เมื่อไม่นานมานี้ เราได้เห็นงานเขียนมากมายเกี่ยวกับ "Quiet Quitting" (การเลิกทำงานเกินหน้าที่) และผลกระทบที่มีต่อทั้งธุรกิจและพนักงาน ทว่าโดยพื้นฐานแล้ว "Quiet Quitting" คือรูปแบบหนึ่งของการเลิกมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างฉับพลัน ปัจจัยที่อาจส่งผลให้พนักงานเลิกมีส่วนร่วมนั้นมีหลากหลายประการ ดังนั้น การรับมือกับ Quiet Quitting ในทุกรูปแบบจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่บริษัทต่างๆ จะต้องดำเนินการในหลากหลายมิติ อย่างไรก็ตาม ประเด็นหนึ่งที่บริษัทสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงได้ทันทีคือการเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานขณะประชุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการประชุมผ่านทางวิดีโอคอลที่จัดขึ้นเป็นประจำทุกวัน

หากถามว่าอะไรคือสิ่งที่แย่ไปกว่าการประชุมที่ยืดเยื้อแต่ไร้ประสิทธิภาพ ให้คุณลองประชุมผ่านทางวิดีโอคอลติดต่อกันสามชั่วโมงดู ในยุคการทำงานแบบไฮบริดที่พนักงานของคุณบางคนนั่งอยู่ในห้องประชุม ขณะที่คนอื่นๆ เข้าร่วมประชุมจากโต๊ะทำงานในโฮมออฟฟิศของตนเอง ความเสี่ยงที่ผู้คนจะ "เอาใจออกห่าง" และไม่ให้ความสนใจเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้บ่อยมากและสร้างผลกระทบอย่างมากด้วยเช่นกัน เนื่องจากปัจจุบันผู้คนสามารถปิดกล้องของตนเองและเลิกมีส่วนร่วมกับการประชุม หันไปคุยในประเด็นอื่น หรือแม้แต่ทำ "สิ่งอื่นๆ นอกเหนือจากการประชุม" โดยที่คุณไม่รู้ตัวได้อย่างง่ายดาย ลองคิดดูว่าบริษัทของคุณจะต้องเสียทรัพยากรในแง่ของเวลาและเงินมากเพียงใดกับสิ่งเหล่านี้

ในทางกลับกัน หากการประชุมเป็นไปอย่างเหมาะสม พนักงานของคุณก็จะรู้สึกกระตือรือร้นและธุรกิจของคุณก็จะก้าวไปข้างหน้า นี่จึงเป็นเหตุผลที่คุณควรมองทุกๆ การประชุมว่าเป็นการลงทุนกับทั้งบุคลากรและกับธุรกิจของคุณ ไม่ว่าการประชุมนั้นจะอยู่ในรูปแบบของการพบปะกันหรือวิดีโอคอลก็ตาม ข่าวดีก็คือ คุณสามารถทำตามขั้นตอนง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนดังกล่าวได้

1. วางแผนเหตุการณ์ก่อนและหลังวิดีโอคอล

   สิ่งที่ทำให้การประชุมทั้งแบบพบปะกันหรือแบบวิดีโอคอลมีประสิทธิภาพนั้นส่วนใหญ่แล้วเกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ ทั้งในช่วงก่อนและหลังประชุม ก่อนกำหนดการประชุม สิ่งสำคัญคือคุณควรทำความเข้าใจผลลัพธ์ที่ตนเองต้องการ จากนั้นจึงวางแผนวาระการประชุมเพื่อส่งเสริมให้เกิดผลลัพธ์ดังกล่าว หากมีเวลาประชุมน้อย ลองส่งข้อมูลให้ผู้อื่นอ่านล่วงหน้าเพื่อที่คุณจะได้เริ่มพูดคุยและตัดสินใจได้ทันที แทนที่จะต้องให้ข้อมูลขณะประชุม เมื่อประชุมเสร็จ อย่าลืมส่งสรุปการประชุมพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไป เจ้าของงาน และกรอบเวลาต่างๆ ให้ชัดเจน วิธีนี้ไม่เพียงแต่จะกระตุ้นความรับผิดชอบของผู้ที่เข้าร่วมประชุม แต่ยังช่วยให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมได้มีส่วนร่วมในภายหลังอีกด้วย

2. สร้างบรรยากาศที่เปิดกว้าง

   เมื่อคุณวางแผนการประชุม คุณควรคำนึงด้วยว่าคุณจะเปิดโอกาสให้ตัวแทนของแต่ละทีมได้แบ่งปันไอเดียและการมีส่วนร่วมของตนอย่างไรบ้าง การทำให้สมาชิกในทีมส่วนใหญ่รู้สึกว่าตนมีส่วนในผลลัพธ์ของการประชุมเป็นสิ่งสำคัญ เพราะไม่เพียงแต่จะกระตุ้นการมีส่วนร่วมในระหว่างที่ประชุม แต่ยังกระตุ้นให้คนเหล่านี้ลงมือปฏิบัติตามที่ประชุมด้วยเช่นกัน ทั้งนี้ ขณะที่คุณขอความร่วมมือจากพนักงาน อย่าลืมว่าทุกคนมีรูปแบบการสื่อสารที่ไม่เหมือนกัน บางคนอาจพูดแบบไม่ต้องเตรียมตัวได้อย่างดีเยี่ยม ขณะที่คนอื่นๆ ต้องใช้เวลาก่อนที่จะพูดสิ่งต่างๆ ออกมาและอาจต้องการเวลาเตรียมตัวมากกว่าคนอื่น

3. สร้างบรรยากาศที่ดูเป็นมืออาชีพโดยกำหนดให้ทุกคน "เปิดกล้อง" ขณะประชุม

   การขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมเปิดกล้องของตนเองแม้ว่าไม่ได้พูดอยู่เป็นการสื่อสารว่าคุณคาดหวังให้คนเหล่านี้จดจ่อกับสิ่งต่างๆ ในระหว่างการพูดคุยอย่างเต็มที่ นอกจากนั้นแล้ว การเปิดกล้องยังทำให้คุณได้เห็นการตอบสนองผ่านทางภาษากายในแบบเรียลไทม์ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารแบบเห็นหน้ากันอีกด้วย

4. ระวังเรื่องความเหนื่อยล้าจากการประชุม

   ร่างกายของคนเราไม่ได้ถูกสร้างมาให้นั่งประชุมอยู่ตลอดเวลา พร้อมมองช่องสี่เหลี่ยมจัตุรัสเล็กๆ บนหน้าจอไปด้วย การให้ผู้คนได้ลุกขึ้นยืนและขยับร่างกายเมื่อมีโอกาสจึงเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณวางแผนที่จะประชุมนานกว่าหนึ่งชั่วโมง คุณก็ควรมีช่วงพักสั้นๆ ระหว่างการประชุม เคล็ดลับอีกข้อหนึ่งได้แก่ การกำหนดเวลาประชุมโดยเริ่มประชุมในนาทีที่ 5 ของทุกต้นชั่วโมงเพื่อให้ผู้คนได้มีเวลาผ่อนคลาย ยืดเส้นยืดสาย และเคลื่อนไหวร่างกายก่อนขอให้ร่วมประชุมในหัวข้อใหม่ ซึ่งหากอยู่ในออฟฟิศ พนักงานสามารถเคลื่อนไหวร่างกายได้อยู่แล้วด้วยการเดินจากห้องประชุมหนึ่งไปยังอีกห้องหนึ่ง ดังนั้น พนักงานที่ทำงานจากทางไกลจึงต้องพยายามเคลื่อนไหวร่างกายให้มากขึ้น

5. ลงทุนในเทคโนโลยีที่สร้างโอกาสที่เท่าเทียมให้กับพนักงานที่ทำงานจากทางไกล

   พูดง่ายๆ ก็คือ พนักงานที่ทำงานจากทางไกลต้องการให้เพื่อนร่วมงานและหัวหน้ายอมรับในผลงานและการมีส่วนร่วมของตน สิ่งนี้เป็นปัจจัยสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมไฮบริดที่พนักงานบางส่วนทำงานที่ออฟฟิศ ขณะที่บางส่วนทำงานจากทางไกล ซึ่งแม้ว่าจะไม่มีสิ่งใดที่สามารถทดแทนการพบกันแบบตัวเป็นๆ ได้ แต่เทคโนโลยีก็สามารถช่วยในเรื่องนี้ได้

แม้ว่าประเด็น Quiet Quitting จะเป็นปัญหาที่พบได้บ่อยและมีหลากหลายแง่มุม แต่ธุรกิจต่างๆ ก็สามารถดำเนินการในรูปแบบที่จับต้องได้และทำได้จริงเพื่อช่วยลดผลกระทบของสิ่งนี้ได้ ในขณะที่ธุรกิจต่างๆ เปลี่ยนรูปแบบการทำงานของพนักงานมาเป็นแบบไฮบริดกันมากขึ้น การประชุมออนไลน์ เช่น การประชุมผ่านทางวิดีโอคอล ก็ได้กลายเป็นศูนย์กลางของความสำเร็จของแต่ละบริษัทด้วยเช่นกัน ดังนั้น คุณจึงควรให้ความสำคัญกับการปรับปรุงการมีส่วนร่วมขณะประชุมผ่านทางวิดีโอคอลเป็นอันดับต้นๆ

การวางแผนและจัดประชุมอย่างมีระบบ รวมถึงการลงทุนด้านเทคโนโลยีอย่างชาญฉลาด สิ่งเหล่านี้จะทำให้ธุรกิจต่างๆ เปิดโอกาสให้พนักงานทั้งหมดของตนประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น กระตุ้นการมีส่วนร่วม ตลอดจนเพิ่มประสิทธิภาพของคนเหล่านี้ในระยะยาวได้

อ่านต่อ