คู่มือการประชุม
ทีมเสมือนจริง

การรวมตัวกันเป็นสิ่งสำคัญมากที่สุด แต่การทำงานจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่ยังคงเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานนั้นหมายถึงการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและความประพฤติของเรา


กลุ่มเป้าหมาย ผู้จัดการฝ่ายบุคลากร |เวลา 3 นาที |เผยแพร่เมื่อ 24 มีนาคม 2020

ย้อนกลับไปยังศูนย์รวมแหล่งข้อมูล

การรวมตัวกันเป็นสิ่งสำคัญมากที่สุด แต่การทำงานจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่ยังคงเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานนั้นหมายถึงการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและความประพฤติของเรา หนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดคือการเรียนรู้วิธีดำเนินการประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ

วิดีโอคอลเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมในการเชื่อมต่อถึงกัน แชร์ข้อมูล และดำเนินการโปรเจ็กต์ตามแผนที่วางไว้ ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม ปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อให้การประชุมของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น

ตั้งค่าให้เรียบร้อย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือที่ต้องใช้เพื่อสื่อสารและทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการวิดีโอคอล ถ้ามีใครขาดสิ่งจำเป็นเบื้องต้น ก็อาจเป็นเรื่องยากที่จะมีส่วนร่วมได้อย่างเต็มที่และมีความเสี่ยงที่จะแยกตัวออกไป
  • สร้างกลุ่ม Workplace เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งสามารถบันทึกกำหนดการ โน้ต และเอกสารสำหรับการตรวจสอบและการอ้างอิงแบบไม่ซิงค์ได้
  • สร้างและดำเนินการตามกำหนดเวลาประจำ กำหนดเวลาการประชุมทีมตามเวลาที่เหมาะสมกับทุกโซนเวลาที่แสดงในการประชุม หากไม่สามารถทำได้ ให้พิจารณาสละเวลาเพื่อเข้าประชุมในโซนเวลาอื่นตามตกลงหรืออย่างน้อยใช้โพสต์ที่กำหนดเวลาไว้เพื่อติดตามผลกับภูมิภาคต่างๆ ในเวลาที่เหมาะสมยิ่งขึ้น
  • หลีกเลี่ยงการยกเลิกหรือโยกย้ายการประชุมทีม เนื่องจากการประชุมทีมเป็นจุดเชื่อมต่อที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานจากทางไกล หากคุณต้องโยกย้ายการประชุม ให้ถามคนอื่นว่าสะดวกหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการประชุมอยู่นอกเวลาทำงานปกติของบางคน

เตรียมตัวให้พร้อม

  • ผู้จัดการควรเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับหัวข้อกำหนดการ แต่ด้วยทีมที่ทำงานจากทางไกลหรืออยู่ต่างสถานที่กัน ผู้จัดการอาจเห็นสิ่งที่ทุกคนในทีมคำนึงถึงเป็นอันดับแรกได้ไม่ชัดเจน ใช้โพลล์ในกลุ่มของคุณเพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับกำหนดการจากทีม
  • เผยแพร่กำหนดการในกลุ่มของคุณ การทำเช่นนี้จะช่วยให้มีเวลาในการแสดงคำติชมและคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อในความคิดเห็น เพิ่มลิงก์ในคำเชิญปฏิทินไปยังข้อมูลอัพเดตหรือบริบทของโปรเจ็กต์ ซึ่งจะต้องตรวจสอบก่อนหรือในระหว่างการประชุม
  • เตรียมความพร้อมกับผู้นำเสนอ หากจำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้นำเสนอ หรือผู้นำการสนทนามีความพร้อมและความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมาย (รวมถึงข้อจำกัดด้านเวลา) สร้างการสนทนาใน Workplace Chat เพื่อเชื่อมต่อด้วยโดยตรง
  • อธิบายกับทีมให้ชัดเจนว่าทีมควรดูกำหนดการประชุมและเอกสารประกอบก่อนการประชุมและวางแผนที่จะเข้าร่วมการประชุมผ่านวิดีโอ การเป็นจุดสนใจของเพื่อนร่วมทีมและมองเห็นเพื่อนร่วมทีมเป็นกุญแจสำคัญในการเชื่อมต่อถึงกัน

ทำให้การประชุมสามารถเข้าถึงได้

  • แต่งตั้งคนจับเวลาและผู้จดบันทึก อย่าลืมหมุนเวียนบทบาทเหล่านี้เพื่อให้เกิดความยุติธรรม
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามองเห็นทุกคนได้ การมองเห็นผ่านกล้องและการสบตากับกล้องเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้เข้าร่วมจากทางไกล
  • เชิญชวนให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น การทำงานจากที่บ้านช่วยให้บางคนดูการประชุมแทนการเข้าร่วมได้ ใช้เวลาระหว่างการสนทนาเพื่อขอความคิดเห็นจากทีมทั้งหมด ไม่ใช่แค่ผู้เข้าร่วมที่ออกความเห็นมากที่สุดหรือมีความเกี่ยวข้องมากที่สุด ให้ความสำคัญกับสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดและระบุปัญหาตามต้องการ
  • เมื่อประชุมจากทางไกล การสนทนาฝั่งเดียวในโหมดปิดเสียงอาจทำให้การทำงานร่วมกันไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้ทีมมีสมาธิและมีส่วนร่วม และพิจารณาการใช้การสนทนาในกลุ่ม Workplace Chat แยกต่างหากเพื่อให้ผู้คนโพสต์ความคิดเห็นสำหรับติดตามความคืบหน้าในภายหลัง
  • บันทึกการดำเนินการและเจ้าของ สำรองเวลา 2-3 นาทีในตอนท้ายของการประชุมทุกครั้งเพื่อสรุปการประชุม ความรับผิดชอบและความเป็นเจ้าของที่เพิ่มขึ้นมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ทำงานจากทางไกล

ลงมือดำเนินการ

  • โพสต์โน้ตลงในกลุ่ม Workplace ของคุณ
  • หากคุณทำเป็นเอกสาร ระบบจะบันทึกลงในแท็บไฟล์ของคุณโดยอัตโนมัติ ตั้งชื่อเอกสารตามวันที่ประชุมเพื่อสร้างบันทึกการสนทนาที่กำลังใช้งานและช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
  • แท็กเฉพาะคนที่ต้องการในส่วนความคิดเห็นพร้อมรายการติดตามและขั้นตอนถัดไป

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมมีเป้าหมายและกำหนดการที่ชัดเจน รวมถึงกำหนดข้อมูลที่ต้องอ่านก่อนการประชุมไว้ล่วงหน้า

เครื่องมือที่เหมาะสมช่วยให้ทุกคนในองค์กรรู้สึกใกล้ชิดกันและได้รับข้อมูลที่ต้องการเพื่อให้รู้สึกเชื่อมต่อถึงกันได้ไม่ว่าจะทำงานที่ใด ดูแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอยู่ห่างไกลแต่ไม่ห่างกันที่ศูนย์รวมแหล่งข้อมูลการทำงานจากทางไกลของเรา

ย้อนกลับไปยังศูนย์รวมแหล่งข้อมูล

-----