วิธีปรับปรุงผลิตภาพของพนักงาน

คุณจะสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ช่วยให้ผู้คนบรรลุผลสำเร็จมากขึ้นได้อย่างไร ปัจจุบัน ผลิตภาพของพนักงานเป็นประเด็นหนึ่งที่ผู้คนเริ่มให้ความสนใจกันมากขึ้น เนื่องจากความรู้ความเข้าใจในด้านจิตวิทยาการทำงาน ตลอดจนการเข้าถึงเครื่องมือและเทคโนโลยีใหม่ๆ ก้าวหน้าไปมากขึ้น บทความนี้จะพาคุณไปสำรวจการให้ความหมาย การวัดผล และการปรับปรุงผลิตภาพในยุคการทำงานแบบไฮบริด

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 6 นาที
employee productivity - Workplace from Meta
ผลิตภาพของพนักงานคืออะไร

ผลิตภาพของพนักงานคืออะไร

ผลิตภาพของบุคคล คือปริมาณงานที่บุคคลสามารถทำได้ในระยะเวลาที่กำหนด แม้จะเป็นการวัดผลที่เข้าใจง่าย แต่ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อผลิตภาพกลับมีความหลากหลายและซับซ้อน ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือที่ผู้คนใช้ ไปจนถึงวิธีการสร้างสภาพแวดล้อมที่นำไปสู่ความสำเร็จขององค์กร

ผลิตภาพของแต่ละบุคคลย่อมมีลักษณะที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งใช่ว่าจะเป็นข้อเสีย พนักงานที่ใช้เวลาทำงานชิ้นสำคัญเพียงชิ้นเดียวเป็นเวลานานนั้นมีคุณค่าเทียบเท่ากับพนักงานที่สามารถทำงานปริมาณมากได้ในเวลาอันสั้น ผู้ที่ทำหน้าที่แก้ปัญหาในคลังสินค้าจะตั้งเป้าหมายและใช้ความเร็วในการทำงานแตกต่างจากผู้ที่ทำงานในสำนักงาน

ธุรกิจอาจวัดผลิตภาพโดยรวมในระดับบริษัทหรือทีม ตลอดจนพิจารณาอัตราการผลิตงานของพนักงานแต่ละคน การทำงานในระดับที่ใหญ่ขึ้นช่วยให้ผู้นำธุรกิจตรวจสอบได้ว่า ทีมประกอบด้วยพนักงานในสัดส่วนที่เหมาะสมหรือไม่

คุณจะวัดผลิตภาพของพนักงานได้อย่างไร

คุณจะวัดผลิตภาพของพนักงานได้อย่างไร

แหล่งข้อมูลบางแห่งพบว่า พนักงานทั่วไปมีผลิตภาพเพียง 3 ชั่วโมงในทุกๆ 8 ชั่วโมง อย่างไรก็ตาม การกำหนดผลิตภาพในรูปแบบของคุณนั้นขึ้นอยู่กับเกณฑ์ชี้วัดและวิธีการที่คุณใช้

ตามที่เราเคยกล่าวไว้ในประเด็นการจัดการผลิตภาพ การวัดผลแบบคลาสสิกนั้นมาจากสมการง่ายๆ คือ

  • ผลิตภาพ = ผลผลิต (ปริมาณที่คุณทำได้) ÷ ปัจจัยการผลิต (ชั่วโมงทำงานและทรัพยากร)

นี่คือสูตรพื้นฐาน แต่เมื่อเวลาผ่านไป การวัดผลิตภาพ โดยเฉพาะผลิตภาพรายบุคคลหรือผลิตภาพส่วนตัวก็ยิ่งมีความซับซ้อนมากขึ้น วิธีวัดผลิตภาพบางวิธีได้นำปัจจัยอื่นๆ นอกเหนือจากปัจจัยการผลิตและผลผลิตมาคิดเพื่อประเมินคุณภาพของชิ้นงานและต้นทุนทางการเงินที่เกี่ยวข้อง

การวัดประสิทธิภาพและประสิทธิผล

การวัดประสิทธิภาพและประสิทธิผล

คุณสามารถติดตามผลิตภาพในแง่ของประสิทธิภาพการทำงานได้ เช่น ความเร็วที่ใช้ในการทำงานให้สำเร็จ

แต่จะเป็นอย่างไร หากงานมีประสิทธิภาพสูงแต่คุณภาพต่ำ การวัดประสิทธิผลของผลิตภาพจึงพยายามหาคำตอบให้กับคำถามนี้ โดยการนำมาตรฐานคุณภาพเข้ามาพิจารณาด้วย

ตัวอย่างเช่น ผลิตภาพของพนักงานในศูนย์ติดต่อควรวัดจากจำนวนสายที่ให้บริการจนเสร็จสมบูรณ์และลูกค้าให้คะแนนระดับการบริการที่ 7/10 ขึ้นไป การวัดผลประเภทนี้ให้ข้อมูลที่มากกว่าการวัดประสิทธิภาพเพียงอย่างเดียว แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณภาพในเชิงปริมาณ และไม่สามารถทำได้จริงเสมอไป

วิธีการวัดผลิตภาพบางรูปแบบจะพิจารณาจากการลงทุนทางการเงินที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ด้วย ไม่ได้คำนึงถึงเวลาของพนักงานเพียงอย่างเดียว ตัวอย่างเช่น พนักงาน A กลายเป็นบุคลากรที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมาก เนื่องจากได้รับการฝึกอบรมที่เข้มข้นจากนายจ้าง ในทางตรงกันข้าม พนักงาน B อาจมีทักษะเดียวกันนี้อยู่แล้วในขณะที่ได้รับการจ้างงาน หากเราพิจารณาต้นทุนทางการเงินร่วมด้วยแล้ว องค์กรอาจประเมินว่าพนักงาน B มีผลิตภาพสูงกว่า

เมื่อองค์กรต่างๆ พิจารณาการสรรหาบุคลากรหรือการฝึกอบรมท่ามกลางโลกแห่งการทำงานยุคใหม่ ความสามารถในการวัดผลเช่นนี้อาจมีความสำคัญมากขึ้น การดำเนินการใดใช้ต้นทุนมากกว่ากันระหว่างการฝึกอบรมหรือการจ้างพนักงานที่มีทักษะเหมาะสม จะคุ้มค่ากว่าไหมหาก "ซื้อ" ผลิตภาพ หรือสร้างผลิตภาพขึ้นมาเองภายในองค์กร

การวัดผลเชิงจิตวิสัยและวัตถุวิสัย

การวัดผลเชิงจิตวิสัยและวัตถุวิสัย

เมื่อผลลัพธ์เป็นสิ่งที่จับต้องได้ เช่น จำนวนการโทรหรือลูกค้าที่ให้บริการ คุณก็สามารถวัดผลิตภาพได้โดยการนับจำนวนผลลัพธ์ รูปแบบนี้เรียกว่า การวัดผลิตภาพเชิงวัตถุวิสัย

แต่เมื่อใดก็ตามที่คุณวัดผลิตภาพของพนักงานที่ใช้ความรู้หรือความคิดสร้างสรรค์ การระบุผลผลิตในวิธีการเชิงปริมาณจะซับซ้อนยิ่งขึ้น ในกรณีเช่นนี้ ทีมสามารถใช้การวัดผลเชิงจิตวิสัยหรือการประเมินด้วยตนเองโดยใช้แบบสอบถามพนักงาน แม้วิธีนี้จะมีความแม่นยำน้อยกว่าการวัดผลเชิงวัตถุวิสัย แต่การวิจัยกลับพบว่าผลิตภาพจากการประเมินด้วยตนเองสัมพันธ์กับวิธีการวัดเชิงวัตถุวิสัย

การเปรียบเทียบผลิตภาพของพนักงานกับเกณฑ์มาตรฐาน

การเปรียบเทียบผลิตภาพของพนักงานกับเกณฑ์มาตรฐาน

การวัดผลิตภาพจะมีความหมายต่อเมื่อคุณทราบถึงสิ่งที่ต้องการ การเปรียบเทียบระดับผลิตภาพกับเกณฑ์มาตรฐานทำให้คุณรู้ว่าความสำเร็จเป็นอย่างไร และรู้ตัวว่าเมื่อใดที่คุณเก่งหรือล้าหลัง การกำหนดเกณฑ์มาตรฐานของผลิตภาพขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของคุณ และประเภทของงานที่พนักงานกำลังทำอยู่ คุณอาจเลือกและกำหนดเกณฑ์มาตรฐานของผลิตภาพขึ้นมาใหม่ได้ในอนาคต เมื่อคุณได้เรียนรู้วิธีการดำเนินการของธุรกิจมากขึ้น

รายงานผลิตภาพของพนักงาน

รายงานผลิตภาพของพนักงาน

รายงานผลิตภาพคือเอกสารหรือแดชบอร์ดที่แสดงปริมาณงานของพนักงานหรือทีมเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือแม้แต่รายชั่วโมง รายงานนี้สามารถทำได้เองโดยใช้แผนภูมิหรือระบบสเปรดชีท หรือใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยทำให้งานบางส่วนดำเนินเองโดยอัตโนมัติ

รายงานผลิตภาพของพนักงานช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวม ซึ่งเมื่อเวลาผ่านไป คุณจะสามารถระบุรูปแบบและแนวโน้มของผลิตภาพในทีมของคุณ เช่น พนักงานอาจทำงานเสร็จในช่วงกลางสัปดาห์มากกว่าในเช้าวันจันทร์ เป็นต้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถเห็นความแตกต่างของผลิตภาพอันไม่แน่นอนของสมาชิกในทีม รวมถึงความแตกต่างของปริมาณงานที่แต่ละคนทำได้

องค์กรสามารถจัดทำรายงานผลิตภาพโดยยึดตามข้อมูลเชิงอัตนัย โดยให้พนักงานบันทึกชั่วโมงการทำงานและภาระงาน หรือยึดตามข้อมูลการดำเนินงานตามวัตถุประสงค์ เช่น รายได้และปริมาณงาน

ขจัดปัญหาในที่ทำงานด้วย Workplace

ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้

ปัจจัยที่ส่งผลต่อผลิตภาพของพนักงาน

ปัจจัยที่ส่งผลต่อผลิตภาพของพนักงาน

พนักงานแต่ละคนมีความแตกต่างกัน บางคนมีผลิตภาพสูง ในขณะที่บางคนใช้เวลาทำงานนานกว่า สาเหตุหนึ่งที่ทำให้ระดับผลิตภาพในทีมแตกต่างกันอาจมาจากลักษณะนิสัย รูปแบบการทำงาน หรือความสามารถ ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณไม่สามารถควบคุม แต่ก็ยังมีอีกหลายปัจจัยที่คุณสามารถปรับได้เพื่อช่วยให้พนักงานของคุณมีผลิตภาพอย่างเต็มที่

ปัจจัยเหล่านี้ประกอบด้วย

สวัสดิภาพของพนักงาน

สมาชิกในทีมมีสุขภาพดีหรือไม่ พวกเขามีสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและการทำงานที่เหมาะสมหรือไม่ พวกเขารู้สึกสบายใจและมีความมั่นใจในการทำงานหรือไม่ อีกทั้งยังได้รับการสนับสนุนและการปรับเปลี่ยนในยามจำเป็น เช่น เมื่อต้องลาป่วย ลางานเพราะสภาพร่างกาย หรือลาไปเลี้ยงดูบุตร ได้หรือไม่

เครื่องมือการสื่อสาร

พนักงานสามารถติดต่อกันและกันได้ง่ายเพียงใด เครื่องมือและช่องทางการติดต่อของธุรกิจที่เชื่อมต่อสมาชิกในทีมเข้าด้วยกันใช้งานง่าย เชื่อถือได้ และมีคุณภาพสูงหรือไม่ การศึกษาวิจัยโดย McKinsey เผยให้เห็นว่า เทคโนโลยีโซเชียลช่วยให้ผลิตภาพของพนักงานที่ใช้ความรู้ในการทำงานเพิ่มขึ้น 20-25%

แนวทางการบริหารจัดการ

หัวหน้าทีมมีส่วนร่วมมากน้อยเพียงใดและสิ่งนี้ส่งผลต่อการมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างไร หัวหน้าทีมพร้อมช่วยเหลือและเข้าถึงได้ง่ายหรือไม่ และใช้จุดแข็งของพนักงานแต่ละคนเพื่อช่วยพวกเขาในการทำงานและพัฒนาตนหรือไม่ องค์กรที่ต้องการส่งเสริมทีมงานและผู้จัดการให้ประสบความสำเร็จจะพยายามช่วยเหลือผู้ที่ทุ่มเทแรงกายแรงใจให้กับงานที่ทำและใช้ความสามารถที่มีอยู่อย่างเต็มที่

อุปกรณ์

พนักงานมีเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการทำงานหรือไม่ พวกเขาได้รับการฝึกอบรมการใช้งานเครื่องมืออย่างเหมาะสมหรือไม่ อุปกรณ์ที่มีใช้งานง่ายและมีคุณภาพสูงหรือไม่ หรือต้องใช้เวลาและความพยายามของพนักงานเพื่อให้อุปกรณ์ทำงานได้ตามปกติ

การฝึกอบรม

พนักงานรู้วิธีปฏิบัติงานประจำวันและรับมือกับความท้าทายที่เกิดขึ้นเป็นประจำโดยไม่หยุดชะงักและขอความช่วยเหลือหรือไม่ พนักงานได้รับการเตรียมความพร้อมในระดับที่เหมาะสมเมื่อเข้ามาทำงานในบริษัท และได้รับการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องเพื่อลับทักษะให้เฉียบคมอยู่เสมอหรือไม่

คุณจะเพิ่มผลิตภาพของพนักงานได้อย่างไร

คุณจะเพิ่มผลิตภาพของพนักงานได้อย่างไร

เราได้พูดถึงสิ่งเหล่านี้ไปบ้างแล้ว โดยปัจจัยอย่างรูปแบบการบริหารจัดการ การฝึกอบรม การลงทุนในเครื่องมือของบริษัท และสภาพแวดล้อมในการทำงาน ทั้งหมดล้วนมีบทบาทสำคัญที่ทำให้ผู้คนมีผลิตภาพ

แต่คุณจะทำอย่างไร หากสมาชิกในทีมไม่ได้มีผลิตภาพอย่างที่คุณคาดไว้ แม้มีปัจจัยพื้นฐานเพียบพร้อมทั้งหมดแล้วก็ตาม มาดูแนวคิดบางส่วนที่จะช่วยพัฒนาแนวทางของคุณกัน

  • ให้กำลังใจและชมเชย

ใช้ไม้อ่อน อย่าใช้ไม้แข็ง การชมเชยพนักงานเมื่อทำงานได้ดีจะทำให้พนักงานรู้สึกดี และเป็นการสื่อให้คนในทีมทราบว่าคุณเห็นค่าของการทำงานหนักและผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม

พยายามและหาวิธีสนับสนุนและให้กำลังใจเมื่อบุคลากรกำลังทำงานที่ยากและท้าทาย ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยให้พนักงานรับรู้ว่าคุณเชื่อมั่นในตัวพวกเขา

การศึกษาของ Harvard Business School พบว่า คำชมเชยสามารถเป็นแรงผลักดันให้กับพนักงานได้โดยสะท้อนให้พนักงานเห็น 'ตัวตนในแบบที่ดีที่สุด' ของตนและช่วยให้พวกเขามองเห็นคุณค่าและความสำคัญของงานที่ทำ

  • ให้เวลาหยุดพักผ่อน

การให้พนักงานหยุดพักผ่อนเพื่อให้มีผลิตภาพมากขึ้นอาจฟังดูเป็นเรื่องแปลก แต่กลับเป็นวิธีที่เข้าท่า หากการหยุดพักผ่อนนั้นช่วยให้พวกเขาได้มีโอกาสเติมพลังกายและใจ แน่นอนว่า เราไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มที่หากเราเกิดอาการหมดไฟ ซึ่งบางครั้ง ปัญหานี้ก็แก้ได้ง่ายๆ จากการสำรวจโดย Glassdoor พบว่า 66% ของพนักงานในสหรัฐฯ กล่าวว่า ตนจะทำงานได้ดีขึ้นหากได้นอนหลับพักผ่อนมากขึ้น

  • ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้ชัดเจน

คุณยังจำแนวคิดเกี่ยวกับการแบ่งงานชิ้นใหญ่ออกเป็นส่วนย่อยเพื่อทำให้งานง่ายขึ้นได้ไหม เราจะนำแนวคิดดังกล่าวมาใช้ในส่วนนี้ แม้ว่าขอบเขตงานจะชัดเจนสำหรับคุณ แต่สมาชิกในทีมอาจไม่เข้าใจสิ่งที่คุณคาดหวังจากบทบาทของพวกเขา และบางครั้ง คุณอาจต้องเจาะจงเรื่องพื้นฐานนี้ให้ชัดเจน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานเข้าใจงานที่คุณมอบหมายให้พวกเขาทำ เวลา และวิธีการ ระบุอย่างชัดเจนให้พนักงานรู้ว่า พวกเขาสามารถถามคำถามหากมีบางสิ่งที่ไม่แน่ใจและจะได้รับคำตอบที่เป็นประโยชน์ ทำงานร่วมกับพนักงาน โดยกำหนดเป้าหมายในระยะยาวและระยะสั้นที่คุณต้องการให้พนักงานบรรลุ และต้องแน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจขั้นตอนที่ต้องดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น

  • สร้างการแข่งขัน (เล็กๆ)

มนุษย์เป็นสัตว์สังคม และเราชอบที่จะเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม นอกจากนี้ เรายังต้องการแข่งขันกันภายในกลุ่มและเป็นที่หนึ่ง การแข่งขันที่สร้างสรรค์พร้อมรางวัลที่เหมาะสมอาจช่วยสร้างแรงกระตุ้นให้กับพนักงานที่เฉื่อยชาและไม่ใส่ใจงานของตนได้

อย่างไรก็ตาม คุณควรตัดสินใจให้ดี เพราะข้อมูลของนักวิจัย Po Bronson และ Ashley Merryman พบว่า 50% ของพนักงานกระตือรือร้นกับการแข่งขันในที่ทำงาน, 25% เหนื่อยกับการแข่งขัน และ 25% รู้สึกเฉยๆ

  • ให้รางวัลจูงใจ

การผูกรางวัลตอบแทนและผลประโยชน์ไว้กับผลงาน เป็นกลยุทธ์ที่เชื่อถือได้สำหรับหลายบริษัท แต่เมื่อพิจารณาอย่างถี่ถ้วนแล้ว ดูเหมือนว่าแนวทางการให้รางวัลจูงใจของคุณสามารถสร้างหรือทำลายประสิทธิภาพของตัวมันเองได้

ย้อนกลับไปเมื่อทศวรรษ 1990 Alfie Kohn อธิบายไว้ว่า รางวัลจูงใจสามารถมีอิทธิพลต่อพฤติกรรมของเราในระยะสั้น แต่ไม่สามารถสร้างแรงกระตุ้นในระยะยาวได้ ซึ่งการวิเคราะห์นี้เป็นสิ่งที่เขายังคงค้นคว้ามาตลอด 25 ปีให้หลัง เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ รางวัลจูงใจจะต้องสอดคล้องกับโปรแกรมการมีส่วนร่วมของพนักงานในวงกว้าง ซึ่งจะช่วยให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วม มีคุณค่า และได้รับการรับฟัง นอกเหนือจากการได้รับรางวัล

คุณอาจสนใจบทความต่อไปนี้

เชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ

รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน

เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย โดยคุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว

บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่
ขอบคุณสำหรับความเห็นของคุณ

โพสต์ล่าสุด

ประสิทธิภาพการทำงาน | ใช้เวลาอ่าน 11 นาที

ผลิตภาพคืออะไรและเหตุใดจึงมีความสำคัญ

ผลิตภาพเป็นประเด็นยอดนิยมมาตั้งแต่ก่อนที่ทั้งโลกจะล็อกดาวน์ ซึ่งปัจจุบันได้กลายเป็นกุญแจสำคัญสำหรับธุรกิจ ค้นพบความสำคัญของผลิตภาพ วิธีวัดผล และวิธีเพิ่มผลิตภาพในยุคหลังการแพร่ระบาดใหญ่

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 10 นาที

เทคนิคบริหารจัดการเวลา

เมื่อวิธีและสถานที่ทำงานของเราเปลี่ยนแปลงไป การช่วยให้บุคลากรที่ทำงานจากทางไกลและบุคลากรหน้างานมีส่วนร่วมและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ เทคนิคบริหารจัดการเวลาเหล่านี้สามารถช่วยคุณได้

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 7 นาที

วิธีเพิ่มผลิตภาพของตัวคุณเอง

ผลิตภาพในตัวเองคืออะไร และคุณจะพัฒนาผลิตภาพได้อย่างไร ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อบรรลุเป้าหมายด้านผลิตภาพของคุณ