ผลิตภาพคืออะไรและเหตุใดจึงมีความสำคัญ

ผลิตภาพเป็นประเด็นยอดนิยมมาตั้งแต่ก่อนที่ทั้งโลกจะล็อกดาวน์ ซึ่งปัจจุบันได้กลายเป็นกุญแจสำคัญสำหรับธุรกิจ ค้นพบความสำคัญของผลิตภาพ วิธีวัดผล และวิธีเพิ่มผลิตภาพในยุคหลังการแพร่ระบาดใหญ่

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 11 นาที
productivity during the pandemic - Workplace from Meta
ผลิตภาพในช่วงการระบาดใหญ่ทั่วโลก

ผลิตภาพในช่วงการระบาดใหญ่ทั่วโลก

เมื่อโควิด-19 ระบาดและผู้คนจำนวนมากเริ่มทำงานจากทางไกล เราก็ได้เห็นสิ่งที่น่าสนใจ นั่นก็คือผลิตผลที่เพิ่มขึ้น ผู้บริหารและผู้จัดการในยุโรปที่เป็นผู้ตอบแบบสำรวจฉบับหนึ่งจำนวนกว่า 43% รายงานว่า การทำงานจากที่บ้านส่งผลกระทบเชิงบวกต่อผลิตภาพ และมีผู้ตอบแบบสำรวจเพียง 29% กล่าวว่าผลิตภาพลดลง และแม้ว่าชั่วโมงการทำงานลดลงและผู้คนต้องตกงาน แต่ผลิตภาพในสหรัฐฯ กลับเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วถึง 7.3% ซึ่งนับว่าเป็นการเพิ่มขึ้นที่สูงที่สุดนับตั้งแต่ปี 2009 เลยทีเดียว

แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace

ตั้งแต่การแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน ไปจนถึงการปรับใช้วิธีการทำงานแบบผสมผสาน Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายกว่าเดิมได้

ผลลัพธ์ที่เพิ่มขึ้นจากการทำงานจากที่บ้านอาจไม่ใช่เรื่องที่น่าแปลกใจเท่าใดนัก ตามทฤษฎีแล้ว การทำงานจากที่บ้านควรเพิ่มผลิตภาพ เนื่องจากผู้คนสามารถลดเวลาในการทำสิ่งอื่นๆ ได้ เช่น การเดินทาง การศึกษาที่ดำเนินการเมื่อปี 2012 แสดงให้เห็นว่าพนักงานในบริษัทท่องเที่ยวออนไลน์ของจีนมีผลิตภาพเพิ่มขึ้น 13% เมื่อได้รับอนุญาตให้ทำงานจากที่บ้าน 4 วันต่อสัปดาห์ ผลิตผลที่เต็มที่นี้เป็นผลมาจากสิ่งรบกวนที่ลดลง ทำให้พนักงานใช้เวลาทำงานได้มากขึ้น

ผลิตภาพที่เพิ่มขึ้นนี้อาจเป็นหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้เราไม่เห็นการหลั่งไหลกลับไปยังสำนักงานในยุคหลังโควิด ทำไมต้องกลับไปทำงาน 'ตามปกติ' ในเมื่อการทำงานตามปกติทำให้ความสามารถในการทำงานลดลง แม้ว่าจะมีบริษัทบางแห่งยกเลิกการทำงานในสำนักงานและเปลี่ยนมาใช้การทำงานจากทางไกลโดยสมบูรณ์ แต่บริษัทส่วนมากเห็นว่าการทำงานแบบผสมผสานดูเหมือนจะเป็นทางออกสู่อนาคต โดยพนักงานประมาณ 48% อาจต้องทำงานจากทางไกลอย่างน้อยในบางช่วง เมื่อเทียบกับ 30% จากช่วงก่อนการระบาด ซึ่งทำให้พวกเราหลายคนเริ่มทยอยกลับเข้าสู่สำนักงาน

คำถามคือแนวทางการสร้างผลิตภาพควรมีรูปร่างหน้าตาอย่างไร เราจะรักษาผลิตภาพที่เพิ่มขึ้นในขณะที่ทำงานจากทางไกลนี้ได้อย่างไร แล้วผลลัพธ์ที่เพิ่มขึ้นนั้นเกี่ยวข้องกับพัฒนาการด้านอื่นๆ ที่เราพบในช่วงนี้อย่างไร เนื่องจากผู้นำธุรกิจ 90% กล่าวว่าวัฒนธรรมของธุรกิจดีขึ้น, 84% เชื่อว่าการมีส่วนร่วมของพนักงานเพิ่มขึ้น และ 83% เชื่อว่าประสบการณ์ของพนักงานดีขึ้น

สมมุติว่าเราต้องการรักษาผลิตภาพและประสบการณ์ของพนักงานที่ดีขึ้นนี้ไว้ ในกรณีนี้ คุณควรพิจารณาสาเหตุที่ทำให้ผลิตภาพเพิ่มขึ้น และปัจจัยทั้ง 2 ด้านนี้มีอิทธิพลต่อกันและกันอย่างไร พนักงานที่ทำงานจากทางไกลมีสิ่งรบกวนน้อยลงและมีสมดุลการทำงานและการใช้ชีวิตที่ดีขึ้น พวกเขามีความยืดหยุ่นและสามารถควบคุมสภาพแวดล้อมในการทำงานได้มากขึ้น เมื่อผู้คนกลับมาทำงานในสำนักงาน องค์กรจะคงสภาพการทำงานที่ดีขึ้นเหล่านี้ไว้ได้อย่างไร และอะไรคือเป้าหมายสำหรับสร้างสถานที่ทำงานที่ดียิ่งขึ้นไปอีก

จุดเริ่มต้นที่ดีคือการเข้าใจว่าผลิตภาพหมายถึงอะไร และได้มาอย่างไร

ผลิตภาพคืออะไร

ผลิตภาพคืออะไร

ตามข้อมูลของ OECD ผลิตภาพคือ 'อัตราส่วนระหว่างปริมาณของผลิตผลและปัจจัยการผลิต' แล้วสิ่งเหล่านั้นมีลักษณะอย่างไร ปัจจัยการผลิตคือสิ่งที่เกี่ยวข้องในการผลิต เช่น อุปกรณ์ เวลา เงินทุน แรงงาน หรือที่ดิน ส่วนผลิตผลคือผลลัพธ์ที่ได้ เช่น รถยนต์ หรือปริมาณข้าวโพดที่ปลูกได้ในที่ดินหนึ่งผืน

การพิจารณาถึงผลิตภาพในเชิงการผลิตหรือการเกษตรนั้นเป็นเรื่องที่ค่อนข้างง่าย แต่กลับเป็นเรื่องที่ซับซ้อนสำหรับธุรกิจในภาคบริการ เพราะสำหรับธุรกิจอย่างบริษัทกฎหมาย ผู้ให้บริการด้านสุขภาพ หรือธุรกิจประกันภัย ปัจจัยการผลิตและผลิตผลมีความหลากหลายอย่างยิ่ง การกำหนดผลิตภาพหรือความสำคัญของผลิตภาพสำหรับองค์กรเหล่านี้จึงไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป

ไม่พลาดทุกการสื่อสาร

รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน

เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย โดยคุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว

เราจะคำนวณผลิตภาพได้อย่างไร

เราจะคำนวณผลิตภาพได้อย่างไร

การวัดผลิตภาพเป็นเรื่องที่ซับซ้อน เนื่องจากปัจจัยการผลิตและผลิตผลที่ต้องพิจารณาไม่ได้มีเพียงสิ่งเดียว แต่จากสูตรคำนวณพื้นฐาน ผลิตภาพคือผลผลิตหารด้วยปัจจัยการผลิต

ดังนั้น หากคุณสามารถผลิตรถยนต์ได้ 3,000 คันโดยใช้พนักงาน 100 คน การคำนวณผลิตภาพจะเป็นดังนี้

รถยนต์ 3,000 คัน ÷ พนักงาน 100 คน = รถยนต์ 30 คันต่อพนักงานหนึ่งคนต่อหนึ่งวัน

แต่สำหรับภาคบริการ การมุ่งเน้นไปที่ปริมาณ เช่น จำนวนลูกค้าที่พนักงานในร้านค้าให้บริการ อาจไม่ได้แสดงให้เห็นผลิตภาพที่แม่นยำ คุณอาจจะไม่ทราบว่าประสบการณ์ของลูกค้าเป็นอย่างไร ลูกค้าซื้อสินค้าหรือไม่ ลูกค้าจะกลับมาอีกไหม หรือลูกค้าจะแนะนำร้านค้าหรือไม่

นี่จึงเป็นเหตุผลหนึ่งที่ต้องมีวิธีการอื่นๆ ในการวัดผลิตภาพ บางบริษัทอาจหารรายได้ที่พนักงานแต่ละคนทำได้ด้วยเงินเดือนของพนักงานคนนั้นๆ บางบริษัทอาจตั้งเป้าหมายด้านประสิทธิภาพการทำงานให้กับพนักงาน และวัดผลิตภาพโดยเทียบกับเป้าหมายเหล่านี้ หรืออาจพิจารณาผลิตภาพจากประสบการณ์และความพึงพอใจในบริการที่ลูกค้าหรือผู้ป่วยได้รับ

Xiofeng Li และ David Prescott กล่าวในรายงานเกี่ยวกับการวัดผลิตภาพในภาคธุรกิจว่า "คุณภาพในภาคบริการเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากลูกค้ามักจะประเมินการบริการจากคุณภาพของการให้บริการ"

แนวคิดนี้จึงทำให้เกิดการคำนวณที่แตกต่างออกไป

เหตุใดผลิตภาพจึงเป็นเรื่องสำคัญ

เหตุใดผลิตภาพจึงเป็นเรื่องสำคัญ

ไม่ว่าคุณจะวัดผลด้วยวิธีใดก็ตาม มีเหตุผลสำคัญหลายอย่างที่ทำให้นักเศรษฐศาสตร์และผู้นำทางธุรกิจให้ความสำคัญกับแนวคิดด้านผลิตภาพอยู่เสมอ ซึ่งเหตุผลบางส่วนมีดังนี้

ประสิทธิภาพ

ผลิตภาพแตกต่างจากประสิทธิภาพ แต่ปัจจัยทั้งสองนี้กลับเชื่อมโยงกันอย่างแยกไม่ออก เนื่องจากบางครั้งเราอาจเรียกผลิตภาพว่าเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพด้านการผลิต

ยิ่งเราอยู่ในยุคที่มีการผลักดันให้ลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมที่เกิดจากกิจกรรมของมนุษย์ องค์กรยิ่งต้องใช้ทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพโดยลดการสูญเปล่าให้เหลือน้อยที่สุด นอกจากนี้ การระบาดใหญ่ของไวรัสโคโรน่าทำให้เราต้องกลับไปทำงานในสำนักงานท่ามกลางสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งอาจผลักดันให้ผู้คนสร้างผลิตผลให้มากขึ้นด้วยทรัพยากรที่น้อยลง การใช้ปัจจัยการผลิตอย่างคุ้มค่าเพื่อให้ได้ผลิตผลมากที่สุดจึงเป็นสิ่งที่ช่วยเราได้

มาตรฐานการครองชีพ

ผลิตภาพที่มากขึ้นไม่ได้เป็นเพียงเรื่องดีสำหรับองค์กรเท่านั้น แต่ยังเป็นเรื่องดีสำหรับทุกคนด้วยเช่นกัน เพราะอาจทำให้ค่าแรงสูงขึ้น เนื่องจากบริษัททำกำไรได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังทำให้ราคาสิ่งต่างๆ ลดลงจากการประหยัดต้นทุนซึ่งเป็นประโยชน์ต่อตัวผู้บริโภค เนื่องจากธุรกิจใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกทั้งความต้องการที่สูงขึ้นอาจนำไปสู่การจ้างงานที่มากขึ้น และทำให้เศรษฐกิจมีการแข่งขันและเติบโตยิ่งขึ้น รายงานในหัวข้อ The UK Productivity Puzzle จาก Deloitte กล่าวว่า "ผลิตภาพมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการผลักดันให้เกิดการปรับปรุงมาตรฐานการครองชีพ"1 ในทางกลับกัน หากผลิตภาพลดลง ค่าแรงและงานที่มีคุณค่าก็จะลดลงเช่นกัน

ความสามารถในการทำกำไร

ผลิตภาพที่เพิ่มขึ้นทำให้ธุรกิจมีความสามารถในการสร้างกำไรมากขึ้น ซึ่งอาจเป็นเรื่องที่ดีสำหรับทุกฝ่าย หากผลประโยชน์ที่ได้นี้สามารถเปลี่ยนเป็นค่าแรงที่สูงขึ้นและโอกาสที่มีคุณค่ามากขึ้นสำหรับพนักงาน องค์กรสามารถนำกำไรกลับมาลงทุนใหม่ในธุรกิจ เพื่อให้ธุรกิจเติบโตและสร้างโอกาสให้งอกงามต่อไป

สวัสดิภาพของพนักงาน

ผลิตภาพและสวัสดิภาพเป็นวงจรที่ส่งเสริมกันและกัน ภาระงานที่มากเกินไปภายในระยะเวลาที่น้อยเกินไปทำให้เกิดความเครียด และอาจส่งผลให้พนักงานรู้สึกหมดไฟและไม่อยากมีส่วนร่วม แต่หากพนักงานได้รับการส่งเสริมให้สามารถทำงานได้อย่างมีผลิตภาพมากขึ้น พวกเขาก็จะสามารถใช้ชีวิตพร้อมกับทำงานได้อย่างสมดุล และมีโอกาสในการพัฒนาอาชีพมากขึ้น การดูแลสวัสดิภาพของพนักงานสามารถให้ประโยชน์แก่ผู้นำธุรกิจได้เช่นกัน เพราะพนักงานที่มีสุขภาพกายและใจที่ดี และพึงพอใจกับงานมีแนวโน้มที่จะสร้างผลิตภาพได้มากกว่า

ขวัญและกำลังใจที่มากขึ้น

ผู้คนจะรู้สึกดีเมื่อทราบว่าตนกำลังใช้เวลาให้เกิดประโยชน์ ปัจจัยที่ทำให้เกิดความรู้สึกดีนี้สามารถแพร่กระจายไปทั่วทั้งองค์กร เพิ่มขวัญและกำลังใจ ลดการขาดงาน และส่งเสริมให้เกิดการร่วมมือและการเติบโต แม้ว่าขวัญและกำลังใจที่เพิ่มขึ้นจะทำให้ผลิตภาพสูงขึ้น แต่การวัดผลิตภาพที่ไม่คำนึงถึงสวัสดิภาพของพนักงาน เช่น การให้เวลาทำงานที่ไม่เพียงพอ อาจทำให้ขวัญและกำลังใจลดลง ส่งผลให้ผลิตภาพลดลงตามไปด้วย

การมีส่วนร่วมของพนักงาน

ผลิตภาพสัมพันธ์กับการมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างมาก พนักงานที่รู้สึกไม่มีส่วนร่วมทำให้องค์กรสูญเสียผลิตภาพไปอย่างมหาศาล ตามรายงาน State of the Global Workplace ของ Gallup ชี้ให้เห็นว่า บริษัทที่มีส่วนร่วมสูงทั่วทั้งองค์กรมีความสามารถในการสร้างกำไรมากกว่า 21% และมีผลิตภาพสูงกว่า 17% เมื่อเทียบกับบริษัทที่มีส่วนร่วมต่ำ นอกจากนี้ยังมีอัตราการคงอยู่ของพนักงานที่ดีกว่า การขาดงานที่ต่ำกว่า การมีส่วนร่วมของลูกค้าที่ดีกว่า เกิดอุบัติเหตุน้อยลง และทำให้พนักงานมีสุขภาพที่ดีขึ้นอีกด้วย ซึ่งอาจเป็นข้อพิสูจน์ให้เห็นถึงความเชื่อมโยงที่เหนียวแน่นระหว่างผลิตภาพและประสบการณ์ของพนักงาน (EX)

ความพึงพอใจของลูกค้า

ผลิตภาพไม่ได้ส่งผลต่อพนักงานเท่านั้น การใช้เวลาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การตอบคำถามหรือให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็วขึ้น อาจทำให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจมากขึ้นเช่นกัน แต่การวัดผลิตภาพด้วยวิธีเชิงปริมาณเพียงอย่างเดียวนั้นไม่ได้คำนึงถึงความพึงพอใจของลูกค้า คุณอาจให้บริการลูกค้าได้รวดเร็ว แต่ก็ใช่ว่าคุณจะให้บริการได้เป็นอย่างดี ดังนั้น การพิจารณาคุณภาพของบริการในการวัดผลิตภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ

อะไรที่ทำให้ผลิตภาพต่ำ

อะไรที่ทำให้ผลิตภาพต่ำ

แบบสำรวจในปี 2019 แสดงให้เห็นว่า มีเพียง 1 ใน 4 ของพนักงานในสหราชอาณาจักรที่เชื่อว่าตนสามารถสร้างผลิตภาพในการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง และด้วยผลิตภาพที่ซบเซาอันเป็นปรากฏการณ์ในหลายประเทศ เราจึงค่อนข้างมั่นใจได้ว่าความวิตกกังวลนี้ได้แพร่กระจายไปทั่วทุกแห่ง แต่สิ่งใดกันแน่ที่เป็นสาเหตุทำให้ผลิตภาพตกต่ำ การตอบปัญหาที่ซับซ้อนเช่นนี้จึงไม่ใช่เรื่องง่ายๆ

การขาดงานและการทำงานโดยไม่พร้อม

ประเด็นสำคัญอย่างหนึ่งคือสวัสดิภาพของพนักงาน หรือการไม่มีสวัสดิภาพของพนักงานเลย การมีสวัสดิภาพในระดับสูงจะส่งผลเชิงบวกต่อผลิตภาพ และในทางกลับกัน ผลิตภาพก็ส่งผลเชิงบวกต่อสวัสดิภาพด้วยเช่นกัน การขาดงานเนื่องจากความเจ็บป่วย ส่งผลกระทบอย่างมากต่อผลิตภาพ เนื่องจากการประมาณต้นทุนบางอย่างสำหรับการสูญเสียผลิตภาพที่เกี่ยวข้องกับความเจ็บป่วยนั้นมีมูลค่าสูงถึง 530,000 ล้านดอลลาร์ต่อปีเลยทีเดียว ซึ่งกล่าวง่ายๆ ก็คือ พนักงานไม่สามารถสร้างผลิตภาพได้ หากไม่ได้ทำงานหรือหากความเจ็บป่วยส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของตน ดังนั้น ผู้ใดก็ตามที่ต้องการเพิ่มผลิตภาพจำเป็นต้องพิจารณาการขาดงานที่เกิดขึ้นในธุรกิจเนื่องจากความเจ็บป่วย สาเหตุของโรค ไม่ว่าจะเป็นโรคที่เกี่ยวข้องกับการทำงานหรือไม่ รวมถึงวิธีจัดการปัญหาของพนักงานด้วยเช่นกัน

นอกจากนี้ การทำงานโดยไม่พร้อมก็เป็นสัญญาณบ่งชี้ถึงปัญหาด้านผลิตภาพที่แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนเช่นเดียวกับการขาดงานเนื่องจากความเจ็บป่วย พนักงานที่ทำงานเกินเวลาเป็นประจำสามารถเป็นตัวบ่งชี้ได้ว่าองค์กรของคุณมีปัญหาด้านผลิตภาพ และบุคลากรไม่ได้ทำงานหนักอย่างที่คุณคิด

'อาการทำงานเกินเวลาเป็นนิสัย' อาจมีสาเหตุหลายประการ เช่น อาจมีรากฐานมาจากวัฒนธรรมของบริษัทที่ส่งเสริมให้การทำงานหลังเวลางานเป็นเรื่องปกติ ซึ่งทำให้พนักงานเลิกงานตามเวลาได้ยาก หรืออาจเป็นเพราะพนักงานมีสิ่งรบกวนมากเกินไปจนไม่สามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องในเวลาทำงาน หรือมีปัญหากับงานที่ตนเก็บไว้คนเดียว หรืออาจเป็นเพียงเพราะสิ่งที่เราเรียกว่า Parkinson’s Law หรือ "การทำงานที่ขยายเวลาออกไปตราบใดที่ยังมีเวลาทำอยู่"

ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม ปัญหานี้ถือเป็นสิ่งสำคัญที่องค์กรจะต้องแก้ไข ชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานขึ้นไม่ได้ทำให้ประสบความสำเร็จมากขึ้น แต่กลับส่งผลตรงข้าม จากข้อเท็จจริง ผู้คนบางส่วนมองว่าการลดเวลาการทำงานสามารถแก้ไขปัญหาด้านผลิตภาพได้ ซึ่งเป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้เกิดนโยบายการทำงาน 4 วันต่อสัปดาห์หรือทำงานวันละ 6 ชั่วโมง แม้เรื่องนี้ยังคงเป็นที่ถกเถียงกัน แต่หากคุณมีเวลาการทำงานเหลือเพียงแค่ 4 วัน คุณจะมีวันหยุดพักผ่อน 3 วันเพื่อดูแลตัวเองและรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานให้ดีขึ้น ซึ่งจะก่อให้เกิดผลิตภาพในการทำงานที่สูงขึ้น

สิ่งรบกวนและการขาดความควบคุม

แล้วอะไรคืออุปสรรคที่ทำให้ผู้คนขาดความสามารถในการทำงานในช่วงเวลาการทำงานปกติ สาเหตุหลักอย่างหนึ่งคือสิ่งรบกวน เช่น อีเมลที่มากเกินไป การประชุมที่บ่อยเกินไป ช่วงพักดื่มกาแฟ เสียงรบกวน และสภาพแวดล้อมในสถานที่ทำงานที่ไม่ดี ล้วนเป็นเหตุผลที่ทำให้ผู้คนไม่สามารถทำงานอย่างต่อเนื่อง

สิ่งรบกวนเหล่านี้ได้หายไป เมื่อพนักงานจำนวนมากทำงานจากที่บ้านในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่า ดังนั้น หากคุณวางแผนการกลับมาทำงานในสำนักงาน คุณควรหาวิธีที่ช่วยให้พนักงานสามารถควบคุมสภาพแวดล้อมการทำงานได้เหมือนกับสภาพแวดล้อมในบ้านที่ตนชอบ ลองพิจารณาปัจจัยอย่าง อุณหภูมิ ระดับเสียง และเฟอร์นิเจอร์ในสำนักงาน ปัจจัยเหล่านั้นให้ความสะดวกสบายหรือไม่ พนักงานสามารถปรับสภาพแวดล้อมให้เข้ากับความต้องการของตนได้หรือไม่

สิ่งหนึ่งที่แทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ในระหว่างการทำงานจากทางไกล คือการลดจำนวนการประชุมแบบต่อหน้าที่ผู้คนต้องเข้าร่วม องค์กรต่างๆ ได้เปลี่ยนไปใช้โซลูชั่นแบบออนไลน์ที่จะยังคงมีบทบาทต่อไปในการประชุมในอนาคต ธุรกิจจะใช้ประโยชน์จากการเริ่มต้นใหม่หลังโควิดเพื่อปรับปรุงจุดสำคัญและผลิตภาพของการประชุมในอนาคต พร้อมกับป้องกันไม่ให้เกิดอาการเหนื่อยล้าจากการประชุมอีกได้อย่างไร

ในทำนองเดียวกัน องค์กรหลายแห่งต่างมีแผนจะลดการใช้งานอีเมล โดยใช้เครื่องมือการสื่อสารอื่นๆ สำหรับการแชทในแต่ละวันและการสื่อสารภายในองค์กร หากวิธีนี้สามารถลดความตึงเครียดและมีประสิทธิภาพมากกว่า เราก็ควรใช้วิธีนี้ต่อไปในระหว่างการกลับสู่สถานที่ทำงาน

การสื่อสารและกระแสข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพ

การขาดการสื่อสารอาจทำให้ผู้คนรู้สึกโดดเดี่ยวและไร้แรงจูงใจ การไม่สามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงาน สถานการณ์ที่ไม่สามารถถามคำถามได้ ความรู้สึกที่เกิดขึ้นเมื่อผู้จัดการไม่สามารถให้ความช่วยเหลือ ล้วนแล้วแต่ส่งผลกระทบต่อผลิตภาพทั้งสิ้น อีกทั้งยังทำลายขวัญกำลังใจและทำให้เกิดความเครียด ส่งผลให้ผลิตภาพลดน้อยลงไปอีก

การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญในช่วงที่ผู้คนจำนวนมากต้องทำงานจากทางไกล เพราะบริษัทต่างๆ รู้ดีว่าการเชื่อมต่อพนักงานที่อยู่คนละที่เข้าด้วยกันนั้นเป็นปัญหาใหญ่

แต่นั่นก็เป็นปัญหาแม้จะอยู่ในสถานที่ทำงานอยู่แล้วใช่หรือไม่ ถึงเวลาคิดทบทวนอีกครั้งเมื่อผู้คนกลับสู่ที่ทำงาน หากคุณเปิดช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในช่วงการแพร่ระบาด เช่น การเช็คอินเป็นประจำ การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน ช่องทางการติดต่อสื่อสารเฉพาะ คุณควรเปิดช่องทางเหล่านี้ไว้ต่อไป หากการสื่อสารและกระแสข้อมูลของคุณมีปัญหา คุณควรรีบแก้ไขก่อนที่ปัญหาจะซับซ้อนขึ้นจากการที่ผู้คนทำงานในสำนักงานและทำงานจากทางไกลร่วมกัน

วิธีปรับปรุงผลิตภาพ

วิธีปรับปรุงผลิตภาพ

กำหนดเป้าหมายผลิตภาพ

การยุ่งอยู่กับงานไม่ได้หมายความว่าคุณกำลังสร้างผลิตภาพเสมอไป กำหนดงานที่มีคุณค่าในแง่ของผลิตภาพ (ไม่ใช่แค่ตอบอีเมล) และกำหนดกรอบเวลาเพื่อทำงานให้สำเร็จ เช่น การให้ความสำคัญกับจำนวนการโทรที่พนักงานขายควรทำได้ในแต่ละวัน เป็นต้น

ควบคุมงานที่ไม่สร้างผลิตภาพ

ลองค้นหาวิธีหยุดทำสิ่งที่ให้ผลิตภาพต่ำเพื่อไม่ให้คุณเสียเวลาในแต่ละวันไป ลองจัดสรรเวลาสำหรับตรวจดูอีเมลโดยเฉพาะ และใช้เครื่องมือการสื่อสารที่ช่วยให้ผู้คนได้รับข้อความที่เกี่ยวข้องกับตนมากที่สุด แล้วคิดให้รอบคอบก่อนที่จะจัดการประชุม ลองทบทวนถึงความสำคัญ หรือผลลัพธ์ที่คุณต้องการบรรลุ

ลดการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

แม้การทำงานหลายอย่างพร้อมกันดูเหมือนจะเป็นการสร้างผลิตภาพได้อย่างสูงสุด แต่ความจริงแล้ว แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำงานหลายอย่างพร้อมกัน เมื่อเราทำงานหลายอย่างพร้อมกัน เราจะสลับจากการทำงานหนึ่งไปทำงานอีกอย่างหนึ่งอย่างรวดเร็ว ซึ่งทำให้เสียสมาธิและเสียเวลาอันมีค่าไป โดยเฉพาะเมื่อเราทำงานที่ซับซ้อน จากการประมาณพบว่า ผลิตภาพสามารถลดลงได้มากถึง 40% จากการสลับการทำงานไปมา คุณสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้โดยส่งเสริมให้ผู้คนจัดการปริมาณงานของตน เพื่อให้สามารถจดจ่ออยู่กับงานได้จนแล้วเสร็จก่อนที่จะเริ่มงานชิ้นใหม่

จัดการฝึกอบรม

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการให้ความรู้แก่พนักงานสามารถเพิ่มผลิตภาพได้ ซึ่งไม่ใช่เรื่องที่น่าแปลกใจเท่าใดนัก พนักงานที่มั่นใจว่าตนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมีแนวโน้มที่จะสร้างผลิตภาพได้มากขึ้น นอกจากนี้ หากพนักงานเข้าใจในสิ่งที่ควรทำ พวกเขามักจะไม่ต้องการความช่วยเหลือหรือคำปรึกษา ซึ่งทำให้พนักงานคนอื่นๆ สามารถจดจ่อกับงานของตนได้มากขึ้น

กล่าวคำชมเชยพนักงาน

การได้รับคำชมเชยสำหรับการทำงานที่ยอดเยี่ยมช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจ การมีส่วนร่วม และผลิตภาพ อีกทั้งยังเป็นแบบอย่างที่ดีให้แก่พนักงานคนอื่นๆ ในแง่ของวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันในองค์กรของคุณ Deloitte รายงานว่าผลิตภาพและประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรที่ยกย่องพนักงานสูงขึ้นถึง 14% นอกจากนี้ ที่มาของคำชมก็เป็นสิ่งสำคัญ จากการวิจัยพบว่า การยอมรับความสามารถจากผู้จัดการมีคุณค่ามากที่สุด รองลงมาคือคำชมจากผู้นำระดับสูงในองค์กร

มอบหมายหน้าที่ให้ผู้อื่น

"ถ้าเป็นงานที่ต้องทำให้ถูกต้อง ให้ทำด้วยตัวเอง" แต่หากคำพูดนี้กำหนดชีวิตการทำงานของคุณ นั่นหมายความว่าคุณไม่ไว้วางใจทีมของคุณ อีกทั้งยังหมายความว่าคุณมีแนวโน้มที่จะต้องทำงานหนัก ซึ่งทำให้ความเครียดอยู่ในระดับที่สูงขึ้นและผลิตภาพลดลง ผู้จัดการต้องมีความเชื่อมั่นในทีมมากพอเพื่อมอบหมายงานให้คนในทีมโดยไม่ต้องคอยจัดการอยู่ตลอดเวลา หากคุณรู้สึกว่าไม่สามารถวางมือได้ ให้จัดการฝึกอบรมให้คนในทีม

ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม

การสื่อสารและเครื่องมือที่เหมาะสมจะทำให้ข้อความส่งตรงถึงคนที่ต้องการได้ถูกวิธี ผู้คนจะเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วและการทำงานร่วมกันในทีมจะเป็นไปอย่างราบรื่นโดยปราศจากข้อบกพร่องด้านผลิตภาพ

บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่
ขอบคุณสำหรับความเห็นของคุณ

โพสต์ล่าสุด

การทำงานจากทางไกล | ใช้เวลาอ่าน 7 นาที

การทำงานจากทางไกล: ประโยชน์และความท้าทาย

เราทำงานจากทางไกลกันมากขึ้น และอาจจะมากขึ้นเรื่อยๆ ในอนาคต ค้นพบข้อดีและข้อเสียของการทำงานจากทางไกลและวิธีใช้ประโยชน์สูงสุดจากการทำงานรูปแบบนี้

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 11 นาที

เทคนิคการจัดการเวลา

เมื่อวิธีและสถานที่ทำงานของเราเปลี่ยนแปลงไป การช่วยให้บุคลากรที่ทำงานจากทางไกลและบุคลากรหน้างานมีส่วนร่วมและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ เทคนิคการจัดการเวลาเหล่านี้สามารถช่วยคุณได้

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 7 นาที

วิธีเพิ่มผลิตภาพของคุณ

ผลิตภาพในตัวเองคืออะไร และคุณจะพัฒนาผลิตภาพได้อย่างไร ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อบรรลุเป้าหมายด้านผลิตภาพของคุณ