การทำงานจากทางไกลและการทำงานแบบไฮบริดมีแนวโน้มที่จะคงอยู่ไปอีกนาน และในขณะที่บางคนกลับมาทำงานที่สำนักงานแบบเต็มเวลาหรือสองสามวันต่อสัปดาห์ ความรู้สึกโดยทั่วไปคือวิธีการทำงานในช่วงก่อนเกิดการระบาดใหญ่นั้นได้หายไปหมดสิ้น อย่างน้อยๆ ก็สำหรับคนที่เคยทำงานในสำนักงานมาก่อน

38% ของนายจ้างทั่วโลกคาดหวังให้พนักงานที่ทำงานจากทางไกลทำงานนอกสำนักงานอย่างน้อย 2 วันต่อสัปดาห์หลังการระบาดใหญ่ทั่วโลก โดยเพิ่มขึ้นถึง 22% จากการสำรวจในครั้งก่อน

เนื่องจากธุรกิจจำนวนมากขึ้นเริ่มใช้การทำงานจากทางไกล ผู้จัดการและหัวหน้าทีมจึงอาจต้องทบทวนวิธีที่ดีที่สุดในการทำสิ่งต่างๆ อีกครั้ง

เมื่อนึงถึงการกำหนดเวลาประชุมทางไกลแบบข้ามเขตเวลา ไปจนถึงการสร้างขวัญกำลังใจ การจัดการจากทางไกลนับว่าเป็นเรื่องท้าทายมากทีเดียว ทีมที่ทำงานจากทางไกลอาจต้องพยายามรักษาประสิทธิภาพในการทำงานและการมีส่วนร่วมอยู่เสมอ รวมถึงผู้จัดการก็จะต้องคิดหาวิธีใหม่ๆ ในการรักษาขวัญกำลังใจด้วยเช่นกัน

ทว่าสิ่งต่างๆ กำลังพัฒนาต่อไปเรื่อยๆ ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับคนที่ทำงานจากทางไกลได้เปลี่ยนแปลงไปตั้งแต่เริ่มมีการระบาดใหญ่ทั่วโลก ตามรายงานสถานะการทำงานปี 2021 ของ Buffer¹ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ปัญหาลำดับต้นๆ คือทำงานร่วมกันและการสื่อสาร แต่ในปีนี้ ปัญหาเหล่านั้นแตกต่างไปจากเดิม ดังนี้

• ไม่สามารถหยุดทำงานได้เมื่อแม้จะหมดเวลาทำงานไปแล้ว เหตุผลนี้ได้รับคะแนนในโพลล์สูงสุด โดย 27% ของพนักงานมองว่าเป็นอุปสรรคใหญ่ที่สุดของพวกเขาในการทำงานจากทางไกล

• การทำงานร่วมกันและการสื่อสารยังคงเป็นความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดสำหรับผู้ร่วมทำแบบสำรวจ 16% การทำงานจากทางไกลทำให้การอ่านภาษากายและการถามคำถามสั้นๆ กับเพื่อนร่วมงานที่โต๊ะทำงานเป็นเรื่องยากขึ้น

• ความเหงาและความโดดเดี่ยวยังเป็นอุปสรรคสำหรับคนที่ทำงานจากทางไกลจำนวน 16% เช่นกัน การนั่งอยู่ที่บ้านโดยไม่คุยกับใครเลยในแต่ละวันอาจส่งผลเสียต่อสุขภาพจิตและทำให้ผู้คนสูญเสียความเป็นส่วนหนึ่งของทีมไป

ความท้าทายที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือการฝึกอบรม คุณจะฝึกอบรมพนักงานใหม่หรือพนักงานที่มีประสบการณ์น้อยกว่าได้อย่างไรในเมื่อไม่มีใครอยู่ข้างๆ เพื่อคอยให้คำแนะนำ คุณจะต้องหาวิธีแก้ไขปัญหานี้ รายงานของ PwC พบว่า 34% ของพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์มีแนวโน้มที่จะทำงานได้มีประสิทธิภาพน้อยลงระหว่างที่ทำงานจากทางไกล ในขณะที่พนักงานที่มีประสบการณ์มากกว่ามีคนที่รู้สึกเช่นนั้นเพียง 23%

เหตุใดหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดจึงสำคัญสำหรับการทำงานจากทางไกล

การระบาดใหญ่ทั่วโลกทำให้หลายองค์กรเชื่อมั่นว่าการทำงานจากทางไกลมีข้อได้เปรียบในการขับเคลื่อนความสำเร็จของธุรกิจ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างข้อดีบางส่วนของการนำหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดไปใช้กับคนที่ทำงานจากทางไกล

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

คนที่ทำงานจากทางไกลมีแนวโน้มที่จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่า เนื่องจากมีตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นกว่า ไม่มีสิ่งรบกวนสมาธิ (และไม่ต้องเดินทาง) สามารถจัดระเบียบงานตามเงื่อนไขของตัวเองได้ และมีแรงจูงใจที่จะทำให้งานเสร็จเร็วขึ้น แบบสำรวจของ Gartner แสดงให้เห็นว่า 36% ของพนักงานที่ใช้เวลาทำงานจากที่บ้านมากขึ้นตั้งแต่เดือนมกราคม 2020 รายงานว่าตนมีประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น

อัตราการคงอยู่ของพนักงานและความภักดี

ความสุขของพนักงานเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้พนักงานตัดสินใจหางานใหม่ ทางเลือกในการทำงานจากที่บ้านช่วยเพิ่มความสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและการทำงาน รวมถึงทำให้ผู้คนมีแนวโน้มที่จะทำงานอยู่กับนายจ้างปัจจุบันมากขึ้นด้วย McKinsey กล่าวว่า 30% ของพนักงานจะพิจารณาเปลี่ยนนายจ้างหากองค์กรกลับมาทำงานในสำนักงานแบบเต็มเวลาหลังการระบาดใหญ่ทั่วโลก

การพัฒนาตนเอง

การทำงานทางไกลช่วยให้พนักงานมีเวลาให้ความสำคัญกับการพัฒนาตนเองและการพัฒนาด้านหน้าที่การงานมากขึ้น พนักงานอาจลงทะเบียนเรียนในหลักสูตรออนไลน์ ลงทะเบียนเข้าร่วมสัมมนาออนไลน์ฟรี หรืออ่านอีบุ๊กเพื่อเพิ่มทักษะ การพัฒนาตนเองช่วยสร้างความนับถือตนเอง ความมั่นใจ และแรงจูงใจ ซึ่งถือเป็นสิ่งที่ดีสำหรับตัวบุคคลเองและดีสำหรับธุรกิจของคุณด้วย

พนักงานมีความเป็นอิสระมากขึ้น

การให้อิสระในการตัดสินใจแก่พนักงานจะช่วยให้พนักงานควบคุมงานของตนเองได้ เมื่อคุณมอบความรับผิดชอบและความไว้วางใจให้แก่พนักงานมากขึ้น คุณจะพบว่าพวกเขาจะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด การวิจัยแสดงให้เห็นว่าองค์กรที่มีระดับความไว้วางใจสูงจะช่วยเพิ่มค่าเฉลี่ยการมีส่วนร่วมของพนักงานขึ้นถึง 76% เมื่อเทียบกับองค์กรที่มีระดับความไว้วางใจต่ำ

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุด 6 ข้อเพื่อการทำงานจากทางไกลที่ประสบความสำเร็จ

พนักงานที่ทำงานทางออนไลน์สามารถเอาชนะความท้าทายของการทำงานจากคนละที่ได้ ปฏิบัติตามเคล็ดลับสำคัญ 6 ข้อต่อไปนี้เพื่อการทำงานจากทางไกลที่ประสบความสำเร็จ

1. แบ่งขอบเขตระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว

   การทำงานจากที่บ้านอาจทำให้เส้นแบ่งระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวของคุณไม่ชัดเจน โลกทั้งสองใบจึงจำเป็นต้องถูกแบ่งออกจากกันและคุณต้องเลิกทำงานหลังจากหมดเวลางาน มิฉะนั้น คุณอาจเสี่ยงต่อการหมดไฟได้ ตามหลักการแล้ว ให้สร้างพื้นที่ทำงานที่คุณสามารถเลิกงานได้เมื่อทำงานเสร็จแล้วในวันนั้น คุณจะได้เอาตัวเองออกห่างจากแล็ปท็อปและอุปกรณ์สำหรับการทำงานอื่นๆ

   ดูคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างสมดุลระหว่างการทำงานที่บ้านกับชีวิตส่วนตัว

2. ติดตามการใช้เวลาของคุณ

   กฎเหล็กข้อหนึ่งของการทำงานจากทางไกลคือการจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ คนที่ทำงานจากที่บ้านมักจะใช้เวลาทำงานนานขึ้นและมีเวลาพักน้อยลง

   ลองประมาณเวลาดูว่าแต่ละงานจะใช้เวลานานเท่าใดและตั้งเป้าหมายที่คุณจะทำได้จริง คุณอาจจะใช้แอพจับเวลาหรือการเตือนเพื่อช่วยให้คุณใช้เวลาตามที่วางไว้ได้

3. พร้อมทำงานอยู่เสมอเมื่อคุณอยู่ในโหมดทำงาน

   การทำงานจากที่บ้านจะต่างจากการทำงานในสำนักงานทั่วไปตรงที่ไม่มีใครคอยเฝ้ามองคุณอยู่ และเพื่อนร่วมงานก็ไม่รู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ เปิดให้ทุกคนสามารถติดต่อคุณได้เสมอด้วยการตอบกลับข้อความและความคิดเห็นอย่างรวดเร็ว และสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานของคุณเป็นประจำ

4. มีความรับผิดชอบ

   เมื่อคนที่ทำงานจากทางไกลรู้ว่าตนจะต้องรับผิดชอบงานของตัวเอง พนักงานก็จะโฟกัสที่การทำงานได้ดียิ่งขึ้น ไอเดียหนึ่งคือให้สมาชิกในทีมแต่ละคนแบ่งปันสิ่งที่ทำสำเร็จในสัปดาห์ก่อนและแผนสำหรับสัปดาห์หน้า วิธีนี้จะช่วยให้คุณเห็นว่าคนอื่นกำลังทำอะไรอยู่และมีความรับผิดชอบอะไรบ้าง

5. เชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงาน

   เมื่อพนักงานไม่ได้ใช้พื้นที่ทำงานในสถานที่จริงร่วมกัน พนักงานจะต้องใช้ความพยายามมากเป็นพิเศษเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขารู้สึกเชื่อมต่อถึงกันและยังคงมีช่วงเวลาในการพูดคุยเรื่อยเปื่อย

   การทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมงานมากกว่าแค่เรื่องงานจะช่วยให้คุณมีความผูกพันระหว่างกันที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น เชื่อมต่อกับชุมชนทางโซเชียลและหาเวลาพักดื่มกาแฟด้วยกันทางออนไลน์ ซึ่งคุณสามารถทำกิจกรรมสนุกๆ ที่สร้างเสียงหัวเราะให้กันได้

6. ประเมินประสิทธิภาพของคุณ

   ไม่มีใครคาดหวังให้คุณใช้พลังทำงานอย่างเต็มที่ตลอดเวลา แต่คุณก็ไม่ควรขาดงานโดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นเวลาถึงครึ่งวันเมื่อคุณมีสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จ การเป็นคนที่ทำงานจากทางไกลที่มีความสุขและประสบความสำเร็จหมายถึงการค้นหาสิ่งที่ใช้ได้ผลดีที่สุดสำหรับตัวคุณเอง

   ตัวอย่างเช่น คุณมีช่วงเวลาที่มีสมาธิจดจ่อมากเป็นพิเศษและสามารถจัดการกับงานที่ยากขึ้นหรือไม่ หรือมีเวลาพักช่วงอื่นๆ ที่ช่วยให้ไม่หมดแรงในตอนบ่ายหรือไม่ พยายามหาสิ่งที่เหมาะกับคุณและทำงานไปตามนั้น

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ข้อเพื่อการบริหารจัดการทีมจากทางไกล

ในฐานะผู้จัดการ คุณต้องสร้างสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการพร้อมให้ความช่วยเหลือพนักงานและการไม่จู้จี้กับพนักงานมากเกินไป ปฏิบัติตามหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการจากทางไกลเหล่านี้เพื่อทำให้พนักงานมีความสุขและมีประสิทธิภาพ

ทำความเข้าใจนโยบายการทำงานจากทางไกลขององค์กรของคุณ

นโยบายการทำงานจากทางไกลขององค์กรควรระบุเวลาและวิธีที่พนักงานสามารถทำงานจากสถานที่อื่นที่ไม่ใช่สำนักงานได้ รวมถึงควรให้รายละเอียดเกี่ยวกับการทำงานจากทางไกลในทุกๆ ด้าน

การสื่อสาร

วิธีที่คุณสื่อสารเป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการทีมจากทางไกลให้ประสบความสำเร็จ ให้ความช่วยเหลืออย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่แค่ในตอนที่มีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น

ใช้ซอฟต์แวร์ที่ดี

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานมีเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานอย่างเต็มที่ไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ใด เลือกซอฟต์แวร์ที่ทุกคนในทีมของคุณรู้สึกว่าใช้งานได้อย่างสะดวก รวมถึงช่วยให้ผู้คนสามารถแชร์แหล่งข้อมูล แสดงความคิดเห็น และทำงานในเอกสารร่วมกันได้ในที่เดียว

มอบโอกาสในการฝึกอบรม

คุณไม่ควรจะพึ่งพาซอฟต์แวร์ไปเสียทั้งหมด พนักงานของคุณก็สำคัญเช่นกัน พนักงานที่ทำงานจากทางไกลยังคงต้องการการฝึกอบรม เช่นเดียวกับช่วงที่ทำงานในสำนักงาน ดังนั้น อย่าปล่อยให้โอกาสในการพัฒนาหลุดลอยไปเพียงเพราะจำเป็นต้องฝึกอบรมทางออนไลน์

ชื่นชมความสำเร็จ

การทำงานจากทางไกลอาจทำให้ผู้คนรู้สึกถูกมองข้ามและไม่ได้รับการเห็นคุณค่า ดังนั้น การสร้างวัฒนธรรมการทำงานในเชิงบวกที่สมาชิกในทีมรู้สึกได้รับการชื่นชมจึงเป็นสิ่งสำคัญ โปรแกรมการชมเชยที่มีประสิทธิภาพจะสร้างแรงบันดาลใจแก่พนักงานและทำให้พวกเขารู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของชุมชนแม้ว่าจะต้องทำงานคนเดียวก็ตาม