เมื่อพูดถึงการบรรลุสิ่งที่เราคาดหวังเหล่านั้น เราเชื่อว่ามีหลักการ 6 ประการที่จะเป็นหัวใจสำคัญของสถานที่ทำงานแห่งอนาคตที่ประสบความสำเร็จทุกแห่ง หลักการเหล่านี้ไม่ใช่การเดิมพันระยะสั้นในเทคโนโลยีหรือแพลตฟอร์ม แต่เป็นการเดิมพันในพฤติกรรมพื้นฐานที่เป็นแนวทางของหลักการสำหรับผลิตภัณฑ์ของเรา และจะต้องเข้าไปเป็นส่วนหนึ่งในทุกธุรกิจที่ต้องการเสริมสร้างความรวดเร็วและความยืดหยุ่นสำหรับนำไปใช้เพื่อจัดการกับความท้าทายของโลกที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วด้วย

สร้างความเปิดกว้างตั้งแต่ต้น

หลักการแรกที่เราพบคือ สร้างความเปิดกว้างตั้งแต่ต้น

คนหนุ่มสาวเติบโตขึ้นมาในโลกที่พวกเขาแชร์เรื่องราวเกี่ยวกับการดำเนินชีวิตและตัวเองมากกว่าที่คนรุ่นก่อนๆ จะจินตนาการได้ และคนกลุ่มนี้มองว่าการเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วนั้นเป็นสิทธิ์อย่างหนึ่ง โดยอาจจะหมายถึงการเข้าถึงสิ่งต่างๆ เช่น สื่อและเกม รวมถึงการเข้าถึงข้อมูลและการเข้าถึงคนอื่นๆ ด้วย

การสร้างความเปิดกว้างตั้งแต่ต้นไม่เพียงแค่ช่วยทำลายการทำงานแบบตัวใครตัวมันและขอบเขตอันจำกัดในองค์กรเท่านั้น แต่ยังทำให้ผู้คนเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้รวดเร็วขึ้น พร้อมทั้งช่วยให้เรารู้สึกเชื่อมโยงกับพันธกิจและผูกพันกับเพื่อนร่วมงานของเรามากขึ้นด้วย

เปิดกว้าง = ดี

Facebook เชื่อมั่นในเรื่องความเปิดกว้างเป็นอย่างมาก นั่นก็เป็นเพราะเราได้เห็นผลลัพธ์มากับตาแล้วนั่นเอง ย้อนกลับไปในปี 2010 Facebook ก็เหมือนกับบริษัทอื่นๆ ตรงที่เราใช้อีเมล การสนทนาบนอินเทอร์เน็ต (IRC) และรายชื่อการส่งอีเมลแบบกลุ่ม

ปิดกั้น = ไม่ดี

ลองคิดถึงความแตกต่างระหว่างผู้จัดการอาวุโสที่ใช้แต่บันทึกข้อความสั้นๆ ทางอีเมลเพื่อสื่อสารกับทีม แล้วใครล่ะที่จะกดปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" ในโน้ตนั้น คำตอบคือไม่มีเลยสักคน การทำแบบนั้นคงจะเป็นการตัดอนาคตในหน้าที่การงานของตัวเองชัดๆ ข้อความใดที่ส่งถึงพนักงาน ข้อความเขียนว่า 'อย่าตอบกลับ' อย่าเสนอไอเดีย และอย่าแสดงความคิดเห็น

ทีนี้ลองจินตนาการว่าบันทึกข้อความสั้นๆ นั้นถูกโพสต์ลงในกลุ่มบน Facebook ซึ่งตอนนี้บน Workplace ก็มีกล่องข้อความเล็กๆ อยู่ที่ด้านล่างข้อความนั้นแล้ว กล่องข้อความนั้นมีข้อความแสดงไว้ว่า 'เขียนความคิดเห็น' หรือจะให้ง่ายยิ่งกว่านั้นก็คือการกดปุ่มถูกใจ ซึ่งเป็นวิธีการมีส่วนร่วมที่เรียบง่ายและเป็นสากลที่สุดเท่าที่เรารู้จัก วิธีการมีส่วนร่วมเหล่านี้จะช่วยให้คนอื่นๆ รับฟังคุณ ทั้งยังช่วยให้คุณแชร์สิ่งต่างๆ และแสดงความคิดเห็นออกมาได้ตั้งแต่เริ่มต้น เราจะอธิบายประเด็นนี้จาก 2 ตัวอย่าง

1: องค์กรที่ไม่แสวงผลกำไรมีการสนทนาที่ดีขึ้น

Save the Children มีพนักงาน 25,000 คนซึ่งกระจายตัวอยู่ในพื้นที่ห่างไกลหลายแห่งทั่วโลก ด้วยเหตุนี้เอง การให้พนักงานเชื่อมต่อกันถึงจึงถือเป็นความท้าทายที่องค์กรพบเจอมาโดยตลอด เครื่องมือที่มีอยู่ ซึ่งหลักๆ แล้วเป็นอีเมล ทำให้แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะให้ทุกคนได้เข้ามามีส่วนร่วมในการสนทนา

กรณีหนึ่งคือ ผู้จัดการฝ่ายการสื่อสารต้องทุ่มเทเวลา 1 วันเต็มๆ ในแต่ละสัปดาห์ไปกับการเขียนอีเมลแล้วส่งไปยังรายชื่อผู้รับอีเมลจำนวน 500 คน แต่เมื่อมีการนำ Workplace ไปใช้ เขาก็เปลี่ยนจากการใช้อีเมลไปเป็นการโพสต์ลงในกลุ่มบน Workplace ส่วนกลางแทน หลังจากนั้นก็เกิดสิ่งที่น่าสนใจขึ้น กลุ่มบน Workplace มีจำนวนคนที่เข้าร่วมเพิ่มขึ้นจากรายชื่อผู้รับอีเมลเดิมถึง 2 เท่าภายในเวลาเพียง 1 สัปดาห์

เขาตระหนักได้ว่าตนเองจำกัดความรู้และข้อมูลเชิงลึกนี้ไว้กับคนเพียง 500 คนมาเป็นเวลาถึง 5 ปี ซึ่งหมายความว่าคนที่ไม่รู้ว่าจะ 'เข้ามาอยู่ในรายชื่อ' ได้อย่างไรก็ไม่มีทางที่จะเข้ามามีส่วนร่วมในการสนทนาได้เลย ทว่าตอนนี้ การใช้ Workplace ทำให้การสื่อสารที่จำกัดเหล่านั้นมีความเปิดกว้างมากขึ้น

Kyle Degraw, Humanitarian Communications Manager จาก Save the Children กล่าวว่า

2: ช่วยให้อุตสาหกรรมโทรคมนาคมเลิกใช้อีเมลได้อย่างสิ้นเชิง

Telenor ซึ่งเป็นผู้ให้บริการด้านโทรคมนาคมชั้นนำระดับโลกตระหนักดีว่าจะเกิดประสิทธิภาพมากขึ้นเพียงใดถ้าสามารถเลิกใช้อีเมลที่มีข้อจำกัดร้อยแปดพันเก้าได้ ตัวอย่างหนึ่งคือ นักวิทยาศาสตร์ข้อมูลใช้กลุ่มบน Workplace ภายในองค์กรเพื่อแชร์ข้อมูลงานวิจัยบางอย่าง ภายในไม่กี่ชั่วโมงนั้นเอง ผู้นำระดับสูงก็ได้เห็นข่าวสารอัพเดตและทีมฝ่ายการสื่อสารก็เข้ามารับช่วงต่อ ในวันรุ่งขึ้น งานวิจัยของ Telenor ก็ได้ขึ้นหน้าหนึ่งในหนังสือพิมพ์ชั้นนำของนอร์เวย์และมีข้อมูลปรากฏอยู่บนเว็บไซต์แล้ว

ผลลัพธ์ที่รวดเร็วนี้จะเกิดขึ้นไม่ได้เลยถ้ายังใช้อีเมลแบบเดิมๆ อยู่ ดังที่ Anne Flagstad รองประธานอาวุโสฝ่าย Culture & Change Management จาก Telenor กล่าวไว้ว่า

ใช้ Facebook เพื่อสร้าง Facebook

Facebook ก็เริ่มใช้ Facebook เพื่อสร้าง Facebook เช่นกัน และผลลัพธ์ที่ได้คือบริษัทก้าวหน้าไปด้วยความเร็วที่น่าเหลือเชื่อ เราสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นและรวดเร็วขึ้น ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น ผู้บริหารระดับสูงสามารถสื่อสารได้อย่างโปร่งใสมากขึ้น และแม้ว่าบริษัทจะมีพนักงานเพิ่มขึ้นเป็น 1,000 คน 10,000 คน และจะเพิ่มเป็น 40,000 คนในเวลาอันใกล้นี้ ความเปิดกว้างที่เราวางรากฐานไว้ตั้งแต่แรกเริ่มนั้นก็ได้ช่วยให้เราคิดและดำเนินการได้เร็วเทียบเท่ากับบริษัทที่มีขนาดเล็กกว่ามาก

ความเร็วในระดับนั้นเป็นส่วนหนึ่งในโครงสร้างของ Workplace วัฒนธรรมที่เปิดกว้างของเราช่วยให้เราสามารถนำการพัฒนานวัตกรรมที่รวดเร็วจากเทคโนโลยีเพื่อผู้บริโภคไปยังภาคส่วนอื่นๆ ได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้เราสามารถสานต่อพันธกิจของเราในการสร้างพื้นที่สำหรับให้คนทั้งโลกทำงานร่วมกันอีกด้วย

อ่านซีรีส์ออกแบบอนาคตแห่งการทำงานตอนที่ 3 เกี่ยวกับการออกแบบมาให้เหมาะสำหรับใช้งานบนมือถือได้ที่นี่ ในระหว่างนี้ คุณสามารถอ่านซีรีส์ตอนที่ 1 ได้ที่นี่