อธิบายการสื่อสารทางธุรกิจ

ค้นพบว่าการสื่อสารทางธุรกิจคืออะไรและคุณจะปรับปรุงให้ดีขึ้นได้อย่างไร ดูคำแนะนำที่นำไปปฏิบัติได้ง่ายๆ เหล่านี้

การสื่อสารทางธุรกิจ | ใช้เวลาอ่าน 9 นาที
business communication - Workplace from Meta

อธิบายการสื่อสารทางธุรกิจ

ธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับการแชร์ข้อมูลอย่างประสบความสำเร็จ และขึ้นอยู่กับพนักงานของคุณด้วย ถึงกระนั้น 66% ของบริษัทก็ยังคงขาดแผนระยะยาวสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจภายในองค์กรอยู่ดี แล้วทำไมสิ่งนี้จึงถือเป็นข้อผิดพลาดร้ายแรง อะไรคืออุปสรรคในการสื่อสารที่พบบ่อยที่สุด และคุณจะหลีกเลี่ยงอุปสรรคนั้นได้อย่างไร

ขจัดปัญหาในที่ทำงานด้วย Workplace

ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้

การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร

การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร

การสื่อสารเป็นเรื่องสำคัญ เราจำเป็นต้องแชร์และรับข้อมูลในทุกๆ ด้านของชีวิต เราจะไม่สามารถทำให้คนอื่นรับฟังเรา เชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงาน และบรรลุเป้าหมายในท้ายที่สุดได้หากขาดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในที่ทำงาน ซึ่งความร่วมมือเป็นตัวกำหนดความสำเร็จของตัวบุคคล ทีม หรือแม้กระทั่งทั้งธุรกิจ

'การสื่อสารทางธุรกิจ' ที่เราหมายถึง คือความสามารถในการสื่อสารกับสมาชิกทุกคนในองค์กรของคุณ และความสามารถของพนักงานในการสื่อสารระหว่างกันและกัน

นี่อาจจะดูเป็นคอนเซ็ปต์ที่เรียบง่าย แต่ก็สร้างผลกระทบต่อธุรกิจของคุณมาก การสื่อสารทางธุรกิจเป็นพื้นฐานในเกือบทุกแง่มุมของการดำเนินงานในแต่ละวัน ตั้งแต่ผู้นำไปจนถึงการฝึกอบรมพนักงาน หรือแม้แต่การทำงานร่วมกันในโปรเจ็กต์ไปจนถึงการจัดการแหล่งข้อมูล คุณจะเห็นได้ว่ามีงานจำนวนน้อยมากที่ไม่อาศัยการแชร์ข้อมูลและไอเดียที่มีประสิทธิภาพ

แม้ว่าความสำคัญของการทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพจะมีความชัดเจนในตัวมันเองอยู่แล้ว แต่ก็มีงานวิจัยจำนวนมากที่ชี้ให้เห็นถึงคุณค่าที่ได้จากการสื่อสารด้วยเช่นกัน การศึกษาหลายชิ้นชี้ว่า องค์กรที่มีการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจะทำกำไรได้มากกว่า มีผลิตภาพดีกว่า และมีอัตราการทำงานต่อกับบริษัทสูงกว่า อย่างไรก็ตาม ธุรกิจส่วนใหญ่กลับล้มเหลวเมื่อต้องวางกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กรของตน แม้ว่าบริษัท 70% ใช้แผนเพื่อสนับสนุนแคมเปญและโครงการคิดริเริ่มบางอย่าง แต่มีบริษัทเพียงหนึ่งในสาม (33%) เท่านั้นที่วางกลยุทธ์ระยะยาวอย่างละเอียดสำหรับการสื่อสารภายใน

นี่แหละคือข้อผิดพลาด คุณควรสละเวลาสักครู่เพื่อสำรวจว่าเหตุใดทุกบริษัทจึงควรให้ความสำคัญกับการสื่อสารทางธุรกิจ เพื่อให้มีความเข้าใจในประเด็นนี้อย่างเต็มที่

ทำไมคุณจึงควรให้ความสำคัญกับการสื่อสารทางธุรกิจ

ทำไมคุณจึงควรให้ความสำคัญกับการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารช่วยให้พนักงานตอบสนองความต้องการในการเชื่อมต่อถึงกัน

ในช่วงกลางศตวรรษที่ 20 นักจิตวิทยาที่ชื่อว่า Abraham Maslow ได้ตีพิมพ์บทความทางวิชาการเรื่อง A Theory of Human Motivation ในบทความนี้ เขาได้เปิดเผยเกี่ยวกับ "ลำดับชั้นของความต้องการ" ที่กลายเป็นที่รู้จักกันในปัจจุบัน สิ่งนี้เป็นแผนภาพรูปทรงปิรามิดที่จัดเรียงความต้องการของมนุษย์จากน้อยไปมาก โดยเริ่มจากความต้องการขั้นพื้นฐานที่เราต้องการเพื่อความอยู่รอด ไล่ไปจนถึงความต้องการทางจิต และสุดท้ายคือความต้องการที่ช่วยให้เราเกิดความพึงพอใจ

ลำดับชั้นของ Maslow ระบุว่า เมื่อมนุษย์ได้ตอบสนองความต้องการทางสรีรวิทยา (อาหาร, น้ำ, ความอบอุ่น และการพักผ่อน) และอยู่ในตำแหน่งที่ปลอดภัยและมั่นคงแล้ว สิ่งต่อไปที่เราให้ความสำคัญมากที่สุดคือความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งกับสังคม ความต้องการที่จะเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานเป็นองค์ประกอบสำคัญของความเป็นอยู่ที่ดีในชีวิตประจำวันของเรา

ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ค้นพบข้อมูลอัพเดตล่าสุดเกี่ยวกับลูกค้าและพาร์ทเนอร์ในห้องข่าวบน Workplace

เรียนรู้เพิ่มเติม

นี่ไม่ได้เป็นเพียงแค่ทฤษฎี แต่การวิจัยล่าสุดได้พบหลักฐานทางกายภาพที่พิสูจน์ว่าสิ่งที่ Maslov กล่าวมานั้นถูกต้อง การสแกนกิจกรรมสมองของมนุษย์แสดงให้เห็นว่าเมื่อใดก็ตามที่เราไม่ได้ยุ่งอยู่กับงานที่ทำ สมองของเรามักจะคิดถึงคนอื่น และสิ่งที่เกิดขึ้นในหัวก็คือ ความคิด อารมณ์ และเป้าหมายของพวกเขานั่นเอง

"ที่ทำงานที่มีการสื่อสารทางธุรกิจที่ดีมีแนวโน้มจะทำให้พนักงานมีความสุขมากกว่า"

สรุปคือ มนุษย์นั้นถูกกำหนดมาให้มีการเชื่อมต่อกันทางสังคม และการสื่อสารก็เปรียบเสมือนเส้นเลือดใหญ่ของการเชื่อมต่อ ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลของเราอาศัยการแลกเปลี่ยนข้อมูลกันไปมา แต่ในระดับที่ใหญ่กว่านั้น การแบ่งปันเป้าหมายและค่านิยมคือสิ่งที่ทำให้เรารู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่าตัวเรา หลักการนี้นำไปใช้กับชีวิตการทำงานของเราได้เหมือนกับที่ใช้กับความพยายามส่วนตัวของเรา

แล้วทุกสิ่งที่กล่าวมานี้มีความหมายความต่อผู้นำธุรกิจอย่างไร พนักงานของคุณต้องสามารถสื่อสารได้ หากพนักงานสื่อสารไม่ได้ด้วยเหตุผลบางอย่าง พวกเขาจะถือว่าขาดเครื่องมือหรือสถานที่ที่เหมาะสม หรือรู้สึกว่าตัวเองไม่มีอำนาจที่จะออกความคิดเห็น ซึ่งแสดงว่าการขาดการสื่อสารทำให้พวกเขาไม่สามารถตอบสนองความต้องการขั้นพื้นฐานของตัวเองได้ พนักงานเหล่านี้อาจไม่มีความสุข และนี่คือสิ่งที่คุณควรจะสนใจ เหตุผลของการสื่อสารไม่ได้มีเพียงแค่เพื่อให้เข้ากับความเป็นมนุษย์เท่านั้น แต่ยังเป็นเพราะพนักงานที่ไม่มีความสุขจะมีประสิทธิภาพในการทำงานน้อยกว่าและมีแนวโน้มว่าจะลาออกจากงานมากกว่า

ในทางกลับกันก็เป็นจริงที่ว่า ที่ทำงานที่มีการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมักจะทำให้พนักงานมีความสุข ซึ่งจะทำให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้น

โดยสรุปก็คือ การลงทุนในเทคโนโลยีเท่ากับการลงทุนในบุคลากรของคุณ

พนักงานที่มีส่วนร่วมคือพนักงานที่ดีที่สุด

ตามที่เราได้กล่าวไป การจัดเตรียมช่องทางการสื่อสารที่ดีและมีวัฒนธรรมในการสนับสนุนช่องทางนั้นคือกุญแจสำคัญที่จะทำให้พนักงานมีความเป็นอยู่ที่ดี แต่ถ้านั่นไม่ได้ทำให้คุณหันมาสนใจเรื่องการสื่อสารมากพอ ให้ลองคิดว่า เมื่อคุณมีการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ พนักงานของคุณจะอยากมีส่วนร่วมกับงานของตัวเองและกับบริษัทโดยรวมมากขึ้น

งานวิจัยหลายต่อหลายชิ้นพบว่า พนักงานที่กระตือรือร้นอยากมีส่วนร่วมนั้นยังส่งผลดีต่อผลกำไรของคุณอีกด้วย

รายงาน Gallup’s Q12 Meta Analysis เป็นหนึ่งในสื่อเผยแพร่มากมายที่สนับสนุนแนวคิดนี้ "การศึกษานี้ยืนยันสิ่งที่ Gallup เคยเห็นในการวิเคราะห์อภิมานก่อนหน้านี้" สถาบันวิจัยกล่าว "ความมีส่วนร่วมของพนักงานส่งผลต่อผลลัพธ์ด้านประสิทธิภาพการทำงานที่สำคัญเสมอ โดยไม่คำนึงว่าองค์กรนั้นจะอยู่ในอุตสาหกรรมหรือบริษัทใด"

การวิจัยของ MIT ยังพบว่า พนักงานที่อยากมีส่วนร่วมที่สุดรับรู้ข่าวสารเกี่ยวกับบริษัทของตนและมีการสื่อสารโดยตรงกับผู้จัดการมากกว่า แต่ในบริษัทส่วนใหญ่ กลับมีเพียงพนักงานส่วนน้อยเท่านั้นที่อยากมีส่วนร่วมกับบริษัทอย่างเต็มที่ 50% ของพนักงานไม่เข้าใจทิศทางของธุรกิจอย่างชัดเจน ในขณะที่ 84% บอกว่าตนไม่ได้รับข้อมูลจากผู้นำมากเพียงพอ

โอกาสในการมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่กับพนักงานของคุณทุกคนอาจฟังดูน่ากลัวหรือเป็นไปไม่ได้จริง แต่อย่างที่เราเห็นกันว่า เทคโนโลยีใหม่ๆ สามารถช่วยเราได้มาก และนั่นก็ถือเป็นเป้าหมายที่คุ้มค่าแก่การพยายาม เมื่อพนักงานของคุณมองเห็นภาพเต็มของพันธกิจของบริษัท และคุณส่งเสริมให้พนักงานเข้าร่วมการสนทนาสำหรับทั้งบริษัท พนักงานแต่ละคนจะรู้สึกมุ่งมั่นอยากทุ่มเทให้กับธุรกิจ

ความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของพนักงานเป็นสิ่งที่ทุกธุรกิจสามารถทำสำเร็จได้ แต่การทำเช่นนั้นต้องใช้วัฒนธรรมการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพซึ่งได้รับการสนับสนุนจากเครื่องมือและช่องทางที่เหมาะสม แม้ว่าการสร้างวัฒนธรรมนี้อาจต้องใช้เวลาและเงินจำนวนมาก ทว่าโอกาสที่จะได้จากข้อเสนอนี้ก็ช่วยกระตุ้นแรงจูงใจในการลงทุนอย่างมากเช่นกัน

แต่ข้อผิดพลาดก็อาจเกิดขึ้นได้หากคุณละเลยแง่มุมนี้ของธุรกิจ

หากคุณทำผิดพลาด ทั้งองค์กรก็จะได้รับผลกระทบ

เนื่องจากการสื่อสารที่ดีเป็นพื้นฐานที่สำคัญในหลายๆ แง่มุมของธุรกิจสมัยใหม่ ปัญหาต่างๆ จึงอาจกลายเป็นเรื่องใหญ่หากขาดการสื่อสารไป หากพนักงานมีปัญหาที่ทำให้ตนไม่สามารถแชร์หรือรับข้อมูลที่ต้องการได้ การหยุดชะงักที่เกิดขึ้นก็จะแผ่ขยายออกไปในวงกว้างกว่าแค่พนักงานคนเดียว ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อทุกคนที่พึ่งพาพนักงานคนนั้น และอาจส่งผลกระทบต่อทุกคนที่ต้องพึ่งพาบุคคลเหล่านั้นอีกต่อด้วย

โดยสรุปคือ เมื่อพนักงานของคุณไม่สามารถสื่อสารได้อย่างถูกต้อง ธุรกิจจะทำงานไม่ได้ตามที่ควรจะเป็น ซึ่งอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดราคาแพง การสำรวจล่าสุดจากบริษัท 400 แห่งได้ข้อสรุปว่า ปัญหาด้านการสื่อสารทำให้พวกเขาต้องเสียเงินเป็นพันล้านในช่วงเพียงปีเดียว

แม้ว่าจะมีหลายปัจจัยที่ทำให้เกิดปัญหาด้านการสื่อสาร แต่สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือการขาดการลงทุนในเครื่องมือและช่องทางที่เหมาะสม พนักงานมากกว่า 1 ใน 3 ทั่วโลกเชื่อว่าเทคโนโลยีและกระบวนการที่ล้าสมัยทำให้งานของพวกเขาหนักกว่าที่ควรเป็น บุคลากรหน้างานมีแนวโน้มที่จะคิดเช่นนี้มากกว่า ซึ่งไม่น่าแปลกใจเลยเมื่อคุณเห็นว่าการสื่อสารของบุคลากรหน้างานส่วนใหญ่นั้นยังคงใช้ดินสอและกระดาษอยู่

แม้เทคโนโลยีที่ล้าสมัยจะเป็นการกระตุ้นให้เรา 'ลงมือทำ' ทว่าราคาของความไร้ประสิทธิภาพกลับแพงกว่าการประหยัดในระยะเวลาสั้นๆ มีธุรกิจไม่กี่แห่งที่ใช้ช่องทางเก่าสำหรับการสื่อสารภายนอก เช่น อาศัยโฆษณาทางวิทยุและใบปลิวกระดาษเพียงอย่างเดียวสำหรับการทำการตลาด นี่เป็นแง่มุมที่เราต้องคอยติดตามข่าวสารและต้องคอยสำรวจแพลตฟอร์มใหม่ๆ ตามที่คุณต้องการใช้อยู่เสมอ ถ้าอย่างนั้นทำไมคุณต้องทำต่างออกไปกับการสื่อสารภายในของคุณด้วยล่ะ

ไม่ว่าคุณจะติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับเทคโนโลยีการสื่อสารหรือไม่ สมาชิกอายุน้อยในทีมของคุณก็จะคอยติดตามให้อยู่ดี

คน Gen Z คาดหวังให้คุณใส่ใจเกี่ยวกับการสื่อสารทางธุรกิจ

การประมาณการส่วนใหญ่คาดว่า ปัจจุบันคน Gen Z มีสัดส่วนอยู่ระหว่าง 1 ใน 4 ถึง 1 ใน 3 ของพนักงานทั่วโลก หากไม่คำนึงถึงตัวเลขที่แน่นอน ก็ถือเป็นที่ชัดเจนแล้วว่ากลุ่มประชากรอายุน้อยเหล่านี้จะเป็นสัดส่วนพนักงานที่เพิ่มขึ้นในทศวรรษหน้า หากคุณต้องการดึงดูดผู้มีความสามารถที่ดีที่สุดจากคนรุ่นนี้ คุณจะต้องตอบสนองความคาดหวังของพวกเขาในเรื่องที่ทำงานสมัยใหม่

ความคาดหวังที่ชัดเจนที่สุดคือความต้องการเครื่องมือและแพลตฟอร์มที่ทันสมัย ผู้คนมักพูดถึงความเชื่อมโยงระหว่างเทคโนโลยีและคน Gen Z บ่อยจนกลายเป็นอะไรที่ฟังจนเบื่อหูไปแล้ว แต่งานวิจัยก็สนับสนุนความเชื่อมโยงนี้อย่างเห็นได้ชัดจริงๆ

ผลสำรวจระดับโลกล่าสุดพบว่า 80% ของผู้ตอบแบบสำรวจที่เป็นคน Gen Z ต้องการทำงานร่วมกับเทคโนโลยีล้ำสมัย และคนกลุ่มเดียวกันนี้เชื่อว่าเทคโนโลยีจะช่วยให้ที่ทำงานมีความยุติธรรมมากขึ้น ทว่าคน Gen Z ก็ไม่ได้เป็นคนกลุ่มเดียวที่มีความคิดนี้ คนรุ่นมิลเลนเนียลก็มีแนวโน้มที่จะมองเรื่องนี้เป็นปัจจัยสำคัญในการเลือกงานพอๆ กัน ซึ่งควรแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของการลงทุนในด้านนี้ต่อไป

แม้ว่าพนักงานอายุน้อยของคุณจะคาดหวังให้ที่ทำงานตามทันเทคโนโลยีที่พวกเขาใช้ในชีวิตส่วนตัวหรือล้ำหน้าไปกว่านั้น แต่นั่นก็เป็นเพียงส่วนหนึ่งของภาพขนาดใหญ่เท่านั้น เพราะคน Gen Z ก็เด่นเรื่องการให้ความสำคัญกับคุณค่าของมนุษย์เช่นกัน

จริงอยู่ที่พนักงานที่เป็นคน Gen Z รักในเทคโนโลยี แต่ส่วนใหญ่กลับให้ความสำคัญกับ 'องค์ประกอบด้านมนุษย์' ในงานของตนอย่างลึกซึ้ง พวกเขาต้องการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานที่ท้าทายและสร้างแรงบันดาลใจ เป็นคนที่เปิดกว้างสำหรับการทำงานร่วมกันและการคิดร่วมกัน และพร้อมให้ความช่วยเหลือเมื่อพวกเขาต้องการ อันที่จริงแล้ว 'ผู้นำที่ให้การสนับสนุน' และ 'ความสัมพันธ์ที่ดีในที่ทำงาน' เป็นคุณสมบัติซึ่งเป็นที่ต้องการมากที่สุด 2 อันดับแรกที่คนมองหาสำหรับงานใหม่ในอนาคต

ผู้นำบริษัทต้องใช้แนวทางแบบองค์รวมกับการสื่อสารทางธุรกิจ การนำเครื่องมือที่เหมาะสมมาใช้เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการ แต่คุณก็ต้องสนับสนุนเครื่องมือเหล่านั้นด้วยกลยุทธ์ที่จะสร้างวัฒนธรรมที่เหมาะสม ซึ่งก็คือวัฒนธรรมที่ผู้คนจะได้รับการสนับสนุนให้พูดคุยและรับฟังกันด้วย

ตอนนี้คุณควรเข้าใจแล้วว่าทำไมการมีแผนระยะยาวสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจจึงจำเป็น และทำไม 67% ของธุรกิจที่ไม่มีแผนการสื่อสารทางธุรกิจระยะยาวจึงได้รับความเสี่ยงอย่างร้ายแรง บางทีวิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นคือการพิจารณารูปแบบการสื่อสารของบริษัทที่พบได้บ่อยที่สุด 7 รูปแบบ

รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่พบได้บ่อยมีอะไรบ้าง

การสื่อสารมีรูปแบบที่แตกต่างกันทั้งสิ้น 7 รูปแบบ ความแตกต่างหลักๆ ของการสื่อสารเหล่านี้คือประเภทของข้อมูลที่ผู้คนแชร์ ช่วงเวลาของการแชร์ และทิศทางของข้อมูลที่กำลังดำเนินไปในบริษัทของคุณ

อย่างที่คุณจะเห็นว่า รูปแบบแต่ละรูปแบบส่วนที่ทับซ้อนกันอยู่บ้าง แต่ในตอนนี้ การพูดถึงรูปแบบเหล่านี้แยกกันจะเข้าใจได้ง่ายกว่า เราจะเริ่มต้นด้วยการสำรวจทิศทางการสื่อสารข้อมูลแบบต่างๆ

การสื่อสารทางธุรกิจจากบนลงล่าง

การสื่อสารจากบนลงล่างมักเกี่ยวข้องกับผู้นำ ซึ่งเป็นลักษณะที่พบในลำดับชั้นทางสังคม หรือสถานการณ์ของกลุ่มคนที่มีผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียว (หรือหลายคน)

เมื่อผู้นำต้องการสื่อสารกับคนในทีม แผนก หรือทั้งบริษัท ในทางทฤษฎีแล้ว ข้อมูลจะถูกส่งต่อผ่านห่วงโซ่การบริหารจัดการจนกระทั่งข้อมูลนั้นไปถึงทุกคน

จุดแข็งของการสื่อสารจากบนลงล่างคือการช่วยให้ผู้นำสามารถควบคุมการแพร่กระจายของข้อมูลได้อย่างรัดกุม เนื่องจากสามารถปรับรายละเอียดให้เหมาะกับผู้ฟังในแต่ละระยะได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อซีอีโอต้องการนำการเปลี่ยนแปลงนโยบายไปใช้ ข้อเท็จจริงพื้นฐานจะยังคงเหมือนเดิมระหว่างที่ข่าวกระจายไปทั่วทั้งบริษัท อย่างไรก็ตาม ซีอีโอสามารถเพิ่มข้อมูลใหม่หรือคำแนะนำโดยละเอียดลงในแต่ละระยะเพื่อช่วยให้พนักงานนำนโยบายไปใช้ได้

แต่แน่นอนว่าโครงสร้างนี้ก็มีความเสี่ยงอยู่เช่นกัน ห่วงโซ่ดังกล่าวมีความรัดกุมก็จริง แต่ก็มาพร้อมกับจุดอ่อน กล่าวคือ หากบุคคลหนึ่งไม่สามารถถ่ายทอดข้อมูลได้อย่างถูกต้อง ข้อมูลที่ผิดพลาดนั้นจะถูกส่งต่อไปยังคนอื่นๆ ด้วย และกว่าจะมีคนตรวจพบข้อผิดพลาด ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องนั้นก็แพร่กระจายไปทั่วแล้ว

สำหรับหลายๆ ธุรกิจ การสื่อสารจากบนลงล่างนั้นเป็นสิ่งสำคัญ การสื่อสารแบบนี้ช่วยให้ผู้นำสามารถแบ่งปันวิสัยทัศน์สำหรับบริษัท กำหนดวาระ และชี้นำพฤติกรรมในหมู่พนักงานได้ แต่การสื่อสารแบบนี้ก็ตั้งอยู่บนสมมติฐานที่น่าสงสัยเช่นกัน นั่นก็คือ ซีอีโอในที่นี้เป็นปรมาจารย์ผู้รอบรู้ และทุกอย่างจะอยู่ในขอบเขต 'ของซีอีโอ' แต่ผู้เดียว หัวใจหลักของการสื่อสารจากบนลงล่างเกิดจากแนวคิดที่ว่าผู้นำพูดและคนอื่นฟัง

แต่ในปัจจุบันเราได้เห็นทัศนคติที่เปลี่ยนแปลงไป เราเริ่มเข้าใจว่าผู้นำนี่แหละที่กำลังเป็นผู้ฟังอยู่ ซึ่งหมายความว่าผู้บริหารระดับสูงต้องให้ความสนใจกับข้อมูลที่ส่งไปในทิศทางตรงกันข้ามในองค์กร

การสื่อสารทางธุรกิจจากล่างขึ้นบน

การสื่อสารแบบนี้ตรงกันข้ามกับการสื่อสารจากบนลงล่าง ข้อมูลจะเริ่มต้นจากขั้นต่ำสุดของบันไดองค์กรและเลื่อนขึ้นไปด้านบน โดยที่ผู้นำจะเป็นคนสุดท้ายที่ได้รับข้อมูลดังกล่าว

และก็เหมือนกับการสื่อสารจากบนลงล่าง การสื่อสารจากล่างขึ้นบนก็มีการวัดความสำเร็จจากความน่าเชื่อถือของผู้คนในแต่ละระยะของห่วงโซ่เช่นเดียวกัน การสื่อสารแบบนี้มีปัญหาอยู่ 2 ข้อตามที่เราจะพูดถึงด้านล่างนี้ ข้อแรก ผู้นำธุรกิจส่วนใหญ่ไม่เชื่อว่าตนจำเป็นต้องรับฟังบุคลากรหน้างาน ดังนั้นผู้นำเหล่านี้จึงไม่ส่งเสริมวัฒนธรรมที่สนับสนุนให้พนักงานกล้าแสดงออก แม้ว่าผู้นำจะสนับสนุนให้พนักงานกล้าแสดงออก แต่พนักงานก็มักจะขาดเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการส่งข้อมูลขึ้นไปยังผู้บังคับบัญชาอยู่ดี

แม้จะมีอุปสรรคเหล่านี้ แต่การสื่อสารจากล่างขึ้นบนสามารถเป็นไปได้และควรมีบทบาทสำคัญในธุรกิจของคุณ ทุกคนในบริษัทของคุณมีมุมมองที่แตกต่างกัน การสร้างช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้างกับบุคลากรหน้างานจะทำให้คุณเข้าถึงข้อมูลที่มีค่าเกี่ยวกับทุกๆ อย่าง ตั้งแต่สิ่งที่ลูกค้าของคุณคิดไปจนถึงประสิทธิภาพของกระบวนการผลิตของคุณ

และดังที่เราได้พูดคุยกันไปแล้ว เมื่อคุณให้สิทธิ์ให้เสียงกับพนักงาน พนักงานเหล่านั้นจะรู้สึกเชื่อมโยงกับธุรกิจในระดับที่กว้างขึ้น ซึ่งเป็นผลดีสำหรับตัวพนักงานเองและต่อผลกำไรของคุณด้วย

การสื่อสารทางธุรกิจแบบด้านข้าง

เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าการสื่อสารแบบแนวนอน การสื่อสารแบบนี้เป็นรูปแบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ใช้กันมากที่สุด การสื่อสารแบบด้านข้างเกิดขึ้นระหว่างผู้คนในระดับเดียวกัน กล่าวคือ จะเกิดขึ้นเมื่อสมาชิกในทีมพูดคุยเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ที่กำลังทำอยู่ หรือเมื่อผู้จัดการร้านบอกข้อมูลเกี่ยวกับหลักปฏิบัติที่ดีที่สุด

การสื่อสารแบบด้านข้างเกิดขึ้นในเกือบทุกสื่อที่คุณนึกออก ปัจจัยสำคัญในที่นี้คือ พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงช่องทางที่เหมาะสมกับความต้องการในการทำงานมากที่สุด จากนั้นจึงนำช่องทางเหล่านั้นไปใช้กันโดยทั่วไป

สรุปสั้นๆ ก็คือ การนำมาใช้เป็นเรื่องสำคัญ แม้ว่าหลายๆ แพลตฟอร์มจะรองรับการสื่อสารแบบด้านข้าง แต่คุณต้องแน่ใจว่าไม่ได้ใช้หลายแพลตฟอร์มมากจนเกินไป การมีช่องทางน้อยๆ หมายถึงการฝึกอบรมพนักงานจะน้อยตามไปด้วย ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการตั้งเป้าไปที่การรับข้อมูลสำหรับทั้งบริษัท ท้ายที่สุดแล้ว การฝึกอบรมเกี่ยวกับเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพให้กับพนักงานเพียงแผนกเดียวจะไร้ประโยชน์ หากพนักงานคนอื่นๆ ไม่รู้วิธีใช้งาน

การสื่อสารทางธุรกิจแบบสองทางและทางเดียว

การสื่อสารจากบนลงล่าง จากล่างขึ้นบน และการสื่อสารแบบด้านข้างจะอธิบายทิศทางที่ข้อมูลแพร่กระจายไปในองค์กรของคุณ รูปแบบการสื่อสารที่เหลืออีก 4 รูปแบบจะเกี่ยวข้องกับความเร็วและจังหวะเวลา

การสื่อสารแบบสองทางและทางเดียวจะเกิดขึ้นตรงข้ามกันตามชื่อ ในการสื่อสารแบบสองทาง ข้อมูลจะถูกแชร์ไปมาอย่างฉับไวหรือค่อนข้างรวดเร็ว เช่น บุคคลหนึ่งพูดอะไรบางอย่าง จากนั้นผู้รับสารจะตอบกลับทันทีที่ประมวลผลสิ่งที่ตนได้อ่านหรือได้ยิน

คำพูดเป็นรูปแบบการสื่อสารแบบสองทางที่ชัดเจนที่สุด แต่เครื่องมือการส่งข้อความด่วนก็จัดอยู่ในหมวดหมู่นี้เช่นกัน เมื่อคุณส่งข้อความถึงบุคคลหนึ่งบนแอพแชท คุณมักจะคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็ว หากผู้รับข้อความใช้เวลาในการตอบกลับนานเกินไป คุณก็จะเกิดความหงุดหงิดและอาจลองติดต่อผู้รับด้วยวิธีอื่นหรือพูดคุยกับคนอื่นแทนไปเลย

ในช่องทางการสื่อสารแบบทางเดียว ผู้สื่อสารเข้าใจว่าจะมีช่องว่างระหว่างข้อความแรกและการตอบกลับ จดหมายบนกระดานข่าวเป็นสื่อแบบคลาสสิกของการสื่อสารแบบทางเดียว แต่อีเมลและกระดานข้อความน่าจะเป็นตัวอย่างของการสื่อการแบบนี้ที่เกี่ยวข้องกับในที่ทำงานปัจจุบันมากกว่า

สิ่งสำคัญที่ต้องรู้เกี่ยวกับช่องทางการสื่อสารแบบสองทางและแบบทางเดียวคือ ธุรกิจของคุณจำเป็นต้องใช้ช่องทางทั้งสองแบบ การสื่อสารแบบสองทางช่วยให้คุณแชร์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ในขณะที่การสื่อสารแบบทางเดียวทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะพร้อมเสมอเมื่อผู้รับต้องการใช้

หากคุณพยายามใช้เครื่องมือสำหรับการสื่อสารแบบทางเดียวกับการสื่อสารแบบสองทาง หรือในทางกลับกัน ปัญหาก็จะเกิดขึ้น เราจะสำรวจข้อมูลเพิ่มเติมในส่วนถัดไปของบทความนี้

การสื่อสารทางธุรกิจแบบคงที่และแบบไดนามิก

การสื่อสารแบบคงที่ หมายถึง ข้อมูลที่ออกแบบมาให้คงเดิมตลอดเวลา ส่วนการสื่อสารแบบไดนามิก หมายถึง ข้อมูลที่ผู้คนคอยอัพเดตอย่างต่อเนื่อง

วิธีที่ดีที่สุดในการทำความเข้าใจการสื่อสารแบบคงที่ หรือบางครั้งเรียกว่าการสื่อสารแบบ 'เย็น' คือการสื่อสารนี้เป็นแบบถาวร ลองนึกถึงคู่มือพนักงาน นโยบายด้านทรัพยากรบุคคล คำแนะนำในการทำงานจากที่บ้าน หรือหน้าการสนับสนุนทางเทคนิคดู ข้อมูลเหล่านี้ล้วนมีแนวโน้มที่จะเกี่ยวข้องกับอินทราเน็ตของบริษัท กล่าวคือ คุณอาจจะไม่ได้ค้นหาข้อมูลเหล่านี้ทุกวัน แต่คุณคาดหวังว่าข้อมูลนั้นจะพร้อมใช้งานเมื่อพนักงานต้องการ

ในทางตรงกันข้าม การสื่อสารแบบไดนามิก หรือบางครั้งเรียกว่าการสื่อสารแบบ 'ร้อน' เป็นข้อมูลที่ผู้รับสามารถเปลี่ยนแปลงหรืออัพเดตได้ จุดประสงค์หลักของการสื่อสารแบบไดนามิกนั้นมีไว้เพื่อให้บุคคลหลายๆ คนเปลี่ยนแปลงข้อมูลร่วมกัน เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลทำให้การสื่อสารแบบไดนามิกเป็นองค์ประกอบหลักของที่ทำงานสมัยใหม่ ซึ่งจะทำให้ทั้งทีมสามารถทำงานบนเอกสารเดียวกันได้ในคราวเดียว

ในขณะที่การสื่อสารแบบคงที่จะสร้างบันทึกและเป็นจุดอ้างอิง การสื่อสารแบบไดนามิกนั้นเน้นการทำงานร่วมกันเป็นหลัก

รูปแบบการสื่อสารแต่ละรูปแบบมีบทบาทที่แตกต่างกันไป และพนักงานของคุณจะต้องใช้รูปแบบการสื่อสารเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพจึงจะทำให้ธุรกิจของคุณเติบโต

ถัดไป เราจะมาพิจารณาถึงปัญหาการสื่อสารที่พบได้บ่อยที่สุดที่มักจะเกิดขึ้นพร้อมกับวิธีแก้ปัญหา

อุปสรรคทั่วๆ ไปในการสื่อสารทางธุรกิจ (และวิธีแก้ไข)

อุปสรรคทั่วๆ ไปในการสื่อสารทางธุรกิจ (และวิธีแก้ไข)

การสื่อสารแบบสองทางมักจะทำงานในวงกว้างได้ไม่มีประสิทธิภาพมากนัก

ลองนึกภาพสถานการณ์ที่คุณอยู่กับเพื่อน 5 คน และทุกคนมีส่วนร่วมในการสนทนาเดียวกัน ดูง่ายๆ ตรงไปตรงมาดีใช่ไหม แต่ถ้ามีคนอีก 8 คนมาร่วมวงสนทนาด้วย การทำให้ทุกคนได้มีโอกาสพูดโดยที่ไม่ถูกขัดก็จะเป็นเรื่องที่ยากกว่าอย่างมาก

ทีนี้ลองนึกภาพสถานการณ์เดียวกันแต่มีคน 50 คนพยายามมีส่วนร่วมในการสนทนาเดียวกันดู ต้องวุ่นวายแน่นอน

นั่นคือข้อเสียหลักของช่องทางการสื่อสารแบบสองทาง แอพแชท การประชุมทางโทรศัพท์ และการประชุมแบบตัวต่อตัวล้วนออกแบบมาเพื่อให้แลกเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างฉับไว โดยผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะสามารถแสดงความคิดเห็นได้ แต่ยิ่งมีคนเข้าร่วมมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีเสียงรบกวนมากขึ้นเท่านั้น จนท้ายที่สุดช่องทางนี้ก็ใช้ไม่ได้สำหรับทุกคน

วิธีแก้ปัญหา: สิ่งสำคัญในที่นี้คือการควบคุมสถานการณ์และจำกัดเสียงรบกวนที่มากเกินไป วิธีที่ชัดเจนที่สุดในการทำเช่นนี้คือการแบ่งกลุ่มใหญ่ออกเป็นกลุ่มย่อยๆ แต่ถ้าทุกคนต้องมีส่วนร่วมในการสนทนาเดียวกัน ก็ให้ตั้งกฎที่กำหนดว่าใครสามารถพูดได้และพูดได้เมื่อใด ตัวอย่างเช่น เสนอชื่อผู้มีส่วนร่วมสองสามคนเพื่อทำหน้าที่เป็นโฆษกของเพื่อนร่วมงาน และให้ใครบางคนทำหน้าที่เป็นประธานในการสนทนา หากคุณต้องการให้ผู้ฟังส่วนใหญ่มีส่วนร่วมโดยตรง ประธานสามารถกำหนดเซสชั่นการถามตอบขึ้นมา

หรืออาจจะเลือกใช้ช่องทางอื่นๆ ก็ได้ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันบางแพลตฟอร์มช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารแบบสองทางในวงกว้าง เช่น ช่วยให้ซีอีโอสามารถจัดการกับพนักงานทุกคนของตนผ่านวิดีโอสตรีมได้ แต่ถ้าคุณพยายามให้คนทั้ง 50 คนมีส่วนร่วมในการสนทนาสดรายการเดียวกัน นั่นก็อาจเป็นสัญญาณว่าการสนทนานั้นไม่ควรเป็นแบบถ่ายทอดสด แต่ควรลองใช้วิธีสื่อสารแบบทางเดียวแทน

สิ่งสำคัญที่สุดคือองค์กรของคุณต้องการช่องทางที่หลากหลายและแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการและเวลาที่ผู้คนใช้ช่องทางเหล่านี้ เมื่อองค์ประกอบทั้งสองนี้อยู่กันพร้อมหน้า ก็จะไม่เกิดปัญหาด้านข้อจำกัดของการสื่อสารแบบสองทางอีกต่อไป

การสื่อสารทางธุรกิจจากล่างขึ้นบนนั้นทำให้มีประสิทธิภาพได้ยาก

ดังที่เราได้กล่าวไปก่อนหน้านี้ แนวคิดที่ว่าธุรกิจต่างๆ ควรเปิดรับการสื่อสารจากล่างขึ้นบนนั้นยังถือเป็นแนวการพัฒนาที่เพิ่งเกิดขึ้นใหม่ ซึ่งหมายความว่าบริษัทส่วนใหญ่ไม่ได้จัดตั้งขึ้นเพื่อใช้การสื่อสารจากล่างขึ้นบนอย่างมีประสิทธิภาพ กล่าวคือ บริษัทขาดช่องทางที่เหมาะสม ผู้นำไม่เชื่อในการสื่อสารแบบนี้ และพนักงานไม่มีความเชื่อมั่นที่จะแสดงความคิดเห็น

ธุรกิจที่พยายามส่งเสริมการสื่อสารจากล่างขึ้นบนอย่างจริงจังก็กลับมีหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ชัดเจนให้ปฏิบัติตามน้อย

หากซีอีโอต้องการเปิดโอกาสให้พนักงานเข้าถึงได้มากขึ้น พวกเขาควรจะทำอย่างไร จะให้อีเมลของตนแล้วเสี่ยงต่อการปล่อยให้มีข้อความที่ไม่สามารถตอบกลับได้หลั่งไหลเข้ามาเป็นจำนวนมากอย่างนั้นหรือ บางทีซีอีโอควรสนับสนุนให้พนักงานพูดคุยกับผู้จัดการสายงานซึ่งสามารถส่งต่อความคิดเห็นได้แทน หรือนั่นจะกลายเป็นการเพิ่มระยะห่างมากกว่าเดิม และขัดต่อจิตวิญญาณของ 'การเปิดโอกาสให้พนักงานเข้าถึงซีอีโอได้' กันแน่

วิธีแก้ปัญหา: สิ่งแรกที่คุณต้องการคือช่องทางที่เหมาะสม เนื่องจากไม่ใช่ว่าทุกช่องทางจะสามารถจัดการกับการสื่อสารจากล่างขึ้นบนได้ คุณต้องการช่องทางที่ผู้นำสามารถแถลงต่อสาธารณะในลักษณะที่กระตุ้นให้แสดงความคิดเห็นและคำติชม

โซเชียลเน็ตเวิร์กสำหรับองค์กรเป็นตัวเลือกที่ดีเนื่องจากได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยสนับสนุนการมีส่วนร่วมของพนักงานจำนวนมากที่มองเห็นได้ในลักษณะนี้ ในทางกลับกัน อีเมลกลับเป็นตัวเลือกที่ไม่ดีนัก ดังตัวอย่างที่เราเสนอไปก่อนหน้านี้ แม้ว่าซีอีโอสมมุติของเราจะให้อีเมลของตนและยอมสละเวลาเพื่อการตอบกลับข้อความขาเข้าจำนวนมาก แต่คำตอบส่วนใหญ่ก็จะไม่แสดงให้พนักงานที่เหลือเห็นอยู่ดี หนึ่งในจุดประสงค์หลักของการสื่อสารจากล่างขึ้นบนคือการที่ผู้นำแสดงให้เห็นว่าตนกำลังรับฟังพนักงานอยู่

ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้ช่องทางใด สิ่งสำคัญคือต้องสนับสนุนช่องทางนั้นๆ อย่างเหมาะสม เมื่อช่องทางนั้นพร้อมใช้งานแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องให้การสนับสนุนผู้ใช้กลุ่มแรกๆ ที่เป็นคนกลุ่มแรกที่ใช้ระบบใหม่ คนเหล่านี้จะเป็นแบบอย่างให้ผู้อื่นปฏิบัติตาม ดังนั้นจึงควรให้ความสำคัญกับสิ่งที่พวกเขากำลังทำ

ในฐานะผู้นำในธุรกิจ คุณจะยิ่งมีบทบาทสำคัญขึ้นไปอีกเมื่อพูดถึงการเป็นแบบอย่าง บุคลากรอาวุโสควรสร้างบรรยากาศโดยการโต้ตอบและตอบกลับโพสต์และคำถามของพนักงาน ซีอีโออาจจะแค่กดถูกใจหรือไม่ก็แสดงความคิดเห็นบางอย่าง แต่หัวหน้าทีมควรกระตือรือร้นมากกว่าเมื่อพนักงานแสดงความคิดเห็นออกมา การทำเช่นนี้เป็นการสนับสนุนให้คนอื่นๆ เสนอมุมมองและเข้าร่วมการสนทนาสำหรับทั้งบริษัท

และเหนือสิ่งอื่นใด อย่าลืมรับฟังความเห็นเมื่อมีความเห็นเข้ามา แล้วตามด้วยการตอบกลับที่ทุกคนจะมองเห็นได้ เพื่อให้พนักงานของคุณเห็นว่าคุณกำลังตั้งใจรับฟังสิ่งที่พวกเขาพูดอยู่ หากไม่ทำเช่นนี้ พนักงานจะสงสัยในความจริงใจของคุณ และคุณจะไม่สามารถสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารจากล่างขึ้นบนได้

ผู้คนชอบใช้เครื่องมือที่ตนรู้จักมากกว่า

อุปสรรคนี้มีหลากหลายแง่มุม อย่างแรกคือสิ่งที่เราได้พูดถึงไปแล้ว นั่นก็คือความคาดหวังของพนักงาน

หากเทคโนโลยีของคุณไม่ดีพอ คุณจะมีอุปสรรคในการดึงดูดคนที่มีความสามารถมากที่สุด ซึ่งหมายความว่าคุณกำลังสูญเสียความได้เปรียบทางการแข่งขันไป ในขณะเดียวกัน หากเทคโนโลยีของคุณย่ำแย่จนถึงขั้นใช้งานไม่ได้ พนักงานปัจจุบันของคุณอาจเลิกใช้เทคโนโลยีเหล่านั้นแล้วไปใช้แอพที่ตนถนัดแทน ซึ่งอย่างที่เราได้กล่าวไปแล้วว่านั่นถือเป็นปัญหาด้านความปลอดภัยที่สำคัญ

ปัญหาใหญ่อีกข้อหนึ่งคือ ตามธรรมชาติแล้วมนุษย์ไม่ชอบโอนอ่อนต่อความเปลี่ยนแปลง ความชื่นชอบในสิ่งที่คุ้นเคยอาจทำให้พวกเขาไม่เต็มใจที่จะใช้เครื่องมือและช่องทางใหม่ๆ แม้ว่าเครื่องมือเก่าจะมีข้อบกพร่องที่สำคัญก็ตาม ปัญหาเหล่านั้นค่อนข้างเข้าใจได้ กล่าวคือ ต้องใช้เวลาและความพยายามในการเรียนรู้กระบวนการใหม่ และคนส่วนใหญ่เลือกที่จะไม่สนใจเรียนรู้เพื่อที่พวกเขาจะได้ทำงานและดำเนินชีวิตต่อไป

แต่หากปล่อยปัญหานี้ทิ้งไว้โดยไม่แก้ไข ก็อาจเกิดสถานการณ์ที่บุคคลหรือทีมจะชื่นชอบวิธีการสื่อสารที่แตกต่างกันได้ สถานการณ์นี้อาจดูเหมือนไม่น่าเป็นไปได้ถ้าพนักงานของคุณส่วนใหญ่ทำงานในอาคารเดียวกัน แต่ถ้าธุรกิจของคุณดำเนินการในสถานที่หลายสิบแห่งในหลายประเทศ ก็คงไม่ยากที่จะเข้าใจว่า พฤติกรรมและกระบวนการทำงานที่เฉพาะตัวของพนักงานในแต่ละท้องถิ่นเกิดขึ้นได้อย่างไร

ถ้าคนหลายๆ กลุ่มในองค์กรของคุณใช้ช่องทางที่แตกต่างกัน การทำให้พวกเขาสื่อสารอย่างถูกต้องก็จะเป็นเรื่องยากยิ่งขึ้น ทั้งยังเป็นเป็นการบ่อนทำลายความพยายามของคุณในการสร้างแนวทางในการสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นหนึ่งเดียวกันอีกด้วย

"หากคุณให้วิธีแก้ปัญหาง่ายๆ แก่ผู้คนและช่วยให้พวกเขาเห็นประโยชน์ พวกเขาจะใช้เครื่องมือใหม่ได้เร็วขึ้น"

วิธีแก้ปัญหา: เราได้เน้นย้ำถึงคุณค่าของการลงทุนในเทคโนโลยีที่ทันสมัยไปแล้ว แต่เมื่อคุณแนะนำแพลตฟอร์มใหม่ การสนับสนุนแพลตฟอร์มนั้นด้วยแผนการเปิดใช้ที่มีประสิทธิภาพก็ถือเป็นเรื่องสำคัญ

ช่วยให้พนักงานของคุณเข้าใจว่าเทคโนโลยีใหม่นี้มีไว้เพื่ออะไร มาแทนที่อะไร และเหตุใดคุณจึงตัดสินใจนำการเปลี่ยนแปลงนี้มาใช้ จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสมในการใช้เครื่องมือใหม่ โดยต้องมีความเข้าใจด้วยว่าอาจต้องใช้เวลาสักระยะหนึ่ง หากคุณกำลังปฏิบัติตามแนวทางแบบแบ่งเป็นช่วงๆ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนจะเห็นได้ชัดเจนว่าเพื่อนร่วมงานของตนเปลี่ยนไปใช้เครื่องมือดังกล่าวจากที่ใดและเมื่อใด และขั้นตอนใดที่พวกเขาควรปฏิบัติตามในช่วงการเปลี่ยนผ่านนี้

สิ่งที่กล่าวมานั้นครอบคลุมความท้าทายเพียงครึ่งเดียว แล้วการต่อต้านของผู้คนในการเปลี่ยนแปลงล่ะ คุณสามารถทำให้ชีวิตสบายขึ้นได้อย่างมาก ทั้งสำหรับคุณและพนักงานของคุณ โดยการใช้แพลตฟอร์มที่สลับไปใช้ได้ง่าย หากผู้คนต้องมีความรู้ด้านวิทยาการคอมพิวเตอร์เพื่อใช้งานเครื่องมือ ค่าใช้จ่ายที่คุณเสียให้กับเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมซึ่งจะแก้ปัญหาทางทฤษฎีทั้งหมดของคุณได้นั้นก็เปล่าประโยชน์ ผู้คนไม่สนใจมากพอที่จะเรียนรู้สิ่งที่ซับซ้อนขนาดนั้น ดังนั้นจงมองหาเครื่องมือที่ใช้งานได้ง่ายๆ

และแน่นอนอยู่แล้วว่า คุณควรตรวจสอบว่าเทคโนโลยีที่คุณแนะนำให้ใช้นั้นตรงกับความต้องการของพนักงานของคุณจริงหรือไม่ โดยหนึ่งในความต้องการก็คือความสามารถในการเข้าถึง นี่เป็นสิ่งจูงใจที่ทำให้ผู้คนยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่คุณแนะนำ หากคุณมอบวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ แก่ผู้คนและช่วยให้พวกเขาเห็นประโยชน์ พวกเขาจะนำเครื่องมือใหม่นี้ไปใช้อย่างรวดเร็วขึ้น และมีโอกาสที่จะใช้งานต่อไปเรื่อยๆ

เนื่องด้วยเหตุผลทั้งหมดที่เราได้สรุปไว้ เป็นที่ชัดเจนแล้วการรวมแผนกบุคลากรและการสื่อสารเข้าไว้ในกระบวนการตัดสินใจถือเป็นสิ่งสำคัญ อย่าปล่อยให้ฝ่ายไอทีต้องจัดการกับเทคโนโลยีที่คุณเลือกไว้เพียงฝ่ายเดียว เพราะพวกเขาอาจไม่ได้ตระหนักถึงความต้องการที่แท้จริงของพนักงานเท่าที่ควร

คำแนะนำสุดท้ายก็คือ เมื่อคุณแนะนำแพลตฟอร์มใหม่ อย่ากลัวที่จะเลิกใช้แพลตฟอร์มเก่า การรวมศูนย์เป็นเป้าหมายหลัก ดังนั้นแทนที่จะมองหาแอพที่ทำหน้าที่หนึ่งได้ที่ดีที่สุดแยกกันหลายๆ แอพ ให้มองหาเครื่องมือที่เข้าถึงได้ซึ่งพนักงานสามารถใช้ได้ในหลายๆ งานแทน การมีประสิทธิภาพมากขึ้นจะทำให้คุณได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนที่ดีขึ้น และทำให้โปรแกรมที่พนักงานของคุณต้องเรียนรู้และติดตามน้อยลงด้วย

ผู้คนใช้เครื่องมือที่ถูกต้องไปกับงานที่ไม่ถูกต้อง

บางครั้งความชื่นชอบส่วนบุคคลอาจส่งผลให้เกิดการพึ่งพาสื่อหรือวิธีการบางอย่างมากเกินไป ในทางกลับกัน สิ่งนี้อาจก่อให้เกิดเรื่องน่าปวดหัวอีกอย่างหนึ่ง นั่นคือ คนที่พยายามใช้ช่องทางการสื่อสารที่ผิดรูปแบบ

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังพยายามใช้สื่อแบบทางเดียวสำหรับการสื่อสารแบบสองทาง เช่น การจัดการสนทนา "สด" ผ่านอีเมลตอบกลับไปมาหลายสิบฉบับในระยะเวลาอันสั้นดู แม้ว่าจะสามารถสื่อสารด้วยวิธีนี้ได้ แต่วิธีนี้กลับไม่มีประสิทธิภาพเลยเมื่อเทียบกับการแลกเปลี่ยนความเห็นเดียวกันผ่านการส่งข้อความด่วน ผลที่ได้คือทุกคนที่เกี่ยวข้องจะได้รับข้อความจำนวนมากในกล่องข้อความ

ผู้ใช้ที่ใช้ช่องทางสำหรับการสื่อสารแบบสองทางกับข้อความแบบทางเดียวก็ก่อให้เกิดปัญหาเหมือนกัน นี่เป็นปัญหาทั่วไปของเครื่องมือการส่งข้อความด่วนสำหรับทีม ซึ่งออกแบบมาสำหรับการสนทนา 'สด' แบบรายการเดียวต่อช่องทางเป็นหลัก หากมีคนแชร์ข้อความสำหรับการสนทนาครั้งหน้า ข้อความนั้นจะหายไปหากมีการเริ่มต้นการสนทนาอื่นในระหว่างนี้

เครื่องมือบางอย่างแก้ปัญหานี้ด้วยฟังก์ชันที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ "ปักหมุด" โพสต์สำคัญเพื่อให้ดึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว แต่คนที่ไม่อยู่ในช่วงเวลาการโพสต์ดังกล่าวก็ยังมีโอกาสที่จะมองข้ามข้อความนั้นและพลาดข้อมูลสำคัญไปได้อยู่

และแน่นอนว่าจะมีความเสี่ยงเกิดขึ้นหากองค์กรเก็บข้อมูลแบบคงที่ในรูปแบบการสื่อสารแบบไดนามิก เมื่อใดก็ตามที่ผู้คนใช้ช่องทางที่ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อรูปแบบการสื่อสารนั้นๆ ปัญหาก็จะเกิดขึ้นทันที

วิธีแก้ปัญหา: ดังเช่นที่กล่าวไปแล้ว คำตอบคือต้องมีกระบวนการที่โปร่งใส และได้รับการสนับสนุนจากวัฒนธรรมที่เหมาะสม ยิ่งคุณทุ่มเทในการสร้างแนวทางที่ชัดเจนสำหรับทั้งบริษัทให้กับพนักงานของคุณ โอกาสที่คุณจะเผชิญอุปสรรคนี้ก็จะยิ่งน้อยลง ด้วยเหตุนี้ แนวโน้มของการเกิดปัญหานี้จึงควรเป็นปัจจัยหนึ่งที่ชักจูงให้คุณตรวจสอบการสื่อสารทางธุรกิจอย่างเต็มรูปแบบ (ดูด้านล่าง)

เคล็ดลับ 4 ข้อเพื่อการสื่อสารทางธุรกิจที่ดีขึ้น

เคล็ดลับ 4 ข้อเพื่อการสื่อสารทางธุรกิจที่ดีขึ้น

ดำเนินการตรวจสอบช่องทางการสื่อสารทางธุรกิจในปัจจุบันของคุณอย่างเต็มรูปแบบ

หากคุณจริงจังกับการปรับปรุงการสื่อสารทางธุรกิจ คุณต้องเข้าใจแนวทางปฏิบัติในปัจจุบันอย่างชัดเจน

ดำเนินการตรวจสอบช่องทางสำหรับทั้งบริษัท และรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่หลากหลายจากทั้งธุรกิจ สิ่งใดใช้ได้ผลดี ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดคืออะไร แพลตฟอร์มใดที่พนักงานของคุณต้องการใช้มากที่สุดพร้อมระบุแพลตฟอร์ม คำตอบของคำถามเหล่านี้จะบอกคุณว่าคุณต้องการเครื่องมือใหม่หรือการฝึกอบรมที่ดีขึ้นหรือไม่

ทำให้การสื่อสารทางธุรกิจเป็นทรัพยากรสำหรับการลงทุน ไม่ใช่ต้นทุนที่จะต้องประหยัดให้มากที่สุด

การอัพเกรดฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์อาจเป็นค่าใช้จ่ายหลัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องนำฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ไปใช้กับพนักงานทุกคน แต่เนื่องจากบทความนี้ควรมีความชัดเจน ประโยชน์ของการสื่อสารทางธุรกิจที่แข็งแกร่งนั้นจะทำให้คุณมองข้ามค่าใช้จ่ายต่างๆ ไป การทำทุกอย่างให้ง่ายและถูกที่สุดจะทำให้เกิดความเสี่ยงที่ธุรกิจของคุณไม่สามารถประมาณค่าได้

สิ่งสำคัญคือการลงทุนในโซลูชั่นที่เหมาะสมสำหรับองค์กรของคุณ ซึ่งเป็นเหตุผลที่ดีที่จะเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบอย่างละเอียด

ให้ทุกคนมีสิทธิ์มีเสียง โดยได้รับการสนับสนุนจากกระบวนการที่ชัดเจน

ผู้นำที่เข้าใจคุณค่าที่แท้จริงของการสื่อสารทางธุรกิจจะมองหาวิธีที่ทำให้พนักงานทุกคนเป็นส่วนหนึ่งของการสนทนา พวกเขาจะสนับสนุนมุมมองจากทั้งองค์กรและทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อกระตุ้นให้ผู้คนแสดงความคิดเห็นออกมา เพื่อเป็นส่วนหนึ่งของแนวคิดนี้ พวกเขาจึงสร้างวัฒนธรรมที่พนักงานสามารถแสดงมุมมองที่แตกต่างออกไป โดยรู้ว่าผู้บริหารระดับสูงจะรับฟังและตอบสนองอย่างกระตือรือร้น

ทุกสิ่งที่กล่าวมานี้ต้องการช่องทางที่มีประสิทธิภาพจำนวนมาก ซึ่งสนับสนุนความต้องการของคุณในการสื่อสารทั้ง 7 รูปแบบ แต่แพลตฟอร์มการสื่อสารจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อคุณฝึกอบรมพนักงานให้ใช้แพลตฟอร์มดังกล่าวได้อย่างเต็มศักยภาพ และพนักงานมีความเข้าใจว่าเครื่องมือเหล่านี้มีส่วนช่วยธุรกิจของคุณอย่างไร ทั้งในด้านพันธกิจ ค่านิยม และวัฒนธรรมภายในองค์กร

แบ่งปันแผนการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ

ต้องใช้ความมุ่งมั่นอย่างมากในการสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารที่มีคุณค่าต่อทั้งธุรกิจและพนักงาน เมื่อสร้างแผนการสื่อสารขึ้นมาแล้ว คุณจะต้องดูแลเอาใจใส่แผนนั้นอย่างสม่ำเสมอ

การสร้างแผนการสื่อสารให้เกิดขึ้นต้องใช้ความพยายามร่วมกันจากทุกคนในองค์กรของคุณ ใช้เวลาในการทำความเข้าใจการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น สร้างวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ จากนั้นแชร์วิสัยทัศน์นั้นกับพนักงานของคุณ รับฟังความคิดเห็นของพนักงานและให้พนักงานได้มีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น รวมถึงปรับปรุงแผน หากคุณทำตามคำแนะนำเหล่านี้ เป้าหมายทุกอย่างของคุณจะสำเร็จลุล่วง

มีเพียง 1 ใน 3 ของธุรกิจเท่านั้นที่มีกลยุทธ์ระยะยาวสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ แน่ใจว่าคุณเป็นหนึ่งในนั้น

ไม่พลาดทุกการสื่อสาร

รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน

เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย คุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว

บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่
ขอบคุณสำหรับความเห็นของคุณ

ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ค้นพบข้อมูลอัพเดตล่าสุดเกี่ยวกับลูกค้าและพาร์ทเนอร์ในห้องข่าวบน Workplace

เรียนรู้เพิ่มเติม

โพสต์ล่าสุด

ข่าวสารจากลูกค้า | ใช้เวลาอ่าน 4 นาที

Workplace มีอายุ 5 ปีแล้ว!

เนื่องในการเฉลิมฉลองวันคล้ายเกิดของเรา เราได้จุดประกายและเผย 5 วิธีที่เราช่วยกันสร้างอนาคตของการทำงานให้เป็นรูปเป็นร่าง

เรื่องราวความสำเร็จ

เรียนรู้วิธีสร้างทีมงานแบบผสมผสานที่มีประสิทธิภาพการทำงานสูง

การทำงานแบบผสมผสานที่นิยมกันมากขึ้นได้เปลี่ยนกฎของความมีส่วนร่วมไปโดยสิ้นเชิง ใช้แหล่งข้อมูลบน Workplace from Meta เหล่านี้เพื่อเปลี่ยนวิธีที่คุณใช้เชื่อมต่อและสื่อสารกับพนักงาน ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนและทำอะไรก็ตาม

การสื่อสารทางธุรกิจ | ใช้เวลาอ่าน 9 นาที

อธิบายการสื่อสารทางธุรกิจ

ธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับการแชร์ข้อมูลอย่างประสบความสำเร็จ และขึ้นอยู่กับพนักงานของคุณด้วย ถึงกระนั้น 66% ของบริษัทก็ยังคงขาดแผนระยะยาวสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจอยู่ดี แล้วทำไมสิ่งนี้จึงถือเป็นข้อผิดพลาดร้ายแรง อะไรคืออุปสรรคในการสื่อสารที่พบได้บ่อยที่สุด และคุณจะหลีกเลี่ยงอุปสรรคนั้นได้อย่างไร