วิธีสร้างและใช้กลุ่มบน Workplace

พนักงานประจำสาขา พนักงานที่ทำงานจากทางไกลและอยู่นอกสถานที่ รวมถึงผู้คนจากบริษัทอื่นที่ทำงานร่วมกับคุณต่างก็ใช้กลุ่มบน Workplace เพื่อติดต่อสื่อสารและทำงานร่วมกัน การสร้างและปรับแต่งกลุ่มนั้นทำได้ง่าย คุณจึงสามารถเชิญผู้คนและเริ่มทำงานได้ทันที ลองดูวิธีเริ่มต้นใช้งานกลุ่มกันเลย

ฉันควรใช้กลุ่มเพื่อทำอะไร

กลุ่มบน Workplace คือพื้นที่ส่วนตัวสำหรับแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ จัดการข้อมูล และแชร์เอกสารกับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าได้อย่างปลอดภัย

สมาชิกในกลุ่มสามารถอัพโหลด แชร์ และจัดเก็บไฟล์อย่างไม่จำกัด และทำงานด้านเอกสารได้อย่างเรียลไทม์ ทีมของคุณสามารถใช้การผสานการทำงานร่วมกับเครื่องมือต่างๆ เช่น SharePoint เพื่อทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยเครื่องมือที่พวกเขาใช้งานอยู่เป็นประจำ อีกทั้งการทำงานในกลุ่มมีการบันทึกที่ปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้ทันที เพื่อให้คุณมีไทม์ไลน์โปรเจ็กต์ที่สมบูรณ์

คุณสามารถสร้างกลุ่มจากหัวข้อใดก็ได้ ขอยกตัวอย่างโซลูชั่นของธุรกิจในแวดวงการก่อสร้างอย่าง Consolis กลุ่มหนึ่งที่น่าสนใจที่สุดคือ กลุ่มทำความสะอาดพื้น ที่สร้างขึ้นเพื่อรับรองมาตรฐานขั้นสูงในด้านความสะอาดและความปลอดภัยของพนักงานในโรงงานต่างๆ อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็มได้ที่นี่

มีกลุ่มประเภทใดบ้าง

กลุ่มมีอยู่หลากหลายประเภท ได้แก่

• ทีมและโปรเจ็กต์ สำหรับการพูดคุยและแชทในทีม
• ปรึกษาหารือ เพื่อรับความเห็นจากเพื่อนร่วมงาน
• ประกาศ สำหรับประกาศข่าวสาร ข้อมูลอัพเดต และการประกาศในบริษัท
• โซเชียลและอื่นๆ สำหรับการวางแผนกิจกรรมในการทำงาน
• หลายบริษัท สำหรับการทำงานร่วมกับผู้คนจากบริษัทอื่น

นอกจากนั้น ยังมีการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวที่สามารถใช้งานได้อยู่ 3 ประเภท ได้แก่ เปิด ปิด และลับ ซึ่งการตั้งค่านี้จะขึ้นอยู่กับการทำงานของกลุ่มนั้นๆ อย่างเช่น กลุ่มเปิดอาจเป็นกลุ่มที่ผู้คนทั้งบริษัทสามารถเข้าถึงได้ ซึ่งเป็นพื้นที่สำหรับหารือเกี่ยวกับแนวคิดในการทำงานร่วมกัน หรือประกาศข่าวสารต่างๆ ส่วนกลุ่มปิดและกลุ่มลับมีไว้สำหรับการทำงานร่วมกันในโปรเจ็กต์และภาระงานหนึ่งๆ โดยเฉพาะ

ฉันจะเริ่มสร้างกลุ่มได้อย่างไร

เมื่อคุณเลือกประเภทของกลุ่มได้แล้ว การเริ่มต้นสร้างกลุ่มก็เป็นเรื่องง่ายๆ

• ไปที่หน้า 'กลุ่ม' ใน Workplace แล้วเลือก "สร้างกลุ่ม"
• เลือกประเภทและตั้งชื่อกลุ่ม
• คลิก "ปรับแต่ง" เพื่อเปลี่ยนการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวให้เป็น "เปิด", "ปิด" หรือ "ลับ"

จากนั้น คุณสามารถเลือกเพื่อนร่วมงานที่คุณต้องการเพิ่มลงในกลุ่ม คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มสมาชิกทุกคนพร้อมๆ กัน เมื่อคุณสร้างกลุ่มเสร็จแล้ว คุณสามารถเพิ่มสมาชิกคนอื่นๆ ได้เสมอ

ฉันจะใช้กลุ่มได้อย่างไร

เมื่อคุณสร้างกลุ่ม คุณจะกลายเป็นผู้ดูแลของกลุ่มนั้นทันที เมื่อเริ่มต้นใช้งาน การสร้างข้อความต้อนรับเพื่ออธิบายวัตถุประสงค์ของกลุ่ม และสนับสนุนให้ผู้คนโพสต์นั้นถือเป็นไอเดียที่ดีเลยทีเดียว

สมาชิกในกลุ่มสามารถปรับการตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ และเลี่ยงข้อมูลที่มากเกินไป คุณสามารถสอบถามความเห็นเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานของกลุ่มและเปลี่ยนแปลงตามได้เช่นกัน

ฉันจะศึกษากรณีการใช้งานกลุ่มจริงได้จากที่ไหน

อ่านเรื่องราวจากทีมของ AirAsia เกี่ยวกับวิธีการใช้กลุ่มเพื่อให้คนทั้งบริษัทเริ่มสื่อสารกัน ทำลายวิธีการทำงานแบบไซโล และส่งเสริมการทำงานร่วมกันให้ดียิ่งขึ้น

หรือลองอ่านเรื่องราวของ Golin องค์กรที่พนักงานได้รับแรงบันดาลใจจาก Workplace จนสร้างกลุ่มถึง 200 กลุ่มภายในเวลาไม่ถึง 24 ชั่วโมง