยตรง ตลอดจนให้รายชื่อเจ้าหน้าที่ดับเพลิงและหน่วยปฐมพยาบาล ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถใช้งานได้อย่างง่ายดายไม่มีสะดุด

บอทเป็นประโยชน์ต่อพนักงานที่ทำงานจากทางไกลอย่างไร

การระบาดใหญ่ทั่วโลกของโควิด-19 ทำให้ธุรกิจจำนวนมากต้องปิดตัวลง และพนักงานก็ต้องเปลี่ยนไปทำงานจากทางไกลอย่างกะทันหัน หลายองค์กรต้องการวิธีในการเชื่อมต่อและส่งข้อมูลที่มีค่าซึ่งสามารถนำไปใช้ได้จริง และนี่ก็เป็นอีกครั้งที่บอทมอบวิธีแก้ปัญหาที่ชาญฉลาดให้

Moneypenny ใช้บอทเพื่อช่วยให้พนักงานที่ทำงานจากทางไกลเริ่มทำงานได้อย่างรวดเร็ว

Moneypenny ซึ่งเป็นบริษัทที่จัดการการรับสายจากภายนอกและแชทสดสำหรับบริษัทต่างๆ หลายพันแห่งได้ใช้บอทเพื่อสร้างตัวช่วยเตรียมความพร้อมในการทำงานแบบเร่งด่วน ซึ่งจะช่วยให้พนักงานเปลี่ยนไปทำงานจากทางไกลได้อย่างราบรื่นที่สุด

บอทตัวนี้ได้รับการพัฒนาร่วมกับ The Bot Platform ซึ่งบอทจะถามคำถามพนักงานเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์ ความเร็วอินเทอร์เน็ต และสภาพแวดล้อมการทำงานที่บ้านเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีสภาพแวดล้อมในการทำงานจากทางไกลในระยะยาวที่เหมาะสม บอทยังช่วยเร่งกระบวนการทำงานให้เร็วขึ้นอย่างมากและทำให้ทีมของ Moneypenny มีเครื่องมือที่จำเป็นในการบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม

ใช้บอทเพื่อสำรวจพนักงานที่ทำงานจากทางไกลไปกับ Huminos

แบบสำรวจที่กำหนดเวลาได้ง่าย ทั้งยังชาญฉลาดและรวดเร็ว เป็นวิธีที่สำคัญในการตรวจสอบความพึงพอใจของพนักงานเมื่อพวกเขาทำงานจากทางไกล บริษัทจำนวน 700 แห่งได้ติดตั้งบอทที่พัฒนาโดยพาร์ทเนอร์ของ Workplace อย่าง Huminos เพื่อทำความเข้าใจผลกระทบของการทำงานจากที่บ้านในระหว่างและหลังการล็อกดาวน์เนื่องจากโควิด-19 องค์กรเหล่านี้ใช้บอทเพื่อส่งข้อความนับล้านๆ รายการถึงพนักงาน ซึ่งทำให้พวกเขาสามารถรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อกังวลของพนักงานได้แบบเรียลไทม์ และสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นเมื่อต้องวางแผนการกลับสู่ที่ทำงาน

ใช้บอทดูแลพนักงานที่ทำงานจากทางไกล

การหมั่นตรวจสอบสุขภาพจิตของพนักงานเมื่อพวกเขาทำงานจากที่บ้านเป็นส่วนสำคัญของประสบการณ์ของพนักงาน

การสร้างสถานที่ทำงานที่มีความสุขเป็นสิ่งที่ Moneypenny ให้ความสำคัญ และการตรวจสอบสุขภาพจิตของพนักงานเมื่อพวกเขาทำงานจากที่บ้านก็เป็นส่วนสำคัญในประเด็นนี้ Moneypenny นำบอทมาใช้เพื่อจุดประสงค์นี้ทันที โดยใช้บอท 'คุณเป็นอย่างไรบ้าง' เพื่อเช็คความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานและประเมินความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน ซึ่งภายใน 24 ชั่วโมง มีพนักงานจำนวนถึง 75% ที่ตอบแบบสำรวจ นอกจากนี้ Moneypenny ยังใช้บอท Grab and Go ซึ่งพนักงานจะสามารถหาเวลาสำหรับหยิบขนมและอาหารในออฟฟิศ รวมถึงใช้บอทตอบคำถามสุดสนุกได้ด้วย

องค์กรอื่นๆ ก็มีความคิดแบบเดียวกัน เช่น

• Ransa บริษัทโลจิสติกส์ชั้นนำในภูมิภาคแอนเดียนและอเมริกากลางได้ใช้บอทโควิด-19 สำหรับการแบ่งปันคำแนะนำในการป้องกันตัวเองเพื่อหลีกเลี่ยงการแพร่กระจายของไวรัส สนับสนุนทักษะการทำงานจากที่บ้าน และส่งเสริมสุขภาพจิต
• Panasonic India ก็เป็นอีกองค์กรหนึ่งที่ใช้บอทโควิด-19 จาก Huminos เพื่อทำให้การสื่อสารแบบตัวต่อตัวบน Workplace Chat เป็นเรื่องง่ายขึ้น แชร์คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการระบาดใหญ่ทั่วโลก และรวบรวมข้อมูลผ่านแบบสำรวจ บอทตัวนี้ช่วยให้การแก้ปัญหาเป็นไปอย่างรวดเร็วโดยอิงจากข้อมูลที่เป็นผลลัพธ์
• Lyse ซึ่งเป็นบริษัทโทรคมนาคมและพลังงานหมุนเวียนสัญชาตินอร์เวย์ได้ใช้บอทที่พัฒนาขึ้นโดย Prepp ซึ่งเป็นพาร์ทเนอร์ของ Workplace เพื่อเตรียมพนักงานให้พร้อมสำหรับการทำงานในสภาพแวดล้อมการทำงานจากทางไกลแบบใหม่ โดยบอทจะส่งการแจ้งเตือนแบบพุชที่มีข้อมูลสำคัญไปยังพนักงาน พร้อมส่งข้อความที่กำหนดให้ผู้เริ่มใช้งานใหม่ดำเนินการที่เกี่ยวข้องและมีประโยชน์เพื่อให้พวกเขาเริ่มทำงานได้อย่างรวดเร็ว
• Clarins UK ได้สร้างบอทที่แจ้งเตือนให้พนักงานเลิกงานในเวลา 18:00 น. ตามเวลาท้องถิ่น เพื่อรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดี

บอทเป็นประโยชน์ต่อพนักงานที่กลับมาสู่ที่ทำงานอย่างไร

ขณะที่ธุรกิจบางรายเริ่มฟื้นตัวจากการล็อกดาวน์ ธุรกิจเหล่านั้นจำเป็นต้องหาวิธีแจ้งข่าวสารเกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนใหม่ๆ แก่พนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งบุคลากรหน้างาน ลูกค้า Workplace บางรายใช้บอทเพื่อแบ่งเบาภาระในการกลับมาเปิดทำการอีกครั้ง โดยผสานกำหนดเวลาการกลับสู่ที่ทำงานและการเผยแพร่ข้อมูลเข้าด้วยกัน

BP (A Beneficência Portuguesa de São Paulo) ใช้บอทเพื่อแชร์ข้อมูลสำคัญ

โรงพยาบาลเอกชนที่ใหญ่ที่สุดของละตินอเมริกาอย่าง A Beneficência Portuguesa de São Paulo ได้ใช้บอท "BP Responde" ผ่าน Alest Consultoria บน Workplace เพื่อจัดการการเผยแพร่ข้อมูลที่สำคัญเมื่อพวกเขาเริ่มดำเนินการรับมือกับการระบาดใหญ่ทั่วโลกของโควิด-19

พวกเขาใช้บอทนี้เพื่อให้บุคลากรหน้างานได้รับข้อมูลที่ทันสมัยและถูกต้องที่สุด การใช้บอทตัวนี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากข้อมูลด้านสุขภาพและความปลอดภัยมีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง และพวกเขาจำเป็นต้องแบ่งปันข้อมูลเหล่านั้นอย่างรวดเร็วและถูกต้อง ความสำเร็จของบอทและการนำไปใช้งานได้อย่างรวดเร็วทำให้โรงพยาบาลนำบอท "BP Responde" ไปใช้สำหรับการอัพเดตที่ไม่เกี่ยวข้องกับโควิดด้วย เช่น โปรเจ็กต์ใหม่ กระบวนการต่างๆ และคำถามที่พบบ่อยทั่วๆ ไปสำหรับพนักงานและเจ้าหน้าที่ในโรงพยาบาลเพื่อให้ทุกคนรับทราบข่าวสารอยู่เสมอ

Flight Centre ใช้บอทเพื่อให้พนักงานที่กลับเข้าออฟฟิศมีความปลอดภัย

Flight Centre Travel Group ซึ่งเป็นหนึ่งในกลุ่มบริษัทเอเจนซี่ด้านการท่องเที่ยวที่ใหญ่ที่สุดในโลกนั้นมีพนักงานหลายพันคนกระจายอยู่ทั่วโลก เนื่องจากในช่วงการระบาดใหญ่ทั่วโลกของไวรัสโควิด-19 ที่เกิดขึ้น รัฐบาลท้องถิ่นและรัฐบาลแห่งชาติมีคำสั่งให้อยู่บ้านที่แตกต่างกันไป ทีมต่างๆ ของ Flight Centre ที่อยู่ในทวีปอเมริกาจึงกลับมาทำงานที่ออฟฟิศในเวลาที่ต่างกัน

เพื่อรับประกันความปลอดภัยสูงสุดของพนักงานจำนวนมาก Flight Centre จึงได้สร้างบอทบน Workplace โดยใช้ The Bot Platform เพื่อขอให้พนักงานตอบคำถามสองสามข้อ ซึ่งเป็นไปตามการรับรองแบบใหม่ที่องค์กรกำหนดเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามมาตรการด้านความปลอดภัยและลดการแพร่กระจายของโควิด-19

เมื่อเข้าสู่ระบบ Workplace ข้อความแจ้งจากบอทจะถามพนักงานถึงสถานที่ทำงานของพนักงานทันที ซึ่งได้แก่ บ้านหรือออฟฟิศ และหากพนักงานเลือกออฟฟิศ ระบบจะขอให้พนักงานคลิกลิงก์เพื่อกรอกแบบฟอร์มข้อมูลเพิ่มเติม เมื่อพนักงานเข้าสู่ระบบ Workplace ตัวติดตามจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยลดภาระสำหรับผู้จัดการที่ทำงานในออฟฟิศ ผู้จัดการที่ทำงานจากทางไกล และฝ่ายผู้บริหาร ทั้งนี้เพื่อเป็นการเตือนพนักงานแต่ละคนให้รักษาการป้องกันและช่วยให้ทุกคนกลับมาทำงานได้อย่างปลอดภัยและไร้อุปสรรค

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบอทใน Workplace