คู่มือการทำงานจากทางไกล
สำหรับผู้จัดการ

วัฒนธรรมการทำงานของเรากำลังเปลี่ยนแปลงไปทั่วโลก การทำงานจากทางไกลต้องอาศัยทั้งการทำงานอย่างเป็นระบบและการคาดการณ์ รวมถึงความอดทนและความยืดหยุ่นด้วย


กลุ่มเป้าหมาย ผู้จัดการฝ่ายบุคลากร |เวลา 4 นาที |เผยแพร่เมื่อ 24 มีนาคม 2020

คู่มือการทำงานจากทางไกลสำหรับผู้จัดการคู่มือการทำงานจากทางไกลสำหรับผู้จัดการ

กลับไปยังศูนย์แหล่งข้อมูล

วัฒนธรรมการทำงานของเรากำลังเปลี่ยนแปลงไปทั่วโลก การทำงานจากทางไกลต้องอาศัยทั้งการทำงานอย่างเป็นระบบและการคาดการณ์ รวมถึงความอดทนและความยืดหยุ่นด้วย ซึ่งเป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับผู้จัดการโดยเฉพาะที่ต้องกลายเป็นผู้นำในสถานการณ์ที่ไม่ธรรมดาโดยไม่ทันตั้งตัว ผู้จัดการต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและความประพฤติอย่างรวดเร็วเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของตนจะรู้สึกเชื่อมต่อกันและได้รับการสนับสนุน

เคล็ดลับและแหล่งข้อมูลในคู่มือนี้จะช่วยคุณดูแลธุรกิจและพนักงาน ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานจากที่ใดก็ตาม

ปฏิบัติตามหลักปฏิบัติที่ดีที่สุด 7 ข้อนี้เพื่อเปลี่ยนการทำงาน "จากทางไกล" เป็นการทำงาน "ที่เชื่อมต่อกัน"

จัดเตรียมระบบพื้นฐานให้ทีมของคุณ

ตรวจดูให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีเครื่องมือและมาตรฐานที่เหมาะสมเตรียมพร้อมสำหรับการสื่อสารและทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

  • ตั้งค่ากลุ่ม Workplace สำหรับทีม
  • ตรวจดูว่าคุณมีไดรฟ์ที่แชร์กับทั้งทีม
  • เปิดการสนทนาผ่านแชทแบบตัวต่อตัวกับผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณแต่ละคน
  • พิจารณาว่าทีมจะใช้เทคโนโลยีการสนทนาทางวิดีโอใดสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวและการประชุมทีม
  • สร้างรายชื่อติดต่อทางโทรศัพท์มือถือ
  • กำหนดความคาดหวังของทีมเกี่ยวกับเวลาในการตอบกลับที่เหมาะสมสำหรับอีเมล ข้อความ ฯลฯ
  • บันทึกเป้าหมายของทีม งานที่ต้องส่งมอบ และกำหนดเวลา
  • สร้างกระบวนการสำหรับการจดบันทึกการประชุม การตัดสินใจ และงานที่ต้องส่งมอบ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานในทีมของคุณมีเครื่องมือและอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการทำงาน

  • อินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้
  • การเข้าถึงจากระยะไกลด้วยเครือข่าย VPN
  • เครื่องมือสำหรับการสนทนาทางวิดีโอ
  • เครื่องมือสำหรับการส่งข้อความ เช่น Workplace Chat
  • ชุดหูฟัง หูฟัง ฯลฯ

หารือเกี่ยวกับรูปแบบการทำงานกับผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคน

พูดคุยเกี่ยวกับรูปแบบในการสื่อสาร (อีเมล แชท วิดีโอ) กำหนดความถี่ในการประชุมแบบตัวต่อตัว และสื่อสารให้พนักงานทราบว่าควรแจ้งปัญหาด้วยวิธีใดและเมื่อใด อย่าลืมติดตามความคืบหน้ากับทีมเป็นประจำ การทำงานจากทางไกลอาจทำให้รู้สึกโดดเดี่ยวได้ ดังนั้นเพียงแค่กล่าว "สวัสดี" สั้นๆ ก็อาจทำให้พนักงานรู้สึกดีขึ้นได้

สื่อสารและตรวจสอบความเข้าใจบริบทอยู่เป็นประจำ

เมื่อทีมต้องแยกย้ายกันทำงาน การจะทราบว่ามีใครได้รับข้อมูลและอัพเดตเกี่ยวกับโครงการแล้วบ้างนับเป็นเรื่องยาก การเน้นย้ำถึงบริบทเป็นลายลักษณ์อักษร ในการประชุมแบบตัวต่อตัว และในการประชุมทีมจึงเป็นสิ่งสำคัญ

  • ช่วยให้พนักงานเชื่อมต่อถึงกันด้วยการแชร์ข้อมูลอัพเดตของบริษัทและองค์กรเป็นประจำ
  • เริ่มการประชุมและเอกสารด้วยการกล่าวถึงบริบทเสมอเพื่อรับรองว่าทุกคน ตระหนักถึงเป้าหมาย งานที่ต้องส่งมอบ และสถานะก่อนที่จะเจาะลึกลงรายละเอียด

จัดการการประชุมให้เป็นไปด้วยดี

การประชุมและการติดตามอย่างเป็นระบบเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิผลและเชื่อมต่อถึงกันเมื่อทีมงานบางส่วนหรือทั้งหมดต้องทำงานจากบ้าน

  • พยายามกำหนดเวลาประชุมในช่วงที่พนักงานมีเวลาตรงกันมากที่สุด บางครั้งการประชุมกับทีมที่ทำงานจากทางไกลตั้งแต่เช้าหรือในช่วงค่ำอาจเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้ยาก ในกรณีนี้ ต้องแน่ใจว่าทุกคนต่างก็ได้รับความไม่สะดวกอย่างเท่าเทียมกัน
  • ปรับเวลาการประชุมตามที่จำเป็น สำหรับบางทีม การจัดประชุมรายสัปดาห์ก็เพียงพอแล้ว ในขณะที่ทีมอื่นๆ อาจต้องประชุมกันบ่อยครั้งกว่า "การประชุมสั้นๆ" ประจำวันไม่เกิน 30 นาทีอาจช่วยได้มาก
  • กำหนดเป้าหมายและวาระการประชุมที่ชัดเจน เพิ่มวาระการประชุมลงในคำเชิญทางปฏิทินแล้วโพสต์ลงในกลุ่ม Workplace หรือไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันของทีม รวมถึงต้องมีความชัดเจนว่าคุณคาดหวังจะบรรลุเป้าหมายใดสำหรับแต่ละวาระ แนบลิงก์/ส่งเอกสารที่ต้องอ่านล่วงหน้าก่อนการประชุม
  • ในการประชุมจากทางไกล ให้กำหนดผู้ควบคุมและตั้งกฎพื้นฐานเพื่อรับรองว่า ทุกคนจะได้พูด
  • สนับสนุนให้พนักงานใช้การสนทนาทางวิดีโอสำหรับการประชุม รวมถึงการประชุมแบบตัวต่อตัว วิดีโอช่วยทำให้รู้สึกถึงความมีตัวตนและการเชื่อมต่อถึงกัน ใช้เทคโนโลยีการประชุมผ่านวิดีโอที่เหมาะกับทีมของคุณ (เช่น Workplace, Zoom, BlueJeans, Portal, Messenger Video, FaceTime ฯลฯ)
  • แชร์บันทึกอย่างละเอียดหลังการประชุม สร้างโพสต์/เอกสารสำหรับการทำงานร่วมกันเมื่อต้องจัดการประชุมทุกครั้ง และมอบหมายหน้าที่ให้คนในทีมติดตามและแชร์บันทึกการประชุม ข้อเสนอแนะ การตัดสินใจ รวมถึงการดำเนินการต่างๆ

คำนึงถึงสถานที่ทำงาน

การทำงานจากทางไกลอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายที่สุดเมื่อทีมประกอบไปด้วยผู้คนที่ทำงานจากทั้งที่บ้านและจากสถานที่ทำงานร่วมกัน อาทิ สำนักงานหรือหน้างาน โดยเฉพาะอย่าลืมคำนึงถึงรูปแบบการทำงานร่วมกันสำหรับทีมที่มีผู้ทำงานจากทั้งที่บ้านและที่ทำงานเพื่อรวมผู้ที่ทำงานจากทางไกลในการสนทนา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีทีม "หลัก" ที่ทำงานร่วมกันในที่เดียวกัน

ยกหูโทรศัพท์คุยหากเหมาะสมกว่า

การโทรหาเร็วๆ (ระหว่างเวลาทำงาน) มักเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการแก้ปัญหาระหว่างบุคคลหรือกลุ่มขนาดเล็ก กำหนดรูปแบบการสื่อสารทางโทรศัพท์ระหว่างทีมเพื่อแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว หรือเมื่อเกิดปัญหากับการเชื่อมต่อ

คำนึงถึงความรู้สึกของผู้อื่นเพราะการสนทนาบางอย่างเป็นเรื่องพูดยาก

คุณต้องเข้าใจว่าบางหัวข้ออาจพูดคุยได้ยากกว่าเมื่อพนักงานอยู่ไกลกัน (เช่น การให้ข้อเสนอแนะอย่างสร้างสรรค์) หากคุณต้องการพูดถึงหัวข้อที่ละเอียดอ่อน ให้เริ่มด้วยการถามความรู้สึกก่อน แล้วจึงติดตามต่อหลังการสนทนาเพื่อสอบถามความคืบหน้าไปพร้อมกัน วางแผนสนทนาหัวข้อเหล่านี้ผ่านการสนทนาทางวิดีโอ ไม่ใช่ทางโทรศัพท์

ช่วยพนักงานกำหนดกิจวัตรประจำวันและดูแลตนเอง

  • ส่งเสริมทีมของคุณให้กำหนดกิจวัตรที่เหมาะกับพวกเขา ซึ่งรวมถึงการตระหนักถึงสิ่งรบกวนที่มักจะเกิดขึ้นที่บ้าน สำหรับบางคนอาจหมายถึงการสร้างสภาพแวดล้อมแบบสำหนักงานขึ้นใหม่ที่บ้าน แต่สำหรับบางคนอาจหมายถึงการสร้างกิจวัตรใหม่
  • สนับสนุนให้พนักงานเชื่อมต่อกับชุมชนโซเชียลบน Workplace อยู่เสมอและนัดแชทเพื่อพูดคุยกัน หรือเปิด “สภากาแฟ” ทางออนไลน์เพื่อให้พนักงานเชื่อมต่อกันทางโซเชียล
  • ระหว่างสอบถามความคืบหน้ากับสมาชิกในทีม อย่าสอบถามถึงแต่ความคืบหน้าเท่านั้น แต่ควรสังเกตสัญญาณของภาวะหมดไฟหรือความคับข้องใจที่อาจเป็นผลจากความรู้สึกที่ต้องทำงานอยู่ตลอดเวลาเมื่อต้องทำงานจากทางไกล เตือนสมาชิกในทีมให้กำหนดขอบเขตและเห็นความสำคัญของการดูแลตนเอง

สอบถามความคืบหน้ากับพนักงานที่มีบุตรหลาน

  • ในช่วงเวลาวิกฤต พนักงานที่มีครอบครัวที่ทำงานจากบ้านอาจต้องการแนวทางที่ยืดหยุ่นยิ่งขึ้น หากพนักงานเหล่านี้มีบุตรหลานที่ต้องหยุดเรียน สอบถามกับทีมของคุณอยู่เป็นประจำเพื่อทำความเข้าใจความจำเป็นและสุขภาวะโดยรวมของพนักงาน
  • พนักงานที่มีบุตรหลานอาจต้องปรับตารางเวลาเพื่อรองรับภาระดูแลครอบครัว สนับสนุนพนักงานที่มีบุตรหลานเหล่านี้ด้วยการตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลลัพธ์ (ไม่ใช่เวลาที่ใช้ทำงาน) และทบทวนการประชุมแบบกะทันหันหรือการเลื่อนเวลาประชุมทีม พนักงานที่มีบุตรหลานอาจไม่สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นฉับพลันได้เร็วเท่าที่ควรเมื่อเทียบกับสถานการณ์ปกติ

การเป็นบริษัทที่เชื่อมต่อถึงกันมีความสำคัญมากกว่าที่ผ่านมา ดูแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอยู่ห่างไกลแต่ไม่ห่างกันได้ที่ศูนย์รวมข้อมูลการทำงานจากบ้านของเรา

กลับไปยังศูนย์แหล่งข้อมูล

-----