เคล็ดลับ 5 ข้อในการจัด
งานกิจกรรมออนไลน์

การประชุมทางวิดีโอ การแชทแบบตัวต่อตัว และกลุ่มออนไลน์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรักษาการเชื่อมต่อของทีมทำงานทางไกล แต่คุณจะทำอย่างไรแทนการจัดงานกิจกรรมที่ต้องพบปะกันโดยตรง


กลุ่มเป้าหมาย ผู้จัดการฝ่ายบุคลากร |เวลา 4 นาที |เผยแพร่เมื่อ 24 มีนาคม 2020

เคล็ดลับ 5 ข้อในการจัดงานกิจกรรมออนไลน์เคล็ดลับ 5 ข้อในการจัดงานกิจกรรมออนไลน์

กลับไปยังศูนย์แหล่งข้อมูล

การประชุมทางวิดีโอ การแชทแบบตัวต่อตัว และกลุ่มออนไลน์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรักษาการเชื่อมต่อของทีมทำงานทางไกล แต่คุณจะทำอย่างไรแทนการจัดงานกิจกรรมที่ต้องพบปะกันโดยตรง

แม้จะต่างจากงานกิจกรรมที่ผู้คนได้พบปะกันจริงๆ แต่งานกิจกรรมออนไลน์ก็ทำให้ทุกคนรู้สึกเชื่อมถึงกันได้ ไม่ว่าจะอยู่ห่างไกลกันเพียงใด ใช้การโทรสนทนาและการสนทนาทางวิดีโอในการจัดประชุมกับผู้คนที่อยู่ต่างโซนเวลาและต่างสถานที่

วิธีดังกล่าวเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับการรักษาการเชื่อมต่อของพนักงาน หรือการเรียนรู้เกี่ยวกับเครื่องมือ ผลิตภัณฑ์ และกระบวนการใหม่ๆ โดยไม่ต้องออกจากบ้าน ดูเคล็ดลับ 5 ข้อนี้สำหรับการจัดงานกิจกรรมออนไลน์ของคุณเอง

วางแผนล่วงหน้าและกำหนดหัวข้ออย่างเจาะจง

วางแผนล่วงหน้าเกี่ยวกับธีม เป้าหมาย และผลลัพธ์ที่คาดการณ์ไว้สำหรับงานกิจกรรมออนไลน์ของคุณ การมีหัวข้อที่แน่นอนและเป้าหมายของการจัดงานกิจกรรมเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับทุกๆ คนที่ร่วมกันจัดงานและเข้าร่วมงานกิจกรรมนี้ หนึ่งในปัจจัยหลักที่น่าดึงดูดของงานกิจกรรมออนไลน์คือความสามารถในการดำเนินการที่นอกเหนือจากการอ่านเกี่ยวกับงานกิจกรรมนั้นในบทความหรือคู่มือ ออกแบบงานกิจกรรมที่ผู้เข้าร่วมจะได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ละเอียดยิ่งขึ้นเกี่ยวกับหัวข้อหรือการสาธิตผลิตภัณฑ์ หากคุณต้องการดึงดูดความสนใจและเชิญชวนให้ผู้คนลงทะเบียน คุณต้องจัดงานอย่างมีวัตถุประสงค์ มีความหมาย และมีความเฉพาะเจาะจง

เลือกรูปแบบที่เหมาะสม

การจัดงานกิจกรรมออนไลน์สามารถทำได้หลากหลายวิธีตามความต้องการของกลุ่มเป้าหมาย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับหัวข้อนั้นๆ ตั้งแต่การสัมมนาออนไลน์ไปจนถึงการสาธิตสดหรือการถามตอบ ให้เลือกรูปแบบที่จะมอบโอกาสในการเรียนรู้และมีส่วนร่วมที่มีความหมายให้กับกลุ่มเป้าหมาย และอย่าลืมนึกถึงขนาดของกลุ่มเป้าหมายด้วย นี่คือรูปแบบบางประเภทที่คุณควรพิจารณา

  • การสตรีมสด - รูปแบบสไตล์ชุมชนนี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการให้กลุ่มเป้าหมายไม่ว่าจะขนาดใดได้มีส่วนร่วม โดยเฉพาะหากคุณจะจัดช่วงการถามตอบสด รูปแบบนี้จะทำให้ผู้ชมที่อยู่ห่างไกลและไม่อยากพลาดการถามคำถามได้มีส่วนร่วม
  • งานกิจกรรมการสตรีมแบบการจำลองการถ่ายทอดสด - คือการสัมมนาออนไลน์ที่บันทึกไว้ล่วงหน้าโดยมีการโต้ตอบแบบสด ซึ่งคุณสามารถบันทึกวิดีโอหรือการนำเสนอไว้ล่วงหน้าได้ โดยที่ยังโต้ตอบกับกลุ่มเป้าหมายในวันที่คุณแพร่ภาพงานกิจกรรมนั้นได้อยู่ การมีคลังวิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้าที่เป็นระเบียบและพร้อมใช้งานนั้นก็เป็นวิธีอันยอดเยี่ยมในการให้กลุ่มเป้าหมายได้มีส่วนร่วมผ่านวิธีที่เหมาะกับตารางงานที่ยุ่งเหยิง เพื่อที่พวกเขาจะได้รับชมในเวลาที่ต้องการ
  • การนำเสนอด้วยภาพเคลื่อนไหว - หากคุณกำลังมองหาวิธีที่สร้างสรรค์สำหรับการลดต้นทุนการสร้าง ลองพิจารณาสร้างเนื้อหาที่เป็นภาพเคลื่อนไหวด้วยซอฟต์แวร์การนำเสนอภาพเคลื่อนไหว (เช่น Prezi, Biteable และ PlayPlay) รูปแบบนี้เป็นวิธีที่สนุกสนานในการให้กลุ่มเป้าหมายได้มีส่วนร่วมและให้ความรู้กับกลุ่มเป้าหมาย ขณะที่คุณสามารถควบคุมงบประมาณได้ในเวลาเดียวกัน
หารือกับผู้จัดการเกี่ยวกับรูปแบบในการทำงาน

คิดนอกกรอบ

สิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับงานกิจกรรมออนไลน์คือคุณไม่จำเป็นต้องสน “กฎเกณฑ์” ใดๆ ลองคิดแบบนอกกรอบดู ขณะที่งานกิจกรรมที่มีการพบปะกันโดยตรงต้องรีบจัดภายใน 1 หรือ 2 วัน งานกิจกรรมออนไลน์สามารถจัดได้อย่างยาวนาน ซึ่งจะช่วยให้ผู้คนได้เก็บข้อมูลและยังเป็นโอกาสให้คุณได้สร้างชุมชน ลองใช้วิธีแบบโต้ตอบได้เพื่อให้ผู้คนได้มีส่วนร่วม เช่น การดำเนินช่วงถามคำถามเพื่อให้กลุ่มเป้าหมายกระตือรือร้นและมีร่วมถามคำถาม

สำหรับงานกิจกรรมที่มีพิธีกรหรือผู้บรรยายงานนำเสนอ พิธีกรหรือผู้บรรยายควรมีประสบการณ์มาก่อนและรู้สึกมั่นใจที่จะพูดต่อหน้ากล้อง ผู้บรรยายจะเป็นผู้กำหนดทิศทางและมีบทบาทสำคัญต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของงานกิจกรรม ชื่อเสียงของผู้บรรยายอาจดึงดูดให้ผู้คนเข้าร่วมงาน แต่ผู้นำเสนอที่ยอดเยี่ยมนั้นจะทำให้ผู้เข้าร่วมงานมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง หากคุณจะต้องเลือก ให้เลือกผู้นำเสนอที่ยอดเยี่ยม และไม่ต้องกลัวที่จะสับเปลี่ยน ให้ผู้นำเสนอมากประสบการณ์เปิดงานกิจกรรม ให้ผู้บรรยายกล่าวต่อสักครู่ แล้วให้ผู้นำเสนอกล่าวสรุป คุณยังสามารถเลือกใช้ผู้นำเสนอที่ยอดเยี่ยมในการทำให้งานสนุกขึ้นด้วยการจัดกิจกรรมสไตล์การถามตอบได้อีกด้วย

จัดงานกิจกรรมให้สั้นและน่าดึงดูดเข้าไว้

ไม่ว่าคุณจะมีกลุ่มเป้าหมายขนาด 10 หรือ 500 คน ผู้เข้าร่วมจะเริ่มหมดความสนใจหลังจากฟังผู้นำเสนอคนเดิมหรือฟัง/อ่านเนื้อหาอย่างเดียวไปประมาณ 10 นาที หากงานกิจกรรมของคุณต้องใช้เวลานาน ให้พิจารณาแบ่งเนื้อหาด้วยแบบทดสอบ โพลล์ หรือกิจกรรมโต้ตอบอื่นๆ ที่จะทำให้กลุ่มเป้าหมายได้มีส่วนร่วมตลอดทั้งงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดเวลาไว้มากพอสำหรับการตอบคำถามทั้งหมดจากผู้เข้าร่วม และที่สำคัญที่สุดคือ อย่าพูดให้กลุ่มเป้าหมายฟัง แต่ควรโต้ตอบกับพวกเขา ให้ถามคำถามที่จะนำกลุ่มเป้าหมายไปสู่สิ่งที่พวกเขาต้องการทราบ

เตรียมความช่วยเหลือให้พร้อม

การเตรียมพร้อมจะช่วยให้งานผ่านไปได้อย่างสำเร็จราบรื่น แต่สิ่งต่างๆ ก็สามารถและมักจะเกิดข้อผิดพลาดได้เสมอ ให้วางแผนการช่วยเหลือในกรณีที่เกิดความขัดข้องทางเทคนิค ความล่าช้า หรือผู้นำเสนอไม่มา การมีแผนสำรองสามารถรับรองความสำเร็จของงานกิจกรรมทางไกลได้

โชคดีที่ผู้คนมีความคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีมากมายที่จำเป็นต่อการจัดงานกิจกรรมออนไลน์อยู่แล้ว แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าทุกคนจะมีความมั่นใจเท่ากัน นี่คือเคล็ดลับส่วนหนึ่งที่จะรับรองว่าผู้เข้าร่วมจะได้รับความช่วยเหลือที่จำเป็นทั้งก่อนและในระหว่างจัดงานกิจกรรม

  • จัดเตรียมฝ่ายช่วยเหลือหรือทีมบริการลูกค้าให้พร้อมช่วยเหลือผ่านการแชทหรือทางโทรศัพท์ ทั้งก่อนและในระหว่างงานกิจกรรม
  • สื่อสารกับผู้เข้าร่วมก่อนเริ่มงานกิจกรรมถึงรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับเวลาเริ่มต้น ที่ที่ผู้เข้าร่วมจะเข้าถึงงานได้ ผู้เข้าร่วมต้องมีบัญชีเข้าสู่ระบบหรือรหัสผ่านหรือไม่ จะติดต่อรับความช่วยเหลือทางเทคนิคได้จากที่ใด และจะสามารถเข้าถึงการบันทึกต่างๆ หลังงานกิจกรรมได้เมื่อใด
  • สร้างลิงก์นำทางไปยังข้อมูลสำคัญให้ง่ายต่อการมองเห็นบนเว็บไซต์และอินเทอร์เฟซงานกิจกรรม

ตรวจสอบว่าการประชุมมีเป้าหมายและวาระที่ชัดเจน รวมถึงกำหนดข้อมูลที่ต้องอ่านก่อนประชุมไว้ล่วงหน้า

ขณะนี้การเชื่อมต่อกันของบริษัทต่างๆ มีความสำคัญยิ่งกว่าที่ผ่านมา ดูแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอยู่ห่างไกลแต่ไม่ห่างกันที่ศูนย์รวมแหล่งข้อมูลการทำงานจากทางไกลของเรา

กลับไปยังศูนย์แหล่งข้อมูล

-----