5 กลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จของเรา

ในขณะที่ประเทศต่างๆ อยู่ในช่วงล็อกดาวน์ หลายบริษัทก็เริ่มนำการทำงานจากทางไกลมาใช้เป็นครั้งแรก การนำการทำงานรูปแบบนี้มาใช้นับว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงวิธีที่ผู้คนพูดคุย ทำงาน และมีส่วนร่วมกันอย่างมาก

แม้ว่าบางคนจะค่อยๆ เริ่มกลับมาเข้าออฟฟิศกันบ้างแล้ว แต่ตอนนี้องค์กรต้องรับมือกับการจัดตารางการทำงานแบบไฮบริด การสื่อสารทางธุรกิจ รวมถึงการโต้ตอบทั้งแบบดิจิทัลและแบบตัวต่อตัว

แล้วเหตุใดสิ่งเหล่านี้จึงสำคัญ และองค์กรจะแน่ใจได้อย่างไรว่ากลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจของตนนั้นเรียบง่าย กระชับ และสื่อสารออกไปอย่างมีประสิทธิภาพ หรือพูดสั้นๆ ก็คือ คุณจะลดความซับซ้อนและแก้ปัญหาโลกแห่งการทำงานแบบใหม่ได้อย่างไร

เพื่อหาคำตอบในเรื่องนี้ คุณจำเป็นต้องกำหนดว่ากลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจที่เราหมายถึงนั้นคืออะไร และการสื่อสารเหล่านั้นเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรหลังการระบาดใหญ่ทั่วโลก

กลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร

หากคุณต้องการให้องค์กรมีประสิทธิภาพ บรรลุเป้าหมาย และมอบประสบการณ์ของพนักงานที่ดี หรือกล่าวคือ เป็นธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ คุณก็ต้องให้ความสำคัญกับการสื่อสารที่ราบรื่น

การสื่อสารทางธุรกิจมีหลากหลายรูปแบบ เช่น การสื่อสารภายในองค์กร ซึ่งก็คือการไหลเวียนของข้อมูล ข่าวสาร และการสนทนาระหว่างภาคส่วนต่างๆ ของธุรกิจ และจากบนลงล่าง แล้วก็รวมไปถึงการสื่อสารภายนอกกับลูกค้า พาร์ทเนอร์ และผู้รับบริการ

กลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจต้องพิจารณาถึงรูปแบบการสื่อสารที่หลากหลายเหล่านี้ และนำเสนอวิสัยทัศน์ที่เป็นเอกภาพที่จะเป็นตัวกำหนดว่าผู้คนควรสื่อสารอะไร อย่างไร เมื่อใด และเพราะเหตุใด

ไม่มีวิธีที่ตายตัวในการวางกลยุทธ์ แต่คุณจะต้องกำหนดสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้

• สิ่งที่ต้องการจะสื่อ: คุณต้องการสื่อสารในเรื่องใดและใครในองค์กรที่สามารถสื่อสารเรื่องนั้นได้บ้าง
• เนื้อหา: คุณจะกำหนดขอบเขตเป้าหมายสำหรับเนื้อหาแต่ละเรื่องที่คุณสร้างขึ้นได้อย่างไร
• ช่องทาง: คุณเข้าใจการใช้ช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายมากน้อยเพียงใด คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณสื่อสารเนื้อหาออกไปในช่องทางที่ถูกต้องแล้ว

กลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจไม่ควรที่จะเป็นเพียงรายการเครื่องมือและอุปกรณ์ที่ออกแบบมาเพื่อทำให้เกิดการสื่อสาร แต่ควรแนะนำทุกคนในองค์กรให้เข้าใจถึงสิ่งที่คุณคาดหวังว่าจะประสบความสำเร็จผ่านการสื่อสาร

กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ องค์กรอาจเปลี่ยนช่องทางในการสื่อสารได้ แต่วิสัยทัศน์ของการสื่อสารนั้นจะต้องคงเดิม

คุณพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจอย่างไร

กลยุทธ์การสื่อสารที่ดีต้องมีความสอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจโดยรวม หากคุณมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายหลัก คุณจะเข้าใจได้ง่ายขึ้นว่าการสื่อสารมีความเหมาะสมกับธุรกิจในภาพรวมได้อย่างไร และคุณจะนำการสื่อสารนั้นไปใช้เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างไร

กลยุทธ์ไม่จำเป็นต้องยืดยาว ในบางกรณี กลยุทธ์อาจจะมีความยาวไม่เกินหนึ่งหรือสองหน้ากระดาษ แต่ควรเริ่มต้นด้วยการกำหนดวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนในหนึ่งหรือสองประโยค ส่วนที่เหลือของกลยุทธ์ควรเสนอแนวทางว่าผู้จัดการและพนักงานจะสามารถช่วยให้บรรลุวิสัยทัศน์นี้ได้อย่างไร แต่ก็ไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียดอะไรมากมาย เพราะการลงรายละเอียดแบบเจาะจงเกินไปและการมีกฎหลายอย่างอาจทำให้รู้สึกเหมือนคุณคอยจู้จี้มากเกินไป ซึ่งจะสร้างปัญหามากกว่าที่จะช่วยแก้ไขปัญหา

ในอดีต กลยุทธ์การสื่อสารนั้นยึดมั่นกับการสื่อสารแบบบนลงล่างเพียงอย่างเดียว แต่ตอนนี้ กลยุทธ์เหล่านั้นกำลังเปลี่ยนไปเป็นรูปแบบการสนทนาแบบสองทางที่ให้ความสำคัญกับตัวพนักงานมากยิ่งขึ้น และเป็นแบบเครือข่ายมากกว่าที่จะเป็นแบบคงที่และแยกขาดจากกัน

เมื่อคำนึงถึงกลยุทธ์ในรูปแบบดังกล่าว ก็ถือว่าเป็นความคิดที่ดีที่จะให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่นๆ ซึ่งคุณสามารถทำได้โดยการตรวจสอบสถานการณ์การสื่อสารในปัจจุบันภายในองค์กรของคุณ

จัดทำแบบสำรวจพนักงานเพื่อสอบถามว่าการสื่อสารและแพลตฟอร์มที่คุณใช้ได้ผลและไม่ได้ผลอย่างไร ข้อมูลที่คุณรวบรวมได้ช่วยให้คุณเห็นแง่มุมที่ต้องได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้นโดยอิงตามความรู้สึกของพนักงาน

เมื่อคุณมั่นใจในทิศทางของกลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจของคุณแล้ว คุณก็จะสามารถเริ่มเจาะจงเกี่ยวกับประเภทของการสื่อสารที่คุณคาดหวังให้มากขึ้นได้

ตัวอย่างเช่น

• ทีมควรเริ่มสร้างฟีดข่าวภายในองค์กรของตนเองหรือไม่
• ธุรกิจจำเป็นต้องมีนโยบายใหม่หรือนโยบายฉบับแก้ไขเพื่อช่วยเหลือพนักงานในการส่งต่อปัญหาหรือไม่
• ผู้จัดการต้องการการสนับสนุนเพิ่มเติมในการเข้าถึงพนักงานที่ทำงานจากทางไกลหรือไม่
• แนวทางการขายและการตลาดในปัจจุบันของคุณมีประสิทธิภาพหรือไม่ หรือจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนทิศทางหรือไม่
• ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถรักษาลูกค้าให้คงอยู่กับแบรนด์ต่อไปได้สำเร็จหรือไม่ แล้วถ้าไม่สำเร็จ คุณจะแก้ไขปัญหาอย่างไร

เมื่อคุณตอบคำถามเหล่านี้ได้ คุณก็จะเริ่มเห็นกลไกการสื่อสารได้ชัดเจนมากขึ้น หรืออีกอย่างก็คือ คุณจะรู้ว่าควรใช้ช่องทางการสื่อสารใด

คุณควรเลือกช่องทางการติดต่อสื่อสารอย่างไร

ผู้คนคาดหวังให้วิธีการสื่อสารในที่ทำงานมีความสอดคล้องกับวิธีที่พวกเขาพูดคุยกับเพื่อนและครอบครัวในชีวิตประจำวัน ซึ่งประเด็นนี้มีความสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่มีอายุน้อย โดยคนยุคมิลเลนเนียลมีแนวโน้มที่จะให้ความสำคัญกับการทำงานในบริษัทที่ใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่ทันสมัยมากกว่าเพื่อนร่วมงานที่เป็นคนยุคเบบี้บูมเมอร์ถึง 1.4 เท่า

ซึ่งนั่นจึงเป็นเหตุผลหนึ่งที่แสดงให้เห็นว่าเหตุใดแอพการส่งข้อความด่วนและเทคโนโลยีบนมือถือจึงกลายเป็นสิ่งจำเป็นในที่ทำงานหลายๆ แห่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการทำงานจากทางไกลที่แพร่หลายกันอยู่ในปัจจุบัน ข้อดีที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของเทคโนโลยีดังกล่าวคือการช่วยให้ผู้คนสามารถสื่อสารกันได้ทั้งในและนอกที่ทำงาน

แต่ประเด็นสำคัญนั้นไม่ใช่แค่การกำหนดช่องทางและฮาร์ดแวร์ที่ใช้เท่านั้น คุณควรใช้ข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกที่รวบรวมมาได้เพื่อกำหนดนโยบายของคุณด้วย ซึ่งในทางกลับกัน สิ่งเหล่านี้ควรจะเป็นตัวกำหนดประเภทของสารที่ผู้คนส่ง

นโยบายการสื่อสารที่ดีจะเป็นตัวกำหนดขอบเขตที่จะช่วยให้แน่ใจว่าผู้คนสื่อสารกันด้วยความเคารพ ตลอดจนลดความเสี่ยงของการคุกคามและการกลั่นแกล้ง ทุกคนจำเป็นต้องรู้กฎเกณฑ์ และคุณควรมีนโยบายที่กำหนดว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากมีคนฝ่าผืนกฎนั้น

กลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจและการจัดการกับการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงขององค์กรเป็นการทดสอบกลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจครั้งใหญ่ เพราะการเปลี่ยนแปลงหมายถึงความไม่แน่นอน และพนักงานจะต้องการคำตอบในเรื่องดังกล่าวจากธุรกิจที่ตนทำงานอยู่ นี่คือความท้าทายที่องค์กรต้องเผชิญเมื่อพนักงานเปลี่ยนไปทำงานจากทางไกล และปัญหาข้างต้นก็เกิดขึ้นอีกครั้งเมื่อพนักงานเริ่มกลับเข้ามาทำงานในออฟฟิศ

ระยะการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นใหม่นี้จะแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของประสบการณ์ของพนักงาน (EX) ซึ่งนับว่าเป็นเรื่องที่สำคัญมากในช่วงที่มีการเปลี่ยนไปใช้การทำงานจากทางไกลเป็นวงกว้าง องค์กรส่วนใหญ่รายงานว่าวัฒนธรรมทางธุรกิจของตนดีขึ้นจริงตั้งแต่เกิดการระบาดใหญ่ทั่วโลก และพวกเขาก็ต้องการใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้ในอนาคต ซึ่งหมายความว่า การสื่อสารนี่เองที่เป็นตัวแปรสำคัญที่จะทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่น แล้วคุณจะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

การที่จะสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในช่วงเวลาแห่งการเปลี่ยนแปลงได้นั้น คุณจะต้องเข้าใจความคิดของผู้คน เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงจะก่อให้เกิดความไม่สบายใจ โดย 73% ของพนักงานที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงรายงานว่าพวกเขาต้องพบเจอกับความเครียด พนักงานที่ต้องทนทุกข์จากความวิตกกังวลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงทำงานได้แย่ลงกว่าค่าเฉลี่ยถึง 5% ดังนั้น การสื่อสารของคุณต้องมีความเป็นธรรมชาติและช่วยสร้างความมั่นใจ แต่ก็ต้องคำนึงถึงความเป็นจริงด้วย

• ตัดสินว่าสารหลักที่คุณจะสื่อคืออะไร และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสารนั้นสอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจในภาพรวมของคุณ
• กำหนดว่าใครได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงบ้าง และได้รับผลกระทบอย่างไร การเปลี่ยนแปลงจะมีความหมายอย่างไรต่อผู้ที่มีบทบาทต่างกัน
• ลองคิดดูว่าคุณจะสื่อสารออกไปอย่างไร คุณจะใช้ช่องทางใด สำหรับพนักงานคนใด และสำหรับข้อความใด
• มีความชัดเจนต่อสิ่งที่กำลังจะเปลี่ยนแปลง
• กำหนดความหวังขององค์กรเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
• ไขข้อข้องใจและบรรเทาความหวาดกลัวเมื่อทำได้ โดยแบ่งปันคำตอบให้ทั่วถึงเพื่อสร้างความมั่นใจ
• จัดการกับข่าวลือโดยการให้ข้อมูลที่เป็นจริง
• ทำให้การสื่อสารเป็นการสนทนาโดยให้ผู้คนมีพื้นที่เพื่อถามคำถาม ให้ข้อเสนอแนะ และแสดงออกถึงความวิตกกังวล ทำตามข้อเสนอแนะและเผยแพร่การดำเนินการของคุณให้คนอื่นๆ ทราบ

แต่เหนือสิ่งอื่นใด คุณควรรักษาการพูดคุยให้เป็นไปอย่างต่อเนื่อง จำไว้ว่าไม่มีคำว่าสื่อสารมากเกินไปในช่วงเวลาแห่งการเปลี่ยนแปลง ส่งข้อความบ่อยๆ ผ่านช่องทางที่หลากหลายเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนรับทราบข่าวสารอยู่เสมอ เพื่อให้พวกเขาสามารถถามและรับคำตอบสำหรับคำถามที่ตนมีได้

5 วิธีในการปรับปรุงกลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจของคุณ

การนำกลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจของคุณไปใช้เป็นเพียงแค่จุดเริ่มต้นเท่านั้น การตรวจสอบ อัพเดต และปรับแต่งเป็นกระบวนการที่ต้องทำเป็นประจำ ซึ่งเป็นแกนหลักในการที่จะทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไป ต่อไปนี้คือ 5 วิธีที่จะช่วยรักษากลยุทธ์ของคุณให้มีความเกี่ยวข้องอยู่เสมอ

1. มีเป้าหมายที่ชัดเจน

พันธกิจของบริษัทเป็นรากฐานที่สำคัญในการสื่อสาร ซึ่งก็สำคัญเช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่าง ดังนั้นจึงไม่ควรทำให้พนักงานมีข้อสงสัยในพันธกิจของคุณ การทำให้แน่ใจว่าทุกคนตระหนักถึงสิ่งที่คุณพยายามทำให้สำเร็จจะช่วยให้ผู้คนจำนวนมากขึ้นเห็นชอบกับวิสัยทัศน์ขององค์กร

2. เฝ้าติดตามว่าคุณดำเนินการเป็นอย่างไรบ้าง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการรวบรวมข้อมูลและความเห็นเกี่ยวกับแนวทางการสื่อสารของคุณอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งคุณสามารถทำได้โดยการจัดทำแบบสำรวจที่ไม่มีกำหนดเวลา โดยขอให้พนักงานให้คะแนนประสบการณ์การใช้เครื่องมือการสื่อสารของบริษัทและนโยบายอยู่เป็นระยะๆ ในกรณีที่คุณเปลี่ยนแปลงสิ่งใด วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถระบุแนวโน้มหรือผลกระทบที่เกิดขึ้นได้ทันที

3. ทำเป็นตัวอย่าง

สื่อสารเป็นแบบอย่างให้กับทีมโดยใช้ช่องทางที่คุณต้องการให้ทีมใช้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการลดการใช้อีเมล ให้ใช้การส่งข้อความด่วนแทน การทำเช่นนี้จะสนับสนุนให้สมาชิกในทีมเป็นแบบอย่างให้คนอื่นๆ ต่อไปด้วย

4. เปิดโอกาสให้ผู้คนแสดงความเห็น

สร้างพื้นที่ซึ่งผู้คนสามารถแสดงความเห็นและเสนอไอเดียได้ แสดงให้เห็นว่าคุณรับรู้ถึงการมีส่วนร่วมของพวกเขาและดำเนินการตามสิ่งที่เสนอมา หากทำได้

5. จัดให้มีการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง

ประเด็นนี้สำคัญอย่างยิ่งหากระบบของคุณมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เป็นประจำ แต่ก็จำเป็นสำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นทำงานหรือผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับระบบหรือขั้นตอนที่ธุรกิจของคุณใช้อยู่ด้วยเช่นเดียวกัน ตั้งเป้าที่จะจัดฝึกอบรมให้กับพนักงานทุกคนอย่างน้อยปีละครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถใช้ระบบการสื่อสารของคุณได้อย่างเต็มศักยภาพ พร้อมจัดช่วงให้คำปรึกษาและช่วงการพบปะสำหรับพนักงานทุกคนที่ต้องการเพิ่มทักษะใหม่ๆ หรือถามคำถาม

สถานการณ์ในโลกในปัจจุบันกำลังทดสอบการสื่อสารของคุณในช่วงเวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างฉับพลัน การสร้างการสื่อสารที่ให้ความสำคัญกับพนักงาน เป็นธรรมชาติมาก ใช้งานง่าย และมีประสิทธิภาพดีขึ้นคือกุญแจสู่ความสำเร็จ รวมถึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยทำให้แน่ใจว่าพนักงานยังคงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีส่วนร่วมอยู่เสมอ

การใช้กลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจใหม่ๆ นั้นไม่จำเป็นต้องมีอะไรซับซ้อนเลย การมีพันธกิจง่ายๆ ที่เชื่อมโยงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณในภาพรวมจะช่วยให้คุณสามารถทำให้องค์กรเกิดการสื่อสารที่ชัดเจนขึ้น รวดเร็วขึ้น และดีขึ้นได้ กำหนดกลยุทธ์ที่เน้นพนักงานเป็นศูนย์กลางด้วยความช่วยเหลือจากหนังสือคู่มือ EX สำหรับฝ่ายสื่อสารจาก Workplace

คุณอาจสนใจบทความต่อไปนี้

• อธิบายเรื่องการสื่อสารทางธุรกิจ
• 7 วิธีในการรักษาการเชื่อมต่อในช่วงที่องค์กรเกิดการเปลี่ยนแปลง