Workplace สำหรับการสรรหาพนักงาน
โพสต์ที่ 2 ในซีรีส์ "Workplace สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล" ของเราจะพูดถึงขั้นตอนปฏิบัติง่ายๆ ที่สามารถนำไปใช้ได้จริง เพื่อค้นหาและรับสมัครผู้มีความสามารถหน้าใหม่
เมื่อเร็วๆ นี้เราได้พัฒนา Workplace สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลขึ้น ซึ่งเป็นเฟรมเวิร์กใหม่ที่เป็นตัวช่วยให้ผู้ประกอบวิชาชีพฝ่ายทรัพยากรบุคคลสร้างการเปลี่ยนแปลงในวงจรชีวิตการเป็นพนักงาน นั่นเป็นเพราะเรารู้ว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นแนวหน้าของการเปลี่ยนแปลง วัฒนธรรมในที่ทำงาน แต่อีกเหตุผลหนึ่งก็เป็นเพราะเราเชื่อว่า Workplace สามารถช่วยให้พนักงานได้รับประสบการณ์ดีขึ้นได้
แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace
ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบไฮบริดไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้
เทคโนโลยีที่มีความล่าช้าเป็นตัวการที่ทำให้พนักงานโดยเฉลี่ยเสียเวลาในการทำงานไปถึง 40 นาทีทุกวัน ซึ่งนั่นคิดเป็น 170 ชั่วโมงต่อปีเลยทีเดียว ลองคิดดูว่าพนักงานเหล่านั้นต้องเสียเวลาไปกับเรื่องต่างๆ อย่างการค้นหาเรซูเม่ของผู้สมัคร การนัดสัมภาษณ์ การตรวจสอบสลิปเงินเดือน และการตอบแบบสำรวจไปเป็นเวลามากขนาดไหน
กระบวนการสรรหาพนักงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและรวดเร็วขึ้น
แล้วจะเป็นอย่างไรหากคุณสามารถทำให้กระบวนการเหล่านี้รวดเร็วขึ้น ง่ายดายขึ้น และสนุกขึ้นได้ Workplace ช่วยทำให้เกิดสิ่งเหล่านั้นได้ผ่านการใช้เครื่องมือที่เรียบง่ายและทุกคนคุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว และแน่นอนว่าการดำเนินการนั้นก็ต้องเริ่มต้นตั้งแต่ช่วงแรกของวงจรชีวิตการเป็นพนักงาน นั่นก็คือการสรรหาพนักงาน
การสรรหาพนักงานนั้นเป็นหน้าที่ของทุกคน ที่ Facebook เราคาดหวังให้พนักงานทุกคนใช้ประโยชน์จากเครือข่ายของตนเองเพื่อค้นหาผู้มีทักษะรายใหม่ วิศวกรแต่ละคนจะได้รับการประเมินจากการมีส่วนร่วมในกระบวนการสรรหาพนักงาน ซึ่งถือเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบผลการปฏิบัติงานที่มีขึ้นปีละสองครั้ง จะเห็นได้ว่าเราให้ความสำคัญกับเรื่องนี้อย่างมาก
Workplace ช่วยให้เราดำเนินการได้เร็วขึ้น โปร่งใสมากขึ้น ทั้งยังช่วยในการแชร์หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดและลดเวลาที่ใช้ในการขยับจากขั้นตอนการสัมภาษณ์ไปยังการยื่นข้อเสนองานอีกด้วย และเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตรุดหน้า ความเร็วก็ถือเป็นสิ่งสำคัญ ในบล็อกนี้ เราจะแชร์ขั้นตอนง่ายๆ และนำไปใช้ได้จริงที่จะช่วยให้คุณทำแบบเดียวกันได้
เราจะแบ่งขั้นตอนออกเป็น 6 ด้านซึ่งครอบคลุมกระบวนการสรรหาพนักงานแบบครบทุกขั้นตอน
Workplace สำหรับการสรรหาพนักงาน
การวางแผนบุคลากรในกลุ่ม
ช่างเป็นเรื่องน่าเศร้าที่คุณไม่สามารถเดินเข้าไปในศูนย์จัดหางานที่ใกล้ที่สุดและสุ่มเลือกให้ใครบางคนมาทำงานให้คุณได้ โปรดจำไว้ว่าการวางแผนบุคลากรเป็นพื้นฐานของกระบวนการจ้างงานที่ยอดเยี่ยม แต่การวางแผนนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายสรรหาพนักงานจะต้องประชุมร่วมกับฝ่ายการเงิน กฎหมาย และอาจรวมถึงฝ่ายอาคารสถานที่ ทำให้ที่ประชุมเต็มไปด้วยความวุ่นว่าย (ยังไม่รวมถึงจำนวนคนที่หนาแน่น)
แต่ Workplace ทำให้กระบวนการนั้นง่ายขึ้น เพราะคุณเพียงแค่สร้างกลุ่มปิด ตั้งชื่อที่จำง่าย เช่น 'การวางแผนบุคลากรในเชิงกลยุทธ์' จากนั้นเพิ่มบุคคลที่เกี่ยวข้อง และเริ่มทำงานได้เลย คุณจะไม่ต้องมานั่งกังวลกับการจัดตารางเวลา การส่งอีเมลคำเชิญ หรือโซนเวลาที่ไม่ตรงกันอีกต่อไป โพสต์คำอธิบายตำแหน่งงานหรือเอกสารการวางแผนงบประมาณ แทรกความเห็นไว้ในความคิดเห็นที่ซ้อนต่อๆ กันเพื่อไม่ให้คุณหลุดจากวงสนทนา ตรวจสอบและอนุมัติจำนวนบุคลากร รวมทั้งหมดไว้ในที่เดียว
กลุ่มจะมอบบริบท สร้างความโปร่งใส เป็นช่องทางสำหรับการแชร์ข่าวสาร ปรับปรุงกระบวนการให้เรียบง่าย และทำให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็ว ทั้งนี้ก็เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการขั้นตอนถัดไปได้ นั่นก็คือการค้นหาผู้คนที่ยอดเยี่ยมนั่นเอง
การสรรหาพนักงานในกลุ่ม Workplace
จัดหาผู้คนผ่านวิดีโอถ่ายทอดสดและงานกิจกรรม
หากคุณค้นหาผู้คนที่มีความสามารถไม่พบ คุณก็ไม่สามารถว่าจ้างพวกเขาได้ คุณจึงควรทำทุกวิถีทางเพื่อค้นหาผู้คนที่มีทักษะเป็นเลิศมาเข้าสู่กระบวนการสรรหาพนักงาน
นอกจากนี้ การทำเช่นนั้นยังเป็นการแบ่งกลุ่มและจัดการการสรรหาพนักงานออกเป็นส่วนย่อยๆ ได้ด้วย เริ่มต้นด้วยการสร้างกลุ่มสรรหาพนักงานเฉพาะทางโดยอิงตามทักษะต่างๆ (เช่น iOS, SQL, Java) หรือหน้าที่ (วิศวกรรม การตลาด การขาย) เพื่อที่คุณจะได้ผู้คนที่เหมาะสมกับงานนั้นๆ สร้างโพสต์ที่ปักหมุดไว้ซึ่งอธิบายหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการค้นหาผู้สมัครงาน (เช่น วิธีใช้การค้นหาแบบลีนบน LinkedIn) หรือหลักการมีส่วนร่วม (รวมถึงประเด็นทางกฎหมายที่พนักงานควรตระหนักถึง)
หากคุณมีพื้นฐานที่เพียงพอแล้ว คุณก็สามารถลองทำอะไรที่ต่างออกไปจากนี้ได้เลย ที่ Facebook เราคอย "สรรหาบุคลากร" เป็นประจำ โดยให้สมาชิกในทีมมาพบปะกัน (แม้ว่ามันจะไม่ใช่เรื่องสำคัญอะไร) เพื่อรวบรวมรายชื่อผู้ที่มีศักยภาพในการเข้าทำงาน ซึ่งกิจกรรมนี้อาจทำได้ยากหากทีมกระจายตัวกันหรือบริษัทมีพนักงานที่ทำงานทางไกล วิดีโอเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างแรงผลักดันให้ผู้คน บุคคลที่เป็นผู้นำในการสรรหาบุคลากรสามารถแพร่ภาพสดไปพร้อมกับให้คนในทีมที่เหลือคอยแบ่งปันความคิดเห็นและคำติชมในระหว่างแพร่ภาพได้
สิ่งที่สร้างผลกระทบมากกว่านั้นคืองานกิจกรรมถ่ายทอดสดที่เกิดขึ้นจริงๆ ซึ่งสามารถจัดขึ้นบน Workplace โดยใช้ฟีเจอร์ "งานกิจกรรม" เพื่อเชิญเหล่าผู้สรรหาพนักงาน ผู้จัดการฝ่ายสรรหา และพนักงานคนอื่นๆ ที่สามารถสละเวลาและความสามารถมาช่วยได้
กลุ่ม วิดีโอถ่ายทอดสด และงานกิจกรรมจะช่วยให้การแบ่งปันข้อมูลเป็นเรื่องง่าย ช่วยให้ทุกคนผันตัวมาเป็นผู้สรรหาพนักงาน และทำให้คนในองค์กรของคุณได้รับความรู้อย่างเท่าเทียมกัน
การสรรหาพนักงานมากขึ้นในกลุ่ม Workplace
สร้างชุมชนของผู้จัดการฝ่ายสรรหา
ผู้สรรหาพนักงานอาจจะช่วยดูแลรายละเอียดทางเทคนิคได้ แต่คุณจำเป็นต้องมีชุมชนของผู้จัดการฝ่ายสรรหาที่เป็นระเบียบและมีความกระตือรือร้นสูง เพื่อให้ได้ผู้ที่มีทักษะเป็นเลิศเข้าทำงาน เพราะท้ายที่สุดแล้ว พวกเขาก็คือตัวแปรสำคัญสำหรับการบรรลุเป้าหมาย ดังนั้น คุณจึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้มีส่วนร่วมในกระบวนการอย่างเต็มที่ และคุณได้เรียนรู้จากความเห็นของพวกเขา
เริ่มต้นด้วยการสร้างกลุ่มสำหรับผู้จัดการฝ่ายสรรหาเพื่อทำงานร่วมกับผู้จัดการฝ่ายสรรหา ผู้สรรหาพนักงาน และผู้จัดหาพนักงาน หากต้องการติดตามผลในแต่ละวัน คุณอาจใช้กลุ่มบน Workplace Chat เพื่อแชร์ข้อมูลและคำตอบได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ คุณอาจสร้างกลุ่มการสัมภาษณ์โดยอิงตามทักษะหรือหน้าที่ (คุณสามารถสร้างกลุ่มสัมภาษณ์สำหรับกลุ่มการจัดหาพนักงานที่คุณสร้างขึ้น หรืออาจใช้กลุ่มเดียวกันนั้นเลยก็ได้) เพื่อให้ผู้จัดการฝ่ายสรรหาและผู้สัมภาษณ์ได้แชร์ความเห็นและเคล็ดลับเกี่ยวกับคำถามและคำตอบที่พบบ่อย
แต่ไม่ว่าจะอย่างไร โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สร้างกลุ่มรับความเห็นในการสรรหาพนักงาน ที่ซึ่งทุกคนมีโอกาสในการนำเสนอความคิดและให้คำแนะนำเกี่ยวกับกระบวนการสรรหาพนักงานในทุกๆ ด้าน เนื่องจากปัญญาของมวลชนเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังแต่ก็มักจะถูกมองข้าม
กลุ่มรับความเห็นในการสรรหาพนักงาน
แดชบอร์ดที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นซึ่งมาพร้อมการผสานการทำงาน
การติดตามความคืบหน้าตลอดกระบวนการสรรหาพนักงานถือเป็นส่วนที่ยากที่สุดส่วนหนึ่งของงาน แต่ก็เป็นส่วนสำคัญที่สุดเช่นกัน ประหยัดแรงโดยใช้การผสานการทำงานเพื่อทำให้งานหนักบางส่วนกลายเป็นแบบอัตโนมัติ
เครื่องมืออย่าง Smartsheet และ Jira สามารถจัดเรียงข้อมูลในกระบวนการ เช่น การเรียกดูข้อมูลจำนวนคนตามบทบาทหน้าที่ ตำแหน่งที่จัดหาแล้ว หรือสถานะของผู้สมัครได้ ตั้งค่าการแจ้งเตือนใน Workplace Chat เพื่อรับการแจ้งเตือนที่คุณต้องการ (เช่น เมื่อสถานะการสัมภาษณ์ของผู้สมัครเปลี่ยนไป) สุดท้าย ให้ตรวจสอบและอนุมัติขั้นตอนสำคัญในกระบวนการโดยตรงผ่าน Workplace Chat
ใช้กลุ่มเพื่อจัดการการสัมภาษณ์
มาถึงจุดนี้ คุณก็คงจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในกลุ่มแล้ว แต่ก็ยังมีสิ่งอื่นที่รอให้คุณเรียนรู้อยู่อีกมากมาย เราขอแนะนำให้คุณสร้างกลุ่มสำหรับแต่ละบทบาทหน้าที่ เพื่อให้ผู้สรรหาพนักงาน ผู้จัดการฝ่ายสรรหา และผู้สัมภาษณ์สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ในที่เดียว
โดยให้พิจารณาการสร้างกลุ่มเป็นศูนย์กลางของกระบวนการว่าจ้างงานแต่ละขั้นตอน โพสต์ประวัติย่อของผู้สมัคร คำอธิบายตำแหน่งงาน และคำถามจากการสัมภาษณ์เพื่อช่วยผู้สัมภาษณ์ประเมินผล สร้างความโปร่งใสและเปิดโอกาสให้ผู้นำได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเมื่อว่าจ้างพนักงาน
ที่ Facebook เราใช้บอท Workplace Chat เพื่อนัดวันเวลาสัมภาษณ์ ต้อนรับผู้สมัคร และส่งข้อความเตือนความจำโดยอัตโนมัติ คุณอาจพิจารณาใช้การผสานการทำงานแบบกำหนดเองที่คล้ายคลึงกัน อย่างไรก็ตาม ทางเราก็มีพาร์ทเนอร์ Workplace มากมายที่สามารถมอบโซลูชั่นเหล่านี้ให้คุณได้
ใช้บอทเพื่อจัดการการสัมภาษณ์
การจัดการผู้สมัครด้วยกลุ่มที่มีหลายบริษัท
กลุ่มทุกกลุ่มที่คุณสร้างจนถึงตอนนี้มีไว้สำหรับคนที่อยู่ในบริษัทเดียวกัน แต่ Workplace จะช่วยให้คุณสามารถเชิญบุคคลภายนอกเข้ามาในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันได้ เราเรียกพื้นที่เหล่านี้ว่า "กลุ่มที่มีหลายบริษัท" ซึ่งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการการสื่อสารกับผู้สมัคร
ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องใช้ในการเชิญผู้คนเข้ากลุ่มคืออีเมลส่วนตัวของพวกเขาเท่านั้น เมื่อพวกเขาเข้ากลุ่มแล้ว คุณสามารถนัดสัมภาษณ์ ให้แหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ แชร์วิดีโอ และบันทึกการโต้ตอบของผู้สมัครไว้ได้ในที่เดียว
กลุ่มที่มีหลายบริษัทเพื่อจัดการการสรรหาพนักงาน
ยื่นข้อเสนองานในกลุ่มปิด
การยื่นข้อเสนองานเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการสรรหาพนักงาน ซึ่งควรดำเนินการเป็นความลับเสมอ
กลุ่มปิดถือเป็นพื้นที่ที่เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับการสนทนาในประเด็นเหล่านี้ คุณสามารถเพิ่มใครก็ได้ในบริษัทลงในกลุ่มปิด แต่สมาชิกในกลุ่มเท่านั้นที่จะเห็นโพสต์ได้ ใช้กลุ่มปิดเพื่อให้ทีมที่ดูแลด้านค่าตอบแทนและสวัสดิการทำงานร่วมกันเพื่อแชร์หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดและคำแนะนำในบรรยากาศที่ปลอดภัยและเป็นส่วนตัว เพิ่มพาร์ทเนอร์ธุรกิจของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HRBP) ที่เกี่ยวข้องลงในกลุ่มเพื่อแชร์ข้อมูลอัพเดตที่เกี่ยวข้องกับค่าตอบแทนและสวัสดิการ
สุดท้าย สร้างกลุ่ม 'ลับ' ที่รวมหลายแผนก แล้วตั้งชื่อกลุ่มว่า "ข้อเสนอ@" แล้วเชิญฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้สรรหาพนักงาน ผู้จัดการฝ่ายสรรหา ผู้นำด้านธุรกิจ และผู้นำด้านความหลากหลายเข้ากลุ่ม (หากมี) กลุ่มลับเป็นช่องทางที่ปลอดภัยสำหรับแชร์ข้อมูลลับภายในกลุ่มเล็กๆ เพื่อช่วยให้คุณมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจและสร้างข้อได้เปรียบให้บริษัทไปพร้อมๆ กับการลดระยะเวลาการยื่นข้อเสนองาน
โดยสรุปแล้ว Workplace ช่วยเหลือคุณได้ดังนี้
- เป็นแหล่งรวบรวมผู้มีความสามารถระดับตัวท็อปผ่านผู้สรรหาพนักงานและการแนะนำพนักงาน
- ลดเวลาในการดำเนินกระบวนการสรรหาพนักงานลงอย่างมากด้วยการเชื่อมต่อทุกคนเข้าด้วยกัน
- ปรับปรุงคุณภาพการว่าจ้างโดยการรับฟังความเห็นจากผู้สรรหาพนักงานและผู้จัดการฝ่ายสรรหา
- วัดผล ติดตาม และแชร์ผลวิเคราะห์ของกระบวนการสรรหาพนักงาน
เกี่ยวกับผู้เขียน: Sameer Chowdhri เป็นหัวหน้า Workplace สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลระดับโลก เขาได้ให้คำแนะนำแก่ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลดิจิทัลที่ใช้ Workplace ในการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมและอนาคตแห่งการทำงานด้วยประสบการณ์ด้านทรัพยากรบุคคลกว่า 20 ปี เพื่อช่วยทำให้ประสบการณ์ของพนักงานมีความเป็นธรรมชาติมากขึ้น
อ่านต่อ
เข้าร่วมชุมชนสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลทั่วโลกของเรา
เชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ
รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน
เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย โดยคุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว
