แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพ: ได้เวลาจัดระเบียบแล้ว

ไม่ว่าจะเป็นแบบอนาล็อกหรือดิจิทัล แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพก็สามารถช่วยกระตุ้นผลลัพธ์ได้ มาดูกันว่าแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพคืออะไร ควรใช้เมื่อใด และวิธีใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 7 นาที
best daily productivity planner - Workplace from Meta
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพคืออะไร

แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพคืออะไร

เราทุกคนต่างมีระบบจัดการผลิตภาพของตัวเอง ไม่ว่าจะตั้งใจทำหรือไม่ก็ตาม คุณอาจเขียนไว้ในสมุดเปล่า แปะกระดาษโพสต์อิทไว้บนตู้เย็น หรือบันทึกเสียงตัวเองไว้ในโทรศัพท์ แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพ ไม่ว่าจะเป็นแบบดิจิทัลหรืออนาล็อก สามารถเป็นเทคนิคการจัดการผลิตภาพที่สำคัญในช่วงเวลาที่ไม่แน่นอนนี้

หากคุณรู้สึกว่าบางอย่างกำลังถาโถมเข้ามามามากเกินไปและมีงานสำคัญที่ต้องดูแลอยู่หลายอย่าง แต่คุณก็ไม่อยากละสายตาจากภาพรวมทั้งหมด การรวมทุกอย่างไว้ที่เดียวสามารถช่วยคุณได้ แพลนเนอร์มีประโยชน์มากในปัจจุบัน เนื่องจากทีมหลายทีมทำงานจากทางไกล อีกทั้งการติดตามความคืบหน้าของโปรเจ็กต์หรือการจดจำการประชุมก็เป็นเรื่องที่ยากขึ้น

ขจัดปัญหาในที่ทำงานด้วย Workplace

ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้

แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพ หรือที่เรียกกันว่าแพลนเนอร์รายวันหรือตัวช่วยจัดระเบียบส่วนตัว เป็นวิธีหนึ่งในการติดตามตารางเวลา งาน โปรเจ็กต์ และเป้าหมายของทีม แพลนเนอร์ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในช่วงยุคทองของ Filofax ในทศวรรษที่ 1980 เมื่อสมุดสันห่วงที่เป็นที่นิยมในขณะนั้นมีทั้งปฏิทิน รายชื่อติดต่อ รายการสิ่งที่ต้องทำ และหน้ากระดาษเปล่าสำหรับจดบันทึก ปัจจุบัน แอพและโปรแกรมซอฟต์แวร์จำนวนมากได้รื้อฟื้นประสบการณ์ของแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพจากยุคอนาล็อกขึ้นมาใหม่ ซึ่งเครื่องมือที่นำมาใช้ทั้งองค์กรเหล่านี้อาจเป็นวิธีการสำคัญในการรักษาทีมและโปรเจ็กต์ของคุณให้ดำเนินไปตามแผนได้

แม้เราจะมีเครื่องมือเพิ่มผลิตภาพแบบดิจิทัลที่ทันสมัยและทำงานได้อย่างเป็นระบบ แต่สมุดแพลนเนอร์ก็ยังได้รับความนิยมอยู่ในปัจจุบัน ตั้งแต่สมุดจดบันทึกหัวข้อไปจนถึงไดอารี่ธรรมดาๆ เหตุใดจึงเป็นเช่นนั้น และแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบดิจิทัลที่ทันสมัยจะช่วยเสริมการทำงานได้อย่างไร

รู้หรือไม่ว่า สมุดวางแผนรายวันเกิดขึ้นครั้งแรกในทศวรรษที่ 1930 โดย Gustav Grossmann ผู้กล่าวว่า เครื่องมือนี้เป็นตัวช่วยเพิ่มผลิตภาพให้กับผู้คน และช่วยให้พวกเขาดำเนินชีวิตอย่าง 'มีเหตุผล' เมื่อใช้งานตามคำแนะนำของเขา

หลักการที่อยู่เบื้องหลังแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพคืออะไร

หลักการที่อยู่เบื้องหลังแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพคืออะไร

ใครๆ ก็สามารถจดบันทึกงานและขีดฆ่ารายการสิ่งที่ต้องทำที่ทำเสร็จแล้วได้ แล้วอะไรที่ทำให้แพลนเนอร์นี้มีความแตกต่างเป็นพิเศษกัน คำตอบคือ หลักการที่สามารถช่วยให้เราคงพฤติกรรมจนบรรลุเป้าหมายได้เมื่อมุ่งมั่นที่จะทำ เพื่อเริ่มต้นดำเนินการตามหลักการนั้น คุณต้องค้นหาแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพที่เหมาะกับความต้องการในทีมของคุณให้เจอ

ประเภทของแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพมีอะไรบ้าง

ประเภทของแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพมีอะไรบ้าง

แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพมีไว้สำหรับผู้ที่ต้องการเพิ่มองค์ประกอบที่เป็นขั้นตอนในแต่ละวัน สัปดาห์ หรือปี โดยประเภทที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และลำดับความสำคัญของคุณ แพลนเนอร์ที่ละเอียดมากที่สุดคือแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพรายวัน ซึ่งเหมาะกับผู้ที่ต้องการข้อมูลที่ดูง่ายและตรงเวลาเพื่อทำตามรายการที่ต้องทำ แพลนเนอร์รายสัปดาห์ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของงานในสัปดาห์ได้อย่างรวดเร็ว ส่วนแพลนเนอร์รายเดือนหรือรายปีช่วยให้คุณสามารถติดตาม จัดการ และพัฒนาเป้าหมายในระยะกลางหรือระยะยาวได้ กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณ และเลือกแพลนเนอร์ที่เหมาะสม

คำถามทั่วไปเกี่ยวกับแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพ

คำถามทั่วไปเกี่ยวกับแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพ

แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพได้จริงหรือไม่
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพได้จริงหรือไม่

การใช้แพลนเนอร์สามารถเพิ่มผลิตภาพได้จริง ตามที่กูรูด้านผลิตภาพอย่าง Brian Tracey กล่าวว่า "ความสามารถในการวางแผนที่ดีก่อนลงมือทำเป็นตัวชี้วัดความสามารถโดยรวมของคุณ ยิ่งคุณวางแผนได้ดีเท่าใด คุณก็สามารถเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่งได้ง่ายขึ้น เพื่อเริ่มต้นลงมือทำแล้วดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง"

นอกจากจะช่วยให้คุณวางแผนโปรเจ็กต์และเป้าหมายได้แล้ว คุณยังสามารถใช้แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพเพื่อสะท้อนถึงความก้าวหน้าของบุคคลและทีม รวมไปถึงพัฒนาการของคุณ

แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบใดที่ดีที่สุด
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบใดที่ดีที่สุด

คำตอบนี้ขึ้นอยู่กับมุมมองของแต่ละคน เมื่อพูดถึงผลิตภาพ ทุกคนล้วนมีวิธีการที่แตกต่างกัน บางคนวางแผนไว้อย่างละเอียดยิบโดยการแบ่งงานทั้งหมดออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ ในขณะที่บางคนให้ความสำคัญกับภาพรวม รูปแบบของแพลนเนอร์ที่คุณเลือกให้กับทีมควรเหมาะกับวิธีการของคุณ หรือมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะปรับใช้ได้

สิ่งแรกที่ต้องพิจารณาเมื่อตัดสินใจเลือกแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพที่เหมาะสมกับทีมของคุณคือ เหตุผลที่คุณจำเป็นต้องใช้ คุณต้องการให้แพลนเนอร์ครอบคลุมแค่ในชีวิตการทำงานหรือไม่ หรือคุณจำเป็นต้องใช้เครื่องมือนี้เพื่อจัดการกับผลิตภาพส่วนบุคคลและการเรียนรู้ด้วย ลองพิจารณาว่าคุณต้องการความช่วยเหลือในด้านแผนงานประจำวันของทีม หรือเป้าหมายในระยะยาว หรือทั้งสองอย่าง โดยผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้หลีกเลี่ยงการใช้แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพที่มีรูปแบบตายตัว ยกเว้นในกรณีที่ผู้คนไม่มีความเป็นระเบียบ และยังใหม่กับการบริหารเวลาเช่นนี้

องค์กรอาจต้องการบางสิ่งเป็นพิเศษจากแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพของคุณ เช่น ปฏิทินหรือรายการงานที่ต้องทำ แพลนเนอร์ทั้งแบบดิจิทัลและอนาล็อกสามารถนำเสนอจิตวิทยาจูงใจเชิงบวกในรูปแบบของการกระตุ้นเตือนและเกมที่เหมาะสำหรับผู้ที่ชอบผัดวันประกันพรุ่ง แพลนเนอร์บางรูปแบบมีความเฉพาะกลุ่มมาก ในขณะที่บางรูปแบบออกแบบมาให้มีความ ‘ครบวงจร’ มากขึ้น

หากข้อกำหนดสำคัญประการหนึ่งของคุณคือการเชื่อมต่อกับคนอื่นๆ ภายในองค์กร คุณต้องใช้แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพที่เฉพาะเจาะจง ในทำนองเดียวกัน หากคุณต้องการแพลนเนอร์ที่สามารถทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่นที่คุณใช้ในธุรกิจอยู่แล้ว คุณอาจมีตัวเลือกแพลนเนอร์ที่แคบลง

เชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ

รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน

เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย โดยคุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว

สิ่งที่ควรพิจารณาเกี่ยวกับสมุดแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพ
สิ่งที่ควรพิจารณาเกี่ยวกับสมุดแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพ

สมุดแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพยังคงได้รับความนิยมมาจนถึงปัจจุบัน แม้ว่าโลกจะเปลี่ยนจากยุคอนาล็อกเข้าสู่ยุคดิจิทัลแล้วก็ตาม นั่นเป็นเพราะสาเหตุสำคัญบางอย่าง การวิจัยพบว่า การเขียนสิ่งที่ต้องทำและตารางเวลาในแต่ละวันช่วยให้คุณรู้สึกมีส่วนร่วมกับงานที่ทำมากขึ้น เหตุผลนี้ยังได้รับการสนับสนุนจากประสาทวิทยาด้วยการค้นพบที่ว่า การจดบันทึกเป้าหมายด้วยมือช่วยให้คุณมีโอกาสทำได้สำเร็จมากกว่า

การจดสิ่งต่างๆ สามารถช่วยในด้านการจดจำ ผู้คนจำนวนมากพบว่า ตนสามารถจดจ่อและมีสมาธิมากขึ้นเมื่อจดสิ่งต่างๆ ลงในกระดาษ และผู้ที่มีความคิดสร้างสรรค์ในองค์กรบางคนอาจสนุกสนานกับการใช้สีสัน และสามารถวาดรูปเล่นตามขอบกระดาษได้ ไม่มีวิธีที่ผิดหรือถูก ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับการค้นหาวิธีที่เหมาะกับคุณและทีมของคุณ และให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดแก่องค์กร

  • ขนาด คุณชอบแพลนเนอร์ขนาดเล็กที่สามารถพกในกระเป๋าหรือกระเป๋าเสื้อ หรือคุณต้องการแพลนเนอร์ที่ละเอียดมากขึ้นเพื่อเก็บไอเดียของคุณไว้ได้ทั้งหมด
  • น้ำหนัก หากคุณเดินทางบ่อย น้ำหนักของแพลนเนอร์อาจเป็นเรื่องสำคัญ
  • การพกพา หากคุณเดินทางบ่อย คุณอาจต้องการแพลนเนอร์แบบพกพาที่สามารถใส่ในกระเป๋าเดินทางของคุณได้ง่าย
  • รูปแบบ แพลนเนอร์บางรูปแบบสามารถปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่น โดยสามารถย้ายหน้าหรือส่วนต่างๆ ได้ตามต้องการ ในขณะที่บางรูปแบบมีลักษณะตายตัวและกำหนดเทมเพลตมาให้ นอกจากนี้ยังมีรูปแบบแนวตั้งและแนวนอนให้คุณเลือกใช้
  • ระบุหรือไม่ระบุวันที่ แพลนเนอร์ที่ไม่ระบุวันที่อาจเหมาะสมที่สุดหากคุณไม่ได้ต้องการใช้แพลนเนอร์ทุกวัน

รู้หรือไม่ว่า แม้ว่าญี่ปุ่นจะเป็นประเทศยักษ์ใหญ่ที่มีอิทธิพลด้านเทคโนโลยี แต่ชาวญี่ปุ่นกลับชื่นชอบสมุดแพลนเนอร์อย่างมาก ไม่ว่าจะมีขนาดหรือรูปร่างแบบใดก็ตาม เช่น สมุดจดบันทึกหัวข้อ ซึ่งเป็นระบบการจัดระเบียบส่วนบุคคลที่ใช้สัญลักษณ์ในการเรียงลำดับข้อมูล

แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพมีประสิทธิภาพเพียงใด
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพมีประสิทธิภาพเพียงใด

แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบดิจิทัลมีข้อดีอย่างเห็นได้ชัดเจนท่ามกลางสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบัน แพลนเนอร์แบบดิจิทัลได้รับความนิยมมานานนับตั้งแต่การเปิดตัวของอุปกรณ์ต้นแบบอย่าง Palm Pilot ในปี 1996 ซึ่งมีทั้งรูปแบบที่ยืดหยุ่นและตายตัวเช่นเดียวกับสมุดแพลนเนอร์

ข้อแตกต่างที่สำคัญประการหนึ่งของแพลนเนอร์แบบดิจิทัลคือ คุณสามารถลิงก์กับทีมของคุณ รวมถึงดูปฏิทินและรายการงานที่มีร่วมกันได้ คุณสามารถแบ่งโปรเจ็กต์เพื่อจัดการเป็นส่วนๆ และมอบหมายสมาชิกในทีมให้รับผิดชอบงานในส่วนต่างๆ นอกจากนี้ คุณยังสามารถรับการแจ้งเตือนที่เป็นประโยชน์ ซึ่งจะกระตุ้นเตือนเมื่อผู้คนลืมการนัดหมายหรือเข้าประชุมสาย

ผู้จัดการทีมหลายรายใช้แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบดิจิทัลและแบบสมุดควบคู่กัน โดยผู้คนมักจะใช้สมุดแพลนเนอร์สำหรับการนัดหมายและเป้าหมายส่วนตัว และใช้แพลนเนอร์แบบดิจิทัลสำหรับสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงาน อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องการสนับสนุนให้ทีมของคุณใช้แพลนเนอร์กลุ่มสำหรับการนัดหมายส่วนตัวด้วยเช่นกัน เพื่อให้พวกเขาเห็นสิ่งที่ต้องทำได้อย่างรวดเร็ว การวิจัยแสดงให้เห็นว่า ผู้คนมีผลิตภาพในการทำงานมากขึ้น หากสมองปลอดโปร่งโดยไม่ต้องคิดถึงสิ่งที่ต้องทำ

ประโยชน์หลักของแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบดิจิทัลคืออะไร
ประโยชน์หลักของแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบดิจิทัลคืออะไร

แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบดิจิทัลช่วยให้คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

  • เชื่อมต่อกับทีมของคุณอยู่เสมอ
  • ดูปฏิทินและรายการสิ่งที่ต้องทำของทุกคนได้ในพริบตาเดียว
  • ใช้เพื่อทดสอบ เรียนรู้ และปรับปรุง
  • รวมทุกอย่างไว้ในมือถือหรือแท็บเล็ตของคุณ ซึ่งมีโอกาสน้อยที่จะลืมไว้บนเครื่องบินหรือรถไฟ
  • มีความยืดหยุ่นมากขึ้น เมื่อคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง
การแนะนำแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบใหม่ให้กับทีมของคุณ

การแนะนำแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบใหม่ให้กับทีมของคุณ

ก่อนที่จะเลือกแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพที่เหมาะกับองค์กรของคุณ ให้สอบถามคำแนะนำจากผู้อื่นและดูประโยชน์จากการทดลองใช้งานซอฟต์แวร์ฟรี อย่ากลัวที่จะลองใช้แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพหลายๆ แบบรวมกัน จนกว่าคุณจะพบกับเครื่องมือที่เหมาะกับธุรกิจของคุณมากที่สุด เพราะนี่อาจเป็นขั้นตอนการลองผิดลองถูกเพื่อค้นหาสิ่งที่เหมาะสมกับคุณและทีมของคุณ แต่อย่ามัวรอเพื่อให้ได้เครื่องมือวางแผนที่สมบูรณ์แบบ เริ่มใช้งานตั้งแต่วันนี้เลย แล้วคุณจะเห็นผลิตภาพที่เริ่มทะยานขึ้น

คำนึงไว้เสมอว่า คุณต้องบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงบางอย่างเมื่อเริ่มใช้ซอฟต์แวร์เพื่อผลิตภาพแบบใหม่ภายในองค์กรหรือทีม หากไม่แน่ใจ ให้เลือกระบบที่ซับซ้อนน้อยที่สุด ซึ่งสามารถทำงานที่สำคัญที่สุดในทีมของคุณ ดังที่ Daniel Levitin ผู้เขียนหนังสือ The Organized Mind กล่าวไว้ว่า "ยิ่งระบบซับซ้อนมากเท่าใด ผู้คนก็จะยิ่งทำตามได้น้อยลงเท่านั้น"

คุณอาจสนใจบทความต่อไปนี้

บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่
ขอบคุณสำหรับความเห็นของคุณ

โพสต์ล่าสุด

ประสิทธิภาพการทำงาน | ใช้เวลาอ่าน 11 นาที

ผลิตภาพคืออะไรและเหตุใดจึงมีความสำคัญ

ผลิตภาพเป็นประเด็นยอดนิยมมาตั้งแต่ก่อนที่ทั้งโลกจะล็อกดาวน์ ซึ่งปัจจุบันได้กลายเป็นกุญแจสำคัญสำหรับธุรกิจ ค้นพบความสำคัญของผลิตภาพ วิธีวัดผล และวิธีเพิ่มผลิตภาพในยุคหลังการแพร่ระบาดใหญ่

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 10 นาที

เทคนิคบริหารจัดการเวลา

เมื่อวิธีและสถานที่ทำงานของเราเปลี่ยนแปลงไป การช่วยให้บุคลากรที่ทำงานจากทางไกลและบุคลากรหน้างานมีส่วนร่วมและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ เทคนิคบริหารจัดการเวลาเหล่านี้สามารถช่วยคุณได้

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 7 นาที

วิธีเพิ่มผลิตภาพของตัวคุณเอง

ผลิตภาพในตัวเองคืออะไร และคุณจะพัฒนาผลิตภาพได้อย่างไร ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อบรรลุเป้าหมายด้านผลิตภาพของคุณ