7 เครื่องมือการสื่อสารภายในยอดนิยม

กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่ประสบความสำเร็จเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจของคุณให้ราบรื่น มีสภาพคล่อง และมีประสิทธิภาพ เราศึกษาเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการใช้งาน ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง และแนวทางที่ถูกต้อง

การสื่อสารทางธุรกิจ | ใช้เวลาอ่าน 9 นาที

การสื่อสารทางธุรกิจภายใน คือกระแสข้อมูลที่ไหลเวียนผ่านทั้งองค์กรของคุณ หากใช้อย่างถูกวิธี ก็จะก่อให้เกิดเครือข่ายมันสมองที่เชื่อมต่อออฟฟิศในประเทศต่างๆ ทีมที่ปฏิบัติงานอยู่ในพื้นที่ห่างไกล และบุคลากรแต่ละคนที่ทำงานทางไกลจากทั่วทุกมุมโลกเข้าด้วยกัน และช่วยให้ทุกคนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผลตามวัตถุประสงค์ของธุรกิจ

ทั้งยังเป็นรากฐานของการมีส่วนร่วมของพนักงาน เนื่องจากช่วยสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจ ความภักดี ความเคารพซึ่งกันและกัน และทำให้บุคลากรของคุณมีตัวตน

ในอดีต การสื่อสารภายในมักจะเป็นไปในเชิงที่บุคลากรระดับบนสั่งการลงมายังระดับล่าง และโดยมากมักเป็นการสื่อสารผ่านทางเอกสาร ในปัจจุบัน การสื่อสารแบบทางเดียวถูกแทนที่ด้วยการสื่อสารแบบสองทาง สิ่งพิมพ์กลายเป็นเพียงองค์ประกอบหนึ่งของการสนทนาที่เกิดขึ้นบนแพลตฟอร์มต่างๆ ซึ่งมีจุดประสงค์ในการสื่อสารหลากหลายแบบ ตั้งแต่การจัดการการเปลี่ยนแปลงและวิกฤตการณ์ไปจนถึงการแจ้งข่าวสารของบริษัทประจำสัปดาห์และการสร้างทีม

กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่ชาญฉลาดมีส่วนสำคัญต่อการใช้โอกาสที่เกิดจากการสนทนาภายในบริษัทที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การสื่อสารช่วยฟื้นฟูชุมชนได้อย่างไร

ดาวน์โหลดคู่มือฟรีเพื่อค้นพบกลยุทธ์หลังโควิดจากผู้นำด้านการสื่อสารระดับโลก

เหตุใดการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพจึงสำคัญยิ่ง

เหตุใดการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพจึงสำคัญยิ่ง

หากใช้ไม่ถูกวิธี การสื่อสารภายในจะทำให้คุณเสียทั้งเวลา เงินทอง หรือแม้กระทั่งเสียลูกค้า

การศึกษาพบว่าพนักงานและผู้บริหาร 86% เห็นด้วยว่าการทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดความล้มเหลวในสถานที่ทำงาน1 เมื่อขาดการสื่อสารที่ชัดเจน เป้าหมายและวัตถุประสงค์ก็จะไม่แน่ชัดหรือไม่มีการพูดถึง ซึ่งจะก่อให้เกิดการสื่อสารข้อมูลอย่างไม่ถูกต้องและเพิ่มโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดและการเข้าใจผิด

การเปลี่ยนแปลงนำมาซึ่งความเครียดและความไม่มั่นใจมากกว่าจะสร้างโอกาส และวิกฤตการณ์อาจะนำไปสู่หายนะหากปราศจากการสื่อสารที่ชัดเจนซึ่งจะช่วยประสานการดำเนินการที่สำคัญและรวมทุกคนเป็นหนึ่ง

การขาดการสื่อสารยังทำให้พนักงานรู้สึกถูกเพิกเฉย รู้สึกด้อยคุณค่าในตัวเอง หรือเข้าใจผิดไปจากที่ควร นอกจากจะส่งผลต่อผลิตผลในการทำงานแล้ว ยังมีผลต่อขวัญกำลังใจ จนนำไปสู่การลาออกของพนักงานได้เช่นกัน

The Society for Human Resource Management (SHRM) พบว่าการหาพนักงานคนใหม่มาทดแทนพนักงานคนเดิมจะมีต้นทุนเฉลี่ยเท่ากับเงินเดือน 6-9 เดือน2 แต่สิ่งสำคัญไม่ใช่เพียงแค่ตัวเงินเท่านั้น เมื่อบุคลากรลาออก จะทำให้การดำเนินงานขาดตอนและยังอาจเกิดผลกระทบในเชิงลบหากมีการนำเรื่องธุรกิจภายในไปวิจารณ์ให้เสียหาย

การสื่อสารภายในที่ไม่ดีพอยังอาจส่งผลต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าขององค์กร เช่น หากพนักงานของคุณแต่ละคนมีความเข้าใจไม่ตรงกัน หรือไม่เข้าใจสาระสำคัญและค่านิยมของบริษัทอย่างชัดเจน เมื่อเป็นเช่นนั้น การบริการลูกค้าจากพนักงานก็อาจจะขัดแย้งกันและอาจถึงขนาดทำให้แบรนด์ของคุณต้องเสื่อมเสียชื่อเสียงเลยทีเดียว

Top internal communication tools

การสื่อสารภายในที่ประสบความสำเร็จมักเป็นผลพวงมาจากเครื่องมือต่างๆ ที่คุณเลือกใช้

อะไรที่ทำให้การสื่อสารภายในมีประสิทธิภาพ

อะไรที่ทำให้การสื่อสารภายในมีประสิทธิภาพ

การมีเครื่องมือและซอฟต์แวร์ใหม่ล่าสุดจะไม่มีความหมายอะไรเลยหากบุคลากรของคุณไม่เข้าใจคุณค่าของการสื่อสารภายในที่ถูกเวลา แม่นยำ และตรงประเด็น

บริษัทที่มีการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพมักจะมีคุณสมบัติร่วมกันดังนี้

  • รู้ว่าความเป็นเลิศเป็นอย่างไร และมีเป้าหมายที่ยืดหยุ่นเพื่อไปให้ถึงจุดนั้น

  • เชื่อในคุณค่าของการสนทนาสองทางที่เปิดกว้าง

  • อำนวยให้เกิดการสื่อสารทั้งแนวระนาบและแนวตั้งระหว่างเพื่อนร่วมงาน รวมถึงผู้จัดการและรายงานโดยตรง

  • ทุ่มเทเวลา กำลัง และทรัพยากรเพื่อให้ได้มาซึ่งการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพ

  • มีเกณฑ์ที่ตั้งไว้เพื่อตรวจวัดประสิทธิภาพของกลยุทธ์

  • ตรวจทานและแก้ไขในจุดยังไม่ดีพอ

ข้อผิดพลาดด้านการสื่อสารภายในที่พบได้ทั่วไป

ข้อผิดพลาดด้านการสื่อสารภายในที่พบได้ทั่วไป

การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจส่งผลเสียมากกว่าผลดี อย่างน้อยที่สุดก็ทำให้เสียเวลาและทรัพยากร หากต้องการสร้างกลยุทธ์ด้านการสื่อสารภายในที่รัดกุม ขั้นแรกคือการรู้ว่าอะไรบ้างที่ไม่ควรทำ

ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาด 5 ประการด้านการสื่อสารภายในที่พบได้ทั่วไป

ขาดความชัดเจน

การส่งข้อความภายในที่มีประสิทธิภาพที่สุดโดยทั่วไปจะต้องตรงไปตรงมา เข้าใจง่าย และกระชับ รายละเอียดมากไปหรือซับซ้อนเกินไปอาจทำให้ผู้รับสารเข้าใจคลาดเคลื่อนหรือลืมประเด็นสำคัญได้ง่าย

ไม่เจาะจง

มีเครื่องมือการสื่อสารภายในมากมายให้เลือกใช้ คุณจึงควรเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายของคุณและใช้ข้อความที่เหมาะกับกลุ่มเป้าหมาย

ถามตัวคุณเองด้วยคำถามดังนี้ คุณจำเป็นต้องพูดอะไรบ้าง คุณต้องการพูดเมื่อไหร่ และคุณตั้งใจจะพูดกับใคร การทำความเข้าใจว่าอะไรที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรและรู้ว่าพวกเขาชอบสื่อสารกันด้วยวิธีใดเป็นเรื่องสำคัญ เพราะอย่างอีเมลก็มีความแตกต่างจากการสัมมนาออนไลน์ในช่วงพักกลางวันหรือการถามตอบ คำนึงถึงความเห็นเสมอ จำเป็นต้องมีหรือไม่ จะเก็บความเห็นอย่างไร และจะนำไปใช้ทำอะไร

พูดถึงอะไรเพียงครั้งเดียวและไม่มีการแจ้งความคืบหน้าต่อ

การสื่อสารคือกระบวนการต่อเนื่อง ข้อความสำคัญจะต้องมีการสื่อสารซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรับทราบและเข้าใจตรงกันในสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อ แชร์ข่าวสารด้วยรูปแบบต่างๆ ในช่วงเวลาต่างกัน และไม่ลืมที่จะประกาศความคืบหน้าเพิ่มเติมตามเวลาที่ได้แจ้งไว้ (แม้จะเป็นแค่การประกาศว่าไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงก็ตาม)

ไม่นำความเห็นมาใช้ให้เกิดประโยชน์

ตั้งแต่บุคลากรหน้างานไปจนถึงคณะผู้บริหาร คุณรู้หรือไม่ว่าบุคลากรของคุณคิดเห็นอย่างไรแน่ ความท้าทายของการทำงานจากทางไกลและการเว้นระยะห่างจากผู้อื่นทำให้การรับฟังพนักงานและ "ทำให้วงจรการแสดงความเห็นสมบูรณ์" ด้วยการตอบสนองที่เหมาะสมมีความสำคัญมากขึ้น อย่างไรก็ตาม งานวิจัยล่าสุดพบว่าอัตราส่วนของการพูดต่อการฟังยังคงไม่พอดีกัน โดยการพูดอยู่ที่ 90% และการฟังมีเพียง 10%

การคิดไปเองว่าจะเกิดผลจากบนลงล่าง

บางครั้งเราก็คิดไปเองว่าเมื่อแจ้งข้อมูลอะไรกับบุคลากรคนสำคัญแล้ว ข้อมูลนั้นจะกระจายต่อไปในองค์กรอย่างทั่วถึง ซึ่งมันไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป นอกจากความยากในการติดตามพนักงานที่อยู่กระจัดกระจายกันในปัจจุบันแล้ว มันยังเป็นวิธีการที่เชื่อถือไม่ได้อีกด้วย เพราะไม่เพียงแต่จะทำให้บุคลากรบางส่วนไม่ได้รับข้อมูลที่สำคัญเท่านั้น การตีความส่วนบุคคลที่เกิดขึ้นหลังจากนั้นก็สามารถนำไปสู่การส่งสารที่คลาดเคลื่อนหรือสับสนได้เช่นกัน

ไม่พลาดทุกการสื่อสาร

รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน

เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย คุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว

7 เครื่องมือการสื่อสารภายในแบบดิจิทัล

7 เครื่องมือการสื่อสารภายในแบบดิจิทัล

สำหรับหลายๆ บริษัทที่มีบุคลากรหน้างานซึ่งทำงานจากทางไกล ระบบดิจิทัลคือแนวทางที่เหมาะสมในปัจจุบันสำหรับการแชร์ข้อมูลและรวบรวมความเห็น แต่การสร้างกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพย่อมต้องใช้ศิลปะ

ส่วนหนึ่งเพราะมันเกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจจุดแข็งและจุดอ่อนของแพลตฟอร์มต่างๆ ที่มีให้ใช้งาน คุณยังต้องมีส่วนร่วมกับบุคลากร ซึ่งหมายถึงการสร้างเนื้อหาหลากหลายที่มีคุณภาพสูงและมีประสิทธิภาพ

แล้วคุณจะใช้เครื่องมือการสื่อสารแบบดิจิทัลที่มีให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร นี่คือภาพรวมของ 7 เครื่องมือยอดนิยม

  1. แอพมือถือ

    โดยปกติเราจะตรวจสอบสมาร์ทโฟนทุกห้านาที โดยมีเพียง 11% ของการโต้ตอบเช่นนี้ที่เกิดขึ้นเพราะมีการแจ้งเตือน จึงทำให้แอพมือถือของบริษัทเองเป็นตัวเลือกแรกสำหรับการสื่อสารภายในแบบปรับให้เหมาะกับผู้คน

    เมื่อ Stagecoach บริษัทขนส่งจากสหราชอาณาจักรนำแอพมาให้พนักงานที่ต้องพบปะลูกค้าใช้งาน บริษัทพบว่าพนักงาน 84% ใช้งานแอพในสัปดาห์แรกและความพึงพอใจของพนักงานเพิ่มมากขึ้นถึง 32%3

    ข้อดี: ด้วยการแจ้งเตือนและการส่งข้อความแบบพุช พนักงานมีแนวโน้มที่จะเปิดดูข่าวสารอัพเดตสำคัญเกือบจะในทันที ซึ่งรวมถึงพนักงานหน้างานหรือทำงานจากทางไกลที่อาจไม่มีอีเมลบริษัทหรือสถานที่ทำงานที่ตายตัว คุณยังสามารถใช้แอพต่างๆ เพื่อรวบรวมความเห็นและเชิญชวนให้มีการเสวนาแบ่งปัน ซึงช่วยเติมเต็มความรู้สึกของการมีตัวตนให้แก่พนักงาน

    ข้อเสีย: หากแอพดังกล่าวมีคอนเทนต์ที่สร้างจากผู้ใช้หรือเชิญชวนให้แสดงความเห็นตอบกลับ คุณอาจจำเป็นต้องควบคุมแอพดังกล่าวและแอพควรที่จะผ่านเกณฑ์ด้านข้อมูลส่วนบุคคลที่จำเป็นทั้งหมด นอกจากนั้น อย่าลืมว่าผู้คนต้องเสียเวลารวบรวมสมาธิเพื่อที่จะหันกลับไปทำงานหลังจากที่มีการขัดจังหวะ4 ดังนั้นควรจัดตารางการส่งข่าวสารอัพเดตอย่างเหมาะสมและไม่ส่งข้อมูลมากเกินไปจนทำให้พนักงานเลือกปิดการแจ้งเตือน

  2. โพลล์และแบบสำรวจออนไลน์

    โพลล์และแบบสำรวจแบบไม่ระบุตัวตนช่วยให้พนักงานของคุณมีตัวตน ทั้งยังช่วยให้คุณสามารถตรวจวัดความพึงพอใจของพนักงานและวัฒนธรรมของบริษัทได้แบบเรียลไทม์ และเมื่อคุณรับฟังบุคลากร พวกเขาก็จะมีแนวโน้มที่จะตั้งใจทำงานมากขึ้น 4-5 เท่า5

    ข้อดี: การไม่ระบุตัวตนช่วยให้ได้รับข้อมูลแบบเปิดเผยมากกว่าปกติ ทำให้นายจ้างมองเห็นจุดบอดภายในองค์กรและช่วยส่งเสริมให้พนักงานกล้าข้อในสิ่งที่จำเป็น แบบสำรวจความพึงพอใจสั้นๆ อย่างต่อเนื่องยังเป็นวิธีวัดความพึงพอใจของพนักงานที่แม่นยำมากกว่าการประเมินผลแบบตัวต่อตัวที่มีไม่บ่อยนัก

    ข้อเสีย: คุณจำเป็นต้องส่งแบบสำรวจให้บ่อยจึงจะเห็นผล ซึ่งอาจกินเวลา ทำให้เกิดความรู้สึกเหนื่อยหน่ายและเพิ่มภาระในการทำงาน และหากคุณไม่ได้ดำเนินการใดๆ กับความเห็นที่ได้รับ ก็อาจเป็นการบั่นทอนขวัญกำลังใจ คำถามชี้นำเกินไปหรือเลือกใช้คำไม่ถูก หรือการวิเคราะห์ผลที่ผิดพลาดอาจส่งผลให้เกิดภาพที่คลาดเคลื่อนหรือทำให้คุณหลงประเด็นไปจากปัญหาที่แท้จริง เช่น พนักงาน 80% กล่าวว่า xxx ดังนั้นเราจึงไม่จำเป็นต้องกังวลกับอีก 20% ที่เหลือ...

  3. เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์

    นับตั้งแต่พื้นที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ ไปจนระบบจัดการงานและโปรเจ็กต์ ระบบส่งข้อความด่วน ตลอดจนการประชุมผ่านวิดีโอ เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ล้วนช่วยให้ทีมงานที่อยู่คนละที่สามารถเชื่อมต่อกันได้ Gartner พบว่าเกือบ 80% ของพนักงานใช้งานเครื่องมือเหล่านี้อยู่

    ข้อดี: ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่เข้าถึงได้จากอุปกรณ์มือถือ เดสก์ท็อปและแล็ปท็อป ทั้ง Mac และ PC มีประสิทธิภาพที่คุ้มค่าและยืดหยุ่น ช่วยให้พนักงานติดต่อสื่อสารกันได้ และเพิ่มผลิตผลในการทำงานได้ถึง 25% การผสานการทำงานกับบริการและแอพต่างๆ จากภายนอกที่หลากหลายยังช่วยให้ธุรกิจของคุณมีโซลูชั่นที่เหมาะสมกับธุรกิจและมีความยืดหยุ่นอีกด้วย

    ข้อเสีย: เมื่อมีการติดต่อกันแบบต่อหน้าน้อยลง ก็มีความเสี่ยงที่พนักงานจะรู้สึกขาดการติดต่อหรือไม่ชัดเจนในหน้าที่ของตน ความล่าช้าในการตอบกลับอาจทำให้ความคืบหน้าล่าช้า ในขณะเดียวกันการที่สามารถติดต่อกันได้ตลอด 24 ชั่วโมงก็ทำให้ขอบเขตระหว่างชีวิตส่วนตัวและชีวิตการงานเลือนลางลง

    “ผู้ชมมักจะจดจำการสื่อสารที่มาในรูปแบบวิดีโอได้มากถึง 95% เมื่อเทียบกับ 10% ที่ได้จากสารในรูปแบบข้อความ ”

  4. วิดีโอ

    เมื่อพนักงานอยู่ที่บ้านหรืออยู่อีกซีกโลก วิดีโอจะช่วยลดความห่างเหิน ทั้งด้านระยะทางและด้านลำดับชั้นโครงสร้างในองค์กร พนักงานจำนวน 48% มองว่าวิดีโอเป็นรูปแบบการสื่อสารที่น่าสนใจที่สุด6

    ข้อดี: วิดีโอเป็นสื่อสารพัดประโยชน์ ซีอีโอสามารถใช้วิดีโอเพื่อแชร์ประเด็นสำคัญจากการร่วมงานกับองค์กรใหม่ ขณะที่ทีมฝ่ายขายก็สามารถใช้วิดีโอเพื่อแชร์หลักสูตรอีเลิร์นนิ่งเพื่อสอนข้อมูลผลิตภัณฑ์ใหม่ให้กับทีมต่างๆ ทั่วโลกได้ และวิดีโอก็ยังจดจำได้ง่ายเช่นกัน ผู้ชมมักจะจดจำการสื่อสารที่มาในรูปแบบวิดีโอได้มากถึง 95% เมื่อเทียบกับ 10% ที่ได้จากสารในรูปแบบข้อความ7

    และด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้บุคลากรสามารถแสดงความเห็นได้เมื่อดูการสัมมนาออนไลน์หรือการถามตอบ คุณจึงสามารถเปลี่ยนการแพร่ภาพปกติให้เป็นการสื่อสารแบบสองทางได้อย่างง่ายดาย ซึ่งเป็นโอกาสดีที่พนักงานจะได้มีส่วนร่วมกับผู้บริหารที่โดยทั่วไปแล้วอาจไม่มีโอกาสได้พบเป็นการส่วนตัว

    ข้อเสีย: ด้วยสื่อในการสร้างสรรค์ต่างๆ ที่มี หากคุณสร้างเนื้อหาที่ไม่ได้คุณภาพ ก็อาจทำให้เกิดภาพลักษณ์ที่ไม่ดีแก่ผู้นำและผู้จัดการ และควรไม่ลืมที่จะใส่บทบรรยายด้วยเพื่อการเข้าถึงได้ง่ายขึ้น วิดีโอจำเป็นต้องกระชับด้วยเช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น TED Talks ที่มีความยาวไม่เกิน 18 นาที ซึ่งมากพอที่จะ "เป็นสาระจริงจังและสั้นพอที่จะดึงดูดความสนใจของผู้คน" ตามที่ Chris Andersen ผู้ดูแลจัดการ TED กล่าวไว้8

  5. อีเมล

    สื่อดิจิทัลรูปแบบแรกๆ ที่ถูกนำมาใช้งานเพื่อการสื่อสารภายในยังคงเป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้ดีในหลายๆ องค์กร บทวิเคราะห์ในปี 2012 ของ McKinsey Global Institute ที่มักมีการนำมาอ้างอิงอยู่บ่อยครั้งพบว่าคนทำงานทั่วไปใช้เวลา 28% ในวันทำงานเพื่ออ่านและตอบอีเมล9 และแม้ว่าแอพและซอฟต์แวร์การสื่อสารใหม่ๆ จะอ้างว่าสามารถช่วยได้ลดความสำคัญ (และการต้องพึ่งพา) อีเมลลงแล้วก็ตาม แต่ก็ยังกินเวลาจำนวนมากของวันทำงานไปอยู่ดี แต่มันควรเป็นเช่นนั้นหรือไม่

    ข้อดี: เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ ใช้งานได้ง่าย เป็นวิธีที่สะดวกในการแชร์วิดีโอ กราฟิก และแบบสำรวจ หัวข้อที่ดึงดูด การออกแบบที่น่าสนใจ และการกำหนดเป้าหมายอย่างระมัดระวังยังคงมีประสิทธิภาพที่ดีในฐานะส่วนหนึ่งของรูปแบบการสื่อสารแบบผสมผสาน

    ข้อเสีย: อีเมลที่หลั่งไหลมาอย่างไม่จบสิ้นอาจทำให้เกิดความเหนื่อยหน่าย เมื่อเป็นเช่นนั้น พนักงานก็จะเริ่มไม่สนใจข้อความ ข้อเท็จจริงนี้ทำให้ Mary Lou Panzano รองประธานกรรมการของบริษัท Bayer ต้องนับจำนวนอีเมลที่ทีมของเธอไม่ได้ส่งถึงพนักงาน10

    ข้อความใดที่ผิดไปจากลำดับสำคัญทางกลยุทธ์ถูกตัดทิ้งทั้งหมด เพื่อช่วยให้เหลือเพียงข้อมูลสำคัญที่ส่งออกไป และควรจำกฎของ Miller ที่กล่าวว่าคนเราจะสามารถจดจำเรื่องต่างๆ ไว้ในความทรงจำระยะสั้นได้แค่ประมาณ 7 อย่าง บวกลบไม่เกิน 2 อย่าง การหลีกเลี่ยงอีเมลที่เวิ่นเว้อและยาวยืดจึงเป็นเรื่องที่ควรทำ อ้อ และควรหยุดใช้ภาษาทางการเกินไป

  6. พอดแคสต์และไฟล์บันทึกเสียง

    เสียงทำให้เกิดการสื่อสารภายในแบบ "ฟังได้ทุกที่" จึงเหมาะสำหรับพนักงานที่ใช้เวลาบนท้องถนน (หรือกำลังจะเริ่มกลับมาเดินทางไปกลับสัปดาห์ละสองสามวัน) Nielsen Podcast Insights พบว่าผู้ฟัง 80% รับฟังพอดแคสต์แต่ละตอนจนจบหรือเกือบจบ11

    ข้อดี: รวดเร็ว ง่าย และค่อนข้างใช้ต้นทุนน้อยในการสร้างเมื่อเทียบกับวิดีโอ พอดแคสต์อาจใช้เพื่อสนับสนุนการเปิดตัวหรือแคมเปญในระยะสั้นหรืออย่างสม่ำเสมอได้ พอดแคสต์ The Green Room ของบริษัท Deloitte มีทั้งการสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญและงานวิจัยของบริษัท และเป็นงานผลิตจากภายนอก ทำให้คนนอกบริษัทสามารถรับฟังได้ด้วย

    ข้อเสีย: พอดแคสต์จำเป็นต้องเข้ากับวัฒนธรรมของธุรกิจของคุณ ทั้งยังต้องสร้างเพื่อสื่อประเภทนั้นโดยเฉพาะ การบันทึกเสียงงานนำเสนอที่มีสไลด์อาจจะทำให้ผู้ฟังเสียอารมณ์เมื่อไม่มีภาพประกอบ คุณควรพิจารณาความสามารถในการเข้าถึงสำหรับผู้ที่มีความบกพร่องทางการได้ยินและจัดทำเอกสารถอดเสียงให้พนักงานด้วย

  7. อินทราเน็ต

    ด้วยออกแบบมาเพื่อใช้เป็นศูนย์รวมข้อมูลของพนักงาน บางองค์กรจึงยังใช้งานอินทราเน็ตเป็นช่องทางหลักของการสื่อสารภายใน โดยใช้เป็นคลังเก็บข้อมูลที่มีประโยชน์

    ข้อดี: อินทราเน็ตทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญของบริษัทได้ เช่น นโยบายฝ่ายบุคคล หรือข่าวสารต่างๆ สำหรับแบรนด์อย่าง Hershey's แล้ว ศูนย์รวมอินทราเน็ตแบบเดี่ยวส่งผลให้พนักงานรู้สึกเชื่อมต่อถึงกัน โดยเฉพาะเมื่อมีแอพที่ทำงานควบคู่ไปด้วย12

    ข้อเสีย: แต่มีผู้ใช้งานหรือไม่ แบบสำรวจปี 2012 ที่โด่งดังของ Prescient เปิดเผยว่ามีพนักงานเพียง 13% เท่านั้นที่ใช้งานอินทราเน็ตทุกวัน ขณะที่ 31% ไม่เคยใช้งานเลย13 ซอฟต์แวร์เก่าและไม่รองรับ อัพเดตน้อยครั้ง และปัญหาด้านการใช้งานต่างๆ ดูเหมือนจะเป็นสาเหตุของการที่พนักงานไม่ใช้งาน และเพราะโดยส่วนใหญ่ อินทราเน็ตเป็นรูปแบบการสื่อสารทางเดียวแบบตายตัว

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ดาวน์โหลดคู่มือฟรีเพื่อค้นพบกลยุทธ์หลังโควิดจากผู้นำด้านการสื่อสารระดับโลก

ดาวน์โหลดเลย

ไม่พลาดทุกการสื่อสาร

รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน

เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย คุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว

1 "Workplace communication statistics" Pumble, 2021
2 "The Cost of Replacing an Employee and the Role of Financial Wellness" Enrich, 2021
3, 12 "Internal communication examples: 11 companies who do it best" Blink, 2021
4 "How Do Interruptions Affect Productivity?" SpringerLink, 2019
5 "The Impact of Equality and Values Driven Business" Salesforce, 2017
6 "3 Reasons Video is the Right Internal Communication Method" TechSmith, ไม่ระบุวันที่
7 "75 Staggering Video Marketing Statistics for 2021" WordStream, 2021
8 "How TED Talks became 18 minutes long" Racket, 2021
9 "The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies" McKinsey, 2012
10 "Best Practices for Effective Internal Communications" Forbes, 2016
11 "Nielsen Podcast Insights" Nielsen, 2021
13 "Employee Intranet – Is it still fit for purpose?" Talkfreely, 2021
บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่
ขอบคุณสำหรับความเห็นของคุณ

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ดาวน์โหลดคู่มือฟรีเพื่อค้นพบกลยุทธ์หลังโควิดจากผู้นำด้านการสื่อสารระดับโลก

ดาวน์โหลดเลย

โพสต์ล่าสุด

การสื่อสารทางธุรกิจ | ใช้เวลาอ่าน 10 นาที

กลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจ และเหตุผลที่องค์กรจำเป็นต้องมีสิ่งเหล่านี้

องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องทบทวนกลยุทธ์การสื่อสารของตนเองใหม่เมื่อบุคลากรเริ่มทำงานทางไกลในช่วงล็อกดาวน์ แต่ในปัจจุบัน เมื่อบุคลากรบางส่วนเริ่มกลับไปสู่ที่ทำงานแล้ว ธุรกิจจึงต้องกลับมาคิดกลยุทธ์ใหม่อีกครั้ง เรียนรู้วิธีจัดทำกลยุทธ์นี้กัน

การสื่อสารทางธุรกิจ | ใช้เวลาอ่าน 8 นาที

เคล็ดลับสำหรับกลยุทธ์การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

คำแนะนำเพื่อทำให้การประชุมในยุคที่สามารถทำงานได้จากทุกที่เกิดประโยชน์สูงสุด

การสื่อสารทางธุรกิจ | ใช้เวลาอ่าน 7 นาที

การสื่อสารภายในองค์กรคืออะไรและคุณจะจัดการได้อย่างไร

การสื่อสารภายในองค์กรที่ยอดเยี่ยมสามารถเป็นกาวประสานพนักงานทุกคนในธุรกิจของคุณเข้าด้วยกัน รับกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กรของคุณเลย