คุณคิดว่าบริษัทของคุณฝึกอบรมพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ Gallup พบว่ามีบริษัทเพียง 12% เท่านั้นที่ตอบว่ามีประสิทธิภาพ ข้อมูลนี้จึงเป็นเครื่องพิสูจน์ว่าหลายบริษัทยังต้องปรับปรุงในเรื่องนี้

กระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจส่งผลกระทบต่อองค์กรของคุณได้หลากหลายรูปแบบ เช่น พนักงานอาจมีแรงจูงใจน้อยลงและไม่รู้วิธีการทำงานที่ถูกต้องเหมาะสม จนนำไปสู่อัตราการลาออกและค่าใช้จ่ายที่สูงในท้ายที่สุด โดยต้นทุนเฉลี่ยในการหาพนักงานมาทดแทนนั้นอยู่ที่ 16-20% ของเงินเดือนของตำแหน่งนั้นๆ นอกจากนี้ รายงานจำนวนมากยังพบด้วยว่าการลาออกมากถึง 20% เกิดขึ้นในช่วง 45 วันแรกที่พนักงานเริ่มทำงานกับบริษัท

ในทางกลับกัน หากองค์กรฝึกอบรมพนักงานใหม่อย่างเหมาะสม ตัวองค์กรเองก็จะเป็นฝ่ายได้ประโยชน์ ดังเห็นได้จากข้อมูลของ Forbes ที่รายงานว่าพนักงานใหม่ 50% จะทุ่มเททำงานให้บริษัทมากขึ้นหากรู้สึกว่าการฝึกอบรมที่ได้รับนั้นประสบผลสำเร็จ

การฝึกอบรมพนักงานใหม่คืออะไร

กระบวนการฝึกอบรมก่อนเริ่มทำงาน หมายถึงวิธีการผนวกพนักงานใหม่เข้าไปเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ซึ่งแตกต่างจากการพาพนักงานใหม่เดินทัวร์รอบออฟฟิศและจัดการงานด้านเอกสารต่างๆ ให้เสร็จสิ้นเฉยๆ กระบวนการนี้เป็นการแนะนำให้พนักงานได้รู้จักกับองค์กร วัฒนธรรมองค์กร ผู้คนภายในองค์กรในทุกๆ ด้าน ซึ่งจากข้อมูลของ SHRM กระบวนการนี้อาจใช้เวลานานถึง 12 เดือนเลยทีเดียว

การฝึกอบรมก่อนเริ่มทำงานไม่เพียงช่วยให้พนักงานใหม่ได้เตรียมความพร้อมอย่างเต็มที่ แต่ยังสร้างรากฐานของความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งในที่ทำงานตั้งแต่เริ่มต้น ซึ่งจะช่วยยกระดับประสบการณ์ของพนักงานในบริษัทของคุณ

สร้างแผนการฝึกอบรมก่อนเริ่มทำงาน

ขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการฝึกอบรมก่อนเริ่มทำงาน

1. เตรียมตัวก่อนฝึกอบรมพนักงานใหม่

ประสบการณ์ฝึกอบรมก่อนเริ่มทำงานที่ดีเริ่มต้นขึ้นก่อนที่พนักงานใหม่จะทำงานวันแรกเสียอีก

การเตรียมตัวก่อนฝึกอบรมพนักงานใหม่เป็นการกระตุ้นให้คนเหล่านี้ตื่นเต้นกับงานใหม่และมีส่วนร่วมจนกระทั่งถึงวันเริ่มทำงานอย่างเป็นทางการ ช่วงเวลานี้จึงเป็นโอกาสทองที่คุณจะได้ตอบข้อสงสัยหรือข้อกังวลต่างๆ ที่พนักงานอาจมี และนำเสนอวัฒนธรรมองค์กรที่เป็นมิตรต่อพนักงาน

นอกจากนี้ คุณควรส่งงานเอกสารที่ต้องเซ็นและเอกสารประกอบที่สำคัญทั้งหลายให้กับพนักงานใหม่ให้เรียบร้อยในขั้นตอนแรกนี้ เพื่อให้พนักงานได้อ่านและทำความเข้าใจบทบาทของตนเองและบริษัทมากยิ่งขึ้น

2. ทำแพ็คเกจต้อนรับพนักงานใหม่

ค่อยๆ แสดงให้พนักงานใหม่รับรู้ว่าคุณเห็นถึงคุณค่าของแต่ละคนมากเพียงใด

ทำแพ็คเกจต้อนรับที่มอบให้ด้วยใจจริงสำหรับการทำงานวันแรก ถ้าพนักงานทำงานจากทางไกล ก็ส่งแพ็คเกจดังกล่าวให้ถึงบ้าน และอย่าลืมใส่ของที่จะทำให้ทุกคนชื่นชอบลงไปด้วย ไม่มีใครปฏิเสธขนมหวาน หรือขวดน้ำและสมุดโน้ตที่มีโลโก้บริษัทอยู่แล้ว แต่คุณควรพยายามนำเสนอวัฒนธรรมองค์กรลงไปในแพ็คเกจต้อนรับนี้ด้วย เพราะความประทับใจแรกเป็นสิ่งสำคัญ

3. ให้ผู้อื่นได้มีส่วนร่วมด้วย

การสร้างประสบการณ์ฝึกอบรมพนักงานใหม่ในเชิงบวกไม่ได้ขึ้นอยู่กับผู้จัดการเพียงคนเดียว พนักงานคนอื่นๆ ควรได้รับการสนับสนุนให้มีส่วนร่วมในกระบวนการฝึกอบรมก่อนเริ่มทำงานด้วยเช่นกัน ไม่ว่าจะในรูปแบบของการเป็นบัดดี้หรือการพาพนักงานใหม่เดินทัวร์รอบออฟฟิศก็ตาม คุณควรลองสอบถามพนักงานดูว่าสนใจจะมีส่วนร่วมด้วยหรือไม่ จากนั้นจึงมอบหมายบทบาทหน้าที่ให้

เป็นเรื่องธรรมดาที่พนักงานใหม่จะมีผู้คนใหม่ๆ มากหน้าหลายตาให้ต้องจดจำ แต่จะมากขนาดไหนก็ขึ้นอยู่กับขนาดบริษัทของคุณ คุณจึงสามารถมอบหมายงานให้ใครสักคนจัดทำ "แผนผังโครงสร้าง" บริษัทพร้อมชื่อตำแหน่ง ชื่อพนักงาน และคำอธิบายสั้นๆ ได้ (หากแผนผังดังกล่าวไม่ได้มีในระบบอินทราเน็ตหรือไดเรกทอรีพนักงานของบริษัทอยู่ก่อนแล้ว)

อย่าลืมสอบถามเพื่อความมั่นใจว่าพนักงาน ผู้จัดการ หัวหน้างาน และผู้นำอาวุโสคนอื่นๆ เข้าใจกระบวนการฝึกอบรมก่อนเริ่มทำงานและรู้ว่าตนจะปรับตัวให้เข้ากับกระบวนการนั้นได้อย่างไร

4. หาเวลาพูดคุยเป็นประจำ

กระบวนการฝึกอบรมก่อนเริ่มทำงานเป็นสิ่งที่ควรทำอย่างต่อเนื่อง คุณจึงควรหาเวลาพูดคุยกับพนักงานใหม่อย่างสม่ำเสมอเพื่อสอบถามว่าแต่ละคนทำงานเป็นอย่างไรบ้างและมีข้อสงสัยใดๆ หรือไม่ แต่หากคุณมีเวลาไม่มากพอ ให้ลองมอบหมายให้พนักงานใหม่เข้าไปพูดคุยกับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมแทน

จัดสรรเวลาว่างทั้งของคุณเองและพนักงานใหม่ โดยอาจใช้เป็นการอัพเดตความเคลื่อนไหวรายสัปดาห์หรือสองสัปดาห์ในภายหลังก็ได้ การพูดคุยถามไถ่เหล่านี้จะแสดงให้พนักงานเห็นว่าคุณกระตือรือร้นที่จะรับฟังเสียงของพนักงานและยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่แข็งแกร่ง

5. บอกเล่าและตั้งเป้าหมาย

อธิบายเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อให้พนักงานใหม่เข้าใจเกี่ยวกับเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุมากขึ้น หลังจากเล่าเป้าหมายของบริษัทแล้ว ให้ตั้งเป้าหมายที่เจาะจงสำหรับพนักงานใหม่เหล่านั้นขึ้นมา

การมอบเป้าหมายที่ชัดเจนให้กับพนักงานใหม่ รวมถึงให้คำติชมที่เป็นประโยชน์อย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่าและมีแรงจูงใจ ทั้งยังรู้สึกราวกับเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จขององค์กร

ทั้งหมดนี้คือกุญแจสู่ความสำเร็จทั้งในระยะสั้นและระยะยาวของตัวบุคคลและตัวธุรกิจ

6. ฝึกอบรมใหม่เมื่อถึงคราวจำเป็น

หากบุคลากรขาดงานเป็นเวลานานเนื่องจากอาการเจ็บป่วยหรือการลาพักผ่อน คุณควรหาโอกาสฝึกอบรมพนักงานเหล่านี้อีกครั้ง เพื่อช่วยให้พนักงานก้าวทันความเคลื่อนไหวของโปรเจ็กต์ใหม่ๆ และการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับบริษัท วิธีนี้จะช่วยให้พนักงานกลับมามีส่วนร่วมและมีผลิตภาพเท่าเดิมได้เร็วยิ่งขึ้น

7. สร้างความเฉพาะตัว

พนักงานใหม่แต่ละคนต่างก็ไม่เหมือนกัน ประสบการณ์การฝึกอบรมก่อนเริ่มทำงานก็ควรจะไม่เหมือนกันด้วย คุณควรมอบประสบการณ์ที่มีความเฉพาะตัว น่าตื่นเต้น และเหนือสิ่งอื่นใดคือสอดคล้องกับแต่ละบุคคล ซึ่งคุณสามารถทำได้ง่ายๆ เช่น แต่งตั้งผู้ชี้แนะให้กับพนักงานใหม่เพื่อช่วยสร้างสายสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและจัดทำแผนเส้นทางอาชีพ

การปรับปรุงแผนการฝึกอบรมก่อนเริ่มทำงาน

เมื่อคุณจัดเตรียมกระบวนการฝึกอบรมก่อนเริ่มทำงานเรียบร้อยแล้ว คุณจะต้องคอยอัพเดตกระบวนการเหล่านี้อยู่เสมอเพื่อให้ตอบโจทย์ทุกความต้องการ โดยคุณสามารถจัดทำแบบสำรวจความพึงพอใจเพื่อดูว่าบุคลากรพึงพอใจกับกระบวนการดังกล่าวมากน้อยเพียงใด ตลอดจนประเมินทั้งกระบวนการอย่างน้อยทุกๆ 3 ปีและปรับปรุงตามผลลัพธ์ที่ได้เพื่อให้กระบวนการมีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอได้

ไม่ว่าจะใช้วิธีใดก็ตาม สิ่งสำคัญที่ไม่ควรลืมคือคุณควรทำให้การฝึกอบรมก่อนเริ่มทำงานนั้นเรียบง่ายและน่าสนใจเข้าไว้ เพราะความประทับใจแรกไม่มีโอกาสครั้งที่สองให้คุณได้ลองใหม่