นโยบายการทำงานจากทางไกล: เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ

มีผู้คนนับล้านทั่วโลกทำงานจากที่บ้านในช่วงการระบาดใหญ่ทั่วโลกของโควิด-19 และทุกคนก็เห็นพ้องต้องกันว่าการทำงานจากทางไกลจะยังคงอยู่ต่อไปแม้หลังจากวิกฤตนี้จะจบลงแล้ว

เพราะการทำงานในรูปแบบนี้ก็มีข้อดีอยู่ ผู้คนต้องการความยืดหยุ่นในการทำงานจากทางไกล และการทำงานรูปแบบนี้ก็สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ โดยการศึกษาชิ้นหนึ่งแสดงให้เห็นว่า พนักงานในสหรัฐฯ ที่ทำงานจากทางไกลทำงานได้มากกว่าการทำงานในออฟฟิศ 1.4 วันต่อเดือน ซึ่งท้ายที่สุดแล้วก็ส่งผลดีต่อผลกำไรของบริษัท

แล้วคุณจะต่อยอดความสำเร็จนี้และใช้ประโยชน์จากความยืดหยุ่นให้มากที่สุดได้อย่างไร นโยบายการทำงานจากทางไกลที่มีข้อมูลที่ถูกต้องจะมีบทบาทอย่างมาก

ทำไมจึงต้องมีนโยบายการทำงานจากที่บ้าน

ถ้าทุกคนในทีมของคุณรู้กฎเกณฑ์เป็นอย่างดี ฉะนั้นหากคุณตัดสินใจว่าผู้คนสามารถทำงานจากที่บ้านหรือที่อื่นๆ ได้ ก็ไม่จำเป็นต้องมีนโยบายที่เป็นทางการใช่ไหม

ไม่ใช่เลย การทำงานจากทางไกลนั้นแตกต่างจากการทำงานที่ทุกคนอยู่ในพื้นที่เดียวกันอย่างมาก เพราะเมื่อไม่มีการกำหนดว่าใครรับผิดชอบอะไร ที่ไหน และเมื่อใด ก็อาจทำให้เกิดความสับสนและความรู้สึกไม่เป็นธรรมซึ่งอาจนำไปสู่การขาดการเชื่อมต่อได้ แต่นั่นก็เป็นความเสี่ยงที่บริษัทสร้างขึ้นเอง กล่าวคือ บริษัทเกินครึ่ง (57%) ดำเนินงานโดยไม่มีนโยบายการทำงานจากทางไกล

Jason Hicklin หัวหน้าฝ่ายการตลาดด้านเนื้อหาระหว่างประเทศจาก NGA Human Resources กล่าวว่า "ตอนนี้นโยบายการทำงานจากทางไกลถือว่าเป็นสิ่งจำเป็น และผมคิดว่านโยบายนี้เน้นย้ำให้เห็นสิ่งที่เกิดขึ้นจากสถานการณ์โควิด-19 โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ที่ว่าเราได้พิสูจน์แล้วว่าหลายๆ งานสามารถทำได้จากทางไกล"

"ถ้าคุณมีนโยบายที่ระบุว่าทุกคนสามารถทำงานจากที่บ้านได้ นั่นหมายความว่างานของพวกเขาสามารถทำได้จากที่บ้าน ซึ่งนโยบายเช่นนี้ก็มีทั้งข้อดีและข้อเสีย หากคุณไม่ได้กำหนดนโยบายให้ชัดเจน ก็อาจทำให้เกิดข้อขัดแย้งขึ้นได้ เพราะหมายความทุกคนจะไม่ได้ใช้กฏเดียวกัน"

การวางนโยบายไม่ใช่เรื่องของการกำหนดกฎหมาย "นโยบายการทำงานจากทางไกลที่ดีไม่ได้จำเป็นว่าต้องมีการกำหนดกฎเกณฑ์และสิ่งที่ธุรกิจคาดหวังจากพนักงานเสมอไป แต่นโยบายควรให้อิสระและส่งเสริมให้พนักงานของคุณมีแนวทางการทำงานที่เหมาะสมกับตนเองมากที่สุด ซึ่งการทำเช่นนี้ท้ายที่สุดแล้วจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความสำเร็จของบริษัท" Paul Burrin รองประธานของ Sage People กล่าว

ฉะนั้นแล้ว นโยบายการทำงานจากทางไกลจะมีลักษณะเป็นอย่างไร

สิ่งสำคัญของนโยบายการทำงานจากที่บ้านที่มีประสิทธิภาพ

จริงอยู่ที่ไม่ใช่ทุกนโยบายจะเหมือนกัน แต่ก็มีประเด็นทั่วไปบางข้อที่ควรสนใจ ดังนี้

เรามาเจาะประเด็นเหล่านี้ไปเป็นข้อๆ กัน

ใครสามารถทำงานจากทางไกลได้บ้าง รวมถึงทำที่ไหนและเมื่อไร

การระบาดของไวรัสโคโรน่าได้พลิกแนวคิดเกี่ยวกับงานที่ผู้คนสามารถทำได้จากทางไกลไป และนั่นหมายความว่านโยบายการทำงานจากทางไกลก็ต้องเปลี่ยนไปด้วยเช่นกัน และนั่นหมายความว่านโยบายการทำงานจากทางไกลก็ต้องเปลี่ยนไปด้วยเช่นกัน

"นโยบายการทำงานจากไกลในอดีตกำหนดคร่าวๆ เกี่ยวกับเวลาและวิธีที่พนักงานสามารถทำงานจากที่อื่นๆ นอกเหนือจากออฟฟิศได้" Paul กล่าว "แต่ตอนนี้เราจะพบกับสิ่งที่ตรงกันข้าม กล่าวคือ นโยบายใหม่กำหนดว่าพนักงานจะสามารถทำงานจากออฟฟิศได้เมื่อใดและอย่างไร

"หลายองค์กรได้ปรับใช้การทำงานที่ยืดหยุ่น การทำงานจากทางไกล และการทำงานนอกออฟฟิศอยู่บ้างแล้วแม้กระทั่งก่อนการระบาดของโควิด-19 การวิจัยของ Sage People รายงานว่าพบการเปลี่ยนแปลงของฝ่ายทรัพยากรบุคคล โดย 95% ของผู้นำจาก People ได้เสนอให้มีการทำงานที่ยืดหยุ่นหรือวางแผนที่จะทำเช่นนั้นในอีก 2 ปีข้างหน้า

"ในแง่หนึ่ง ไวรัสได้เร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลไปทั่วโลก ซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ไม่มีใครเคยคาดคิดมาก่อน ดังนั้นการทำงานจากทางไกลจึงเป็นความปกติรูปแบบใหม่สำหรับหลายๆ คน"

แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าทุกคนจะต้องทำงานจากทางไกลตลอดเวลา เพราะการที่พนักงานทำงานจากทางไกลเป็นหลักก็ไม่ได้ส่งผลดีไปเสียทั้งหมด จุดที่ลงตัวของการทำงานจากทางไกลคือจุดที่มีการมีส่วนร่วมของพนักงานเพิ่มขึ้นสูงที่สุด ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อผู้คนทำงานนอกออฟฟิศ 60% ถึง 80% ของเวลาทำงานทั้งหมด ดังนั้นคุณควรพิจารณาถึงประเด็นนี้ด้วยในตอนที่คุณร่างนโยบาย

ลองคิดดูว่าพนักงานสามารถทำงานที่ใดได้บ้าง การทำงานจากทางไกลควรจำกัดอยู่ที่บ้านเท่านั้น หรือพนักงานสามารถจัดที่ทำงานในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันหรือทำงานจากร้านกาแฟได้ นโยบายของคุณควรจะมีการกำหนดกฎในเรื่องนี้ไว้อย่างชัดเจน

อุปกรณ์การทำงาน

"องค์กรควรจัดเตรียมเทคโนโลยีที่จำเป็นเพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างสะดวก ไม่ว่าพนักงานเหล่านั้นจะทำงานจากทางไกลหรือไม่ก็ตาม" Paul กล่าวพร้อมเน้นย้ำถึงความสำคัญของเทคโนโลยีบนระบบคลาวด์สำหรับการจัดการพนักงานใหม่ที่ทำงานจากทางไกล

เรื่องของอุปกรณ์การทำงานควรมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจน นโยบายต้องระบุว่าใครเป็นผู้จัดหาอุปกรณ์ ใครเป็นผู้ติดตั้ง และใครเป็นผู้รับผิดชอบ รวมถึงควรมีกฎเกณฑ์เกี่ยวกับการใช้อุปกรณ์ด้วย เช่น พนักงานสามารถใช้แล็ปท็อปของบริษัทในเวลาในเวลาใดก็ได้หรือไม่ ถ้าใช้ได้ แล้วพนักงานสามารถติดตั้งซอฟต์แวร์หรือใช้ซอฟต์แวร์นั้นบนอุปกรณ์ส่วนตัวได้หรือไม่ และที่สำคัญที่สุดคือควรบอกสิ่งที่ควรทำหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นด้วย

เวลาทำงาน

การทำงานจากทางไกลจะมอบความยืดหยุ่นเรื่องเวลาทำงาน และนั่นเป็นสิ่งหนึ่งที่ทำให้การทำงานรูปแบบนี้น่าสนใจ แต่ถ้าองค์กรไม่สามารถจัดการความยืดหยุ่นได้ ก็อาจทำให้เกิดผลตรงกันข้าม กล่าวคือ อาจมีคนทำงานล่วงเวลามากเกินไปหรือไม่ว่างเมื่อคนอื่นๆ ต้องการให้ช่วยงาน

"ผมคิดว่าการที่เส้นแบ่งระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัวนั้นไม่ชัดเจนหรือแทบจะหายไปเลยนั้นมีความอันตรายมาก" Jason กล่าว "พนักงานจะตอบอีเมลในเวลา 22.00 น. และในช่วงสุดสัปดาห์ ซึ่งไม่ใช่เรื่องดีเมื่อมองในแง่สุขภาพจิต"

แต่การให้อิสระก็เป็นสิ่งที่มีค่ามากๆ "การเข้างานตามเวลาแบบเดิมๆ ที่เราคุ้นเคยนั้นได้หายไปแล้ว" Paul กล่าว "การช่วยให้พนักงานทำงานในเวลาที่เหมาะกับตัวเองมากที่สุดจะช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มการมีส่วนร่วม ผลิตภาพ และประสิทธิภาพการทำงานได้ และการมีความยืดหยุ่นเรื่องเวลาก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นไปอีกในปัจจุบัน เนื่องจากพนักงานจำนวนมากต้องสร้างสมดุลระหว่างความรับผิดชอบในการเลี้ยงดูบุตรแบบเต็มเวลาควบคู่ไปกับการทำงานประจำ"

การมีคำแนะนำเกี่ยวกับเวลาในการทำงานที่ชัดเจน และมีระบบติดตามเวลาทำงานจะช่วยให้คุณเห็นว่าพนักงานใช้เวลาทำงานมากหรือน้อยเกินไปได้โดยไม่กระทบต่อความยืดหยุ่น

การสื่อสาร

"การสื่อสารแบบสองทางอย่างสม่ำเสมอ ตรงเป้าหมาย มีประสิทธิภาพ และเหมาะสมกับแต่ละคนเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้องค์กรสามารถแจ้งข่าวสารให้พนักงานทราบอยู่เสมอได้ วิธีนี้จะช่วยให้พนักงานรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นบ้าง และสามารถถามคำถามหรือให้ความเห็นแบบเรียลไทม์ได้" Paul กล่าว แต่เมื่อต้องทำงานจากทางไกล การสื่อสารก็เป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่ผู้จัดการและพนักงานหลายๆ คนพบเจอ

การขาดการสื่อสารอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง และส่งผลให้เกิดความโดดเดี่ยวในท้ายที่สุด ซึ่งเป็นปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในหมู่พนักงานที่ทำงานจากทางไกล นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงไม่ควรทึกทักเอาเองว่าการสื่อสารจะเกิดขึ้นโดยธรรมชาติ กำหนดแนวทางว่าจะมีการประชุมเมื่อใดและอย่างไร และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารของคุณเป็นแบบสองทาง ไม่ใช่จากบนลงล่าง เนื่องจากคุณจำเป็นต้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับทีมของคุณบ้าง ไม่ใช่แค่ส่งต่อข้อมูลไปยังพนักงานเฉยๆ Paul แนะนำให้ทำแบบสำรวจความพึงพอใจที่จะช่วยวัดความรู้สึกของคนในทีมและช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่กว้างขึ้น

ความปลอดภัยบนโลกไซเบอร์

พนักงานที่ทำงานจากทางไกลต้องเผชิญกับความเสี่ยงบนโลกไซเบอร์ที่แตกต่างจากคนที่ทำงานในออฟฟิศ ตัวอย่างเช่น มีปัญหาเรื่องการสอดแนมข้อมูลส่วนตัวและการใช้เครือข่ายที่ไม่ปลอดภัยในที่สาธารณะหรือที่พักที่มีคนอื่นอยู่ด้วย Jason อธิบายว่า "แม้ว่าคุณจะอยู่ในบ้านของตัวเอง แต่คนในครอบครัวก็สามารถเห็นข้อมูลส่วนตัวได้ ซึ่งหมายความว่าบ้านก็อาจเป็นที่ที่จะเกิดการละเมิดความปลอดภัยขึ้น"

นโยบายของคุณต้องทำให้พนักงานตระหนักถึงความเสี่ยงในเรื่องนี้โดยการให้คำแนะนำในการหลีกเลี่ยงความเสี่ยง และคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำหากถูกละเมิดความปลอดภัย ขั้นตอนง่ายๆ อย่างการสั่งให้พนักงานล็อกหน้าจอแล็ปท็อปเมื่อไม่ได้ใช้งานอาจช่วยลดความเสี่ยงได้

การตั้งเป้าหมาย

การรู้ว่าคุณต้องการทำสิ่งใดให้สำเร็จนั้นเป็นเรื่องสำคัญอยู่แล้ว แต่การตั้งเป้าหมายจะยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นหากไม่มีสมาชิกในทีมและผู้จัดการคอยกระตุ้นและให้กำลังใจ ดังนั้นคุณต้องแน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนเข้าใจวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน

"การตั้งเป้าหมาย SMART (Specific (เฉพาะเจาะจง), Measurable (วัดผลได้), Achievable (ทำได้จริง) และ Timely (ตรงเวลา)) การสอบถามเป็นประจำเพื่อดูว่าพนักงานมีความคืบหน้าอย่างไร (ทั้งในแง่ส่วนบุคคลและอาชีพการงาน) และการพูดคุยเกี่ยวกับวิธีแก้ไขปัญหาพร้อมให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องนับว่ามีความสำคัญ" Paul กล่าว

และอย่าลืมชื่นชมความสำเร็จด้วยดังที่เขากล่าวเสริมว่า "การให้กำลังใจ การชมเชยและเฉลิมฉลองความสำเร็จก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน" "ตอนนี้เป็นเวลาที่เราจะต้องมีความเป็นมนุษย์มากขึ้น แม้ว่าเราจะเข้าสังคมได้น้อยลงก็ตาม"

สุขภาวะ

แม้ว่าความยืดหยุ่นจะเสริมสร้างความสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและการทำงานและส่งเสริมคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น แต่การทำงานจากทางไกลก็อาจทำให้เกิดความโดดเดี่ยวได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคนที่ยังไม่คุ้นเคยกับการทำงานรูปแบบนี้

"หลายคนสนุกกับการทำงานจากที่บ้าน แต่จะเกิดความโดดเดี่ยวเมื่อผ่านไปสักระยะหนึ่ง โดยเฉพาะคนที่ต้องอยู่คนเดียว" Jason กล่าว "คุณต้องกล่าวถึงเรื่องสุขภาพจิตในนโยบายของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าผู้จัดการและกลุ่มเพื่อนๆ มีการพูดคุยกันอยู่เป็นประจำ"

ความฉลาดทางอารมณ์และการเอาใจใส่จากผู้จัดการอาจช่วยลดความรู้สึกโดดเดี่ยวลงได้ "พนักงานหลายคนจะรู้สึกเหนื่อยเมื่อต้องทำงานผ่านทางวิดีโอและอยู่หน้าคอมพิวเตอร์วันละหลายๆ ชั่วโมง" Paul กล่าว "ดังนั้นคุณจึงควรสนับสนุนให้ผู้จัดการมีความผ่อนคลาย ยืดหยุ่น และเข้าใจในวิถีการทำงานต่างๆ มากขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานจัดการกับความเครียดและมีความเป็นอยู่ที่ดีต่อไป"

นอกจากนั้นแล้ว การทำงานจากทางไกลก็อาจทำให้เกิดปัญหาด้านร่างกายได้เช่นกัน การศึกษาเรื่องการทำงานจากที่บ้านพบว่า ผู้ทำแบบสำรวจเกินครึ่งเกิดอาการปวดเมื่อยในที่ใหม่ๆ ในช่วงล็อกดาวน์ของไวรัสโคโรน่า ดังนั้นนโยบายของคุณควรแนะนำให้พนักงานหาเวลาพักผ่อนและออกกำลังกายบ้าง

การทำงานจากทางไกลเป็นวิถีการทำงานแบบใหม่สำหรับหลายๆ คน และเราจะมีการพัฒนาและเติบโตขึ้นเรื่อยๆ เช่นเดียวกับการทำสิ่งใหม่ๆ ในเรื่องอื่น นโยบายการทำงานจากทางไกลเป็นเพียงองค์ประกอบหนึ่งในการใช้ประโยชน์จากโลกวิถีใหม่นี้ให้ได้มากที่สุด

"เราทุกคนต้องปรับตัวในด้านการใช้ชีวิตและการทำงานที่แตกต่างจากที่เคยเป็นมา" Paul กล่าว "พนักงานทุกคนจะปรับตัวและเรียนรู้ที่จะจัดการสิ่งต่างๆ ในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปเรื่อยๆ นี้ได้ในแบบของตนเอง ในท้ายที่สุดแล้ว องค์กรควรมุ่งมั่นที่จะมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้แก่พนักงาน เนื่องจากประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมจะช่วยกระตุ้นให้เกิดแรงบันดาลใจและการมีส่วนร่วม ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น และรักษาพนักงานที่ดีที่สุดให้อยู่กับองค์กร"