แชร์ความรู้อย่างถูกวิธีให้กับคนที่จำเป็นต้องได้รับความรู้นั้น
การแชร์ความรู้เป็นรากฐานที่สำคัญของการทำงานร่วมกันในทีม เรามาค้นพบวิธีถ่ายทอดข้อมูลที่ถูกต้องให้ถึงมือผู้คนที่เหมาะสมกัน
การแชร์ความรู้จะช่วยสนับสนุนการทำงานร่วมกันเป็นทีม ดึงดูดพนักงาน ก่อให้เกิดการสร้างสรรค์นวัตกรรม เผยโอกาสทางธุรกิจใหม่ๆ และเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจของคุณได้ ทว่าก็มีอุปสรรคที่คุณต้องก้าวผ่านไปให้ได้ รวมถึงมีความเสี่ยงที่คุณต้องระมัดระวังเพื่อทำให้การแชร์ความรู้เป็นไปอย่างถูกต้องเหมาะสม
วลีที่ว่า 'ความรู้คือพลัง' มีความจริงอยู่ในนั้น ในเศรษฐกิจสมัยใหม่ คุณสามารถจัดประเภทความรู้ที่อยู่ในธุรกิจของคุณเป็นสินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้ซึ่งมีมูลค่าเพิ่มขึ้น
ดังนั้นหากไม่มีการแชร์หรือจัดการความรู้ดังกล่าว ความรู้จำนวนมากนั้นก็อาจมีความเสี่ยงที่จะรั่วไหลหากคนที่ไม่ประสงค์ดีได้ออกจากบริษัทไป ยิ่งไปกว่านั้น คุณอาจไม่สามารถดึงดูดผู้มีความสามารถที่เหมาะสมเข้ามาได้เลยตั้งแต่แรก
ผู้คนกว่า 80% เลือกนายจ้างที่ให้ความสำคัญกับการสื่อสารแบบเปิดกว้างมากกว่านายจ้างที่เสนอสวัสดิการอย่างอาหารฟรีและการเป็นสมาชิกโรงยิม
แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace
ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้
การสลายวัฒนธรรม 'การเก็บความรู้ไว้กับตัวเอง' อาจเป็นเรื่องยาก ทั้งนี้ก็เนื่องจากผู้คนรู้สึกว่าการปกป้องข้อมูลเป็นส่วนสำคัญในการรักษาความปลอดภัยของงานและธุรกิจ ทว่าปัจจุบัน พนักงานรุ่นใหม่คาดหวังให้มีวัฒนธรรมการแชร์ความรู้ รวมถึงพวกเขาก็มีอิทธิพลมากพอที่จะเรียกร้องให้เกิดวัฒนธรรมดังกล่าว เนื่องจากพนักงานรุ่นนี้จะคิดเป็น 35% ของพนักงานทั้งหมดภายในปี 2020
นี่อาจเป็นเหตุผลว่าทำไมวิธีการแชร์ข้อมูลที่เปิดกว้างมากขึ้นจึงกำลังเริ่มเข้ามามีบทบาทสำคัญ
การสำรวจประธานฝ่ายการเงินในปี 2016 พบว่าประธานฝ่ายการเงินจำนวน 25% ซึ่งเพิ่มขึ้นจาก 7% ในปี 2012 มีการแชร์ข้อมูลทางการเงินกับพนักงานทุกคน และเกือบหนึ่งในสามกล่าวว่าตนแชร์ข้อมูลทางการเงินกับ 'พนักงานบางคน'
การแชร์ข้อมูลกับผู้คนที่เหมาะสมคือกุญแจสู่ความสำเร็จในการจัดการความรู้ ซึ่งคนเหล่านั้นประกอบด้วยคนที่จำเป็นต้องใช้ความรู้นั้น คนที่ต้องการความรู้เพื่อที่จะได้รับทราบข่าวสารอยู่เสมอ และคนที่นำความรู้นั้นมาต่อยอดหรือถ่ายทอดต่อไปได้
สิ่งใดที่ทำให้การแชร์ความรู้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
หากคุณต้องการให้ผู้คนเข้าใจและพัฒนาความรู้ขึ้นมา การแชร์ความรู้แบบ "จากบนลงล่าง" ก็อาจจะใช้ไม่ได้ผลนัก ทีมของคุณควรสามารถแชร์ความรู้ได้ด้วยตนเอง รวมถึงสามารถแสดงความคิดเห็น พูดคุย และตรวจสอบความรู้ดังกล่าวได้ในท้ายที่สุด นี่เองที่ทำให้เกิดการนำแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันอย่าง Workplace มาใช้ โดย Workplace จะช่วยให้ทีมของคุณสามารถแชร์และแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อมูลได้แบบเรียลไทม์
Pam Holloway ที่ปรึกษาด้านการจัดการความรู้และผู้ก่อตั้ง About People กล่าวว่า "เราพัฒนาขึ้นทุกครั้งที่เราแชร์ความรู้" และก็เชื่อว่าผู้จัดการควรเปิดรับความเห็นจากพนักงาน เธอแนะนำว่าผู้ใช้ควรตัดสินใจเกี่ยวกับคุณค่าของความรู้ที่ได้รับมาด้วยตัวเอง
การแชร์ความรู้บน Workplace สามารถทำได้ง่ายๆ ด้วยการกด "ถูกใจ" และด้วยเกณฑ์ชี้วัดการมีส่วนร่วมอื่นๆ ที่ทีมของคุณรู้จักและชื่นชอบการใช้งานบน Facebook อยู่แล้ว
การแชร์ความรู้ในฐานะผู้จัดการนั้นเป็นจุดเริ่มต้น แต่วัฒนธรรมการแชร์ความรู้กับผู้คนที่เหมาะสมนั้นจะเกิดขึ้นได้ยากหากคนอื่นๆ ไม่เริ่มแชร์ความรู้จากตัวเองก่อน Holloway แนะนำให้บอกถึงข้อดีของการแชร์ความรู้พร้อมทั้งยกตัวอย่างประกอบ
ชี้ให้ทีมของคุณเห็นว่าการแชร์ความรู้จะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขาเป็นการส่วนตัว เพราะพวกเขาจะได้เรียนรู้ พัฒนา และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของตนเอง ทั้งยังเป็นการให้ความช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ด้วย
ขจัดอุปสรรคในการแชร์ความรู้
หลายครั้งที่อุปสรรคในการแชร์ความรู้ของแต่ละคนเข้ามาขัดขวางความพยายามในการส่งเสริมวัฒนธรรมที่เปิดกว้างของคุณ นักวิจัยที่เชี่ยวชาญเกี่ยวกับเรื่องนี้อย่าง Andreas Riege ได้ระบุอุปสรรคต่างๆ ทั้งหมด 15 ข้อ ซึ่งได้แก่
- ไม่มีการจัดสรรเวลาในการแชร์ความรู้อย่างมีประสิทธิภาพ
- กลัวว่าการแชร์ความรู้จะส่งผลเสียต่อความมั่นคงในหน้าที่การงาน
- ไม่ตระหนักถึงคุณค่าของความรู้มากเท่าที่ควร
- มีการให้ความสำคัญกับความรู้ที่เป็นทางการหรือความรู้แบบ 'ชัดแจ้ง' ในองค์กรของคุณมากกว่าความรู้ 'ฝังลึก' หรือความรู้จากผู้คน
- ทักษะการเขียนหรือการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ
คุณสามารถก้าวข้ามอุปสรรคเหล่านี้และสร้างความมั่นใจในการแชร์ความรู้โดยใช้แพลตฟอร์มที่สะดวกรวดเร็วและเน้นผู้คนเป็นหลักอย่าง Workplace ได้ ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การส่งข้อความด่วนและกลุ่มโปรเจ็กต์สามารถช่วยประหยัดเวลาและทำให้ความรู้มีความตรงประเด็น มีการระบุที่มาอย่างถูกต้อง และค้นเจอได้ง่าย
คุณจะควบคุมความเสี่ยงต่างๆ ได้อย่างไร
ความรู้บางอย่างเป็นความลับ และองค์กรอาจต้องมีการจำกัดให้บางบุคคลเท่านั้นที่เข้าถึงได้ แม้แต่ความรู้แบบฝังลึกที่มาจากการแชร์ความรู้และวัฒนธรรมการเปิดกว้างก็อาจกลายเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขันซึ่งคุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นได้ประโยชน์จากสิ่งนี้
การควบคุมความเสี่ยงที่จะไม่ให้ความรู้รั่วไหลออกไปนั้นต้องอาศัยการควบคุมการเข้าถึงและการแชร์ความรู้เฉพาะกับบุคคลที่เหมาะสม โดยพิจารณาว่าคุณควรแชร์ความรู้หล่านี้ในวงกว้างหรือภายในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง จากนั้นทำตามหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับวิธีจัดเก็บความรู้ อันได้แก่ หลีกเลี่ยงการจัดเก็บความรู้ในไดรฟ์ USB, เดสก์ท็อป, แล็ปท็อป และเศษกระดาษ
เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ออกแบบมาสำหรับการแชร์ความรู้และการสื่อสารโดยเฉพาะควรมีการรักษาความปลอดภัยระดับสูงสุด และให้คุณเป็นเจ้าของข้อมูลของตนเองได้อย่างเช่น Workplace
ข้อดีของการแชร์ความรู้
บริษัทต่างๆ ที่สนับสนุนการแชร์ความรู้ เช่น Starbucks และ Hootsuite กล่าวว่าการที่ข้อมูลไหลเวียนไปทั่วทั้งองค์กรทำให้พวกเขาเข้าใจความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้นและรวดเร็วขึ้น
รวมถึงยังช่วยให้บริษัทพัฒนาความสัมพันธ์กับลูกค้าโดยตั้งอยู่บนพื้นฐานของการมีความรู้ความเข้าใจที่เจาะลึกยิ่งขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้ค้นพบโอกาสทางธุรกิจใหม่ๆ และส่งเสริมการสร้างสรรค์นวัตกรรมอีกด้วย
หัวข้อที่คุณอาจสนใจ
เชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ
รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน
เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย โดยคุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว
