ซีรีส์ยอดฮิตทางทีวีเรื่อง Succession ดึงดูดผู้ชมด้วยเรื่องราวการแย่งชิงอำนาจภายในครอบครัว Roy ที่แตกหัก แม้จะสนุกไม่น้อย แต่เรื่องนี้ก็เป็นแบบฉบับของการวางแผนสืบทอดตำแหน่งที่ไม่ควรทำโดยเด็ดขาด

ธุรกิจในโลกแห่งความเป็นจริงต้องมีความสามารถและพร้อมรับมือเมื่อถึงเวลาที่จะมอบอำนาจ แม้คุณจะคาดเดาไม่ได้เลยว่าเมื่อใดจะเกิดการเจ็บป่วยร้ายแรง หรือผู้เล่นคนสำคัญจะออกจากบริษัท แต่สิ่งที่คุณทำได้คือสร้างรากฐานที่มั่นคงสำหรับลำดับชั้นในองค์กร ซึ่งจะช่วยให้คุณรับมือได้ดีขึ้นเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงที่เลี่ยงไม่ได้

การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง คือกลยุทธ์สร้างความต่อเนื่องในการจัดหาพนักงานที่จะทดแทนผู้นำได้เมื่อเกษียณอายุ เสียชีวิต หรือออกจากตำแหน่ง Society for Human Resource Management (SHRM) ให้คำนิยามสิ่งนี้ไว้ว่าเป็น "กระบวนการที่มุ่งเน้นรักษาบุคลากรที่มีความสามารถไว้ในขั้นตอนดำเนินงาน"

ในยามจำเป็น แผนสืบทอดตำแหน่งผู้นำที่ชาญฉลาดจะช่วยลดการหยุดชะงักและทำให้เปลี่ยนผ่านอำนาจได้อย่างราบรื่น ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาเสถียรภาพไว้ ทว่าหลายองค์กรก็ยังไม่พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง ตามข้อมูลของ SHRM มีองค์กรไม่ถึง 1 ใน 4 ที่มีแผนสืบทอดตำแหน่งอย่างเป็นทางการ

ที่สำคัญก็คือ การวางแผนสืบทอดธุรกิจไม่ใช่แค่การระบุตัวผู้สืบทอดตำแหน่งเท่านั้น แต่เป็นการสร้างกลุ่มผู้สมัครมากความสามารถสำหรับบทบาทที่สำคัญต่อธุรกิจแต่ละบทบาทมากกว่า โดยเป้าหมายก็คือ เพื่อให้คุณมีคนที่พร้อมจะก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งเสมอเมื่อจำเป็น

คิดเสียว่าเหมือนกับเกมหมากรุก คุณไม่เพียงแต่ต้องวางแผนเดินหมากตัวต่อไปเท่านั้น แต่ยังต้องวางแผนการเดินจนจบเกมด้วย หากหมากตัวหนึ่งล้ม คุณจะเปลี่ยนตัวที่เหลือให้เป็นกลยุทธ์ที่สร้างชัยชนะได้อย่างไร

เพื่อให้ได้ผลอย่างแท้จริง องค์กรต้องวางแผนสืบทอดตำแหน่งไว้เป็นเวลานานก่อนถึงคราวนำไปปฏิบัติ อย่างไรก็ตาม ตัวเลขจากรายงานของ SIGMA Assessment Systems เกี่ยวกับสถานะของการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (State of Succession Planning) ในปี 2023 ชี้ให้เห็นว่ายังมีหนทางอีกยาวไกลในการโน้มน้าวผู้นำบางคน

• ผู้นำเกือบหนึ่งใน 10 เชื่อว่าการวางแผนสืบทอดตำแหน่งไม่คุ้มกับเวลาและเงินที่เสียไป

• ผู้นำเกือบครึ่งหนึ่งเชื่อว่าการวางแผนสืบทอดตำแหน่งมีประโยชน์ด้านการดำเนินงาน แต่ไม่มีประโยชน์ด้านการเงิน

ความจริงก็คือ องค์กรที่วางแผนสืบทอดธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพมีแนวโน้มที่จะประสบความสำเร็จกว่าคู่แข่งถึง 2.2 เท่าในแง่ของผลตอบแทนของผู้ถือหุ้น ตามข้อมูลของ McKinsey

ส่วนสำคัญของการวางแผนสืบทอดธุรกิจคือการสร้างเส้นทางสืบทอดตำแหน่งผู้นำ ซึ่งเป็นวิธีที่คุณพัฒนาทักษะของตนเองสำหรับบทบาทที่มีผลต่อประสิทธิภาพบริษัทมากที่สุด นอกจากจะชี้ถึงศักยภาพของซีอีโอแล้ว วิธีนี้ยังช่วยให้คุณเติมเต็มบทบาทสำคัญอื่นๆ ที่จำเป็นต่อการดำเนินงานในแต่ละวันด้วย

เพื่อแสดงความก้าวหน้าตามธรรมชาติในการเป็นผู้นำในที่ทำงาน เหล่าที่ปรึกษาทางธุรกิจ ได้แก่ Ram Charan, James Noel และ Stephen Drotter ได้คิดค้นรูปแบบเส้นทางสืบทอดตำแหน่งผู้นำซึ่งหลายๆ บริษัทในปัจจุบันปฏิบัติตาม โดย 6 ขั้นตอนสำคัญมีดังนี้

1. การจัดการตนเองสู่การจัดการผู้อื่น – เมื่อบุคคลหนึ่งรับตำแหน่งเป็นผู้จัดการครั้งแรก

2. การจัดการผู้อื่นสู่การจัดการผู้บริหาร - เรียนรู้วิธีเปลี่ยนจากการจัดการบุคคลไปสู่การดูแลหัวหน้างานคนอื่นๆ

3. การจัดการผู้บริหารสู่ผู้จัดการตามหน้าที่ – เปลี่ยนจากการจัดการหัวหน้างานไปสู่การดูแลทั้งแผนกหรือทั้งทีม

4. ผู้จัดการตามหน้าที่สู่ผู้จัดการธุรกิจ – เปลี่ยนความคิดด้านการจัดการไปสู่แนวคิดแบบผู้นำเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับทีมต่างๆ

5. ผู้จัดการธุรกิจสู่ผู้จัดการกลุ่ม - เรียนรู้วิธีดำเนินงานทั้งแผนกของธุรกิจ

6. ผู้จัดการกลุ่มสู่ผู้จัดการองค์กร - ขึ้นมาเป็นซีอีโอที่รับผิดชอบในการดูแลทั้งองค์กร

โดยสรุปแล้ว ควรใช้รูปแบบนี้เพื่อพัฒนาทักษะที่จำเป็นสำหรับการรับตำแหน่งที่สูงขึ้น เมื่อตำแหน่งด้านบริหารค่อยๆ เปลี่ยนผ่านสู่บทบาทผู้นำ

ในสภาวะการณ์ปัจจุบัน ซึ่งผู้คนจำนวนมากเกษียณอายุก่อนกำหนดหรือย้ายงานเพื่อสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น การวางแผนสืบทอดตำแหน่งจึงมีความสำคัญกว่าเดิมมาก โดยมีประโยชน์มากมายสำหรับทั้งนายจ้างและลูกจ้าง ซึ่งได้แก่

ข้อดีที่เด่นชัดที่สุดประการหนึ่งของการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง คือช่วยให้การเปลี่ยนผ่านราบรื่นเมื่อมีคนออกจากตำแหน่งโดยไม่คาดคิด ความสามารถในการเลือกบุคลากรที่มีทักษะสูงจากภายในองค์กรมาทดแทนทำให้เกิดความมั่นคงในระยะยาว ซึ่งจะสร้างความมั่นใจให้กับทุกคน

การจ้างพนักงานนอกองค์กรมักจะไม่สำเร็จเพราะไม่ได้ผูกพันกับค่านิยมหลักขององค์กร อีกทั้งขาดความเข้าใจในแบรนด์และลูกค้า การวางแผนสืบทอดตำแหน่งผู้นำช่วยให้คุณเลี่ยงปัญหานี้ได้

กระบวนการวางแผนสืบทอดตำแหน่งที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณค้นพบพนักงานที่มีความสามารถมากที่สุด ซึ่งมีคุณสมบัติ ทักษะ และปณิธานอันจำเป็นในการก้าวสู่บทบาทผู้บริหารระดับสูงเมื่อตำแหน่งว่างลง นอกจากนั้น กระบวนการยังทำให้เส้นทางสืบทอดตำแหน่งผู้นำเท่าเทียมและเปิดกว้างมากขึ้นได้ด้วยการให้โอกาสแก่บุคลากรผู้มีทักษะหลากหลายกลุ่ม

การสร้างแผนสืบทอดตำแหน่งเป็นวิธีที่ดีในการรักษาพนักงานที่ดีที่สุดของคุณไว้ พนักงานที่มีความมุ่งมั่นจะเห็นค่าของเวลาและความพยายามที่คุณทุ่มเทเพื่ออนาคตของตน และเกิดแรงใจด้วยโอกาสในการก้าวหน้าจากภายใน ซึ่งทำให้พนักงานมีแนวโน้มที่จะภักดีต่อธุรกิจมากขึ้น

เมื่อแสดงให้เห็นว่าพนักงานมีเส้นทางอาชีพที่ชัดเจน การวางแผนสืบทอดธุรกิจจะช่วยให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมและมีคุณค่ามากขึ้น วิสัยทัศน์ร่วมกันจะสร้างความรู้สึกถึงคุณค่าและนำไปสู่สภาพแวดล้อมการทำงานในภาพรวมที่ร่วมมือร่วมใจกันมากขึ้น โดยความเห็นของทุกคนจะมีผู้รับฟัง

การวางแผนสืบทอดตำแหน่งช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจ้างงาน การเริ่มงาน และการฝึกอบรม เนื่องจากจะเป็นการมุ่งเน้นที่การหาบุคลากรภายในมาแทนตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง จึงช่วยประหยัดทรัพยากรที่อาจใช้ในการสรรหาบุคลากรจากภายนอก

กระบวนการวางแผนสืบทอดตำแหน่งไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์ต่ออนาคตเท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบในปัจจุบันด้วย โอกาสในการฝึกอบรมและการพัฒนาจะช่วยให้พนักงานสามารถเพิ่มพูนทักษะและความรู้ในขณะที่ตนเลื่อนขั้นสู่ตำแหน่งสูงสุดได้

ลองถามตัวเองดูว่า จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคนๆ หนึ่งไม่อยู่อีกต่อไปแล้ว ผลกระทบต่อเนื่องจากการที่พนักงานคนสำคัญลาออกอาจสร้างความเสียหายอย่างใหญ่หลวงได้ การศึกษาของ LinkedIn แสดงให้เห็นว่า 59% ของพนักงานคิดที่จะลาออกจากงานเพียงเพราะเพื่อนร่วมงานลาออกเท่านั้น

เมื่อพนักงานที่ประสบการณ์สูงออกจากบริษัท พนักงานเหล่านั้นจะนำความรู้มากมายเกี่ยวกับระบบ กระบวนการ และคุณลักษณะเฉพาะติดตัวไปด้วย ที่แย่กว่านั้นคือ พนักงานเหล่านี้อาจไปตั้งธุรกิจคู่แข่งที่อื่นโดยอาศัยข้อมูลการติดต่อที่ได้มาในช่วงหลายปีที่ผ่านมาด้วย

ต่อมาคือความเสี่ยงทางการเงิน หากพนักงานคนสำคัญของคุณออกจากบริษัทโดยไม่มีคนที่เหมาะสมมาทดแทน คุณก็อาจเห็นการผลิตชะลอตัวลงและรายได้ที่เสียไปขณะคุณกำลังหาทางออก

เจ้าของธุรกิจจำนวนมากง่วนอยู่กับการดำเนินงานของบริษัทในแต่ละวันจนไม่สามารถให้ความสำคัญกับการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง ซึ่งบางทีก็เข้าใจได้ เนื่องจากยังมีงานอีกมากมายที่ต้องจัดการ แต่สิ่งนี้ก็อาจทำให้องค์กรตกอยู่ในความเสี่ยงได้เช่นกัน

เพื่อให้แผนสืบทอดตำแหน่งได้ผล แผนนั้นจะต้องสามารถสื่อสารกับพนักงานได้ง่าย และสามารถปรับให้เหมาะกับทีมและแผนกขนาดต่างๆ ลองทำตามเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อสร้างเส้นทางสืบทอดตำแหน่งผู้นำที่ประสบความสำเร็จ

• ระบุบทบาทและความรับผิดชอบหลัก

  ขั้นแรกคือการกำหนดตำแหน่งผู้นำที่สำคัญต่อความมั่นคงระยะยาวขององค์กร กลยุทธ์การวางแผนสืบทอดตำแหน่งอาจเน้นที่ตำแหน่งงานหนึ่ง เช่น ซีอีโอ ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล หัวหน้างาน และอื่นๆ หรืออาจใช้วิธีการทั่วๆ ไปโดยมุ่งเน้นที่ตำแหน่งเกรด A ซึ่งจำเป็นต้องใช้ทักษะคล้ายกัน

  นอกจากนี้ องค์กรต้องตรวจสอบและปรับปรุงคำอธิบายลักษณะงาน รวมถึงหน้าที่หลักของแต่ละบทบาทเป็นประจำเพื่อปรับไปตามความต้องการที่เปลี่ยนไปของธุรกิจ

• หาทักษะที่ยังขาด

  ประเมินกลุ่มบุคลากรที่มีทักษะในปัจจุบันของคุณเพื่อดูว่าใครพร้อมที่จะเป็นผู้นำในปัจจุบัน และใครมีศักยภาพที่จะก้าวสู่ตำแหน่งอาวุโสในอนาคต ใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น การประเมินบุคลากร เพื่อประเมินความสามารถและบ่งชี้ทักษะที่ยังขาด เพื่อให้คุณสามารถเริ่มเตรียมความพร้อมพนักงานสำหรับการสืบทอดตำแหน่งได้ในที่สุด

  หากรู้ตัวผู้ที่มีโอกาสสืบทอดตำแหน่งตั้งแต่ช่วงต้นๆ พนักงานเหล่านั้นก็จะมีเวลาเพียงพอที่จะสั่งสมความรู้และประสบการณ์ที่จำเป็นในการเป็นผู้นำที่ประสบความสำเร็จ

• จัดโปรแกรมการฝึกสอนและการพัฒนา

  แสดงให้พนักงานเห็นว่าคุณจริงจัง โดยจัดให้มีขั้นตอนการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการเพื่อสนับสนุนการพัฒนาผู้นำที่มีศักยภาพ ซึ่งอาจมาในรูปแบบของการฝึกสอน การเรียนรู้งานจากผู้อื่น หรือความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นในแต่ละวันก็ได้

  นอกจากนี้ยังรวมถึงการร่วมงานกับมหาวิทยาลัยในท้องถิ่นเพื่อให้พนักงานได้ศึกษาและรับคุณวุฒิวิชาชีพ จากนั้น คุณอาจมีการฝึกงานระดับเริ่มต้นให้กับผู้สำเร็จการศึกษาเพื่อเริ่มปั้นบุคลากรเก่งๆ ตั้งแต่อายุยังน้อยได้

• มีความโปร่งใส

  แผนสืบทอดตำแหน่งที่วางโครงสร้างอย่างดีจะอธิบายอย่างชัดเจนถึงวิธีค้นหา พัฒนา และติดตามประสิทธิภาพของผู้สมัครเมื่อเวลาผ่านไป เปิดเผยสิ่งที่ผู้คนต้องทำเพื่อความก้าวหน้าในสายงาน และอย่ากลัวที่จะขอความเห็นเกี่ยวกับวิธีแต่งตั้งผู้นำในอนาคตอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะเป็นผลดีต่อการมีส่วนร่วมและแรงจูงใจของพนักงาน

• ติดตามความคืบหน้า

  คุณจะต้องรู้ว่าเส้นทางสืบทอดตำแหน่งผู้นำของคุณได้ผลหรือไม่ หาคนที่มีคุณสมบัติได้เหมาะกับบทบาทหรือไม่ หรือคุณต้องขยายกลุ่มผู้สมัครออกไปอีก

  พูดคุยเป็นประจำกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในกระบวนการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง และติดตามการพัฒนาของพนักงาน ซึ่งคุณสามารถทำได้ผ่านแบบสำรวจความพึงพอใจและซอฟต์แวร์ฝึกอบรมการบริหารจัดการ นอกจากนี้ เกณฑ์ชี้วัดต่างๆ สำหรับการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง เช่น อัตราการรักษาพนักงานและอัตราความก้าวหน้าในสายอาชีพ ก็เป็นตัวบ่งชี้ที่ดีถึงประสิทธิภาพของแผนงานด้วย

  สุดท้ายแล้ว ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของธุรกิจของคุณย่อมขึ้นอยู่กับผู้ที่ยังอยู่ คุณจึงต้องการคนที่คุณวางใจได้เพื่อมารับตำแหน่งเมื่อถึงเวลา

อ่านต่อ:

• บทเรียนความเป็นผู้นำที่ดีที่สุดจากประสบการณ์จริง
• การเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง
• วิธีเป็นผู้นำบริษัทที่เชื่อมต่อถึงกัน