ผู้บุกเบิกของ Workplace คือบรรดาหัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่าย Workplace ที่มีประสบการณ์และวิสัยทัศน์มากที่สุดกลุ่มหนึ่งของโลก โดยเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการเชื่อมต่อผู้คนเข้าด้วยกัน การแชร์ข้อมูล การเผยแพร่ไอเดีย และการส่งเสริมหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดผ่านทาง Workplace

เราได้มีโอกาสพูดคุยกับผู้บุกเบิกของ Workplace อย่าง Marcos Eleftheriou ผู้ดำรงตำแหน่ง Head of Culture and Internal Communications (หัวหน้าฝ่ายวัฒนธรรมองค์กรและการสื่อสารภายใน) จาก Ennismore เพื่อเรียนรู้เหตุผลว่าเหตุใดเขาจึงเลือก Workplace และผลลัพธ์ที่แพลตฟอร์มนี้มอบให้กับองค์กรของเขา

การค้นพบที่สร้างแรงบันดาลใจ

พันธกิจของ Ennismore คือการสร้างแบรนด์ด้านการบริการที่สร้างแรงบันดาลใจให้ผู้คนออกไปสำรวจ ซึ่งเป็นสิ่งที่บริษัทนี้ทำได้ดีมาโดยตลอด กลุ่มบริษัทต่างๆ ของ Ennismore ประกอบไปด้วยหลากหลายแบรนด์ที่มีชื่อเสียง อาทิ The Hoxton โครงการโรงแรมที่ให้บริการในรูปแบบ Open House (เปิดรับทั้งนักท่องเที่ยวและผู้ที่อาศัยในบริเวณนั้น) ในหลากหลายจุดหมายที่สำคัญทั่วโลก

Marcos (ตรงกลางด้านหน้า) และทีมฝ่ายบุคคลจาก Ennismore

Ennismore เข้าซื้ออสังหาริมทรัพย์ของ Gleneagles พื้นที่ 850 เอเคอร์บริเวณสก็อตติช ไฮแลนด์ส (Scottish Highlands) ในปี 2015 และยังคงเดินหน้าปั้นแบรนด์ใหม่ๆ ที่จะพลิกโฉมพื้นที่สำหรับทำงานร่วมกันและประสบการณ์โรงแรมที่ราคาเอื้อมถึง

คุณเชื่อมต่อธุรกิจที่เติบโตอย่างรวดเร็วเข้าด้วยกันได้อย่างไร

Ennismore เป็นองค์กรที่เติบโตอย่างรวดเร็ว โดยในช่วง 18 เดือนที่ผ่านมานี้ องค์กรนี้มีบุคลากรเพิ่มขึ้นถึงเกือบ 1 ใน 3 จากเดิมที่มี 1,600 คน จนตอนนี้มีมากกว่า 2,200 คน การเติบโตในระดับนี้จึงทำให้การเชื่อมต่อทุกคนเพื่อสร้างความรู้สึกถึงวัฒนธรรมและคุณค่าที่มีร่วมกันกลายเป็นภาระหน้าที่ที่หนักอึ้ง แต่โชคดีที่ Marcos ตอบรับงานนี้และรู้ว่ามีแพลตฟอร์มใหม่แพลตฟอร์มหนึ่งที่จะช่วยให้เขาทำสิ่งนี้ได้สำเร็จ

"ผมได้ยินเกี่ยวกับ Workplace ก่อนหน้านั้นมาสองสามปีแล้ว" Marcos เล่าให้เราฟังเมื่อเราได้มีโอกาสพบกัน "ในงานสุดท้ายของผมที่ British Fashion Council (BFC) ตอนนั้นเรากำลังมองหาแพลตฟอร์มที่จะช่วยเราเชื่อมต่อผู้คนเข้าด้วยกัน เราลองใช้แพลตฟอร์มใหญ่ๆ บางเจ้าแต่แล้วก็ไม่ได้ชอบแพลตฟอร์มเหล่านั้นสักเท่าไหร่ จึงไม่มีแพลตฟอร์มใดที่เข้าตาเราเลย"

Workplace กลับแตกต่างออกไป แพลตฟอร์มนี้เชื่อมต่อผู้กับบุคลากรที่ BFC ทั้ง 50 คนและช่วยให้พวกเขาทำโปรเจ็กต์ร่วมกันได้ในทันที โดย Marcos มั่นใจว่าแพลตฟอร์มที่ให้ผลดีกับองค์กรไม่แสวงผลกำไรที่มีบุคลากรทั้งหมด 50 คนก็จะให้ผลดีกับ Ennismore ที่มีบุคลากรมากกว่า 1,000 คนด้วยเช่นกัน

จาก 50 สู่ 1,500

"ตอนที่ผมสัมภาษณ์กับ Sharan [ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ Ennismore] เราก็พูดคุยเรื่องนี้กัน ตอนนั้นเขาเองได้พูดคุยกับ Workplace เรียบร้อยแล้ว ซึ่งเป็นอะไรที่เหมาะเจาะมากและทำให้ผมตอบรับงานนี้ได้ง่ายขึ้นเยอะ!"

เมื่อทุกอย่างลงตัวแล้ว คำถามคือ แล้ว Marcos และทีมของเขาเริ่มนำ Workplace มาใช้กับบุคลากรจำนวนมากอย่างที่เขาไม่เคยเจอมาก่อนได้อย่างไร

การเตรียมแผนการดำเนินการ...

สั้นๆ เลยก็คือ เขาใช้งานฟีเจอร์กลุ่มบน Workplace

"การทำงานครั้งนี้เรียกได้ว่าท้าทายกว่างานที่ผ่านๆ มาอย่างมากเลยครับ โดยแนวทางที่ผมใช้จะเป็นในเรื่องของการจัดโครงสร้างกลุ่มบน Workplace ให้เหมาะสม วิธีการจัดโครงสร้าง การตั้งชื่อ การตัดสินใจว่ากลุ่มต่างๆ จะเป็นกลุ่มเปิดหรือกลุ่มปิด งานในส่วนแรกนี้จึงค่อนไปในทางการบริหารจัดการ รวมไปถึงการพิจารณารายชื่อพนักงานทั้งหมดที่มี ทั้งในรูปแบบโครงสร้างที่แบ่งเป็นแผนกและรูปแบบที่จะเป็นประโยชน์ต่อพนักงาน"

สิ่งเหล่านี้ถือเป็นบททดสอบที่ดีเลยทีเดียว เนื่องจากการวิเคราะห์โครงสร้างพื้นฐานด้านการสื่อสารทางธุรกิจที่บริษัทมีอยู่นั้นช่วยให้ทั้ง Marcos และทีมของเขาสามารถระบุและอุดช่องว่างต่างๆ ได้

"เราพบว่าองค์กรเราไม่มีรายชื่อพนักงานแผนกต้อนรับในแต่ละสาขาทั่วโลก" Marcos กล่าว "เราจึงมองว่าการสร้างพื้นที่ตรงนี้จะมอบประโยชน์ให้กับเรา ดังนั้น เราจึงกำหนดให้การสร้างกลุ่มพนักงานแผนกต้อนรับจากทั่วโลกบน Workplace เป็นส่วนหนึ่งของแผนแม่บทด้วย"

...และการวางแผนแคมเปญ

ระยะถัดไปของแผนดังกล่าวคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของเขามีเนื้อหาที่เหมาะสมที่จะกระตุ้นให้ผู้คนค้นหาและแชร์การอัพเดตที่มีประโยชน์บนแพลตฟอร์ม Workplace "เราจัดทำแผนการมีส่วนร่วมของพนักงาน รวมไปถึงเนื้อหาต่างๆ เพื่อรักษาการมีส่วนร่วมของทุกคนเอาไว้ โดยครอบคลุมหลายอย่างมาก ตั้งแต่สวัสดิการและการฝึกอบรมพนักงานใหม่ ไปจนถึงการชื่นชมและให้รางวัล"

Marcos นำเสนอแคมเปญดังกล่าวในฐานะส่วนหนึ่งของการดำเนินการด้านการสื่อสารภายในที่มีขอบเขตกว้างขึ้นโดยใช้องค์ประกอบต่างๆ อย่างโปสเตอร์และหนังสือสอน 'วิธีการใช้งาน' ฉบับย่อ ทีมของเขายังได้เผยแพร่ซีรีส์วิดีโอตลอดทั้งสัปดาห์เปิดตัว Workplace ที่ปิดท้ายด้วยการที่ซีอีโอของ Ennismore ใช้งานวิดีโอถ่ายทอดสดเพื่อแพร่ภาพการเปิดตัวในครั้งนี้อีกด้วย

"หลังจากนั้น" Marcos เล่าให้เราฟัง "เราก็ทยอยออกแคมเปญมากขึ้นเรื่อยๆ เช่น วิดีโอสอนการใช้งาน กลเม็ดเคล็ดลับ รวมไปถึงเนื้อหาอื่นๆ ที่เราตั้งใจให้ได้รับการตอบรับมากขึ้นโดยไม่ต้องโปรโมท"

การดำเนินการข้างต้นได้สร้างรากฐานในการมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้กับพนักงาน โดย Marcos กล่าวว่า หากคุณใช้งานได้อย่างเหมาะสม คุณจะเห็นทันทีเลยว่าพวกเขาจะกลายมาเป็นเสียงสนับสนุนให้ใช้งานแพลตฟอร์มนี้

"พนักงานเข้าใจการใช้งานเองโดยธรรมชาติ" Marcos กล่าว "พวกเขาเริ่มพูดคุยกัน แชร์เนื้อหาต่างๆ และสร้างสายสัมพันธ์ของพวกเขาเอง Workplace สร้างพื้นที่ที่เปิดโอกาสให้ทุกคนในธุรกิจนี้ได้มีสิทธิ์มีเสียง แทนที่จะเป็นแต่ผู้รับฟังอยู่ฝ่ายเดียว"

ประสิทธิภาพอันน่าทึ่งของ Workplace ทั้ง 4 ตัวอย่าง

การสร้างวัฒนธรรมร่วมกันระหว่างแบรนด์ที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง

ประสิทธิภาพที่น่าทึ่งที่สุดที่ Workplace มีต่อวัฒนธรรมและการสื่อสารของ Ennismore อาจเป็นการที่แพลตฟอร์มนี้ช่วยเชื่อมต่อแบรนด์ Gleneagles เข้ากับแบรนด์อื่นๆ ที่เหลือในกลุ่มธุรกิจนี้

"เราเข้าซื้อ Gleneagles ในปี 2015" Marcos กล่าว "นับว่าเป็นก้าวกระโดดที่ค่อนข้างสำคัญของเรา เพราะ ณ ตอนนั้น Gleneagles เป็นแบรนด์โรงแรมที่แตกต่างกับเรามากทั้งในแง่ของวัฒนธรรม องค์กร และโครงสร้างลำดับชั้น ก่อนหน้านั้นเรามีพนักงานอยู่ 900 คน การช่วยให้พวกเขารู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมร่วมจึงเป็นอะไรสำคัญมากๆ"

"เราพบว่า Workplace ช่วยให้พนักงานของ Gleneagles สร้างกลุ่มของตนเองโดยที่เราไม่เข้าไปยุ่งเกี่ยวได้อย่างรวดเร็ว พวกเขาชื่นชอบแพลตฟอร์มนี้มากๆ ทั้งยังเริ่มแชร์อัพเดต ไอเดีย และเนื้อหาต่างๆ กันอีกด้วย"

การสร้างการเชื่อมต่อที่มีความหมาย

นี่เป็นอีกตัวอย่างหนึ่งที่แสดงให้เห็นถึงความสำเร็จของบริษัทที่เชื่อมโยงถึงกัน การเลิกแบ่งพนักงานตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์หรือตามรูปแบบการทำงานในองค์กรที่แยกจากกันช่วยให้ผู้คนได้มองเห็นมุมมองใหม่ๆ ได้เห็นภาพรวมทั้งหมดของธุรกิจและบทบาทของตนเองในธุรกิจเหล่านั้นในทันที ซึ่ง Marcos เองก็เห็นด้วยกับสิ่งนี้

"ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจริงคือการที่พวกเขาลืมไปว่าตัวเองก็ส่วนหนึ่งขององค์กรที่กว้างใหญ่ ซึ่งหากคุณมีหน้าที่สร้างวัฒนธรรมบริษัทที่ผู้คนยึดถือร่วมกัน สิ่งนี้คือปัญหา ทว่า Workplace แก้ไขปัญหานี้ให้กับคุณได้ แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้ผู้คนเข้าใจว่าตนเป็นส่วนหนึ่งของ Ennismore ที่ทุกๆ คนมีค่านิยมเดียวกันและล้วนเป็นส่วนหนึ่งของทีมเดียวกัน"

"นอกจากนี้ Workplace ยังได้ขับเน้นจุดที่มีการประสานกันทางวัฒนธรรมที่ยอดเยี่ยมอยู่แล้วให้เด่นชัดขึ้นไปอีก" Marcos กล่าว "Workplace ช่วยให้เราเข้าใจว่าทุกคนที่ Ennismore ทั้งในสก็อตแลนด์ นิวยอร์ก หรืออัมสเตอร์ดัม ทุกคนล้วนแล้วแต่มีค่านิยมในการทำงานชุดเดียวกัน เราได้เห็นพนักงานต่างแชร์ตัวอย่างของการบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมกันอย่างต่อเนื่อง นับว่าเป็นอะไรที่สุดยอดมากๆ เลยครับ"

การสนับสนุนบุคลากรที่ไม่มีอีเมล

Marcos อธิบายประสิทธิภาพอันน่าทึ่งของ Workplace อีกตัวอย่างหนึ่งให้เราฟัง ซึ่งสิ่งนั้นคือพลังในการเชื่อมต่อกับบุคลากรหน้างานโดยไม่ใช้อีเมล

"เนื่องจากพนักงานเกือบ 50% ของเราไม่มีอีเมล ดังนั้น การที่เราสามารถเชื่อมต่อพวกเขาบน Workplace ได้จึงช่วยให้ผู้คนเหล่านี้ได้เห็นภาพรวมของทั้งองค์กรในทันทีทันใด ซึ่งเรียกได้ว่าเป็นความสำเร็จครั้งใหญ่"

"ยกตัวอย่างเช่น ทีมพนักงานทำความสะอาดซึ่งไม่จำเป็นต้องใช้โทรศัพท์มือถือส่วนตัวอีกต่อไป พวกเขาสามารถใช้ Workplace Chat ที่จะช่วยประหยัดทั้งค่าใช้จ่ายส่วนตัวและประหยัดเวลาอย่างมหาศาลได้จากการที่ไม่ต้องโทรหาพนักงานคนอื่นๆ เพื่อให้บริการและทำให้แขกของเรามีความสุข ผมจึงมองว่าการเชื่อมต่อถึงกันเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ที่เกิดขึ้นเองโดยธรรมชาติเป็นอะไรที่ยอดเยี่ยมมาก"

การใช้บอทเพื่อดำเนินการในขั้นตอนการเรียนรู้และพัฒนาโดยอัตโนมัติ

Marcos และทีมของเขายังเป็นกำลังสำคัญในการหันมาใช้บอท การผสานการทำงาน และระบบอัตโนมัติบน Workplace อย่างตั้งอกตั้งใจอีกด้วย

ในเดือนนี้ Marcos ได้โพสต์เกี่ยวกับการเพิ่มบอทชุดล่าสุดอย่างต่อเนื่องที่จะช่วยให้การทำงานใน Ennismore นั้นสร้างความปวดหัวน้อยลงและสร้างความสุขมากขึ้นอีกเล็กน้อย

บอท Flow จะลิงก์บุคลากรที่ไม่มีอีเมลกับ Flow ซึ่งเป็นเครื่องมือสำหรับฝึกอบรมการเรียนรู้และพัฒนาของ Ennismore โดยบอทตัวนี้จะส่งข้อความต้อนรับถึงผู้ใช้รายใหม่ พร้อมด้วยลิงก์ที่ไม่ซ้ำกันซึ่งใช้การเข้าสู่ระบบแบบครั้งเดียวในการเข้าถึงเครื่องมือ Flow ลิงก์ดังกล่าวจะพาพวกเขาไปยังแดชบอร์ดส่วนตัวใน Flow โดยไม่จำเป็นต้องเข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านแยกกัน

หลังจากนั้น บอท Flow ก็จะส่งการเตือนความจำ ข้อความแสดงความยินดี และการแจ้งเตือนเมื่อมีหลักสูตรใหม่ๆ ถึงผู้ใช้รายดังกล่าว

คุณจะแนะนำ Workplace ให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารและวัฒนธรรมองค์กรรายอื่นๆ อย่างไร

"ทีมที่มีความสุขมากขึ้นคือทีมที่เชื่อมต่อกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีส่วนร่วมกันมากขึ้น" Marcos ให้ความเห็น "ทีมที่มีความสุขมากขึ้นจะให้บริการแขกได้ดียิ่งขึ้น ดังนั้น หากเราสร้างความมั่นใจได้ว่าพวกเขาจะทำงานเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน ปฏิบัติตัวให้สอดคล้องกับแบรนด์ วิสัยทัศน์ และวัฒนธรรมของเรา พวกเขาก็จะให้บริการที่ยอดเยี่ยมได้มากขึ้นไปอีก Workplace ได้ช่วยให้พนักงานรู้สึกร่วมกันว่าตนเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรขนาดใหญ่ ซึ่งสิ่งนี้เองที่เป็นกุญแจสำคัญของเรา"

สุดท้ายนี้ Marcos เผยว่าเขาเชื่อว่าทั้งหมดนี้ล้วนแล้วแต่เกี่ยวข้องกับการเชื่อมต่อ "ผมมองว่าสิ่งอื่นๆ จะตามมาหลังจากนั้น" เขากล่าว "แต่คุณจะไม่มีทางทำงานออกมาได้อย่างเต็มที่เลยหากไม่มีทีมที่เชื่อมต่อถึงกัน ซึ่ง Workplace นี่แหละคือการเชื่อมต่อถึงกัน และเป็นสิ่งที่จะช่วยคุณผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลง เกิดวัฒนธรรม แม้กระทั่งเกิดการเติบโต"

ขอขอบคุณ Marcos Eleftheriou จาก Ennismore เป็นอย่างยิ่ง