หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ
การทำงานจากบ้าน

วัฒนธรรมการทำงานของเรากำลังเปลี่ยนแปลงไปทั่วโลก แต่การทำงานจากที่บ้านก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะต้องแยกกันทำงาน


กลุ่มเป้าหมาย ผู้จัดการฝ่ายบุคลากร |เวลา 4 นาที |เผยแพร่เมื่อ 23 มีนาคม 2020

Bozoma Saint JohnBozoma Saint John

กลับไปยังศูนย์แหล่งข้อมูล

วัฒนธรรมการทำงานของเรากำลังเปลี่ยนแปลงไปทั่วโลก แต่การทำงานจากที่บ้านก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะต้องแยกกันทำงาน

เคล็ดลับก็คือการสร้างกิจวัตรใหม่สำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน การทำงานจากบ้านต้องอาศัยทั้งการทำงานอย่างเป็นระบบและการคาดการณ์ รวมถึงความอดทนและความยืดหยุ่นด้วย หากปฏิบัติตามหลักที่ถูกต้อง เราก็จะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเชื่อมโยงทีมเข้าด้วยกันไปพร้อมๆ กันได้

ปฏิบัติตามหลักปฏิบัติที่ดีที่สุด 7 ข้อนี้เพื่อเปลี่ยนการทำงาน "จากทางไกล" เป็นการทำงาน "ที่เชื่อมต่อกัน"

เตรียมความพร้อม

และต้องตรวจสอบว่าคุณมีเครื่องมือในการสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

  • ฮาร์ดแวร์ (คอมพิวเตอร์ ไมโครโฟน กล้อง) และซอฟต์แวร์ที่จำเป็น
  • อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง
  • บริเวณทำงานที่เงียบและปลอดภัย
  • เข้าถึงกลุ่มการทำงานร่วมกันของทีมและไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันได้อย่างง่ายดาย
  • สร้างแชทเพื่อสนทนาแบบตัวต่อตัวกับผู้จัดการของคุณ
  • บันทึกเวลาการทำงานที่สะดวกลงในเอกสารและแชร์กับทีมและพาร์ทเนอร์ของคุณ
  • บันทึกเป้าหมาย งานที่ต้องส่งมอบ และกำหนดเวลา

หารือกับผู้จัดการเกี่ยวกับรูปแบบในการทำงาน

พูดคุยเกี่ยวกับรูปแบบในการสื่อสาร (อีเมล แชท วิดีโอ) ความถี่ของการประชุมแบบตัวต่อตัว การตัดสินใจ และวิธี/เวลาในการแจ้งปัญหา หากคุณเป็นผู้จัดการ อย่าลืมติดตามความคืบหน้ากับทีมเป็นประจำ การทำงานจากทางไกลอาจทำให้รู้สึกโดดเดี่ยวได้ ดังนั้นเพียงแค่กล่าว "สวัสดี" สั้นๆ ก็อาจทำให้พนักงานรู้สึกดีขึ้นได้

หารือกับผู้จัดการเกี่ยวกับรูปแบบในการทำงาน

สื่อสารและอธิบายบริบทอยู่เป็นประจำ

เมื่อทีมต้องแยกย้ายกันทำงาน การจะทราบว่ามีใครได้รับข้อมูลและอัพเดตเกี่ยวกับโครงการแล้วบ้างนับเป็นเรื่องยาก การเน้นย้ำถึงบริบทเป็นลายลักษณ์อักษร ในการประชุมแบบตัวต่อตัว และในการประชุมทีมจึงเป็นสิ่งสำคัญ เริ่มการประชุมและเอกสารด้วยการกล่าวถึงบริบทในระดับสูงสุดเสมอเพื่อรับรองว่าทุกคนตระหนักถึงเป้าหมาย งานที่ต้องส่งมอบ และสถานะก่อนที่จะเจาะลึกลงรายละเอียด เมื่อมีข้อสงสัย ให้สื่อสารบ่อยๆ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

จัดการการประชุมให้เป็นไปด้วยดี

การประชุมและการติดตามอย่างเป็นระบบเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิผลและเชื่อมต่อถึงกันเมื่อทีมงานบางส่วนหรือทั้งหมดต้องทำงานจากบ้าน

  • พยายามกำหนดเวลาประชุมในช่วงที่พนักงานมีเวลาตรงกันมากที่สุด บางครั้งการประชุมกับทีมที่ทำงานจากทางไกลตั้งแต่เช้าหรือในช่วงค่ำอาจเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้ยาก ในกรณีนี้ ต้องแน่ใจว่าทุกคนต่างก็ได้รับความไม่สะดวกอย่างเท่าเทียมกัน
  • ตรวจสอบว่าการประชุมมีเป้าหมายและวาระที่ชัดเจน รวมถึงกำหนดข้อมูลที่ต้องอ่านก่อนประชุมไว้ล่วงหน้า การเพิ่มข้อมูลนี้ในคำเชิญเข้าร่วมการประชุมจะช่วยให้คุณมีข้อมูลที่เข้าถึงได้ง่ายทั้งหมดในที่เดียว
  • หากคุณต้องการจัดประชุมที่ทุกคนอยู่ไกล ให้กำหนดผู้ควบคุมและตั้งกฎพื้นฐานเพื่อรับรองว่าทุกคนจะได้พูด
  • ใช้การสนทนาทางวิดีโอสำหรับการประชุม รวมถึงการประชุมแบบตัวต่อตัว วิดีโอช่วยทำให้รู้สึกถึงความมีตัวตนและการเชื่อมต่อถึงกัน ใช้เทคโนโลยีการประชุมผ่านวิดีโอที่เหมาะกับทีมของคุณ (เช่น Workplace, Zoom, BlueJeans, Portal, Messenger Video, FaceTime ฯลฯ)
  • ใช้หูฟังสำหรับการประชุมเพื่อให้ได้ยินอย่างชัดเจนและบล็อกเสียงรบกวนอื่นๆ
  • หากคุณไม่ได้กำลังพูดในขณะประชุมจากทางไกล ควรปิดเสียงเพื่อให้ทุกคนได้ยินผู้พูด
  • ตั้งใจฟัง มีสมาธิกับการประชุมและส่งสัญญาณโดยใช้ภาษากายว่าคุณสนใจฟังอยู่ การกระทำเล็กๆ เช่น การพยักหน้า จะช่วยทำให้ผู้อื่นมั่นใจได้ว่าคุณกำลังให้ความสนใจกับการสนทนา
  • คำนึงถึงผู้ที่ทำงานจากบ้านหากมีพนักงานหลายคนในที่ประชุมอยู่ในสถานที่ต่างกัน เช่น ในสำนักงานหรือหน้างาน
  • แชร์บันทึกอย่างละเอียดหลังการประชุม สร้างโพสต์/เอกสารสำหรับการทำงานร่วมกันเมื่อต้องจัดการประชุมทุกครั้ง และมอบหมายหน้าที่ให้คนในทีมติดตามและแชร์บันทึกการประชุม ข้อเสนอแนะ การจำลอง การตัดสินใจ เป็นต้น
หารือกับผู้จัดการเกี่ยวกับรูปแบบในการทำงาน

ยกหูโทรศัพท์คุยหากเหมาะสมกว่า

การโทรหาเร็วๆ (ระหว่างเวลาทำงาน) มักเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการแก้ปัญหาระหว่างบุคคลหรือกลุ่มขนาดเล็ก กำหนดรูปแบบการสื่อสารทางโทรศัพท์ระหว่างทีมเพื่อแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว หรือเมื่อเกิดปัญหากับการเชื่อมต่อ

คำนึงถึงความรู้สึกของผู้อื่นเพราะการสนทนาบางอย่างเป็นเรื่องพูดยาก

คุณต้องเข้าใจว่าบางหัวข้ออาจพูดคุยได้ยากกว่าเมื่อพนักงานอยู่ไกลกัน (เช่น การให้ข้อเสนอแนะอย่างสร้างสรรค์) หากคุณต้องการพูดถึงหัวข้อที่ละเอียดอ่อน ให้เริ่มด้วยการถามความรู้สึกก่อน แล้วจึงติดตามต่อหลังการสนทนาเพื่อสอบถามความคืบหน้าอีกครั้ง วางแผนสนทนาหัวข้อเหล่านี้ผ่านการสนทนาทางวิดีโอ ไม่ใช่ทางโทรศัพท์

ดูแลตัวเองให้ดี

  • สร้างกิจวัตรที่เหมาะกับคุณและทีมของคุณ สร้างกิจวัตรที่ช่วยให้คุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล สำหรับบางคนอาจหมายถึงการสร้างสภาพแวดล้อมแบบสำนักงานขึ้นใหม่ที่บ้าน แต่สำหรับบางคนอาจหมายถึงการสร้างกิจวัตรใหม่
  • กำหนดขอบเขตที่สมเหตุสมผล การทำโปรเจ็กต์จากทางไกลอาจทำให้เกิดความรู้สึกเหมือน “ทำงานอยู่ตลอดเวลา” ได้ กำหนดเวลาพักในแต่ละวันและสังเกตสัญญาณภาวะหมดไฟของตัวคุณเองและผู้อื่น ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่เกิดวิกฤตเมื่อสมาชิกในครอบครัวอาจกลับมาจากโรงเรียนหรือที่ทำงาน
  • เชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ เชื่อมต่อกับชุมชนโซเชียลของคุณ (บน Workplace, Facebook และ Instagram) และนัดแชทเพื่อพูดคุยกันหรือเปิด “สภากาแฟ” จำลองเพื่อสร้างความใกล้ชิดกับเพื่อนร่วมงานและเพื่อนๆ

ตรวจสอบว่าการประชุมมีเป้าหมายและวาระที่ชัดเจน รวมถึงกำหนดข้อมูลที่ต้องอ่านก่อนประชุมไว้ล่วงหน้า

การเป็นบริษัทที่เชื่อมต่อถึงกันมีความสำคัญมากกว่าที่ผ่านมา หากมีเครื่องมือและการวางแผนที่เหมาะสม การทำงานจากบ้านก็ไม่จำเป็นต้องให้ความรู้สึกที่ห่างไกล ดูแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอยู่ห่างไกลแต่ไม่ห่างกันได้ที่ศูนย์รวมข้อมูลการทำงานจากบ้านของเรา

กลับไปยังศูนย์แหล่งข้อมูล

-----