คู่มือสำหรับผู้ใช้ใหม่บน Workplace

6 ขั้นตอนนี้เพื่อตั้งค่าและเริ่มทำงานด้วย Workplace


เพิ่งเริ่มใช้งาน Workplace และไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากส่วนไหนใช่หรือไม่ คุณมาถูกที่แล้ว
Workplace สามารถช่วยให้คุณทำงานร่วมกับทีมของคุณ รับทราบประกาศล่าสุดต่างๆ จากบริษัท ติดตามอัพเดตความคืบหน้าของงานจากทีมและแผนกอื่นๆ รวมทั้งเชื่อมต่อกับผู้คนทั่วทั้งบริษัทให้มากยิ่งขึ้น อาจจะฟังดูเหมือนยุ่งยาก แต่จริงๆ แล้ว Workplace ใช้งานง่ายมากๆ โดยคู่มือนี้จะอธิบายวิธีการต่างๆ ดังต่อไปนี้
  • เปิดใช้งานโปรไฟล์ของคุณ
  • ดาวน์โหลดแอพ Workplace และ Workplace Chat
  • ตั้งค่าโปรไฟล์ของคุณ
  • เข้าร่วม สร้าง และ เชื่อมต่อในกลุ่มต่างๆ
  • สื่อสารกับเพื่อนร่วมงานผ่านแชท
  • จัดการการแจ้งเตือนของคุณ
1. การเปิดใช้งานโปรไฟล์ของคุณ

1. การเปิดใช้งานโปรไฟล์ของคุณ

การเปิดใช้งานจากอีเมล
หากคุณมีอีเมลของบริษัท ให้ค้นหาอีเมลที่เชิญคุณเข้าร่วมใช้งาน Workplace คลิกที่ลิงก์และปฏิบัติตามคำแนะนำเพื่อเปิดใช้งานโปรไฟล์ของคุณ คุณสามารถดาวน์โหลดวิธีเปิดใช้งานโปรไฟล์ของคุณได้ที่นี่เช่นกัน
การเปิดใช้งานด้วยรหัสการเข้าถึง
หากคุณไม่มีอีเมลบริษัท นายจ้างของคุณอาจให้รหัสการเข้าถึงแก่คุณ ทำตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อเปิดใช้งานโปรไฟล์ของคุณ
  1. ไปที่เว็บไซต์ Workplace.com แล้วคลิก "เข้าสู่ระบบ" จากมุมขวาบน หากเข้าถึงด้วยมือถือ ให้เลือก "เข้าสู่ระบบ" จากเมนูด้านขวาบน
  2. เลือก "สร้างบัญชีด้วยรหัสการเข้าถึง"
  3. กรอกรหัสการเข้าถึงของคุณ
  4. ตั้งชื่อผู้ใช้และสร้างรหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกับที่คุณใช้ที่อื่น
  5. เข้าร่วมกลุ่มและติดตามเพื่อนร่วมงานของคุณ
องค์กรของคุณอาจมี Workplace ที่คุณสามารถเข้าร่วมได้มากกว่าหนึ่งที่ คุณจะมีโปรไฟล์ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับบัญชีเหล่านี้ และคุณจะต้องเปิดใช้งานแยกกัน
2. แอพมือถือ

2. แอพมือถือ

แอพ Workplace และ Workplace Chat บนมือถือทำให้การเชื่อมต่อกับทีมของคุณทั้งในและนอกออฟฟิศเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น ดาวน์โหลดแอพจาก App Store และ Play Store เพื่อให้ไม่พลาดการอัพเดตที่สำคัญต่างๆ
iOS:
Android:
3. โปรไฟล์ Workplace ของคุณ

3. โปรไฟล์ Workplace ของคุณ

การตั้งค่าโปรไฟล์ของคุณทำให้เพื่อนร่วมงานค้นหาผู้คนที่ต้องการปรึกษาได้อย่างถูกต้องเมื่อพวกเขามีคำถามสำคัญ เพิ่มรูปภาพที่เกี่ยวข้องกับอาชีพที่ทำเพื่อให้ผู้คนจดจำคุณได้ และเพิ่มความสามารถของคุณเพื่อเน้นย้ำทักษะต่างๆ ของคุณให้ผู้อื่นได้ทราบมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มคำอธิบายตัวเองสั้นๆ เพื่อให้เพื่อนร่วมงานรู้จักคุณมากยิ่งขึ้นได้เช่นกัน
นี่เป็นตัวอย่างลักษณะโปรไฟล์ของคุณ
A Workplace profile page shown on desktop4. กลุ่มบน Workplace

4. กลุ่มบน Workplace

กลุ่มถือเป็นองค์ประกอบสำคัญของ Workplace เพราะเป็นพื้นที่เพื่อการสื่อสารและร่วมงานกันที่จะช่วยให้คุณได้อัพเดตข้อมูลและเชื่อมต่ออยู่เสมอ รับชมวิดีโอด้านล่างเพื่อดูภาพรวมคร่าวๆ ของกลุ่มบน Workplace
ต้องการแชร์วิดีโอนี้ในโพสต์บน Workplace หรือไม่ คุณสามารถดาวน์โหลดได้ที่นี่
คุณอาจได้รับการเพิ่มเข้ากลุ่มบางกลุ่มแล้ว ลองดูกลุ่มบางส่วนได้ที่เมนู "หน้าหลัก" ของคุณที่นี่
Groups highlighted in side nav
ในการดูกลุ่มทั้งหมดที่คุณเป็นสมาชิก คุณสามารถไปที่เมนู "หน้าหลัก" แล้วคลิกที่ "ดูเพิ่มเติม" จากนั้นคลิกที่ "กลุ่ม"
การสร้างกลุ่ม
ใครๆ ก็สามารถสร้างกลุ่มบน Workplace ได้ แต่ก่อนที่จะเริ่ม ให้ลองค้นหาดูก่อนว่ามีกลุ่มดังกล่าวอยู่แล้วหรือไม่ หากมีแล้ว ให้กดเข้าร่วม หากยังไม่มี คุณสามารถสร้างใหม่ได้ สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อสร้างกลุ่มมีดังนี้
วัตถุประสงค์ของกลุ่ม:
กลุ่มบน Workplace มักจะสร้างขึ้นมาสำหรับ
  • การประกาศของบริษัท ในภูมิภาค และในบางสำนักงาน
  • การประกาศในแผนก เช่น การเปิดตัวสินค้าใหม่ แคมเปญด้านการตลาด การทำยอดขายได้ตามเป้า ฯลฯ
  • การร่วมงานกันของทีมและโปรเจ็กต์ต่างๆ
  • การสื่อสารแบบตัวต่อตัวระหว่างผู้จัดการและพนักงานใต้บังคับบัญชา
  • การสื่อสารกันทางสังคม เพื่อช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานที่มีความสนใจและประสบการณ์แบบเดียวกับคุณ
การตั้งค่าความเป็นส่วนตัว
การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของกลุ่มบน Workplace มีด้วยกัน 3 ประเภท ดังนี้
  1. กลุ่มเปิด: ทุกคนสามารถสามารถค้นหา เข้าร่วม และดูโพสต์ในกลุ่มเปิดได้
  2. กลุ่มปิด: ทุกคนสามารถค้นหากลุ่มปิด แต่มีเฉพาะสมาชิกเท่านั้นที่จะสามารถดูโพสต์ได้
  3. กลุ่มลับ: คุณจะต้องได้รับเชิญให้เข้าร่วมกลุ่มลับ ผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกจะไม่สามารถค้นหากลุ่มลับและจะไม่สามารถดูโพสต์ต่างๆ ได้
โปรดทราบว่าผู้ดูแลระบบขององค์กรจะสามารถดูกลุ่มทั้งหมด รวมถึงกลุ่มลับได้
ตารางนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจภาพรวมการทำงานของการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวที่เหมาะสำหรับกลุ่มแต่ละประเภท
Table with groups listed by purpose, privacy setting and examples of group names
มีคำถามเพิ่มเติมหรือไม่ ลองดูความเชี่ยวชาญด้านกลุ่ม 101 ซึ่งเป็นหลักสูตรที่ครอบคลุมเนื้อหาเกี่ยวกับกลุ่มบน Workplace อย่างละเอียด
การสื่อสารในกลุ่ม
การสื่อสารในกลุ่มจะเกิดขึ้นผ่านโพสต์ต่างๆ โพสต์จะช่วยจัดระเบียบการพูดคุยต่างๆ ผ่านความคิดเห็น ซึ่งค้นหาได้ง่ายในภายหลังเมื่อผ่านไปหลายวัน หลายสัปดาห์ หรือหลายเดือน รับชมวิดีโอด้านล่างเพื่อดูสรุปสั้นๆ ของโพสต์บน Workplace
ต้องการแชร์วิดีโอนี้ในโพสต์บน Workplace หรือไม่ คุณสามารถดาวน์โหลดได้ที่นี่
นี่เป็นเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่จะช่วยให้คุณสร้างโพสต์ที่น่าดึงดูดและทุกคนอยากอ่านได้:
  • ใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบโพสต์เพื่อแบ่งเนื้อหายาวๆ เป็นหัวข้อต่างๆ และเน้นข้อมูลที่สำคัญ
  • เพิ่มรูปภาพ วิดีโอ และไฟล์ไปยังโพสต์ของคุณ ผู้คนจะสามารถดูตัวอย่างไฟล์ได้ในโพสต์ของคุณ และหากคุณเพิ่มไฟล์เป็น PDF ผู้คนจะสามารถเพิ่มความคิดเห็นและคำติชมเป็นหมายเหตุได้อีกด้วย นอกจากนี้ ไฟล์ใดๆ ที่เพิ่มลงบนโพสต์ในกลุ่มจะถูกจัดเก็บอยู่ในแท็บไฟล์ของกลุ่ม เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นในภายหลัง
  • แท็กผู้คนเพื่อให้แสดงการแจ้งเตือน ซึ่งเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะแน่ใจได้ว่าผู้คนจะเห็นโพสต์ของคุณ
  • พยายามอย่าโพสต์หลังเวลาเลิกงาน ให้กำหนดเวลาโพสต์เพื่อเผยแพร่ในวันถัดไปแทน
  • หากโพสต์ของคุณยาวเกินไป ให้ลองสร้างเป็นโน้ต เมื่อใช้โน้ต คุณจะสามารถฝังรูปภาพและวิดีโอ อนุญาตให้ผู้คนในกลุ่มแก้ไข และเพิ่มรูปภาพหน้าปกเพื่อดึงความสนใจจากผู้คนได้
สำหรับเคล็ดลับและหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดเพิ่มเติมเพื่อช่วยให้คุณเชี่ยวชาญในศาสตร์การใช้โพสต์บน Workplace ให้ดูที่ทฤษฎีวิชาการโพสต์ขั้นสูง
5. Workplace Chat

5. Workplace Chat

ใน Workplace การสื่อสารแบบทางเดียวจะเกิดขึ้นผ่านโพสต์ต่างๆ โพสต์จะเหมาะสำหรับใช้งานเมื่อคุณไม่ต้องการการตอบกลับทันที และต้องการให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณแชร์จะสามารถค้นหาได้ง่ายดายภายหลัง สำหรับการสื่อสารแบบสองทาง คุณสามารถใช้ Workplace Chat ได้ แชทจะเหมาะสำหรับใช้งานเมื่อคุณต้องการคำตอบทันทีหรือเมื่อต้องการสนทนากับเพื่อนร่วมงานแบบเป็นกันเอง
คุณสามารถเริ่มแชทกับผู้อื่น ทั้งแบบตัวต่อตัวหรือแบบกลุ่ม และแชร์ไฟล์, รูปภาพ, วิดีโอ, GIF และอื่นๆ อีกมากมายได้ หรือไปที่ส่วนการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอคอลเพื่อช่วยให้ตัดสินใจอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น กลุ่มที่มีสมาชิกไม่เกิน 250 คนสามารถมีแชทส่วนตัวได้เช่นกัน เพื่อให้การเชื่อมต่อกับทีมนั้นง่ายดายยิ่งขึ้น รับชมวิดีโอด้านล่างเพื่อดูภาพรวมคร่าวๆ ของ Workplace Chat:
ต้องการแชร์วิดีโอนี้ในโพสต์บน Workplace หรือไม่ คุณสามารถดาวน์โหลดได้ที่นี่
การสนทนาแบบแชทมักจะเป็นไปอย่างรวดเร็ว นี่เป็นเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณติดตามข้อมูลที่สำคัญอยู่เสมอได้
ดูคู่มือนี้เพื่อรับกลเม็ดเคล็ดลับเกี่ยวกับการทำงานด้วย Workplace Chat เพิ่มเติม
6. จัดการการแจ้งเตือนของคุณ

6. จัดการการแจ้งเตือนของคุณ

เมื่อคุณใช้งาน Workplace มาระยะหนึ่ง คุณอาจจะได้เข้าร่วมกลุ่มต่างๆ จำนวนมาก และนั่นหมายถึงการแจ้งเตือนที่เพิ่มมากขึ้นด้วย เราทราบดีว่าการแจ้งเตือนบางเรื่องก็มีความสำคัญมาก Workplace จึงทำให้คุณสามารถปรับแต่งการตั้งค่าการแจ้งเตือนได้ง่าย เพื่อให้คุณไม่พลาดทุกความเคลื่อนไหวจากงานที่คุณต้องทำ รับชมวิดีโอนี้เพื่อดูภาพรวมคร่าวๆ ของเคล็ดลับต่างๆ ด้านล่างนี้
ต้องการแชร์วิดีโอนี้ในโพสต์บน Workplace หรือไม่ คุณสามารถดาวน์โหลดได้ที่นี่
ปรับแต่งการตั้งค่าการแจ้งเตือน
คลิกที่รูปโปรไฟล์แล้วเลือก "การตั้งค่า" จากนั้นคลิกที่ "การแจ้งเตือน" เพื่อแก้ไขวิธีรับการแจ้งเตือนของคุณ (ในแอพและ/หรืออีเมล) และเนื้อหาที่คุณต้องการให้แจ้งเตือน
Notification settings page
แก้ไขการแจ้งเตือนจากบางกลุ่ม
บางกลุ่ม เช่น กลุ่มทางสังคม อาจไม่ต้องการความสนใจมากเท่ากลุ่มทีมและกลุ่มโปรเจ็กต์ของคุณ การตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับกลุ่มจะเป็นแบบ "ไฮไลท์" โดยอัตโนมัติ แต่หากคุณต้องการปรับแต่งการตั้งค่าเหล่านี้ คุณสามารถทำได้ 2 วิธี ได้แก่
  1. จัดการจากหน้าของแต่ละกลุ่มโดยตรง โดยคลิกที่ปุ่ม "..." และเลือก "การแจ้งเตือน"
  2. หากต้องการจัดการครั้งละหลายรายการ ให้ไปที่หน้า "กลุ่ม" ในเมนู "หน้าหลัก" แล้วคลิก "จัดการกลุ่มครั้งละหลายรายการ"
Managing notifications from several groups at once in the Groups page
จัดลำดับกลุ่มที่มีความสำคัญสำหรับคุณมากที่สุด
การจัดลำดับความสำคัญของกลุ่มจะทำให้การแจ้งเตือนที่คุณได้รับจากกลุ่มนั้นปรากฏที่บนสุดของกล่องข้อความการแจ้งเตือน และโพสต์ใหม่ๆ จะปรากฏที่ด้านบนสุดของฟีดข่าวของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดลำดับความสำคัญของกลุ่มที่สำคัญที่สุดของคุณที่นี่
Priority groups pop up
กรองการแจ้งเตือนของคุณ
ลองเริ่มวันใหม่ของคุณด้วยการจำกัดการแจ้งเตือนของคุณให้เหลือเพียงแค่ "แท็กและการตอบกลับ" การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณจะไม่พลาดโพสต์ที่คุณได้รับการกล่าวถึง หรือคำถามหรือความคิดเห็นบนโพสต์หรือความคิดเห็นที่คุณได้โพสต์ไป จากนั้น ให้กลับไปที่ส่วน "ยังไม่ได้อ่าน" เพื่ออ่านโพสต์อื่นๆ ที่เหลือ
Notifiication filters pop up
ลองอ่านคู่มือนี้เพื่อเรียนรู้เคล็ดลับการจัดการการแจ้งเตือนบน Workplace ของคุณ
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

  • วิธีเรียนรู้เกี่ยวกับความช่วยเหลือบน Workplace และแหล่งความรู้ที่คุณสามารถใช้งานได้ ดูที่คู่มือนี้
  • ไปที่ Workplace Academy เพื่อค้นหาประสบการณ์การเรียนรู้แบบอินเตอร์แอคทีฟ เช่น การฝึกอบรมแบบถ่ายทอดสด การสาธิตผลิตภัณฑ์ หลักสูตรแบบเรียนรู้ด้วยตนเอง และอื่นๆ อีกมากมาย
  • ดูในส่วนวิธีการทำงานเพื่อค้นพบวิธีใหม่ๆ ในการใช้ Workplace ที่จะช่วยให้งานของคุณสำเร็จลุล่วง
  • เข้าร่วมชุมชน Workplace เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกจากองค์กรอื่นๆ ที่ใช้งาน Workplace