เหตุใดการสื่อสารผ่านวิดีโอจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

เราจะพาคุณไปสำรวจฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่คุณจำเป็นต้องมีเพื่อให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากวิดีโอคอล ตลอดจนเหตุผล 5 ข้อที่คุณควรสื่อสารผ่านวิดีโอคอล

การสื่อสารทางธุรกิจ | ใช้เวลาอ่าน 6 นาที
video communication - Workplace from Meta

วิดีโอเป็นหนึ่งในเครื่องมือการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ซึ่งแต่ละองค์กรต่างก็ชื่นชอบเครื่องมือนี้ที่มีคุณสมบัติในการกระตุ้นผลิตภาพ โดยการวิจัยจาก Forbes Insights พบว่า 7 ใน 10 ของผู้บริหารกล่าวว่า การประชุมทางวิดีโอช่วยให้พนักงานของตนมีผลิตภาพเพิ่มขึ้น1

นอกจากนี้ พนักงานเองก็ชื่นชอบเครื่องมือชิ้นนี้ที่ช่วยให้พวกเขาได้ใกล้ชิดกันยิ่งขึ้นด้วยเช่นกัน โดย 78% ของผู้ตอบแบบสำรวจชุดเดียวกันนี้กล่าวว่า การประชุมทางวิดีโอช่วยให้เกิดความรู้สึกเชื่อมโยงถึงกันระหว่างพนักงานที่ทำงานจากทางไกลมากยิ่งขึ้น

แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace

ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้

แม้ว่าบริษัทต่างๆ จะไม่เคยเปิดใจให้กับการสื่อสารผ่านวิดีโอมาก่อน แต่การสื่อสารด้วยวิธีนี้ก็ได้พิสูจน์ให้เห็นแล้วว่าตัวมันเองนั้นมีประสิทธิภาพมากเพียงใดในช่วงการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญที่นำไปสู่การทำงานจากทางไกลขณะที่เกิดการระบาดใหญ่ทั่วโลก โดยในปี 2020 จำนวนผู้ใช้การประชุมทางวิดีโอเป็นประจำทุกวันเพิ่มขึ้นประมาณ 535% ด้วยกัน การที่เราสามารถมองเห็นและได้ยินเสียงเพื่อนร่วมงานและลูกค้าในขณะที่อยู่ห่างไกลกันนี้เองที่ช่วยให้เสริมสร้างวัฒนธรรมในที่ทำงานในช่วงเวลาแห่งความไม่แน่นอนและการเปลี่ยนแปลงเช่นนี้

การเปลี่ยนแปลงหลายๆ อย่างที่เกิดขึ้นจากโควิด-19 ยังคงมีแนวโน้มที่จะคงอยู่ต่อไป การที่ผู้คนต้องละทิ้งสมดุลระหว่างการทำงานกับการใช้ชีวิตที่มีคุณภาพยิ่งขึ้นจากการทำงานแบบผสมผสาน หรือการที่พนักงานต้องนั่งรถไฟหรือเครื่องบินเพื่อเข้าร่วมประชุมเป็นชั่วโมงๆ ที่สามารถเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อจึงไม่ใช่เรื่องที่จะเกิดขึ้นได้ง่ายนัก จึงไม่น่าแปลกใจที่บริษัทต่างๆ จะลงทุนกับการประชุมทางวิดีโอมากขึ้น ซึ่งคาดการณ์ว่าจะกระตุ้นให้ตลาดนี้มีมูลค่าสุทธิที่ 13.8 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2023

การสื่อสารผ่านวิดีโอคืออะไร

การสื่อสารผ่านวิดีโอคืออะไร

การสื่อสารผ่านวิดีโอครอบคลุมทุกสิ่งทุกอย่าง ตั้งแต่การประชุมไปจนถึงการสื่อสารภายในองค์กรที่ออกแบบมาเพื่อดึงดูดให้พนักงานมีส่วนร่วม ซึ่งหนึ่งในหลายๆ สิ่งที่ทำให้องค์กรต่างให้ความสนใจการสื่อสารผ่านวิดีโอก็คือการที่มันสามารถทำอะไรได้หลากหลายอย่าง โดยคุณสามารถใช้วิดีโอทำสิ่งต่างๆ ได้มากมายดังนี้

  • การโทรพูดคุยแบบตัวต่อตัว
  • การสัมภาษณ์งาน
  • การประชุมภายในทีม
  • การบริการลูกค้า
  • การสัมมนาออนไลน์
  • เซสชั่นการฝึกอบรม
  • เวิร์กช็อป
  • การนำเสนองานของบริษัท
  • การโปรโมทการรับสมัครงาน
  • งานกิจกรรมสตรีมสด

การประชุมทางวิดีโอไม่ใช่เรื่องใหม่แต่อย่างใด แนวคิดเรื่องการจัดประชุมที่ผู้เข้าร่วมที่อยู่กันคนละที่สามารถมองเห็น ได้ยินเสียง และพูดคุยกันได้นั้นมีมานานกว่าที่คุณคิด โดยได้มีการทดลองโทรทัศน์วงจรปิดในช่วงทศวรรษที่ 1960 และในช่วงทศวรรษที่ 1970 เองก็ได้มีการเปิดตัวโทรศัพท์ที่มีหน้าจอแสดงภาพ (แต่ไม่ได้รับความนิยม)

การสื่อสารผ่านวิดีโอในองค์กรได้กลายเป็นสิ่งที่อยู่ในกระแสหลักในช่วงทศวรรษที่ 1990 แต่ถึงอย่างนั้น การประชุมทางวิดีโอก็ยังต้องใช้อุปกรณ์ที่มีราคาแพงอยู่ ทำให้การใช้งานจำกัดอยู่เพียงในแวดวงองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น ทว่าสิ่งต่างๆ ก็ได้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องจนทำให้ปัจจุบัน ผู้คนสามารถเข้าถึงการสื่อสารผ่านวิดีโอได้จากสมาร์ทโฟน

การประชุมทางเสียงคืออะไร

การประชุมทางเสียงคืออะไร

การประชุมทางเสียงไม่เหมือนกับการโทรศัพท์หาผู้อื่นแบบทั่วๆ ไป เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องต่อสายไปยังระบบส่วนกลางแทนการโทรศัพท์ไปยังเบอร์ของแต่ละบุคคล อีกทั้งยังเป็นวิธีที่ผู้คนตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปสามารถเข้าร่วมการประชุมจากสถานที่ใดก็ได้เช่นเดียวกับการใช้วิดีโอ นอกจากนี้ การประชุมทางเสียงยังมีบางฟีเจอร์ที่คล้ายกับการประชุมทางวิดีโอ เช่น การบันทึกการประชุม อีกด้วย

แม้ว่าการประชุมทางเสียงอาจไม่ได้มีคุณสมบัติที่หลากหลายมากเท่าการสื่อสารผ่านวิดีโอ แต่คุณก็ไม่ควรมองข้ามวิธีนี้ไป เพราะคนเราสามารถเกิดอาการเหนื่อยล้าจากการประชุมทางวิดีโอได้ Jeremy Bailenson ศาสตราจารย์จากมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ดกล่าวว่า การที่คนเราประชุมผ่านวิดีโอคอลมากเกินไปสามารถส่งผลให้บุคคลเหล่านั้นรู้สึกเครียดและจิตใจห่อเหี่ยวได้ ซึ่งหนึ่งในวิธีแก้ไขในกรณีที่คุณเหลืออดกับการต้องเห็นตัวเองบนหน้าจอแต่ก็ยังต้องประชุมอยู่ คือการหันมาใช้การประชุมทางเสียงแทนนั่นเอง

นอกจากนี้ อย่าลืมนึกถึงกฎ 7-38-55 ของ Albert Mehrabian ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารที่ว่า คำพูดนั้นสามารถสื่อความหมายได้เพียงแค่ 7% เท่านั้น ในขณะที่น้ำเสียงและภาษากายสามารถสื่อความหมายได้ 38% และ 55% ตามลำดับ ถึงแม้ว่าการประชุมทางเสียงอาจทำให้คุณไม่ได้รับข้อมูลเทียบเท่ากับการประชุมทางวิดีโอ แต่การได้ยินเสียงของบุคคลนั้นๆ ก็สามารถบอกอะไรหลายๆ อย่างกับคุณได้เช่นกัน

เครื่องมือที่ดีที่สุดในการสื่อสารผ่านวิดีโอมีหน้าตาเป็นอย่างไร

เครื่องมือที่ดีที่สุดในการสื่อสารผ่านวิดีโอมีหน้าตาเป็นอย่างไร

ซอฟต์แวร์การสื่อสารผ่านวิดีโอของคุณควรมีทุกฟีเจอร์ที่คุณจำเป็นต้องใช้ ไม่ว่าจะเป็นการประชุม การระดมความคิด เวิร์กช็อป การนำเสนองาน และอื่นๆ อีกมากมายเพื่อให้คุณทำงานร่วมกันและสื่อสารภายในองค์กรได้อย่างเต็มศักยภาพ โดยฟีเจอร์บางส่วนที่ซอฟต์แวร์ของคุณจำเป็นต้องมี มีดังนี้

  • วิดีโอแชท มารยาทการประชุมทางวิดีโออย่างหนึ่งที่อาจเป็นเรื่องยุ่งยากได้คือการรู้ว่าคุณจะสามารถพูดในส่วนของตนได้เมื่อใด เนื่องจากคุณจะไม่เห็นสัญญาณซึ่งแสดงผ่านทางภาษากายที่บ่งบอกว่าคุณสามารถขัดจังหวะการประชุมได้ ทว่ากล่องแชทสามารถช่วยให้ผู้คนถามคำถามและอธิบายประเด็นต่างๆ ในระหว่างที่มีคนกำลังพูดอยู่ได้โดยไม่ขัดจังหวะ อีกทั้งยังสะดวกสบายสำหรับผู้ที่นำเสนองานต่างๆ เช่น ในการฝึกอบรม ที่จะช่วยให้คุณวัดความเข้าใจของแต่ละคน รวมไปถึงให้ความสำคัญกับประเด็นต่างๆ เป็นพิเศษขณะที่คุณนำเสนองานได้อีกด้วย
  • การแชร์หน้าจอ การได้เห็นการนำเสนอและเอกสารอื่นๆ ประกอบขณะที่ประชุมช่วยให้คุณประหยัดเวลาไปได้มาก อีกทั้งยังเป็นโอกาสที่ยอดเยี่ยมในการทำงานร่วมกันอีกด้วย ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอของคุณควรให้สิทธิ์ทุกคนในการแชร์หน้าจอของตนเอง ไม่ใช่แค่อนุญาตเฉพาะผู้ที่นำเสนอเท่านั้น และจะดียิ่งขึ้น หากสามารถแชร์หลายหน้าจอได้ในเวลาเดียวกัน และจะยิ่งดีขึ้นไปอีกหากคุณมีซอฟต์แวร์ที่เปิดให้ผู้เข้าร่วมสามารถเขียนคำอธิบายประกอบลงในเอกสารที่แชร์ได้
  • การแชร์ไฟล์ การใช้ซอฟต์แวร์การประชุมเพื่อแชร์ไฟล์ต่างๆ ระหว่างการสนทนาสามารถประหยัดเวลาได้อย่างมาก อย่างไรก็ดี คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของคุณรองรับการอัพโหลดไฟล์ประเภทต่างๆ เช่น PDF, PPT, MP4 เป็นต้น
  • พื้นที่เก็บไฟล์ ซอฟต์แวร์ที่ให้คุณจัดเก็บไฟล์ได้จะช่วยให้คุณประหยัดพื้นที่บนเซิร์ฟเวอร์และพื้นที่ในระบบคลาวด์ ทั้งยังช่วยให้คุณจัดเก็บไฟล์ไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของการประชุมได้อย่างสะดวกสบายและเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นได้อย่างง่ายดายเมื่อต้องการแชร์ไฟล์ให้กับผู้อื่นอีกด้วย
  • การสลับอุปกรณ์ พนักงานที่ทำงานจากทางไกลหรือบุคลากรหน้างานบางคนอาจต้องการเข้าประชุมทางวิดีโอบนมือถือ แล้วสลับไปใช้เดสก์ท็อป เป็นต้น ดังนั้น ซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกใช้งานจึงควรทำให้พวกเขาสลับการใช้งานอุปกรณ์ได้อย่างราบรื่นไม่มีสะดุด
  • การบันทึก การที่ผู้คนไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอได้ไม่ควรจะต้องเป็นเรื่องใหญ่ คุณสามารถบันทึกเซสชั่นการประชุมแล้วแชร์กับทุกคนที่ต้องการรับชมได้หากซอฟต์แวร์ของคุณมีฟีเจอร์ดังกล่าว นอกจากนี้ การบันทึกยังมีประโยชน์ในกรณีที่คุณต้องการใช้เป็นสื่อในการดำเนินการต่างๆ อยู่บ่อยครั้ง เช่น เมื่อคุณต้องฝึกอบรมพนักงานใหม่
  • แอพมือถือ การทำให้พนักงานที่ไม่มีโต๊ะทำงานหรือบุคลากรหน้างานได้มีส่วนร่วมในบทสนทนาเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่มีคุณภาพ ด้วยเหตุนี้ การเลือกซอฟต์แวร์ที่เปิดให้ทุกคนสามารถเข้าร่วมการประชุมได้ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนจึงเป็นสิ่งสำคัญ
การประชุมทางวิดีโอช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่

การประชุมทางวิดีโอช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่

หลักฐานทั้งหมดต่างสรุปเป็นเสียงเดียวกันว่า การประชุมทางวิดีโอสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการสื่อสารได้ ซึ่งต่อไปนี้เป็นเพียงแค่ 5 ตัวอย่างที่การประชุมทางวิดีโอสามารถช่วยให้การสื่อสารในองค์กรของคุณมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

  1. พนักงานที่แม้จะทำงานจากทางไกลและไม่มีโต๊ะทำงานแต่ก็เชื่อมต่อถึงกันได้มากขึ้น

    งานวิจัยพบว่า 87% ของสมาชิกในทีมที่ทำงานจากทางไกลรู้สึกเชื่อมต่อกับคนในทีมมากขึ้นจากการใช้วิดีโอคอล ซึ่งเรียกได้ว่าเป็นเรื่องที่ดี เนื่องจากยังไม่มีทีท่าว่าเราจะได้เลิกทำงานจากทางไกลกันในเร็วๆ นี้ โดยบริษัทสามารถใช้การสื่อสารผ่านวิดีโอให้บ่อยขึ้นเพื่อให้พนักงานรู้สึกถึงการทำงานให้บรรลุเป้าหมายเดียวกันได้มากยิ่งขึ้นไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม

  2. พนักงานที่มีความสุขยิ่งขึ้น

    การประชุมทางวิดีโอช่วยให้ผู้คนมีความสุขในการทำงานมากขึ้น การวิจัยของ LifeSize พบว่า 75% ของผู้ที่ใช้งานวิดีโอคอลเพื่อทำงานร่วมกันจากทางไกลกล่าวว่า เทคโนโลยีดังกล่าวช่วยให้ตนมีสมดุลระหว่างการทำงานกับการใช้ชีวิตมากยิ่งขึ้น2

    พนักงานเกือบ 9 ใน 10 (89%) ยอมรับว่า วิดีโอคอลยังช่วยให้ตนมีผลิตภาพเพิ่มขึ้นอีกด้วย เนื่องจากพวกเขาเชื่อว่าวิดีโอคอลช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ไปกับการทำงานให้สำเร็จลุล่วง จึงไม่น่าแปลกใจที่ 82% ของพนักงานมีแนวโน้มที่จะทำงานอย่างอื่นไปด้วยขณะเข้าร่วมวิดีโอคอลน้อยกว่าเมื่อเทียบกับการโทรด้วยเสียง

  3. ความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกว่าเดิม

    98% ของผู้ตอบแบบสำรวจของ LifeSize ระบุว่า การประชุมทางวิดีโอช่วยสานสัมพันธ์ทั้งภายในและภายนอกองค์กร วิดีโอคอลมีประโยชน์มากกว่าการโทรด้วยเสียงอย่างเห็นได้ชัด โดย 63% ของผู้ใช้งานวิดีโอคอลกล่าวว่า ตนคิดถึงการได้เห็นหน้าเพื่อนร่วมงานเมื่อพวกเขาไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้

    ข้อมูลจาก Harvard Business Review ระบุว่า สมาชิกในทีมที่มีความใกล้ชิดกันนั้นมีปฏิสัมพันธ์เพิ่มขึ้น 40% ตั้งแต่เกิดการระบาดใหญ่ทั่วโลก ดังนั้น เราจะเห็นได้ว่าทีมที่ทำงานแบบผสมผสานในปัจจุบันมีการพึ่งพาอาศัยการสนับสนุนจากเพื่อนร่วมงานมากกว่าที่เคย

  4. การสื่อสารที่มีคุณภาพยิ่งขึ้น

    เราไม่สามารถเห็นภาษากายในระหว่างการโทรด้วยเสียงได้และการใช้อีเมลก็อาจทำให้เราไม่ทราบน้ำเสียงที่ใช้สื่อสารได้เช่นกัน ทว่าวิดีโอคอลมีข้อได้เปรียบในจุดนี้ จึงทำให้คุณเข้าใจสิ่งต่างๆ ที่ผู้อื่นถ่ายทอดออกมาได้ง่ายขึ้น โดยฟีเจอร์อัจฉริยะอย่างการแชร์หน้าจอ หน้าต่างแชท และปุ่มสำหรับยกมือในระหว่างการประชุมจะช่วยให้ทีมที่ทำงานแบบผสมผสานมีแพลตฟอร์มอเนกประสงค์เพื่อใช้ในการพูดคุยแลกเปลี่ยนแนวคิดได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

  5. การใช้เวลาและเงินอย่างคุ้มค่า

    ลืมเรื่องอาการเจ็ทแล็กและห้องพักโรงแรมราคาแพงไปได้เลย เพราะการนัดหมายผ่านทางออนไลน์จะช่วยให้ทุกคนประหยัดทั้งเงินและเวลา เครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยให้ทีมที่ทำงานแบบผสมผสานสามารถจดจ่อกับการเตรียมตัวสำหรับการโทรพูดคุย แทนที่จะต้องมาเสียเวลาจองตั๋วรถไฟหรือตามหาห้องสำหรับการประชุมในอีกเมืองหนึ่ง ทำให้การเข้าร่วมการประชุมครั้งใหญ่คราวต่อไปเป็นเรื่องง่ายไม่ต่างจากการเปิดแล็ปท็อปหรือปลดล็อกโทรศัพท์ของคุณเลยทีเดียว

หัวข้อที่คุณอาจสนใจ

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ดาวน์โหลดคู่มือฟรีเพื่อค้นพบกลยุทธ์หลังโควิดจากผู้นำด้านการสื่อสารระดับโลก

ดาวน์โหลดเลย

ไม่พลาดทุกการสื่อสาร

รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน

เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย คุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว

บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่
ขอบคุณสำหรับความเห็นของคุณ

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ดาวน์โหลดคู่มือฟรีเพื่อค้นพบกลยุทธ์หลังโควิดจากผู้นำด้านการสื่อสารระดับโลก

ดาวน์โหลดเลย

โพสต์ล่าสุด

การสื่อสารทางธุรกิจ | ใช้เวลาอ่าน 10 นาที

กลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจ และเหตุผลที่องค์กรจำเป็นต้องมีสิ่งเหล่านี้

องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องทบทวนกลยุทธ์การสื่อสารของตนเองใหม่เมื่อบุคลากรเริ่มทำงานทางไกลในช่วงล็อกดาวน์ แต่ในปัจจุบัน เมื่อบุคลากรบางส่วนเริ่มกลับไปสู่ที่ทำงานแล้ว ธุรกิจจึงต้องกลับมาคิดกลยุทธ์ใหม่อีกครั้ง เรียนรู้วิธีจัดทำกลยุทธ์นี้กัน

การสื่อสารทางธุรกิจ | ใช้เวลาอ่าน 8 นาที

เคล็ดลับสำหรับกลยุทธ์การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

คำแนะนำเพื่อทำให้การประชุมในยุคที่สามารถทำงานได้จากทุกที่เกิดประโยชน์สูงสุด

การสื่อสารทางธุรกิจ | ใช้เวลาอ่าน 7 นาที

การสื่อสารภายในองค์กรคืออะไรและคุณจะจัดการได้อย่างไร

การสื่อสารภายในองค์กรที่ยอดเยี่ยมสามารถเป็นกาวประสานพนักงานทุกคนในธุรกิจของคุณเข้าด้วยกัน รับกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กรของคุณเลย