9 เคล็ดลับในการสร้างทีมด้วยทีมทำงานจากทางไกล

ระหว่างช่วงการระบาดใหญ่ทั่วโลก ผู้คนนับล้านค้นพบบางสิ่งที่ค่อนข้างน่าแปลกใจ เราคิดถึงเพื่อนร่วมทีมของเรามาก เราเริ่มเข้าใจแล้วว่า ชุมชนการทำงานที่เราเป็นส่วนหนึ่งนั้นมีบทบาทสำคัญในชีวิตของเรา

การหล่อเลี้ยงชุมชนที่เต็มไปด้วยมิตรภาพเหล่านี้อาจใช้ความพยายามอย่างมาก เมื่อเราต้องทำงานจากทางไกล แต่ความพยายามนี้ให้มากกว่าผลตอบแทนในระยะยาว และเมื่อบริษัทวางแผนสำหรับการทำงานแบบไฮบริด การทำงานจากทางไกลจึงต้องอยู่ในแผนการทำงานไปอีกนานกว่าที่เคย

เหตุใดการสร้างทีมทำงานจากทางไกลจึงเป็นเรื่องสำคัญ

ผลิตภาพ ความมุ่งมั่น การมีส่วนร่วมของพนักงาน สิ่งเหล่านี้จะพัฒนาขึ้นเมื่อผู้คนสามารถทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ แต่เมื่อเราต้องแยกจากกัน การพัฒนาปัจจัยเหล่านี้ไม่ได้ทำได้ยากขึ้นเพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่เรายังรู้สึกเหงาและโดดเดี่ยวมากขึ้นอีกด้วย ซึ่งนั่นอาจทำให้บริษัทสูญเสียพนักงานที่มีความสามารถไป

ดังนั้น การสร้างทีมแบบเสมือนจริงและความสัมพันธ์ในทีมจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง แต่บริษัทจำนวนมากกลับไม่คิดเช่นนั้น อันที่จริงแล้ว พนักงานที่ทำงานจากทางไกลประมาณ 65% ไม่เคยมีกิจกรรมทีมสัมพันธ์ หากสถานการณ์ในทีมของคุณก็เป็นเช่นนั้น ถึงเวลาแล้วที่คุณต้องจัดการให้ถูกต้อง

การสร้างทีมไม่ใช่เพียงแค่การนำผู้คนมาร่วมกันเพื่อแบ่งปันแนวคิดและทำงานร่วมกันในโปรเจ็กต์เท่านั้น แน่นอนว่านั่นเป็นแนวคิดที่สำคัญ แต่ก็ยังมีปัจจัยอย่างอื่นด้วย เราต้องการมิตรภาพและความสนุกสนานด้วย ซึ่งหมายถึงการก่อให้เกิดความรู้สึกของการเป็นชุมชนในหมู่ผู้ที่ทำงานแยกกันตามที่ต่างๆ เพื่อให้พวกเขาสามารถช่วยเหลือกันและกันได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

ทำสิ่งนี้ให้ถูก แล้วคุณจะไม่ได้เป็นเพียงทีมที่เป็นหนึ่งเดียว แต่ยังเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพสูงอีกด้วย รายงานการศึกษาชุดหนึ่งจากมหาวิทยาลัย Stanford เผยให้เห็นว่า เมื่อองค์กรปฏิบัติกับผู้คนราวกับว่าพวกเขากำลังทำงานที่ท้าทายร่วมกันแทนที่จะแยกกันทำงานชิ้นเดียวกัน พนักงานสามารถทำงานได้นานขึ้น 64% โดยที่ผู้มีส่วนร่วมในรายงานการศึกษาไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกันด้วยซ้ำไป ต่อไปนี้คุณจะได้พบกับเคล็ดลับที่ธุรกิจต่างๆ สามารถนำไปใช้เพื่อเริ่มต้นสร้างทีมการทำงานจากทางไกลได้

เคล็ดลับในการสร้างทีมทำงานจากทางไกล

1. นัดพูดคุยกันเป็นประจำ

เราเป็นสัตว์สังคม นั่นจึงเป็นเหตุผลว่าทำไมการสร้างความสัมพันธ์แบบง่ายๆ อย่างการพูดคุยกันในแถวอาหารกลางวัน เดินเล่นไปตามโต๊ะทำงาน หรือเสนอความช่วยเหลือจึงเป็นเรื่องสำคัญสำหรับเรา เมื่อเราต้องอยู่ตัวคนเดียว ความสัมพันธ์เหล่านั้นก็ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ เว้นแต่เราจะวางแผนให้เกิดขึ้น

ดังนั้น อย่าปล่อยให้จิตวิญญาณของความเป็นทีมต้องลอยหลุดไป คุณต้องจัดกิจกรรมพบปะสังสรรค์ในทีมเป็นประจำ ซึ่งคุณควรจัดให้บ่อยขึ้นสำหรับทีมที่ทำงานจากทางไกล ลองจัดการประชุมนัดพบคนทั้งทีมอย่างน้อยสัปดาห์ละ 2 ครั้ง และแน่ใจว่าสมาชิกในทีมจะเข้าใจความสำคัญในการเข้าร่วม

การพบปะสังสรรค์ออนไลน์ในช่วงท้ายสัปดาห์เป็นประจำก็เป็นเรื่องที่ดี เพื่อเป็นการสร้างความสัมพันธ์ให้กับทีมที่ทำงานจากทางไกลเมื่อทำงานสำเร็จลุล่วง ซึ่งทำให้ผู้คนรู้สึกผ่อนคลายยิ่งขึ้น เช่นเดียวกับที่ทุกคนออกไปเที่ยวด้วยกันหากได้ทำงานในสถานที่เดียวกัน อย่างไรก็ตาม การพบปะนี้ไม่ควรเป็นข้อบังคับ ผู้คนอาจมีกิจกรรมอื่นในวันศุกร์ แต่หากเป็นเรื่องสนุก ทุกคนก็คงอยากเข้าร่วมแน่นอน

นอกจากนี้ ลองวางแผนเตรียมจัดกิจกรรมทีมสัมพันธ์ เช่น เกมง่ายๆ หรือควิซ ซึ่งขอย้ำอีกครั้งว่า ทุกคนไม่ควรถูกบังคับให้เข้าร่วม แต่ถ้าเป็นกิจกรรมที่สนุก พวกเขาจะอยากเข้าร่วมแน่นอน

2. ทำความรู้จักกันและกันมากขึ้น

ทีมเวิร์คที่ดีเริ่มต้นจากความเชื่อใจ แต่การสร้างความเชื่อใจอาจทำได้ยาก เมื่อคุณไม่สามารถออกไปเที่ยวด้วยกันหลังเลิกงาน รับประทานอาหารเที่ยงร่วมกัน หรือทำกิจกรรมสร้างความสนิทสนมอื่นๆ เพื่อเชื่อมต่อทีมเข้าด้วยกัน

โชคดีที่ยังมีวิธีการทำความรู้จักที่ใครๆ ต่างยอมรับว่ามีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถทำได้กับทุกคน ทุกที่ และทุกสถานการณ์ นั่นก็คือ การดื่มกาแฟ (หรือชาก็ได้)

จัดช่วงพักดื่มกาแฟออนไลน์ผ่านการประชุมทางโทรศัพท์หรือวิดีโอสัปดาห์ละครั้ง เพื่อให้ผู้คนได้ทำความรู้จักกันและกันในบรรยากาศที่ผ่อนคลาย เริ่มการสนทนาด้วยคำถามละลายพฤติกรรม แต่ทำให้เป็นเรื่องสนุก เช่น 'คุณมีของสะสมไหม' หรือ 'คุณชอบกินอะไรมากที่สุด' เซสชั่นนี้ไม่ควรเป็นการซักถามอย่างจริงจัง แต่ควรใช้เป็นโอกาสในการพูดคุยอย่างลื่นไหล

3. สร้างสะพานเชื่อมต่อระหว่างทีมทำงานจากทางไกลและทีมภายในบริษัท

แม้ว่าจะไม่มีใครตั้งใจ แต่ทีมที่ทำงานจากทางไกลและทีมหน้างานอาจต้องจบลงด้วยการทำงานแบบตัวใครตัวมัน ซึ่งไม่ส่งผลดีต่อวัฒนธรรม ดังนั้น การทำให้พนักงานที่ทำงานจากทางไกลรู้สึกว่าตนเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรจึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยอย่างน้อยที่สุด คุณควรชวนให้ผู้คนเข้ามามีส่วนร่วมกับกิจกรรมต่างๆ อยู่เสมอ

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการในการเชื่อมต่อทีมจากทางไกลกับทีมภายในบริษัทเข้าด้วยกัน (และดูว่าแต่ละคนกินอะไรเป็นอาหารกลางวัน) คือการจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนความรู้ในมื้อเที่ยง (Lunch and Learn) โดยให้สมาชิกในทีมที่ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานหรืออยู่ทางไกลเลือกหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับการทำงานที่ตนเชี่ยวชาญมา พร้อมสร้างสื่อนำเสนอง่ายๆ เพื่อแบ่งปันความรู้ให้กับเพื่อนในกลุ่มผ่านวิดีโอคอล หลังจากนั้นจึงจัดเซสชั่นถามตอบขึ้นเพื่อให้เกิดการสนทนา และช่วยให้ผู้คนได้รู้จักประเด็นที่น่าสนใจของกันและกันมากขึ้น

4. พบปะกันผ่านวิดีโอให้มากที่สุด

ดังที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารทราบอยู่แล้วว่า สิ่งที่คุณพูด (หรือเขียน) ไม่ได้สำคัญเท่าวิธีที่คุณพูด ภาษากายเป็นสิ่งสำคัญ นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ทำให้สมาชิกในทีมต้องการเห็นหน้าและได้ยินเสียงกันและกัน ซึ่งไม่ได้มีเพียงนักจิตวิทยาที่คิดเช่นนั้น ผู้บริหารเองยังเห็นพ้องด้วยว่า วิดีโอคอลสามารถปรับปรุงความเข้าใจและประสิทธิภาพของทีม ตลอดจนกระชับความสัมพันธ์ให้แน่นแฟ้นได้ และผู้บริหารจำนวน 97% กล่าวว่าวิดีโอคอลสามารถทำให้ความรู้สึกผูกพันของพนักงานที่ทำงานจากทางไกลดีขึ้น

นอกจากนี้ยังทำให้เราได้เห็นชีวิตของผู้คนในแง่มุมอื่นที่นอกเหนือจากการทำงานอีกด้วย เราทุกคนต่างอยากเห็นครัวหรือโฮมออฟฟิศของเพื่อนร่วมงาน และใครบ้างที่ไม่ชอบทบทวนการนำเสนอที่แสนสำคัญโดยมีน้องหมาอยู่เป็นเพื่อนด้วย สร้างสีสันไปพร้อมกับการทำงานจากทางไกล เพราะอย่างไรก็ตามวิดีโอคอลเป็นฟีเจอร์หนึ่ง ไม่ใช่จุดบกพร่องของการทำงานจากที่บ้าน ใช้แอพพลิเคชั่นวิดีโอคอลเพื่อให้คุณเห็นหน้าผู้เข้าร่วมหลายคนได้พร้อมกัน และใช้วิดีโอคอลหรือแชททุกเมื่อที่คุณทำได้

ใช้การประชุมให้เกิดประโยชน์สูงสุด: อ่านเคล็ดลับการจัดประชุมทีมทางออนไลน์ของเรา

5. แยกช่องทางการสื่อสาร

มีการคาดการณ์ว่าผู้คนจะส่งและได้รับอีเมลมากกว่า 347 พันล้านฉบับทุกวันภายในปี 2022 ซึ่งถือเป็นจำนวนจดหมายที่แสนสาหัส ดังนั้นจึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่ใครหลายคนคิดว่ามันเป็นงานที่น่าเบื่อ เพราะพนักงานต่างใช้เวลาโดยเฉลี่ยมากกว่า 3 ชั่วโมงต่อวันเพื่อตรวจสอบกล่องจดหมาย

ลองถามตัวคุณเองว่า คุณต้องการเพิ่มภาระนี้หรือไม่ พิจารณาให้ถี่ถ้วนว่าคุณต้องการส่งข้อความประเภทใด ในปริมาณเท่าใด และส่งไปในช่องทางใด

ข้อความแบบใดเหมาะกับแชท วิดีโอแชท กลุ่ม และหากเร่งด่วนจริงๆ ควรส่งทางอีเมลหรือไม่ วิธีนี้ช่วยทำให้ทีมของคุณสามารถรวมตัวกันได้เมื่อต้องการทำงานที่สำคัญ โดยไม่ถูกรบกวนจากการแจ้งเตือนอีเมลหรือต้องกลั่นกรองเรื่องต่างๆ ที่ไม่เกี่ยวข้อง เลือกแอพพลิเคชั่นที่สามารถผสานการทำงานกับเครื่องมือสื่อสารหลักของคุณ เพื่อที่คุณไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้หลายครั้ง

6. แชท แชท และแชทอีก

การได้พูดคุยกันเป็นเรื่องที่ดี นี่คือข้อเท็จจริงทางวิทยาศาสตร์ การทดลองโดยมหาวิทยาลัย Michigan พบว่าประสิทธิภาพของผู้ที่พูดคุยก่อนสอบ 10 นาทีเพิ่มมากขึ้นเท่ากับผู้ที่ทำกิจกรรม 'ทางปัญญา' ในระยะเวลาที่เท่ากัน

ดังนั้น หากทีมของคุณทำงานจากทางไกล คุณต้องแน่ใจได้ว่าทีมมีการพูดคุยสัพเพเหระกัน

ก่อนอื่น ให้คุณตั้งค่าช่องทางการแชทแยกไว้ ผู้คนอาจรู้สึกเขินอายเล็กน้อยที่ได้ใช้งานเป็นครั้งแรก หากเป็นเช่นนั้น ให้ลองเริ่มการสนทนาด้วยการแลกเปลี่ยนเรื่องตลก มีม วิดีโอ และแชทการทำงานที่ให้กำลังใจ และอีกไม่นาน การสนทนาจะเริ่มเป็นไปอย่างเป็นธรรมชาติ เช่นเดียวกับที่ควรจะเป็นหากคุณอยู่ในสำนักงานด้วยกัน

7. เฉลิมฉลองร่วมกัน

การเพิ่มความมั่นใจให้กันและกันก็เป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญในการสร้างทีมออนไลน์ ดังนั้น ประกาศความสำเร็จของผู้คนให้เป็นที่รับรู้โดยการโพสต์แสดงความยินดีบนช่องทางการแชทของคุณ และอย่าจบเพียงแค่การส่ง GIF และอีโมจิ หากบริษัทของคุณมีโครงการมอบรางวัล อย่าลืมรวมพนักงานจากทางไกลให้เป็นส่วนหนึ่งด้วย แต่หากไม่มีโครงการมอบรางวัล ลองสร้างขึ้นมาด้วยการมอบบัตรกำนัลและของขวัญเพื่อตอบแทนความสำเร็จ

8. ใช้ความหลากหลายให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ความหลากหลายนั้นดีต่อทีมและจะช่วยเสริมความแข็งแกร่งเมื่อคุณสร้างวัฒนธรรมทีมของตัวเอง เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากความหลากหลาย คุณควรหาข้อมูลและทำความรู้จักสมาชิกในทีมแต่ละคน พื้นฐานวัฒนธรรม และวิธีที่พวกเขาชอบใช้ในการทำงาน แก้ปัญหา และทำกิจกรรม

นอกจากนี้ ติดตามวันสำคัญและวันหยุดในปฏิทินทั่วโลกอยู่เสมอ เพราะคุณอาจได้ทำงานร่วมกันเพื่อสร้างกิจกรรมสนุกๆ ของทีม

9. จัดเกมกระชับความสัมพันธ์สำหรับทีมจากทางไกล

ต่อไปนี้เป็นแนวคิดที่มีประสิทธิภาพที่เหมาะกับกิจกรรมกระชับความสัมพันธ์สำหรับทีมจากทางไกล

รู้จักกันให้มากขึ้น

เพลย์ลิสต์ส่วนตัว

ให้ทุกคนเลือกเพลงโปรดเมื่อครั้งอายุ 16, เพลงแดนซ์ที่ชอบ, เพลงรักที่อินและเพลงโปรดที่เปิด 'ตอนทำงาน' แล้วนำเพลงเหล่านั้นมารวมไว้ในเพลย์ลิสต์ของทีม

ควิซ

ควิซอีโมจิ

หากคุณมีเซียนอีโมจิอยู่ในทีม ให้พวกเขาทำรายการชื่อของผู้คน ชื่อภาพยนตร์ หรือคำศัพท์และวลียอดนิยม จากนั้นจัดการแข่งขันเพื่อค้นหาว่ามีผู้ถอดรหัสได้กี่คน (คำเตือน: เกมนี้ยากกว่าที่คุณคิด)

ขอชมหน่อย

ของสุดแปลก

ให้สมาชิกในทีมแต่ละคนเข้าร่วมวิดีโอแชทในช่วงท้ายสัปดาห์พร้อมกับสิ่งของที่แปลกประหลาดที่สุดที่มีอยู่ในบ้าน และเล่าเรื่องราวความเป็นมาของสิ่งนั้น

อ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานจากทางไกลและเหตุผลที่องค์กรของคุณควรทำ

หัวข้อที่คุณอาจสนใจ