เทคนิคการจัดการเวลา

เมื่อวิธีและสถานที่ทำงานของเราเปลี่ยนแปลงไป การช่วยให้บุคลากรที่ทำงานจากทางไกลและบุคลากรหน้างานมีส่วนร่วมและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ เทคนิคการจัดการเวลาเหล่านี้สามารถช่วยคุณได้

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 10 นาที
time management in the workplace - Workplace from Meta

การจัดการเวลาในการทำงานอาจเป็นเรื่องยากสำหรับใครหลายๆ คน ซึ่งนั่นอาจเป็นเหตุผลที่ว่าทำไมพนักงานและองค์กรถึงไม่ค่อยเชี่ยวชาญด้านการจัดการเวลาสักเท่าไรนัก1 ทว่าในยุคที่คนเราสามารถทำงานได้จากทุกที่อันเป็นผลมาจากการแพร่ระบาดใหญ่ทั่วโลกนี้ การจัดการเวลาที่เหมาะสมกลับเป็นองค์ประกอบสำคัญในแง่ของผลิตภาพ

นั่นคือกฎสากลที่สามารถนำไปใช้กับพนักงานที่ทยอยจัดตารางงานแบบไฮบริดสำหรับการทำงานที่ออฟฟิศ รวมไปถึงพนักงานที่ยังคงทำงานจากทางไกลหรือทำงานจากที่บ้านอยู่ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับพนักงานที่อยู่หน้างานไม่ว่าจะเป็นร้านค้าปลีก โรงงาน และโกดังสินค้าอีกด้วย

พนักงานและทุกคนในทีมจึงจำเป็นต้องหาวิธีต่างๆ ที่จะช่วยจัดระเบียบให้การทำงานในแต่ละวันของตนเองมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานจากที่ใดหรือเมื่อใดก็ตาม

การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพจึงได้เข้ามามีบทบาทในส่วนนี้

ขจัดปัญหาในที่ทำงานด้วย Workplace

ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้

การจัดการเวลาคืออะไร

การจัดการเวลาคืออะไร

การจัดการเวลามีความหมายตรงตัวอยู่แล้ว หากคุณเคยกำหนดเวลานัดหมายกับเพื่อนร่วมงาน นั่นคือคุณได้จัดการเวลาของตัวเองแล้ว เช่นเดียวกัน หากคุณเคยตัดสินใจว่างานชิ้นนี้ยังไม่ต้องทำให้เสร็จตอนนี้ก็ได้ นั่นก็คือคุณได้จัดการเวลาของตัวเองแล้วเช่นเดียวกัน แล้วทำไมการจัดการเวลาถึงเป็นสิ่งสำคัญล่ะ

เหตุใดการจัดการเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญ

เหตุใดการจัดการเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญ

การจัดระเบียบงานในแต่ละวันอย่างมีประสิทธิภาพสามารถลดความเครียดและเพิ่มผลิตภาพได้2 เมื่อพนักงานวางแผนและทำงานอย่างรอบคอบ พวกเขาก็จะรู้สึกมั่นใจในงานของตนเองมากยิ่งขึ้น การส่งมอบโปรเจ็กต์ตรงเวลายังช่วยสร้างความไว้วางใจและความนับถือจากเพื่อนร่วมงานอีกด้วย

นอกจากนี้ การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพยังช่วยให้พนักงานมีสมดุลระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัวที่ดียิ่งขึ้น ซึ่งมีคุณค่าอย่างมากทั้งต่อพนักงานเองและองค์กรอีกด้วย โดยพนักงานที่มีสมดุลระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัวที่ดีมีแนวโน้มที่จะทำงานต่อกับบริษัทเพิ่มขึ้น 10% เลยทีเดียว

การจัดการเวลาและบุคลากรหน้างาน

การจัดการเวลาและบุคลากรหน้างาน

งานวิจัยชิ้นใหม่ในรายงาน "ไร้โต๊ะทำงานแต่ไม่ไร้ความสำคัญ 2020" ของ Workplace ได้แสดงให้เห็นถึงการที่องค์กรต่างๆ กำลังละเลยผู้จัดการบุคลากรหน้างานที่มีบทบาทสำคัญไป รวมถึงสำรวจผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อผลิตภาพและการมีส่วนร่วมของพนักงาน

แนวโน้มหนึ่งที่น่ากังวลคือการที่ผู้จัดการบุคลากรหน้างานเสียเวลาในการทำงานมากถึง 9.3 สัปดาห์ในทุกๆ ปีไปกับการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ การศึกษาของ McKinsey ยังพบว่า ผู้จัดการบุคลากรหน้างานใช้เวลาสูงสุดถึง 60% ของเวลาทั้งหมดไปกับงานด้านธุรการและมีเวลาในการจัดการงานจริงๆ เพียงแค่ 10% เท่านั้น

หน้าที่เหล่านี้อาจทำให้เกิดการขาดการเชื่อมต่อที่อาจส่งผลกระทบร้ายแรงต่อผลิตภาพและความสามารถในการจัดการเวลาของบุคลากรหน้างาน ซึ่งเป็นสิ่งที่เป็นอุปสรรคขัดขวางไม่ให้ผู้จัดการบุคลากรหน้างานได้ใช้เวลาในการบริหารคนในทีม แก้ไขปัญหาต่างๆ ตลอดจนดูแลลูกค้าได้

เรียนรู้เพิ่มเติม ดาวน์โหลดรายงาน "ไร้โต๊ะทำงานแต่ไม่ไร้ความสำคัญ 2020" เพื่อทำความเข้าใจข้อมูลในภาพรวมจากรายงานการวิจัยในเชิงลึกเกี่ยวกับบุคลากรหน้างานมากกว่า 9,000 คนจาก 8 ประเทศทั่วโลก

การจัดการเวลาและการทำงานแบบไฮบริด

การจัดการเวลาและการทำงานแบบไฮบริด

การทำงานแบบไฮบริดซึ่งกลายเป็นมาตรฐานในการทำงานหลังจากเกิดการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่าช่วยให้พนักงานมีสมดุลระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัวที่ดียิ่งขึ้น เนื่องจากใช้เวลาในการเดินทางไปกลับระหว่างบ้านและที่ทำงานในแต่ละวันน้อยลง การศึกษาชิ้นหนึ่งจากสหราชอาณาจักรพบว่า 61% ของพนักงานรายงานว่า ตนมีสมดุลระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัวมากยิ่งขึ้นจากการทำงานที่บ้าน

อย่างไรก็ตาม การทำงานจากทางไกลและการทำงานแบบไฮบริดก็มีปัญหาบางอย่างที่ควรให้ความใส่ใจด้วยเช่นเดียวกัน เพราะการที่พนักงานทำงานจากที่บ้านอาจทำให้เส้นแบ่งระหว่างที่บ้านและที่ทำงานนั้นพร่าเลือน ซึ่งส่งผลให้เกิดความเครียดและภาวะหมดไฟได้

Dr. Petros Chamakiotis รองศาสตราจารย์ด้านการจัดการจาก ESCP Business School จากกรุงมาดริด ประเทศสเปนกล่าวว่า "งานวิจัยต่างๆ ชี้ให้เห็นว่า การทำงานจากทางไกลอาจนำมาซึ่งความซับซ้อนและความรับผิดชอบต่อตัวพนักงานที่เพิ่มขึ้นได้"

การให้พนักงานมีอิสระมากขึ้นในการจัดการเวลาของตนเองอาจเป็นประเด็นสำคัญในการรับมือกับความท้าทายนี้ เพราะเมื่อเป็นการทำงานจากทางไกล ความยืดหยุ่นเรื่องเวลาคือปัจจัยหนึ่งที่พนักงานให้ความสำคัญมากที่สุด ดังนั้น คุณจึงควรให้สมาชิกในทีมมีอิสระในการจัดการเวลาของตนมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ รวมถึงใช้เครื่องมือและการพูดคุยกับพนักงานอย่างสม่ำเสมอร่วมกัน เพื่อให้มั่นใจว่าพวกเขาจะไม่ทำงานเกินกว่าเวลาที่ควรและใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ฉันจะพัฒนาทักษะการจัดการเวลาได้อย่างไร

ฉันจะพัฒนาทักษะการจัดการเวลาได้อย่างไร

อันดับแรก คุณจะต้องตระหนักถึงปัญหาที่เกิดขึ้นให้ได้ก่อน จึงจะสามารถพัฒนาทักษะการจัดการเวลาของตัวคุณเองหรือของสมาชิกในทีมได้

ปัญหาต่างๆ มีข้อบ่งชี้อยู่เป็นจำนวนมาก โดยข้อบ่งชี้หนึ่งที่ชัดเจนที่สุดคือการส่งงานไม่ทันกำหนด หากพนักงานส่งมอบโปรเจ็กต์ล่าช้ากว่าที่ควรเป็นประจำ หรือขอยืดเวลาส่งมอบงานออกไป นี่อาจถึงเวลาที่คุณต้องแก้ไขปัญหาดังกล่าวแล้ว

มาตรฐานการทำงานที่ลดลงเป็นอีกหนึ่งสัญญาณชี้ชัดว่าองค์กรของคุณมีปัญหาด้านเวลา นอกจากนี้ หากสมาชิกในทีมของคุณเข้าประชุมสายอยู่ตลอดเวลาและดูกระวนกระวาย พวกเขาอาจกำลังรู้สึกกดดันจากเวลาที่มีอยู่ด้วยเช่นเดียวกัน

เมื่อเวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่า อารมณ์ของเราจึงได้รับผลกระทบตามไปด้วย หากเพื่อนร่วมงานของคุณดูใจร้อนหรือมีอาการฉุนเฉียวระหว่างการสนทนา พวกเขาอาจกำลังประสบปัญหาในการทำงานให้เสร็จลุล่วงอยู่ก็เป็นได้ การรู้สึกเครียดมากกว่าปกติหรือสังเกตได้ว่าเพื่อนร่วมงานของคุณดูเหนื่อยหรือวิตกกังวลมากขึ้นเมื่อพิจารณาเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเองก็เป็นอีกหนึ่งตัวบ่งชี้ด้วยเช่นเดียวกัน

การพูดถึงปัญหาการจัดการเวลา

การพูดถึงปัญหาการจัดการเวลา

ปัญหาการจัดการเวลาแต่ละแบบมีรายละเอียดปลีกย่อยที่แตกต่างกันออกไป ดังนั้น กุญแจสำคัญในการรับมือกับปัญหาเหล่านี้คือการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ หากสมาชิกในทีมของคุณกำลังประสบกับปัญหาการจัดการเวลา ให้คุณลองพิจารณาดูว่าปัญหาดังกล่าวเข้าเงื่อนไขดังต่อไปนี้หรือไม่

  • สมาชิกในทีมมีงานล้นมือจนไม่สามารถจัดการตารางการทำงานของตนเองได้จริงๆ
  • วิธีการทำงานของสมาชิกคนดังกล่าวมีปัญหา
  • ทั้งสองอย่างรวมกัน

หากสมาชิกในทีมรับผิดชอบงานมากจนเกินไป คุณอาจต้องกระจายงานบางส่วนไปให้สมาชิกคนอื่นรับผิดชอบหรือสร้างความมั่นใจให้กับพนักงานในการมอบหมายงานดังกล่าวไปยังสมาชิกในทีมคนอื่นๆ และหากวิธีการทำงานของพวกเขาเป็นต้นเหตุให้เกิดปัญหาต่างๆ ตามมา สมาชิกรายนี้อาจต้องได้รับการพัฒนาทักษะการจัดการเวลา ซึ่งคุณสามารถวางแผนในการฝึกสอนพวกเขาได้

เชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ

รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน

เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย คุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว

เคล็ดลับ 6 ข้อในการพัฒนาทักษะการจัดการเวลา

เคล็ดลับ 6 ข้อในการพัฒนาทักษะการจัดการเวลา

1. จัดลำดับความสำคัญและกำหนดเวลา

งานทุกชิ้นมีความสำคัญไม่เท่ากัน ทว่าเมื่อเราจัดระเบียบงานในแต่ละวัน หลายๆ คนก็มักจะรวมงานชิ้นเล็กๆ ที่ต้องทำควบคู่ไปกับโปรเจ็กต์ที่ใหญ่กว่าเข้าด้วยกัน อันดับแรก คุณควรจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำอยู่เสมอ รวมถึงออกแบบระบบโครงสร้างแบบ 2 ระดับให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อคุณตัดสินใจเกี่ยวกับงานที่สำคัญที่สุดได้แล้ว ให้คุณสร้างกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องกับงานชิ้นนั้นขึ้นมา จากนั้นจึงกำหนดวันส่งงานลงในตัวช่วยวางแผนด้านผลิตภาพของคุณ

2. เรียนรู้ที่จะตอบปฏิเสธ

เราทุกคนจำเป็นต้องกำหนดขอบเขตของตนเองเพื่อรักษาสมดุลที่ดีระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัว แม้ว่าการตอบตกลงกับเพื่อนร่วมงานทุกคนจะเป็นสิ่งรู้สึกว่าพึงกระทำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเพิ่งเริ่มงานใหม่ แต่วิธีนี้กลับใช้ไม่ได้จริงแต่อย่างใด หากคุณจัดลำดับความสำคัญของงานและจัดสรรเวลาที่เหมาะสมให้กับงานเรียบร้อยแล้ว คุณควรกล้าที่จะบอกผู้อื่นว่าคุณไม่มีเวลาเหลือพอสำหรับทำงานอื่นแล้ว อย่าลืมว่า คุณไม่ได้อยู่ตัวคนเดียวเสมอไป การขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานที่ออฟฟิศหรือผ่านวิดีโอคอลสามารถช่วยแบ่งเบาภาระดังกล่าวได้

3. เริ่มทำตั้งแต่เนิ่นๆ

การเริ่มต้นทำงานตั้งแต่เนิ่นๆ ก่อนถึงช่วงกำหนดส่งจะช่วยให้คุณสามารถวางแผนเวลาได้อย่างรอบคอบโดยไม่รู้สึกเครียดกับงานชิ้นอื่นๆ ลองใช้ช่วงเวลาสงบๆ เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานในแต่ละวันหรืออาจเริ่มทำงานที่คุณได้รับมอบหมาย แม้ว่าปัญหาที่คาดไม่ถึงอาจเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ แต่การเริ่มทำงานตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยให้คุณได้รับโอกาสที่ดีที่สุดในการจัดการปัญหาต่างๆ ให้ทันเวลาที่กำหนด

4. มองโลกตามความเป็นจริง

คนเราอาจกดดันตัวเองจนเครียดเรื่องการส่งงานตามเวลาที่กำหนดโดยไม่จำเป็นได้ นักวางแผนที่เก่งที่สุดต่างรู้ดีว่าปัญหาต่างๆ นั้นอาจเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อและสิ่งต่างๆ อาจใช้เวลาดำเนินการนานกว่าที่คาดการณ์ไว้ ในการจดจ่อกับงาน คุณจะต้องหาเวลาพักและหยุดรับผิดชอบงานอย่างสม่ำเสมอ ลองใช้ช่วงเวลาพักในการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานที่ออฟฟิศหรือผ่านทางวิดีโอแชทเพื่อยกปัญหาต่างๆ ออกจากอก จากนั้นจึงกลับไปทำงานของตัวเองต่อพร้อมด้วยสมองที่ปลอดโปร่ง

5. ตัดกิจกรรมที่ทำให้เสียเวลาออกไป

กิจกรรมบางอย่างอาจทำให้คุณเสียเวลาได้ คุณจึงควรหลีกเลี่ยงกิจกรรมเหล่านั้น เช่น การประชุมที่ไม่มีระเบียบแบบแผน ซึ่งเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่ทำให้เสียเวลาที่แย่ที่สุด การศึกษาจาก Doodle ผู้ให้บริการนัดหมายออนไลน์พบว่า บริการของตนเองนั้นมีมูลค่าทางธุรกิจในสหรัฐฯ มากกว่า 3.39 แสนล้านดอลลาร์ต่อปีด้วยกัน หากคุณต้องการจัดการประชุม อย่าลืมตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีวาระการประชุมสำหรับพูดคุยประเด็นที่จำเป็นทั้งหมด จากนั้นก็หยุดเพิ่มอะไรที่ไม่จำเป็นเข้าไป

6. ทดลองใช้กลยุทธ์ต่างๆ

ไม่มีวิธีใดที่จะจัดการเวลาของคนทุกคนได้อย่างสมบูรณ์แบบ วิธีที่ได้ผลกับคนส่วนหนึ่งอาจไม่ได้ผลกับคนที่เหลือก็เป็นได้ โชคดีที่มีหลายทฤษฎีที่คุณสามารถนำมาปรับให้เหมาะกับคุณและทีมของคุณได้ คุณอาจใช้วิธีหนึ่งสำหรับการวางแผนทำงานในแต่ละสัปดาห์และใช้วิธีอื่นในการตัดสินใจว่าจะให้เวลากับงานแต่ละชิ้นมากน้อยเพียงใด โดยบางแนวทางก็อาจได้ผลดีกับการบริหารจัดการแบบรายบุคคล แต่ก็อาจไม่ได้ให้ผลดีเท่าไรนักเมื่อใช้ในการบริหารจัดการแบบทีม ฉะนั้น คุณจึงควรทดลองใช้ร่วมกับไอเดียต่างๆ เพื่อค้นหาแนวทางที่ให้ผลดีกับคุณมากที่สุด

กลยุทธ์การจัดการเวลาที่ดีที่สุดมีอะไรบ้าง

กลยุทธ์การจัดการเวลาที่ดีที่สุดมีอะไรบ้าง

ต่อไปนี้คือแนวทางที่จะช่วยให้คุณใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่ามากยิ่งขึ้น

เทคนิคการจัดการเวลาแบบ Pomodoro

เทคนิคการจัดการเวลาแบบ Pomodoro

เทคนิคการจัดการเวลาแบบ Pomodoro เป็นเทคนิคที่เรียบง่ายมากๆ เพียงคุณเลือกงานชิ้นหนึ่งที่ต้องการทำ จับเวลา 25 นาที แล้วเริ่มต้นทำงาน เมื่อเสียงนาฬิกาจับเวลาดังขึ้น ให้คุณบันทึกความคืบหน้าของงานและพัก 3-5 นาที ทำขั้นตอนเหล่านี้ซ้ำไปเรื่อยๆ จนกว่าคุณจะ 'ทำงานครบ' 4 ครั้ง โดยเมื่อคุณทำได้ตามที่กำหนด คุณก็สามารถลุกออกจากโต๊ะทำงานได้ 15-30 นาที

หากคุณทำงานเสร็จก่อนเสียงนาฬิกาจับเวลาจะดัง ให้ใช้เวลาที่เหลือในการตรวจสอบและปรับแก้ชิ้นงานของคุณ ท้ังนี้ คุณอาจรู้สึกว่าตัวเองทำงานได้ดีกว่าถ้าเป็นช่วงเวลาที่นานขึ้น ซึ่งหากเป็นเช่นนั้น ให้คุณกำหนดเวลาที่เหมาะกับคุณมากขึ้นและให้ตัวเองได้ผ่อนคลายมากเพิ่มขึ้นอีกสักหน่อย

ผู้คนที่ตอบสนองต่อแรงกดดันได้ดีเหมาะที่จะทำงานแบบมีกำหนดเวลาสั้นๆ ซึ่งจะเพิ่มความรู้สึกเร่งด่วนเมื่อต้องทำงาน ท้ังนี้ ช่วงเวลาระหว่างการทำงานดังกล่าวเป็นที่รู้จักกันในชื่อ "pomodoros" ซึ่งหมายถึงคำว่า "มะเขือเทศ" ในภาษาอิตาลี วิธีนี้ได้ถูกพัฒนาขึ้นในช่วงทศวรรษ 1980 โดย Francesco Cirillo ผู้ใช้นาฬิกาจับเวลาในห้องครัวรูปมะเขือเทศเมื่อครั้งที่เขายังเป็นนักศึกษา

วิธีจัดการเวลาแบบ ALPEN

วิธีจัดการเวลาแบบ ALPEN

วิธีจัดการเวลาแบบ ALPEN จะช่วยให้คุณได้วางแผนการทำงานในแต่ละวัน แทนที่จะช่วยคุณจัดการกับงานต่างๆ โดยผู้คิดค้นวิธีการนี้ได้กล่าวไว้ว่า "วิธีนี้จะเน้นไปที่ผู้ใช้ที่ต้องมีการวางแผนการปฏิบัติงานรายวันและจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างสม่ำเสมอ นอกจากนี้ วิธีนี้ยังใช้เวลาในการวางแผนในแต่ละวันประมาณ 5 นาทีเท่านั้น"

เมื่อดูจากตัวย่อของ ALPEN เราสามารถแบ่งการวางแผนออกเป็น 5 กิจกรรมด้วยกัน ดังนี้

A – Activities and tasks (กิจกรรมและงาน)

เขียนทุกสิ่งที่คุณต้องทำลงไป ไม่ว่าสิ่งเหล่านั้นจะเป็นเรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่ก็ตาม

L – Length of time (ระยะเวลา)

ประมาณการเวลาที่คาดว่าจะใช้ในงานแต่ละชิ้น

P – Planning for buffering (การทำแผนสำรอง)

เพิ่มเวลาสำรองเข้าไป โดยอาจลองเพิ่มสัก 20% ของเวลาทำงานไว้สำหรับจัดการปัญหาต่างๆ และอีก 20% ไว้สำหรับผ่อนคลายตัวเองและมีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน

E – Establishing priorities (การจัดลำดับความสำคัญ)

ตอนนี้คุณใช้เวลาไป 40% แล้ว ต่อมาให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานดู มีงานชิ้นใดที่สามารถเก็บไว้ทำวันพรุ่งนี้หรือมอบหมายให้กับคนอื่นได้หรือไม่

N – Note-taking (การจดบันทึก)

มองย้อนกลับไปดูสิ่งต่างๆ ว่าคุณสามารถปรับปรุงจุดใดได้บ้าง หรืออธิบายได้หรือไม่ว่าทำไมถึงทำงานชิ้นนี้ออกมาได้ดี โดยในระหว่างที่คุณจดบันทึกสำหรับวันนี้ ให้คุณเริ่มวางแผน ALPEN สำหรับวันพรุ่งนี้เอาไว้ด้วย

การทำงานภายใต้ระยะเวลาที่จำกัดในวิธีแบบ ALPEN จะช่วยกระตุ้นให้ผู้คนทำงาน นอกจากนี้ การเพิ่มเวลาสำรองยังช่วยให้สามารถจัดการกับปริมาณงานได้มากขึ้นและมีความเครียดลดลงอีกด้วย แม้ว่าแนวทางนี้จะมีประโยชน์ แต่ก็มีข้อจำกัดด้วยเช่นเดียวกัน แนวทางนี้เหมาะสำหรับการจัดการส่วนบุคคลมากกว่านำไปใช้กับการทำงานในรูปแบบทีม เนื่องจากพนักงานที่ทำงานจากทางไกลมีโอกาสน้อยที่จะได้ติดต่อกับเพื่อนร่วมงานแบบปุบปับ และบางทีการสำรองเวลาไว้ที่ 40% ก็อาจจะมาเกินไปได้

ทฤษฎีขวดโหล (Pickle Jar Theory)

ทฤษฎีขวดโหล (Pickle Jar Theory)

ลองนึกภาพว่าขวดโหลเปรียบเสมือนเวลา จากนั้นให้คุณนึกภาพก้อนหินว่าเป็นงานชิ้นใหญ่ ส่วนก้อนกรวดเป็นงานที่มีความสำคัญรองลงมา และเม็ดทรายเป็นกิจกรรมที่ทำให้เสียสมาธิหรือกิจกรรมยามว่าง แล้วอย่าลืมนึกถึงน้ำว่าเป็นเวลานอกงาน ลองหาเวลาถามคำถามกับตัวเองว่าคุณจะใส่ก้อนหิน ก้อนกรวด และเม็ดทรายลงในขวดโหลดังกล่าวให้ได้มากที่สุดได้อย่างไร

หากคุณเริ่มต้นด้วยการเทน้ำ ใส่ก้อนกรวดและเม็ดทราย คุณก็อาจใส่ก้อนหินลงไปในขวดโหลได้ยาก แต่การใส่ของชิ้นใหญ่ที่สุดก่อนแล้วตามด้วยก้อนกรวด เม็ดทราย และน้ำจะช่วยให้คุณใส่สิ่งต่างๆ ลงในขวดโหลได้มากขึ้น คุณอาจต้องเขย่าขวดโหลนี้หรือหาเวลาสลับตำแหน่งของในขวดโหลเพื่อให้ทุกอย่างในนั้นอยู่ในสภาพที่เหมาะสม อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือการจัดลำดับความสำคัญของงานจะช่วยให้คุณทำงานที่มีความสำคัญสูงสุดเสร็จสิ้นในระหว่างวันได้มากขึ้น

ทฤษฎีนี้เหมาะสำหรับผู้ที่มีปัญหาในการแบ่งงาน ทั้งยังสามารถนำไปปรับใช้กับการทำงานเป็นทีม ซึ่งต่างจากวิธีการอื่นๆ ได้อีกด้วย แม้ว่าคุณอาจต้องการขวดโหลที่ใหญ่ขึ้น แต่การเปรียบเทียบดังกล่าวก็ยังสามารถใช้งานได้อยู่ คุณสามารถนำการแบ่งความรับผิดชอบต่างๆ ในกลุ่มเป็นก้อนหินและก้อนกรวดนี้ไปใช้เพื่อให้พนักงานใส่ 'กินหิน' 2 ก้อนลงในขวดโหลในแต่ละวันจนเข้าสู่ 'สัปดาห์ก้อนหิน 10 ก้อน' อย่างสม่ำเสมอได้

เครื่องมือการจัดการเวลา

เครื่องมือการจัดการเวลา

เครื่องมือการจัดการออนไลน์ที่ช่วยคุณจัดสรรเวลานั้นมีหลากหลายรูปแบบด้วยกัน โดยจะมาพร้อมฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณสามารถมอบหมายงานให้กับเพื่อนร่วมงานและนำเสนอคุณค่าที่แท้จริงของงานนั้นๆ ออกมาได้ อย่างไรก็ตาม เครื่องมือเหล่านี้เพียงแค่แสดงให้เห็นว่าคุณจัดการเวลาคืบหน้าไปได้เท่าไหร่แล้วเท่านั้น จากรายการสิ่งที่ต้องทำแบบง่ายๆ และตัวช่วยวางแผนที่ต้องจดด้วยลายมือ

เครื่องมือที่ใช้งานสะดวกสามารถช่วยให้คุณเขียนรายการงานที่ต้องทำและเพิ่มสื่อหรือลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลอื่นๆ ก่อนจะแชร์ให้กับเพื่อนร่วมงานได้ ซึ่งซอฟต์แวร์หลายๆ ตัวที่เปิดให้ใช้งานก็ยังช่วยให้ผู้ใช้หลายรายสามารถแก้ไขแผนต่างๆ และร่วมงานกันในแบบเรียลไทม์ได้อีกด้วย

บริการเหล่านี้ออกแบบโดยคำนึงถึงความโปร่งใส โดยมีช่องที่คุณสามารถใส่รายละเอียดว่างานแต่ละชิ้นควรใช้เวลานานเท่าใด ตลอดจนพื้นที่ไว้สำหรับดูกำหนดส่งงานของทุกคนในองค์กร นอกจากนี้ โซลูชั่นที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นยังช่วยให้คุณสามารถสร้างไทม์ไลน์ของชิ้นงานและการอ้างอิงงาน หรืออาจกล่าวได้ว่าเป็นเช็คพอยท์ในโปรเจ็กต์ที่สมาชิกในทีมจำเป็นต้องทำให้เสร็จสิ้นก่อนส่งต่องานไปยังผู้อื่นได้อีกด้วย

การสื่อสารเกี่ยวกับความคาดหวังในการทำงานถือได้ว่ามีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมที่ทำงานแบบไฮบริด เนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้สมาชิกในทีมใช้เวลาในการเขียนอีเมลหรือโทรศัพท์พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานที่ทำงานจากทางไกลน้อยลง นอกจากนี้ เครื่องมือเหล่านี้ยังมีประโยชน์ต่อผู้จัดการด้วยเช่นกัน โดยพวกเขาสามารถตรวจสอบปริมาณงานของสมาชิกในทีมที่เพิ่มขึ้นและลดลงได้ตลอดเวลา ในกรณีที่พวกเขาใช้งานระบบอย่างละเอียดและสม่ำเสมอ ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์จำนวนมากยังได้ออกฟีเจอร์ที่ให้คุณสามารถดูตารางงานของเพื่อนร่วมงานว่ามีเวลาว่างมากน้อยเพียงใดได้ง่ายๆ ในขณะที่ให้อิสระในการทำงานกับพวกเขามากขึ้นอีกด้วย

ข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดเวลาส่งงานและระยะเวลาที่ควรใช้ในการทำงานจะช่วยให้พนักงานตัดสินใจได้ว่าจะเริ่มทำงานเหล่านั้นเมื่อใด ความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นจะช่วยให้สมาชิกในทีมรู้สึกเป็นเจ้าของงานชิ้นนั้นๆ และมีส่วนร่วมกับงานที่ตนกำลังทำอยู่

คุณอาจสนใจบทความต่อไปนี้

บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่
ขอบคุณสำหรับความเห็นของคุณ

โพสต์ล่าสุด

ประสิทธิภาพการทำงาน | ใช้เวลาอ่าน 11 นาที

ฟื้นฟูประสิทธิภาพการทำงานของคุณในช่วงการระบาดใหญ่

ค้นพบว่าเราให้นิยามผลิตภาพว่าอย่างไร รวมถึงวิธีการวัดผลและรักษาผลิตภาพเมื่อผู้คนเริ่มกลับไปทำงานในสำนักงานหลังช่วงการระบาดของโควิด

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 7 นาที

ตัวช่วยวางแผนด้านผลิตภาพ: ได้เวลาจัดระเบียบสิ่งต่างๆ แล้ว

ไม่ว่าจะเป็นแบบแอนะล็อกหรือดิจิทัล ตัวช่วยวางแผนด้านผลิตภาพก็สามารถช่วยกระตุ้นผลลัพธ์ได้ ค้นพบว่าตัวช่วยวางแผนคืออะไร รวมไปถึงวิธีการและประโยชน์ของตัวช่วยวางแผนด้านผลิตภาพไปพร้อมๆ กัน

ผลิตภาพ | ใช้เวลาอ่าน 7 นาที

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

ใครๆ ก็มีศักยภาพเพิ่มขึ้นได้ คุณแค่ต้องกระตุ้นประสิทธิภาพการทำงานของตนเอง เคล็ดลับเหล่านี้สามารถทำตามได้ง่ายๆ และช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้