OrangeTrail ทำงานอย่างใกล้ชิดกับบริษัทต่างๆ เพื่อปรับปรุงกระบวนการภายในด้วยการนำเสนอแพลตฟอร์มเทคโนโลยีด้านโซเชียลชั้นนำ ซึ่งรวมถึง Workplace ให้กับบริษัทเหล่านั้น

เราได้มีโอกาสฟัง Jaap บอกเล่าเคล็ดลับเกี่ยวกับสิ่งที่บริษัทต่างๆ สามารถทำได้เพื่อปูเส้นทางสู่ความสำเร็จในระยะยาวด้วย Workplace ตลอดจนข้อมูลเชิงลึกอื่นๆ ที่เขาพบเจอในระหว่างทาง นอกจากนี้ Jaap ยังได้แชร์ข้อมูลเจาะลึกจากการนำ Workplace ไปปรับใช้กับบริษัท HEINEKEN ผู้นำด้านการผลิตเบียร์ระดับโลกเมื่อครั้งที่ผ่านมานี้ด้วยเช่นกัน

สิ่งที่ให้ผลดีที่สุดกับ HEINEKEN

OrangeTrail มีบทบาทสำคัญในการเปิดตัว Workplace ที่บริษัท HEINEKEN ที่ผ่านมานี้ โดย Jaap และทีมของเขาได้มอบความรู้และการสนับสนุนแก่ HEINEKEN ในการเปิดตัวและนำ Workplace ไปใช้งานกับพนักงานกว่า 65,000 ราย คุณสามารถไปที่บทความของ OrangeTrail เพื่ออ่านเรื่องราวเต็มๆ รวมถึงวิธีที่ HEINEKEN ได้รับประโยชน์จากการใช้งาน Workplace ได้ที่นี่

ทีมที่สามารถนำ Workplace ไปใช้งานได้รวดเร็วที่สุดในระหว่างกระบวนการนำไปปรับใช้นั้นมีอยู่ด้วยกัน 3 ทีม ได้แก่

ทีมบรรจุภัณฑ์

Workplace ถือเป็นสุดยอดแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันสำหรับคอมมูนิตี้ที่มีชีวิตชีวาของทีมบรรจุภัณฑ์ของ HEINEKEN ที่ให้พนักงานได้มีโอกาสนำเสนอโซลูชั่นสำหรับแก้ไขปัญหาด้านโลจิสติกส์ที่นำไปใช้ได้จริง อาทิ การใช้โดรนเพื่ออ่านฉลากบนกล่องต่างๆ ที่อยู่ด้านบนสุดของชั้นวางสินค้าในโกดัง โดยโซลูชั่นที่สร้างสรรค์นี้ได้ถูกแชร์กันภายใน Workplace ทั้งยังมีคุณค่าทางธุรกิจอย่างแท้จริงกับทีมบรรจุภัณฑ์อีกด้วย

ทีมทรัพยากรบุคคล

เครือข่ายฝ่ายทรัพยากรบุคคลทั่วโลกของ HEINEKEN ได้เริ่มใช้งาน Workplace กันอย่างกระตือรือร้นด้วยการเชิญชวนให้มืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลทั้งหมดมามีส่วนร่วมในโปรแกรมค้นหาพนักงานที่มีความสามารถประจำปี หรือที่เรียกกันว่า โปรแกรม "Go Places" กันภายในกลุ่ม โดยทีมทรัพยากรบุคคลจากทุกๆ ที่ต่างก็บอกสิ่งที่ตนต้องการได้รับและให้คำแนะนำในการปรับปรุงโปรแกรมนี้ผ่านทาง Workplace

ทีมติดต่อสื่อสาร

ทีมติดต่อสื่อสารของ HEINEKEN สามารถปรับตัวและสื่อสารกันบน Workplace ได้อย่างรวดเร็ว ทั้งยังเป็นตัวอย่างให้กับทีมอื่นๆ ของธุรกิจ "HEINEKEN มีชื่อเสียงในด้านการตลาดและการติดต่อสื่อสาร ดังนั้น ทีมเหล่านี้จึงเรียนรู้ที่จะใช้ Workplace ในด้านการตลาดได้อย่างรวดเร็ว" Jaap กล่าวเสริม

3 องค์ประกอบเพื่อการเริ่มต้นใช้งาน Workplace ที่ประสบความสำเร็จ

OrangeTrail มองว่าองค์ประกอบสำคัญที่จะทำให้บริษัทต่างๆ เริ่มต้นใช้งาน Workplace ได้อย่างประสบความสำเร็จมีอยู่ด้วยกัน 3 องค์ประกอบ โดยบริษัทต่างๆ จะต้องให้สิ่งดังต่อไปนี้กับพนักงาน

1. เหตุผลให้เข้าไปที่ Workplace

สำหรับ HEINEKEN นั้น Willem van Weasberghe ผู้ดำรงตำแหน่ง Master Brewer คือคนที่นำพาพนักงานมาที่ Workplace Willem ได้ริเริ่มการระดมสมองจากพนักงานทุกคนผ่านทาง Workplace โดยขอให้ทุกๆ คนบอกชื่อบุคคลที่ตนต้องการเชื่อมต่อด้วยมากที่สุดพร้อมเหตุผล นอกจากนั้นแล้ว เขายังได้ไฮไลท์ข้อดีของการทำงานร่วมกันในฐานะเครือข่ายเหล่านักรังสรรค์เบียร์ระดับโลก จนได้จัดตั้งกลุ่ม 'Brewers Guild' ที่ให้ผู้คนได้แบ่งปันเคล็ดลับ แรงบันดาลใจ และไอเดียต่างๆ อีกด้วย

2. เหตุผลให้ยังคงใช้งาน Workplace อยู่

หลังจากนั้น บริษัทจะต้องกำหนดสิ่งที่ OrangeTrail เรียกว่า 'สถาปัตยกรรมเนื้อหา' (Content Architecture) ขึ้นบน Workplace ของตนเอง ซึ่งประกอบไปด้วย

• การสร้างกลุ่มหลักขึ้นมาจำนวนหนึ่ง
• การทำให้แน่ใจว่าแต่ละกลุ่มนั้นมีเนื้อหามากพอเพื่อให้ผู้คนได้มีส่วนร่วม
• การมอบหมายตำแหน่งเจ้าของกลุ่มในแต่ละกลุ่ม รวมถึงทำให้แน่ใจว่าเจ้าของกลุ่มเหล่านี้ได้รับการฝึกอบรมขั้นพื้นฐานด้านการจัดการคอมมูนิตี้ (การตั้งเป้าหมายการมีส่วนร่วม การโพสต์เนื้อหาเป็นประจำ ฯลฯ)
• การสร้างความมั่นใจว่าเจ้าของกลุ่มแต่ละกลุ่มจะโพสต์เนื้อหาเป็นประจำ อย่างน้อยก็ในช่วง 2 เดือนแรกในระหว่างที่ Workplace กำลังเป็นที่นิยม

3. เหตุผลให้กลับมาที่ Workplace ทุกวัน

ผู้คนจะกลับมาที่เครื่องมือนั้นๆ เป็นประจำทุกวันก็ต่อเมื่อเครื่องมือดังกล่าวสำคัญกับงานของพวกเขาจริงๆ โดย Jaap กล่าวเสริมว่า "หากคุณต้องการให้พนักงานใช้ Workplace กันทุกวัน คุณก็ต้องทำให้พวกเขาทำงานกันบน Workplace ไม่ใช่แค่อ่านโพสต์และแชทของคนอื่นๆ เพียงอย่างเดียว"

สิ่งที่ไม่ควรทำ

"การยึดติดกับการแพร่ภาพคือข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดเมื่อบริษัทใช้งาน Workplace" Jaap กล่าว แม้ว่าการแพร่ภาพสดร่วมกับซีอีโอและทีมบริหารระดับสูงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการกระตุ้นให้ผู้คนใช้งาน Workplace แต่วิธีนี้ก็ยังไม่เพียงพอต่อการทำให้พนักงานอยากใช้งานต่อไป

"บางบริษัทมักจะพลาดตรงที่คิดว่า Workplace เป็นแค่ช่องทางสื่อสารหรืออินทราเน็ตอีกหนึ่งอย่างเท่านั้น แต่การจะใช้งาน Workplace ให้ประสบความสำเร็จนั้น คุณจะต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรมบางอย่าง ไม่ว่าจะในแง่ของการสื่อสารของผู้นำ หรือการสื่อสารภายในทีม หรือทั้งบอร์ดผู้บริหาร การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นพร้อมกัน แต่เราก็เห็นบางบริษัทที่เริ่มใช้ Workplace แล้วก็ใช้เพียงเพื่อโพสต์ข้อความต่างๆ และหวังว่าจะมีพนักงานของตัวเองมากดถูกใจเท่านั้น ซึ่งนี่ไม่ใช่วิธีในการใช้พลังจากแพลตฟอร์มนี้เลย"

พลังแห่งการเรียนรู้จากเพื่อนร่วมงาน

HEINEKEN ได้จัดเซสชั่นที่ส่งเสริมให้พนักงานทำงานร่วมกันอย่างมีอิสระเพื่อให้พวกเขาเข้าใจและนำแอพสำหรับทีมฝ่ายขายเวอร์ชั่นมือถือไปใช้งานกันมากขึ้น จนได้พบกับผลลัพธ์ที่น่าประหลาดใจ "พวกเขาสังเกตได้ว่า พนักงานต่างเต็มใจที่จะยอมรับไอเดียและคำแนะนำในการปรับปรุงสิ่งต่างๆ จากเพื่อนร่วมงานมากกว่าผู้ฝึกสอน"

HEINEKEN ได้นำ Workplace มาใช้แทนการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวที่ต้องจ้างผู้ฝึกสอนที่มีค่าใช้จ่ายสูงด้วยการฝึกอบรมออนไลน์แบบอินเตอร์แอคทีฟ อาทิ เซสชั่นอิสระที่ได้กล่าวไป แนวทางนี้ทำให้ช่วงการเรียนรู้ใช้เวลาน้อยลง ทั้งยังส่งผลดีต่อต้นทุนอย่างมหาศาลของธุรกิจอีกด้วย

แค่คุณรู้จัก Facebook ไม่ได้แปลว่าคุณเข้าใจ Workplace

แม้ว่า Workplace จะใช้งานง่ายและมีลักษณะคล้ายกับ Facebook แต่ความใช้งานง่ายนี้อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ "บางคนเริ่มต้นใช้งานแพลตฟอร์มนี้แล้วคิดว่าพวกเขารู้ทุกอย่างของที่นี่แล้วเพราะตัวเองใช้งาน Facebook ได้อย่างคล่องแคล่ว"

Jaap อธิบายว่า ความสามารถในการทำงานให้เสร็จสิ้นโดยใช้ Workplace นั้นแตกต่างจากการใช้งาน Facebook โดยทั่วไปอย่างมาก "เรารู้วิธีแชร์เรื่องส่วนตัวบน Facebook ซึ่งก็โอเคถ้าหากเราจะแชร์ข้อความส่วนตัวบางอย่างบน Workplace ด้วยเช่นกัน แต่เรามักจะไม่รู้ว่าตัวเองสามารถทำงานบน Workplace อย่างไรได้บ้าง ซึ่งหากคุณไม่สาธิตวิธีการทำงาน คนก็จะมองว่า Workplace ดูคล้ายกับ Facebook แล้วคุณก็จะพลาดประโยชน์หลายๆ อย่างไป"