วิธีสร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้

ความรู้คือพลัง แต่บ่อยครั้งก็เป็นแง่มุมการเติบโตในที่ทำงานที่ถูกมองข้าม คุณจะทำสิ่งใดได้บ้างเพื่อส่งเสริมวัฒนธรรมการแบ่งปันข้อมูลในองค์กรของคุณ

ความร่วมมือในทีม | ใช้เวลาอ่าน 8 นาที
การแบ่งปันความรู้คืออะไร

การแบ่งปันความรู้คืออะไร

ความรู้เปรียบเสมือนเส้นเลือดใหญ่ของบริษัท การมีความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับตลาด กระบวนการ ตลอดจนทักษะและประสบการณ์ที่องค์กรมีให้นั้น ถือเป็นสิ่งสำคัญในการเติบโตและสร้างประสิทธิภาพ

เมื่อผู้คนแบ่งปันความรู้อย่างมีประสิทธิภาพ ทุกคนก็จะได้รับประโยชน์ กระบวนการต่างๆ สามารถทำได้เร็วและง่ายขึ้น พนักงานเรียนรู้จากสิ่งที่ผ่านไปแล้ว ไม่ต้องทำงานซ้ำโดยไม่จำเป็น และมีความเสี่ยงลดลง อย่างเช่น การเก็บบันทึกโครงการก่อนหน้าไว้จะช่วยให้รู้วิธีที่ได้ผลและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการเริ่มโครงการใหม่ได้

ในทางกลับกัน คุณอาจต้องเริ่มต้นจากศูนย์ซ้ำแล้วซ้ำอีกหากไม่สามารถเข้าถึงคลังความรู้ขององค์กร

ความรู้ขององค์กรมักแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่

  • ความรู้แบบชัดแจ้ง จะอยู่ในเอกสารขององค์กร เช่น อีเมล ข้อความ วิดีโอฝึกอบรม นโยบาย ฯลฯ ซึ่งเข้าถึงและแบ่งปันได้ง่าย เนื่องจากมีการบันทึกไว้แล้ว

  • ความรู้แบบฝังลึก นั้นลึกซึ้งยิ่งกว่า โดยเป็นการเรียนรู้ผ่านประสบการณ์ในชีวิตประจำวัน หลักปฏิบัติในการทำงาน และวัฒนธรรม ความรู้แบบฝังลึกจะนิยามได้ยากกว่า และแบ่งปันได้ยากกว่า แต่ก็มีความสำคัญพอๆ กับความรู้แบบชัดแจ้ง นอกจากนี้ยังเป็นความรู้ประเภทที่คนนำติดตัวไปด้วยได้เมื่อออกจากบริษัท

เนื่องจากไม่มีองค์กรใดมีแหล่งหรือคลังความรู้เพียงแห่งเดียว การที่จะแบ่งปันความรู้ได้นั้นส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับตัวบุคคล แต่สิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ หากแต่องค์กรต้องสร้างกระบวนการและสภาพแวดล้อมที่เหมาะแก่การแบ่งปันความรู้ที่มีประสิทธิภาพ

แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace

ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้

ทำไมการแบ่งปันข้อมูลจึงมีความสำคัญในที่ทำงาน

ทำไมการแบ่งปันข้อมูลจึงมีความสำคัญในที่ทำงาน

การแบ่งปันความรู้ที่มีประสิทธิภาพส่งผลเชิงบวกได้อย่างมหาศาลทั้งต่อพนักงานและวิธีการดำเนินธุรกิจ

ปรับปรุงกระบวนการให้ดีขึ้น

การนำความรู้จากประสบการณ์ในอดีตมาปรับใช้ในกระบวนการต่างๆ สามารถช่วยขจัดอุปสรรคได้ เมื่อเรียนรู้จากข้อผิดพลาดในอดีตเพื่อให้เข้าใจว่าสิ่งใดได้ผลและไม่ได้ผล วิธีการทำงานก็จะมีประสิทธิภาพและดำเนินการง่ายขึ้น

ทำลายกำแพงข้อมูล

ทีมจะได้รับประโยชน์จากความรู้จากทั่วทั้งองค์กร ไม่ใช่แค่เฉพาะสาขาที่ตนทำงานเท่านั้น และยังได้เห็นว่าความรู้จากแผนกต่างๆ สามารถนำไปปรับใช้กับทีมของตนได้อย่างไร วิธีนี้ช่วยให้ไม่ต้องดำเนินการซ้ำซ้อนและเอื้อให้การทำงานร่วมกันแบบข้ามทีมง่ายขึ้นอย่างมาก

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เมื่อพนักงานเสียเวลาและทรัพยากรน้อยลงในการค้นหาข้อมูล ก็จะทำให้สามารถทุ่มเทเวลาและพลังงานมากขึ้นให้กับโปรเจ็กต์ปัจจุบันและดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้ McKinsey ศึกษาพนักงานใน 4 ภาคส่วน และพบว่าพนักงานเหล่านั้นใช้เวลาเกือบ 20% ของสัปดาห์เพื่อค้นหาข้อมูลหรือเพื่อนร่วมงานที่สามารถช่วยเหลืองานต่างๆ ได้ ซึ่งเสียเวลาอย่างมหาศาล

สร้างความไว้วางใจ

ความโปร่งใส่ในการแบ่งปันข้อมูลสามารถเพิ่มความไว้วางใจระหว่างเพื่อนร่วมงานด้วยกัน และระหว่างเพื่อนร่วมงานกับผู้จัดการได้ พนักงานอาจพึงพอใจกับงานและมีส่วนร่วมมากขึ้นหากรู้สึกปลอดภัยที่จะแบ่งปันข้อมูล และเห็นว่าความรู้ของตนมีคุณค่าต่อผู้อื่น

ประหยัดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม

การให้พนักงานรับการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการนั้นสำคัญต่อการพัฒนาอาชีพ แต่ความรู้และทักษะภายในมักจะแบ่งปันได้มีประสิทธิภาพมากกว่าระหว่างพนักงานด้วยกัน สิ่งนี้เป็นไปตามธรรมชาติ การศึกษาวิจัยหนึ่งพบว่าพนักงาน 55% หันไปพึ่งพาเพื่อนร่วมงานมากกว่าเจ้านายเมื่อต้องการเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ

สนับสนุนพนักงาน

การแบ่งปันความรู้ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานได้รับข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานอย่างมั่นใจและสุดความสามารถ

การแบ่งปันความรู้และการเก็บความรู้ไว้กับตัวเอง

การแบ่งปันความรู้และการเก็บความรู้ไว้กับตัวเอง

การแบ่งปันความรู้ช่วยให้ชีวิตของทุกคนง่ายขึ้น จึงเดาได้ไม่ยากว่าทุกคนจะทำเช่นนั้น แต่ก็มีกรณียกเว้น การแบ่งปันความรู้ไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นเองเสมอไป

จากการสำรวจของ Kahoot! พนักงาน 58% กล่าวว่าตนเก็บความรู้อันมีค่าที่อาจเป็นประโยชน์ต่อเพื่อนร่วมงานไว้กับตัวเอง

ผู้คนอาจกักเก็บความรู้ไว้ด้วยเหตุผลต่างๆ ซึ่งบางครั้งก็ไม่เจตนา เหตุผลเหล่านั้นได้แก่

  • ไม่มีเวลา - ไม่มีการจัดสรรเวลาไว้สำหรับการแบ่งปันความรู้ และพนักงานรู้สึกว่าตนไม่มีเวลาว่างพอที่จะทำ

  • ขาดกระบวนการ – ไม่มีวิธีที่แน่นอนสำหรับบันทึกและถ่ายทอดสิ่งที่คุณรู้

  • โลจิสติกส์ – พนักงานอาจอยู่กันคนละประเทศซึ่งใช้โซนเวลาและภาษาที่ต่างกัน สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นอุปสรรคต่อการแบ่งปันความรู้ทั้งสิ้น

  • ความไม่ปลอดภัย – ผู้คนอาจกลัวว่าการแบ่งปันสิ่งที่ตนเองรู้จะเป็นการบ่อนทำลายจุดยืนของตน

  • ขาดความไว้วางใจ – มีพนักงานในสหรัฐฯ เพียง 21% เท่านั้นที่เห็นด้วยอย่างยิ่งว่าตนไว้วางใจในผู้นำขององค์กรของตน ผู้คนจะไม่แบ่งปันความรู้หากรู้สึกไม่ปลอดภัยหรือรู้สึกว่าการทำเช่นนั้นจะเป็นภัยต่อตนเอง

  • การทำงานแบบแยกส่วน – ความรู้จากส่วนหนึ่งขององค์กรอาจเป็นประโยชน์ต่ออีกส่วนหนึ่ง แต่ผู้คนอาจไม่ตระหนักถึงเรื่องนี้ หรืออาจจะไม่มีช่องทางใดที่ผู้คนสามารถทำงานข้ามฝ่ายได้

  • การแข่งขัน – ทีมหรือบุคคลอาจรู้สึกว่าเป็นการแข่งขันกันเองมากกว่าการทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน

10 วิธีปรับปรุงการแบ่งปันความรู้ในองค์กรของคุณ

10 วิธีปรับปรุงการแบ่งปันความรู้ในองค์กรของคุณ

สิ่งที่ท้าทายที่สุดประการหนึ่งในการแบ่งปันความรู้ คือคุณไม่สามารถบังคับให้คนอื่นทำเช่นนั้นได้ แต่ก็มีขั้นตอนต่างๆ ที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้พนักงานแบ่งปันและเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น ได้แก่

1. ระบุอุปสรรคในการแบ่งปันข้อมูล

ผู้จัดการมักรับรู้ได้เมื่อไม่มีการแบ่งปันความรู้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้จัดการเหล่านี้จะได้ยินคำถามเดิมๆ ที่คนถามซ้ำแล้วซ้ำเล่า โดยมีความหงุดหงิดเพิ่มขึ้น เมื่อรู้ว่าพนักงานกักเก็บความรู้ไว้ องค์กรต้องดูว่าเหตุใดจึงเป็นเช่นนั้น เป็นเพราะการแข่งขันที่ไม่ดีในทีมหรือไม่ หรือมีเหตุผลด้านตำแหน่งที่ตั้งที่ทำให้คนไม่แบ่งปันความรู้ การระบุและแก้ไขสาเหตุดังกล่าวจะทำให้เผยแพร่ข้อมูลอย่างราบรื่นได้

2. มีนโยบายการแบ่งปันข้อมูล

ให้การแบ่งปันความรู้เป็นปณิธานอย่างเป็นทางการของธุรกิจ โดยวางนโยบายที่ระบุเหตุผลและแนวปฏิบัติอันเหมาะสม

3. สร้างแพลตฟอร์มแบ่งปันความรู้หรือคลังแบ่งปันความรู้

องค์ประกอบสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้คือการจัดเตรียมพื้นที่ต่างๆ ที่ใช้แบ่งปันความรู้ได้ หนึ่งในนั้นคือการมีแหล่งรวบรวมเอกสารส่วนกลาง โดยอาจอยู่ในอินทราเน็ตขององค์กร หรือช่องทางการสื่อสารเฉพาะก็ได้ ทั้งนี้ คุณต้องแน่ใจว่าทุกคน รวมถึงผู้ที่ทำงานทางไกลและทำงานแบบไฮบริด จะสามารถเข้าถึงคลังความรู้ได้และเข้าใจวิธีใช้งานกันทุกคน

4. จัดช่วงสรุปการเรียนรู้ประจำสัปดาห์

ไม่ใช่ความรู้ทั้งหมดจะสามารถเก็บรวบรวมได้ง่าย ดังนั้น การจัดให้มีพื้นที่สำหรับแบ่งปันและพูดคุยถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กร ตลอดจนความรู้ที่รวบรวมได้จากองค์กรจึงเป็นสิ่งจำเป็น ผู้คนยังสามารถแบ่งปันทรัพยากรและข้อมูลที่พบว่ามีประโยชน์ได้เช่นกัน นอกจากนี้ ผู้จัดการควรเป็นแบบอย่างโดยแสดงความขอบคุณต่อการมีส่วนร่วม เพื่อให้ผู้คนรู้สึกมีกำลังใจและปลอดภัยที่จะแบ่งปันความรู้

5. ซักถาม

มีขั้นตอนการซักถามในตอนท้ายของทุกโครงการ เพื่อให้ผู้คนสามารถหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ทำได้ดีและสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ ซึ่งไม่ควรเป็นการตัดสิน แต่ควรเน้นที่การแก้ไขให้ดีขึ้นในอนาคต

6. ส่งเสริมการทำงานร่วมกันมากขึ้น

การทำงานร่วมกันเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการแบ่งปันความรู้โดยปฏิบัติจริง ให้ส่งเสริมการทำงานร่วมกันโดยสร้างพื้นที่สำหรับร่วมงาน ซึ่งสามารถทำได้ทั้งแบบออนไลน์โดยใช้ซอฟต์แวร์การสื่อสารหรือ VR/AR หรือแบบในสถานที่ที่จัดไว้เฉพาะ และอย่าลืมหาเวลาในแต่ละวันเพื่อแบ่งปันความรู้ในพื้นที่แบบไม่เป็นทางการ เช่น ที่เครื่องชงกาแฟหรือผ่านช่องทางแชทโซเชียล

7. ให้พนักงานทางไกลทราบข้อมูลอยู่เสมอ

ด้วยการเติบโตอย่างก้าวกระโดดของการทำงานจากทางไกลและแบบไฮบริด ผู้ที่ทำงานนอกสถานที่จึงควรมีส่วนร่วมในโครงการแบ่งปันความรู้ องค์กรต้องให้พนักงานเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของเซสชั่นการแบ่งปันความรู้และการฝึกอบรม รวมทั้งสนับสนุนให้แชร์ประสบการณ์และการเรียนรู้ของตนเองด้วย

8. ให้คำปรึกษาพนักงานใหม่

ช่วงเตรียมความพร้อมและเริ่มต้นทำงานกับบริษัทเป็นเวลาอันเหมาะสมที่จะถ่ายทอดความรู้อย่างไม่เป็นทางการ พนักงานใหม่สามารถเรียนรู้จากประสบการณ์ของที่ปรึกษาทั้งในทางปฏิบัติ รวมถึงในแง่ของวัฒนธรรมและค่านิยมขององค์กร ในอนาคต การฝึกสอนสามารถสร้างความมั่นคง ตลอดจนช่วยให้ผู้คนก้าวหน้าในอาชีพการงานได้

9. ขอให้ผู้เชี่ยวชาญภายนอกแบ่งปันข้อมูลเชิงลึก

การให้บุคคลภายนอกแบ่งปันความเชี่ยวชาญของตนกับพนักงานเป็นวิธีที่ดีในการเผยแพร่ความรู้ทั่วทั้งองค์กร แต่อย่าลืมให้พนักงานทางไกลและพนักงานที่ทำงานแบบไฮบริดมีส่วนร่วมด้วย

10. ปฏิบัติเป็นแบบอย่าง โดยแบ่งปันความล้มเหลวและความสำเร็จ

ผู้นำต้องแสดงให้เห็นถึงพฤติกรรมที่ตนคาดหวัง โดยให้แบ่งปันความรู้ของตนเองและการเรียนรู้จากโครงการที่ตนมีส่วนเกี่ยวข้อง ที่สำคัญคือ ต้องเปิดเผยสิ่งที่ไม่ประสบความสำเร็จเพื่อให้พนักงานเห็นว่าสิ่งเหล่านี้คือโอกาสในการเรียนรู้

อ่านต่อ:
บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่
ขอบคุณสำหรับความเห็นของคุณ

โพสต์ล่าสุด

ความร่วมมือในทีม | ใช้เวลาอ่าน 10 นาที

วิธีสร้างความร่วมมือในทีม

แนวทางการทำงานร่วมกันสามารถช่วยให้พนักงานของคุณทำงานอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น สร้างสรรค์กว่าเดิม และมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ นี่คือวิธีทำให้ความร่วมมือในทีมประสบความสำเร็จ

ความร่วมมือในทีม | ใช้เวลาอ่าน 3 นาที

การทำงานร่วมกันแบบหลายฝ่าย

ค้นพบเคล็ดลับที่จำเป็นในการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานร่วมกันแบบหลายฝ่าย รวมถึงประโยชน์ของมุมมองที่หลากหลายและวิธีเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานเป็นทีมในที่ทำงานของคุณ

ความร่วมมือในทีม | ใช้เวลาอ่าน 8 นาที

วิธีทำให้การทำงานร่วมกันแบบข้ามทีมมีประสิทธิภาพ

เรียนรู้วิธีกระตุ้นการทำงานร่วมกันแบบข้ามทีม รวมถึงทำความเข้าใจหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดและข้อผิดพลาดเพื่อยกระดับการทำงานร่วมกันในทีมของคุณให้ดีขึ้น