จากเดิมที่อีเมลเคยเป็นวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด แต่ปัจจุบันองค์กรต่างๆ กลับกำลังหาวิธีลดการใช้อีเมล เรามาดูกันว่าทำไมผู้คนจึงเลือกที่จะเชื่อมต่อกันด้วยเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันมากกว่าการใช้อีเมล

หากคุณกำลังประสบปัญหาอีเมลล้นทะลัก ไม่ใช่คุณเพียงคนเดียวที่ประสบปัญหานี้ โดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานออฟฟิศจะใช้เวลา 4.1 ชั่วโมงในการเช็คอีเมลการทำงานในแต่ละวัน ซึ่งรวมแล้วเป็นเวลากว่า 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์และมากกว่า 1,000 ชั่วโมงต่อปี และบ่อยครั้งที่อีเมลเหล่านั้นไม่ได้เกี่ยวข้องกับงานที่กำลังทำอยู่

การเพิ่มขึ้นของพนักงานที่ทำงานทางไกล

จากจำนวนที่เพิ่มขึ้นของที่ทำงานที่มีความยืดหยุ่นและอนุญาตให้ทำงานทางไกล การมอบเครื่องมือที่เหมาะสมให้กับพนักงานในระหว่างที่ไม่ได้เข้ามาทำงานที่สำนักงานจึงเป็นเรื่องสำคัญมากขึ้นสำหรับนายจ้าง

อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ดี หากคุณใช้เพื่อรับข้อความในเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของวัน แต่กลับมีประสิทธิภาพไม่มากนักเมื่อต้องใช้เพื่อทำงานร่วมกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมทำงานทางไกลหรือเมื่อคุณจำเป็นต้องตัดสินใจเร่งด่วน เครื่องมืออย่างการส่งข้อความด่วนและวิดีโอแชทเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการสนทนาในที่ทำงานแบบไม่เป็นทางการซึ่งต้องการการตอบกลับอย่างรวดเร็ว

สั้นๆ แต่ได้ใจความ

ช่วง 10 ปีที่ผ่านมาถือเป็นช่วงที่แพลตฟอร์มโซเชียลมีการเติบโตเป็นอย่างมาก ธุรกิจต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีโซเชียลในการเพิ่มการโต้ตอบระหว่างพนักงานได้

เหตุผลหนึ่งคือ โซเชียลมีเดียเป็นช่องทางที่มีความตรงประเด็น โดยไม่จำเป็นต้องเขียนอีเมลยืดยาวจำนวนหลายย่อหน้าเพื่อโยงเข้าประเด็นสำคัญ แน่นอนว่าอาจจะมีบางเวลาที่จำเป็นต้องใช้อีเมลแบบเป็นทางการ แต่ในเวลาที่ไม่มีความจำเป็นต้องตอบกลับแบบยืดยาว การมีแพลตฟอร์มที่สามารถตอบกลับแบบสั้นกระชับนั้นถือเป็นสิ่งที่มีประโยชน์

ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ผู้คนจะสามารถทำงานให้สำเร็จได้มากยิ่งขึ้นเมื่อพึ่งพาอีเมลน้อยลงและใช้เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันมากขึ้น พนักงานสามารถใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่ามากขึ้นและแก้ปัญหาได้รวดเร็ว

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะส่งอีเมลกลับไปกลับมาเพื่อนัดเวลาโทรพูดคุยกัน พนักงานสามารถใช้แพลตฟอร์มอย่าง Workplace Chat เพื่อค้นหาเพื่อนร่วมงานและดูได้ว่าเพื่อนร่วมงานว่างหรือไม่ และหากว่าการแชทยังใช้เวลารอนานเกินไป พนักงานสามารถเปลี่ยนไปเป็นการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอคอลที่มีความคมชัดระดับ HD ได้ในคลิกเดียว ทำให้ทั้งประหยัดเวลา ตัดสินใจได้ และทำงานสำเร็จ

การสื่อสารแบบเรียลไทม์

คิดว่าทีมไอทีไม่สนใจอีเมลของคุณใช่ไหม พวกเขาอาจกำลังแก้ไขวิกฤต ณ ที่ใดที่หนึ่งอยู่ก็ได้ เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันสามารถบอกให้ผู้คนรู้ได้ว่าทีมใดบ้างที่กำลังทำงานอยู่ในแผนกต่างๆ ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้แผนกต่างๆ ต้องพบกับคำถามที่หลั่งไหลเข้ามาเป็นจำนวนมากในระหว่างช่วงเวลาที่ยุ่งที่สุด หากคุณทราบว่าทีมอื่นๆ ที่คุณร่วมงานด้วยกำลังยุ่งหรือไม่สะดวก คุณจะสามารถจัดสรรเวลาของคุณให้สอดคล้องกับทีมดังกล่าวได้

การจัดการโปรเจ็กต์ที่ดียิ่งขึ้น

แทนที่จะส่งอีเมลเกี่ยวกับการอัพเดตโปรเจ็กต์เดิมเพื่อให้พนักงานทางไกลแยกไปแก้ไขต่างหาก คุณสามารถลดการใช้อีเมลได้โดยการสร้างการจัดการงานแบบรวมศูนย์

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถผสานการทำงานเครื่องมือที่คุณใช้งานอยู่แล้วด้วย Workplace เพื่อมอบหมายงานให้แต่ละบุคคลหรือกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งได้ หากมีผู้ใช้หลายคน ทุกคนจะสามารถทำงานในไฟล์เดียวกันพร้อมๆ กันได้โดยใช้โซลูชั่นในระบบคลาวด์ที่องค์กรของคุณต้องการ เช่น Quip หรือ G Suite

การรักษาข้อมูลสำคัญ

การติดตามการสนทนาอาจทำได้ยากเมื่อใช้อีเมล ขณะที่ผู้คนจำนวนมากกำลังพูดคุยกัน ข้อมูลสำคัญอาจจมหายไปท่ามกลางกระแสการสนทนา การแสดงความคิดเห็นแบบเธรดจะช่วยให้การจัดระเบียบสิ่งต่างๆ เป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น ผู้ใช้สามารถเข้าร่วมและออกจากเธรดที่มีอยู่ และแยกออกไปเป็นหัวข้ออื่นๆ ได้ อีกทั้งผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อได้รับข้อความใหม่หรือการตอบกลับโพสต์อีกด้วย

จะเกิดอะไรขึ้นต่อไปกับอีเมล

แม้เราจะพบว่ามีการใช้งานเครื่องมือการส่งข้อความด่วน โซเชียลเน็ตเวิร์ก และเครื่องมือการทำงานร่วมกันมากขึ้น อีเมลก็จะยังเติบโตต่อไป จากข้อมูลของ Radicati บริษัทด้านการวิจัยเทคโนโลยีคาดว่า จำนวนอีเมลที่ถูกส่งในแต่ละวันจะเพิ่มขึ้นมากกว่า 280 พันล้านฉบับในปี 2018 จนถึงเกือบ 320 พันล้านฉบับในปี 2021

ดังนั้น การคาดการณ์ว่าถึงเวลาหมดยุคของอีเมลจึงอาจเป็นคำกล่าวที่ค่อนข้างจะเกินจริง

อย่างไรก็ตาม โลกแห่งการทำงานจะยังพัฒนาต่อไป และคนยุคมิลเลนเนียลจะเข้ามาอยู่ในกำลังคนทำงานอย่างไม่ขาดสาย ผู้คนต่างเริ่มคาดหวังถึงวิธีการทำงานที่มีความเปิดกว้างเป็นพื้นฐาน เหมาะสำหรับมือถือ และเชื่อมต่อถึงกันกันมากขึ้น

สิ่งเหล่านี้จะทำให้บทบาทของอีเมลเริ่มลดลง ในขณะที่เครื่องมืออื่นๆ จะทำงานได้สอดคล้องกับกำลังคนทำงานสมัยใหม่ในปัจจุบันมากยิ่งขึ้น