แพ็คเกจเริ่มต้นใช้งานด่วน Workplace

ปรับใช้ Workplace กับทีมทำงานจากทางไกลอย่างรวดเร็ว และเรียนรู้วิธีใช้ Workplace เพื่อขยายการสื่อสารของบริษัทและเชื่อมต่อกับทีมที่ทำงานจากทางไกล


เวลา 18 นาที |เผยแพร่เมื่อ 24 มี.ค. 2020

แพ็คเกจเริ่มต้นใช้งานด่วน Workplaceแพ็คเกจเริ่มต้นใช้งานด่วน Workplace

คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อ

คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อนี้ได้รับการจัดทำขึ้นโดยอ้างอิงจากการปรับใช้ Workplace ที่ประสบความสำเร็จนับหลายพันครั้ง ใช้คู่มือนี้เพื่อวางแผนและเปิดใช้ Workplace อย่างรวดเร็ว เพื่อทำให้องค์กรของคุณอยู่ห่างไกลแต่ไม่ห่างกัน จากห้องทำงานที่บ้านไปจนถึงหน้างาน

คู่มือนี้จะอธิบายขั้นตอนการดำเนินการต่อไปนี้

  1. การตั้งค่าเชิงเทคนิคของ Workplace
  2. การสรรหาและการฝึกอบรมแชมป์เปี้ยนของคุณ
  3. การสร้างโครงสร้างกลุ่ม
  4. การทำให้ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายบุคคลมีส่วนรวม
  5. การสื่อสารเพื่อการเปิดใช้ Workplace ของคุณ

เรียนรู้เกี่ยวกับบทบาทของผู้ดูแล Workplace และฟีเจอร์ต่างๆ รวมถึงฟังก์ชั่นการทำงานที่จะช่วยให้คุณจัดการ Workplace ได้ในการฝึกอบรมแบบถ่ายทอดสดหัวข้อความรู้พื้นฐานสำหรับผู้ดูแล Workplace คุณจะได้รับการฝึกอบรมการปฏิบัติงานแบบอินเทอร์แอคทีฟและการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญโดยตรง เพื่อช่วยคุณตั้งค่าและจัดการ Workplace

ขั้นตอนที่ 1: การตั้งค่าเชิงเทคนิคของ Workplace

คุณอาจต้องขอความช่วยเหลือจากทีม IT ของบริษัทเพื่อตั้งค่า Workplace และเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการเปิดใช้งาน แจ้งให้ทีม IT ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้ในการกำหนดค่า Workplace สำหรับองค์กรของคุณ

เคล็ดลับระดับมืออาชีพ: ก่อนจะเปิดใช้งาน ให้ผสานการทำงานของ Workplace เข้ากับเครื่องมือการทำงานอื่นๆ ที่องค์กรของคุณใช้ การผสานการแชร์เนื้อหาและไฟล์เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เพราะจะทำให้การแชร์และการทำงานร่วมกันบนไฟล์ต่างๆ ใน Workplace เป็นเรื่องง่าย ดูการผสานการทำงานที่สามารถดำเนินการได้ในไดเรกทอรีการผสานการทำงาน

ขั้นตอนที่ 2: แชมป์เปี้ยน Workplace

เลือกพนักงานกลุ่มเล็กๆ ที่มีความหลากหลายในองค์กรและขอความช่วยเหลือจากพวกเขาในการสร้างกลุ่ม ผลักดันการปรับใช้ และให้ความรู้กับพนักงานคนอื่นๆ ในองค์กรเกี่ยวกับการใช้ Workplace

การเลือกแชมป์เปี้ยน

แชมป์เปี้ยนควรได้รับการคัดเลือกจากอิทธิพลที่บุคคลนั้นมีต่อพนักงานคนอื่นๆ และพฤติกรรมการปรับใช้ตั้งแต่เริ่มแรก ผู้จัดการฝ่ายบุคคลเป็นแชมป์เปี้ยนที่ดีเนื่องจากพวกเขามีอิทธิพลต่อพฤติกรรมการทำงานภายในทีม

การเตรียมความพร้อมให้แชมป์เปี้ยน

  • ใช้เทมเพลตอีเมลในแผนการสื่อสารฉบับย่อเกี่ยวกับการเปิดใช้งาน (ขั้นตอนที่ 4) เพื่อแจ้งให้แชมป์เปี้ยนของคุณทราบถึงบทบาทของตนในการเริ่มใช้งาน
  • แนะนำให้พนักงานเหล่านี้อ่านแพ็คเกจสำหรับผู้เริ่มต้นในบทบาทแชมเปี้ยนเพื่อเรียนรู้วิธีใช้งาน Workplace
  • ให้สิทธิ์แชมป์เปี้ยนในการเข้าถึงก่อนโดยการเชิญให้เข้าร่วม Workplace
  • สร้างกลุ่ม Workplace แบบลับที่ชื่อ “แชมป์เปี้ยน Workplace” และเพิ่มพนักงานที่ได้รับคัดเลือกเข้ากลุ่ม คุณจะใช้กลุ่มนั้นเพื่อสื่อสารกับแชมป์เปี้ยนก่อน ระหว่าง และหลังการเปิดใช้

ขั้นตอนที่ 3: สร้างกลุ่ม

สร้างกลุ่มหลักหลายๆ กลุ่ม และกำหนดสมาชิกเข้าในกลุ่มเหล่านั้นก่อนเชิญองค์กรของคุณให้เข้าร่วม Workplace คุณมี 2 หัวข้อที่ต้องพิจารณาเมื่อสร้างกลุ่ม ได้แก่

  • ความเป็นส่วนตัว: พนักงานจะเข้าร่วมกลุ่มของคุณได้อย่างไร และใครบ้างที่จะเห็นโพสต์
  • สิทธิ์การอนุญาตการโพสต์: ใครบ้างที่สามารถโพสต์ในกลุ่มได้

ความเป็นส่วนตัว

  • เปิด: ทุกคนสามารถเข้าร่วมและดูสมาชิกรวมถึงโพสต์ได้
  • ปิด: ทุกคนสามารถส่งคำขอเข้าร่วมและเฉพาะสมาชิกเท่านั้นที่สามารถดูโพสต์ได้
  • ลับ: พนักงานต้องได้รับเชิญให้เข้าร่วมและดูโพสต์ กลุ่มลับจะไม่ปรากฏในการค้นหา เฉพาะสมาชิกและผู้ดูแลเท่านั้นที่สามารถเห็นได้

สิทธิ์การอนุญาตการโพสต์

  • ทุกคนสามารถโพสต์ได้
  • โพสต์ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแล
  • เฉพาะผู้ดูแลเท่านั้นที่สามารถโพสต์ได้

คุณจะต้องใช้กลุ่มผู้ใช้เพื่อกำหนดสมาชิกให้กับกลุ่มตามหลักเกณฑ์ เช่น แผนก ตำแหน่งงาน ตำแหน่งที่ตั้ง และอื่นๆ เรียนรู้วิธีสร้างกลุ่มผู้ใช้ได้ในศูนย์ช่วยเหลือ Workplace

กลุ่มหลักนั้นสามารถสร้างขึ้นโดยอิงตามการสื่อสาร 2 รูปแบบด้วยกัน ได้แก่

1. การสื่อสารในบริษัท

กลุ่มการประกาศและกลุ่มการพูดคุยสำหรับทั้งบริษัทอาจทำให้การสื่อสารของคุณคล่องตัวยิ่งขึ้น และช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นตั้งแต่สำนักงานใหญ่ไปจนถึงบุคลากรหน้างาน

  • สร้างกลุ่มเปิดที่ชื่อ “ประกาศจาก [ชื่อบริษัท]”
  • สร้างกลุ่มการประกาศประจำภูมิภาคแบบเปิด เช่น “ประกาศสำหรับ[ตำแหน่งที่ตั้ง]”
    • เพิ่มผู้ดูแลคนอื่นให้จัดการกลุ่มเมื่อคุณไม่อยู่
    • ตั้งค่าสิทธิ์การอนุญาตการโพสต์ให้เฉพาะผู้ดูแลเท่านั้น
    • ใช้กลุ่มผู้ใช้ (ที่ซิงค์กับโปรไฟล์ Workplace) เพื่อกำหนดสมาชิกให้กับกลุ่มตามตำแหน่งที่ตั้ง
    • ใช้กลุ่มนี้เพื่อแชร์ข่าวสารและอัพเดตประจำภูมิภาค
  • สร้างกลุ่มเปิดสำหรับทั้งบริษัทและการพูดคุยในภูมิภาค เช่น “การพูดคุยใน [ชื่อบริษัท]” และ “การพูดคุยใน [ตำแหน่งที่ตั้งของออฟฟิศ]”
    • เพิ่มผู้ดูแลคนอื่นให้จัดการกลุ่มเมื่อคุณไม่อยู่
    • มอบสิทธิ์การอนุญาตการโพสต์ให้ทุกคนสามารถโพสต์ได้ หรือต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแล
    • ตั้งกลุ่มพูดคุยทั้งบริษัทให้เป็นกลุ่มเริ่มต้น ใช้กลุ่มผู้ใช้ (ที่ซิงค์กับโปรไฟล์ Workplace) เพื่อกำหนดสมาชิกให้กับกลุ่มประจำภูมิภาคตามตำแหน่งที่ตั้ง
    • กระตุ้นให้พนักงานแชร์คำถามและเริ่มการพูดคุยเกี่ยวกับงานในกลุ่มนี้
  • เคล็ดลับระดับมืออาชีพ: สร้างกลุ่มแหล่งข้อมูลทางโซเชียลและกลุ่มเพื่อสัมพรรคภาพแบบเปิดเพื่อส่งเสริมความสัมพันธ์ในบริษัทให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น “คนผิวสีใน [ชื่อบริษัท]” “LGBTQ ใน [ชื่อบริษัท]” “เจ้าของสุนัขใน [ชื่อบริษัท]” และ “คนรักการท่องเที่ยวใน [ชื่อบริษัท]”
    • มอบสิทธิ์การอนุญาตการโพสต์ให้กับทุกคน

2. การทำงานร่วมกันของทีม

นี่คือจุดที่งานในแต่ละวันของทุกคนจะเสร็จลุล่วง พนักงานจะใช้กลุ่มของทีมและกลุ่มประจำแผนกเพื่อแชร์อัพเดตเกี่ยวกับงาน ทำงานกับไฟล์ร่วมกัน สื่อสารผ่านข้อความ เสียง และวิดีโอแชท และอื่นๆ อีกมากมาย

  • สร้างกลุ่มปิดสำหรับทีมและแผนกในองค์กรของคุณ และตั้งให้ผู้จัดการเป็นผู้ดูแล
  • มอบสิทธิ์การอนุญาตการโพสต์ให้กับทุกคน
  • แนะนำให้แชมป์เปี้ยนสร้างกลุ่มปิดสำหรับแต่ละโปรเจ็กต์ ตลอดจนสร้างกลุ่มลับสำหรับการสื่อสารกับผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชา

หากไม่แน่ใจว่ากลุ่มไหนที่เหมาะกับคุณ ลองเข้าร่วมการฝึกอบรมแบบถ่ายทอดสดในหัวข้อ “วิธีทำงานใน Workplace” เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับกรณีการใช้งาน Workplace และวิธีการนำมาใช้กับบริษัทของคุณ คำถามทุกข้อของคุณจะได้รับคำตอบผ่านการฝึกอบรมการปฏิบัติงานแบบอินเทอร์แอคทีฟและการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญ

ขั้นตอนที่ 4: ทำให้ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายบุคคลมีส่วนรวม

ผู้บริหารจะใช้ Workplace เพื่อแชร์อัพเดต แจ้งข้อมูลข่าวสารแก่พนักงาน และสื่อสารกับทั้งองค์กร สอบถามเพื่อความแน่ใจว่าผู้บริหารทราบวิธีใช้ Workplace และประโยชน์ที่ผู้บริหารและบริษัทจะได้รับจากการใช้งาน

นี่คือแหล่งข้อมูลบางส่วนที่คุณสามารถแชร์กับผู้บริหารของคุณได้

แนะนำให้ผู้จัดการฝ่ายบุคคลมีส่วนร่วมกับการเปิดใช้ Workplace ตั้งแต่เริ่มแรก ยิ่งผู้จัดการฝ่ายบุคคลรู้จัก Workplace ดีเท่าไหร่ ทีมก็จะยิ่งได้ประโยชน์จากใช้เครื่องมือมากขึ้นเท่านั้น นี่คือแหล่งข้อมูลบางส่วนที่คุณสามารถแชร์กับผู้จัดการฝ่ายบุคคลได้

  • Workplace สำหรับทีม: อยู่ในแพ็คเกจนี้! ภาพรวมวิธีใช้ Workplace เพื่อจัดการทีม โปรเจ็กต์ และความสัมพันธ์กับผู้จัดการ/ผู้ใต้บังคับบัญชา
  • คู่มือสำหรับผู้จัดการฝ่ายบุคลากร: คู่มือฉบับย่อเพื่อช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายบุคคลเริ่มต้นใช้งาน Workplace
  • การจัดการโปรเจ็กต์ใน Workplace: เรียนรู้วิธีใช้กลุ่มสำหรับทีมและโปรเจ็กต์เพื่อจัดการงานของคุณใน Workplace
  • การจัดประชุมใน Workplace: ดูเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้ Workplace สำหรับการประชุมกับทีมที่ทำงานจากทางไกลและจากต่างสถานที่กัน

ขั้นตอนที่ 5: การสื่อสารเกี่ยวกับการเปิดใช้งาน

สร้างความตื่นเต้นในการเปิดใช้งานให้พนักงานด้วยการสื่อสารที่เน้นถึงประโยชน์ที่จะได้รับจาก Workplace ในการทำงานแต่ละวัน ใช้เทมเพลตแผนการสื่อสารนี้เพื่อโปรโมท Workplace และเพื่อทำให้พนักงานเริ่มเปิดใช้อย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 6: ส่งคำเชิญ

เมื่อคุณตั้งค่ากลุ่มและสื่อสารถึงการเปิดใช้งานกับทีมเรียบร้อยแล้ว คุณก็พร้อมที่จะส่งคำเชิญแล้ว ใช้การสื่อสารที่ระบุไว้ในแผนการสื่อสารฉบับย่อเกี่ยวกับการเปิดใช้งานเพื่อแชร์ข้อมูลการเปิดใช้งานโปรไฟล์และเพื่อกระตุ้นให้พนักงานเข้าร่วมและมีส่วนร่วมบน Workplace หลังวันเปิดใช้งานต่อไป

เน้นย้ำให้พนักงานทราบว่ามีความช่วยเหลือและแหล่งข้อมูลให้ความรู้มากมายที่สามารถเข้าถึงได้ แชร์ลิงก์ไปยังเนื้อหาการเริ่มต้นใช้งาน Workplace เพื่อช่วยให้พนักงานเรียนรู้การใช้งาน Workplace ได้แก่

กลับไปยังศูนย์แหล่งข้อมูล

-----