การทำงานร่วมกันและทีมเวิร์กเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญสุดที่จะทำให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจจะดำเนินกิจการได้อย่างราบรื่นและมีผลิตภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคการทำงานแบบไฮบริด การรวบรวมไอเดียและทักษะต่างๆ ของเพื่อนร่วมงานช่วยให้ทุกคนมีขวัญกำลังใจมากขึ้น มีความรับผิดชอบมากขึ้น ช่วยให้ทุกคนได้เรียนรู้สิ่งต่างๆ จากกันและกัน ตลอดจนทำให้ผลิตภัณฑ์หรือบริการมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น

คำถามคือ ธุรกิจต่างๆ จะส่งเสริมให้เกิดการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ในที่ทำงานได้อย่างไร และจะต้องจัดเตรียมทรัพยากรใดบ้างเพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้นได้จริง อันที่จริงแล้ว คำตอบนั้นขึ้นอยู่กับว่าพนักงานทำงานจากที่ใดและจำเป็นต้องใช้แพลตฟอร์มประเภทใดในการติดต่อสื่อสารกัน เครื่องมือการติดต่อสื่อสารกันทางออนไลน์ที่มีให้ใช้งานเป็นจำนวนมากช่วยให้การทำงานร่วมกันทางออนไลน์ในที่ทำงานนั้นทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ ทำให้กระบวนการทำงานดำเนินไปอย่างราบรื่น ตลอดจนส่งเสริมวัฒนธรรมของบริษัทได้ ต่อไปนี้คือสิ่งจำเป็น 3 ประการที่เครื่องมือการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ต้องจัดเตรียมให้

1. แพลตฟอร์มวิดีโอคอล: สำหรับประชุมกับสมาชิกในทีมที่ทำงานจากทางไกลและทำงานแบบไฮบริด

ความวิเศษอย่างหนึ่งของเทคโนโลยีที่ก้าวล้ำหน้าอย่างไม่หยุดยั้งคือการที่เราสามารถติดต่อกับผู้อื่นได้อย่างง่ายดายไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดบนโลกใบนี้

การสื่อสารผ่านวิดีโอทำให้พนักงานในสำนักงานสามารถจัดประชุมกับพนักงานคนอื่นๆ ที่ทำงานจากทางไกล จากสาขาอื่นๆ หรือแม้แต่ในประเทศอื่นๆ ได้ แพลตฟอร์มวิดีโอคอลช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าร่วมประชุมได้ จึงทำให้ไม่มีใครพลาดโอกาสในการพูดคุยไป

นอกจากนี้ วิดีโอคอลยังสามารถกระตุ้นความรู้สึกเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันระหว่างสมาชิกในทีมด้วยเช่นกัน และด้วยความที่การทำงานแบบไฮบริดได้รับความนิยมมากขึ้น การทำให้เพื่อนร่วมงานยังคงรู้สึกเชื่อมต่อกับที่ทำงานของตนเอง แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกันจริงๆ เสมอไปจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

2. แพลตฟอร์มออนไลน์สำหรับจัดเก็บและแก้ไขไฟล์ที่แชร์ร่วมกัน

วิธีหนึ่งที่ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปได้อย่างราบรื่นคือการสร้างพื้นที่ที่สมาชิกในทีมสามารถบันทึกงานทั้งหมดของตน เพื่อให้สมาชิกที่เหลือในทีมสามารถเข้าถึงเอกสาร รูปภาพ วิดีโอ และไอเดียทั้งหมดได้เมื่อถึงคราวจำเป็น ระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์จะช่วยให้ผู้คนทำงานด้านเอกสารต่างๆ ร่วมกันได้ ส่งเสริมให้เกิดการทำงานเป็นทีมที่ใกล้ชิดกันยิ่งขึ้นและลดความจำเป็นในการสร้างเอกสารหลายๆ เวอร์ชั่น

ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์นั้นๆ จึงสามารถติดตามความคืบหน้าว่างานใดที่ทำเสร็จแล้วและงานใดที่จะต้องทำต่อไปได้ ส่งผลให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมและทำความคุ้นเคยกับกระบวนการและความคืบหน้าของโปรเจ็กต์

นอกจากนี้ วิธีดังกล่าวยังช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าถึงงานของคนอื่นๆ ในกรณีที่บุคคลที่ทำงานในโปรเจ็กต์นั้นไม่สบาย ลาหยุด หรือติดต่อไม่ได้ไม่ว่าจะด้วยสาเหตุใดก็ตาม ทำให้คุณใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาเอกสารและส่งข้อความที่สร้างความกระวนกระวายใจอีกด้วย

3. แอพแชท

การทำงานร่วมกันบน Workplace ไม่ใช่แค่การโฟกัสไปยังเป้าหมายหรือตัวงานเพียงอย่างเดียว เครื่องมือต่างๆ ของเรายังจำเป็นต้องรองรับการพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการเพื่อสร้างความรู้สึกถึงวัฒนธรรมองค์กรที่เข้มแข็ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับพนักงานจำนวนมากที่ทำงานจากทางไกลและทำงานแบบไฮบริดด้วย แอพแชทสามารถช่วยให้ผู้คนได้เชื่อมต่อถึงกันในทันที ก่อให้เกิดการสนทนารายบุคคล การกล่าวขอบคุณในกลุ่ม การเล่นเกมเป็นทีม ตลอดจนกลุ่มที่สร้างขึ้นตามโปรเจ็กต์ต่างๆ

ฟีเจอร์อื่นๆ ที่จำเป็นในเครื่องมือการทำงานร่วมกันทางออนไลน์

องค์กรต่างๆ ล้วนต้องการได้รับประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ของตนตั้งแต่วันแรกที่เริ่มใช้ ซึ่งการจะได้รับประโยชน์สูงสุดนั้น เครื่องมือดังกล่าวจะต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

ใช้งานง่าย

เมื่อพนักงานเข้าใจวิธีการทำงานของเครื่องมือได้อย่างรวดเร็ว เครื่องมือดังกล่าวก็จะมีส่วนช่วยเพิ่มผลิตภาพในทันที และเครื่องมือที่ใช้งานง่ายยังทำให้ผู้คนมั่นใจที่จะใช้งาน รวมถึงเปิดใจในการสำรวจสิ่งที่ตนสามารถทำได้มากขึ้นด้วย

ใช้งานบนมือถือได้

เครื่องมือการทำงานร่วมกันทางออนไลน์มาพร้อมกับความสามารถในการดึงทุกคนให้เข้าสู่การสนทนา ซึ่งรวมไปถึงบุคลากรหน้างานและพนักงานที่ไม่มีโต๊ะทำงานด้วย นี่จึงเป็นสาเหตุที่ทำให้เครื่องมือที่สามารถใช้งานได้ผ่านอุปกรณ์มือถือนั้นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพราะจะทำให้ทุกคนสามารถเชื่อมต่อถึงกัน แชท และแชร์ไอเดียต่างๆ ได้ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม

ฟีเจอร์อื่นๆ ที่มีประโยชน์ประกอบไปด้วย