จัดการเอกสารได้อย่างง่ายดาย
การจัดการเอกสารทั้งหมดที่พนักงานจำเป็นต้องใช้ในการทำงานไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางส่วนที่จะช่วยให้คุณจัดการได้อย่างเหมาะสม
คุณเคยสงสัยหรือไม่ว่าคนเราเสียเวลาไปกับการพยายามตามหาเอกสารต่างๆ มากน้อยเพียงใด รายงานจาก McKinsey ระบุว่า พนักงานใช้เวลาสูงสุดถึง 1.8 ชั่วโมงต่อวันในการค้นหาเอกสารหรือข้อมูลที่ตนต้องการ
นับเป็นการใช้เวลานานขึ้น 13% เมื่อเทียบกับปี 2002
เทคโนโลยีที่เหมาะสมสามารถเพิ่มความสมดุลด้านผลิตภาพได้ ทว่าการมีแอพและเครื่องมือต่างๆ เกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นจำนวนมากก็อาจทำให้การตัดสินใจเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมที่สุดเป็นเรื่องยากได้
นั่นจึงทำให้ Workplace ได้เข้ามามีบทบาทในส่วนนี้
แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace
ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้
จัดเก็บข้อมูลได้ไม่จำกัดในแพลตฟอร์มเดียว
การเปิดให้ใช้งานการจัดการไฟล์และข้อมูลที่เรียบง่ายผ่านฟีเจอร์กลุ่มบน Workplace เป็นหนึ่งในวิธีที่ Workplace ช่วยลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำงานและเพิ่มผลิตภาพ
ฟีเจอร์กลุ่มบน Workplace เป็นพื้นที่เปิดหรือพื้นที่ส่วนตัวสำหรับพูดคุยเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ จัดการข้อมูล และแชร์เอกสารกับผู้คนและทีมอื่นๆ ได้อย่างปลอดภัย
กลุ่มช่วยให้พนักงานจากทุกอุตสาหกรรมสามารถใช้ Workplace เป็นช่องทางหลักในการทำงานร่วมกัน ทั้งยังกลายเป็นที่แรกที่พนักงานเข้าสู่ระบบในตอนเช้าเพื่อมีส่วนร่วมและทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหารโดยตรง
นอกจากนี้ พนักงานยังได้ใช้ Workplace และการผสานการทำงานบน Workplace จำนวนมากร่วมกับเครื่องมือสำหรับแชร์ไฟล์เพื่อแชร์และทำงานร่วมกันในเอกสารต่างๆ โดยไม่มีข้อจำกัดด้านจำนวนและขนาดไฟล์อีกด้วย
คุณสามารถทำอะไรได้บ้าง
- สร้างกลุ่มสำหรับโปรเจ็กต์ต่างๆ และเลือกว่าต้องการให้กลุ่มเหล่านั้นเป็นกลุ่มเปิด กลุ่มปิด หรือกลุ่มลับเพื่อจัดการสิทธิ์การเข้าถึงและเพื่อรักษาความปลอดภัย
- อัพโหลดและแชร์ไฟล์ รวมถึงเอกสารต่างๆ ได้อย่างไม่จำกัด คุณสามารถจัดเก็บเอกสารไว้ภายในกลุ่มที่เกี่ยวข้องเพื่อให้สมาชิกกลุ่มแต่ละคนสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ภายในไม่กี่วินาที นับเป็นการปรับปรุงครั้งใหญ่จากเดิมที่มีการประมาณการว่าพนักงานจะต้องค้นหาถึง 8 ครั้งจึงจะพบกับเอกสารที่ต้องการ
- ทุกครั้งที่คุณโพสต์เนื้อหาบางอย่างไปยังกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นบันทึกการประชุมไปจนถึงการนำเสนอชิ้นงาน สมาชิกแต่ละคนจะได้รับการแจ้งเตือนเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีที่ข้อมูลดังกล่าวพร้อมให้ใช้งาน และหากคุณต้องการคนที่เหมาะที่จะดำเนินการบางอย่างหรือตอบข้อสงสัย คุณก็สามารถแท็กบุคคลเหล่านั้นในโพสต์เพื่อให้คนเหล่านี้ไม่พลาดการอัพเดตได้ง่ายๆ
ไม่มีซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารใดที่ "ใช้ได้ทุกสถานการณ์"
สำหรับธุรกิจที่ต้องการปรับรูปแบบการจัดการเอกสารให้เหมาะกับตนเอง Workplace ได้ผสานการทำงานกับเครื่องมือสำหรับแชร์ไฟล์และจัดการเอกสารยอดนิยมที่ผู้คนต่างใช้ในชีวิตประจำวันเป็นจำนวนมาก
ทีมที่ต้องการแลกเปลี่ยนข้อมูลและเอกสารเกี่ยวกับบางโปรเจ็กต์โดยเฉพาะสามารถส่งและจัดเก็บไฟล์อย่างปลอดภัยได้ผ่าน Box หรือ Microsoft SharePoint
วิธีนี้ช่วยให้พนักงานทำงานในไฟล์ที่แชร์ร่วมกันได้โดยตรงจากทุกที่ทั่วโลก ทั้งจากมือถือหรือคอมพิวเตอร์ของตนเอง รวมถึงทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อเทียบกับในอดีต
หากคุณชื่นชอบระบบอื่นมากกว่า Workplace เองก็มีการผสานการทำงานกับ Google Drive ด้วยเช่นเดียวกัน การผสานการทำงานนี้จะทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มสำหรับทำงานร่วมกันแบบครบวงจรที่คุณและสมาชิกกลุ่มคนอื่นๆ สามารถอัพเดตและจัดเก็บไฟล์ทุกประเภทและทุกขนาดได้
หากคุณส่งคำเชิญให้สมาชิกใหม่เข้าร่วมกลุ่มบน Workplace บุคคลดังกล่าวจะมีสิทธิ์เข้าถึง Google Drive ของกลุ่มนั้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้ค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดายตั้งแต่ที่เริ่มต้นใช้งาน
สำหรับพนักงานที่ทำงานจากทางไกลหรือพนักงานที่มีแนวโน้มต้องทำงานขณะเดินทาง Quip คือเครื่องมือที่เหมาะสมอย่างยิ่ง โดยหลังจากที่คุณเปิดใช้งานการผสานการทำงานแล้ว คุณจะสามารถสร้าง แก้ไข และจัดการเอกสารต่างๆ อย่างราบรื่นได้จากโทรศัพท์ของคุณโดยตรง
นอกจากนี้ คุณยังสามารถเชิญชวนให้เพื่อนร่วมงานเข้ามาดูและมีส่วนร่วมในงานของคุณได้ เตรียมตัวพบกับการเดินทางไปทำงานที่อัดแน่นไปด้วยผลิตภาพได้เลย...
นอกจากนี้ OneDrive, Egnyte, AODocs และ Dropbox ยังพร้อมให้ใช้งานในรูปแบบการผสานการทำงานกับ Workplace เพื่อให้ทุกองค์กรมั่นใจได้ว่าตนจะเจอเครื่องมือสำหรับค้นหาและจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จลุล่วงมากขึ้นอีกด้วย
เชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ
รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน
เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย โดยคุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว
อ่านต่อ
