คู่มือสำหรับผู้จัดการบุคลากร

จัดการทีมของคุณได้ดีกว่าที่เคยด้วย Workplace


ในฐานะผู้จัดการบุคลากร คุณมีบทบาทสำคัญในการกำหนดบรรทัดฐานและนิสัยการทำงานที่ช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ซึ่งเป็นความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่เลยทีเดียว แต่เราก็พร้อมให้ความช่วยเหลือเสมอ
คุณสามารถใช้ Workplace เป็นศูนย์กลางการสื่อสารทั้งหมดของทีม และใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น รายการสิ่งที่ต้องทำ โพสต์ความสำเร็จ การเรียนรู้ และฟีเจอร์อื่นๆ เพื่อสร้างวัฒนธรรมของทีมที่แข็งแกร่งและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น คู่มือนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับเคล็ดลับและหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Workplace ที่ผู้จัดการบุคลากรทุกคนควรรู้ เพื่อให้คุณสามารถจัดการทีมของคุณได้ดียิ่งขึ้นกว่าที่เคย
กลุ่มทีมของคุณ

กลุ่มทีมของคุณ

สร้างศูนย์กลางเอาไว้ให้คุณและทีมติดต่อสื่อสารและอัพเดตสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ บน Workplace สถานที่นี้เรียกว่ากลุ่มทีม และการสร้างกลุ่มทีมนั้นทำได้ง่ายๆ วิธีสร้างกลุ่มทีมของคุณ
  1. ในแผงด้านซ้ายของฟีดข่าว ให้คลิก "สร้างกลุ่ม" ซึ่งคุณอาจต้องคลิกที่ "ดูเพิ่มเติม" ก่อน
  2. ใส่ชื่อกลุ่มและเลือกการตั้งค่าความเป็นส่วนตัว เราขอแนะนำให้สร้างกลุ่มทีมเป็นกลุ่มลับหรือกลุ่มปิด
  3. พิมพ์ชื่อสมาชิกในทีมของคุณทีละคนเพื่อเพิ่มลงในกลุ่มของคุณ
  4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานแชทไว้แล้ว
  5. คลิก "สร้างกลุ่ม"
กลุ่มทีมของคุณจะมาพร้อมกับแท็บ "ไฟล์" ซึ่งคุณจะสามารถค้นหาไฟล์ทุกไฟล์ที่แชร์ในกลุ่มของคุณได้ กลุ่มที่มีสมาชิกไม่เกิน 250 คนจะสามารถแชทกันได้ ซึ่งคุณสามารถใช้สำหรับการส่งข้อความด่วนหรือการโทรด้วยเสียงและวิดีโอคอล
คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่มได้โดยรับชมวิดีโอด้านล่าง
โพสต์
โพสต์เป็นวิธีหลักในการแชร์ข่าวสารอัพเดตและข้อมูลที่สำคัญกับทีมของคุณ เนื่องจากโพสต์จะช่วยจัดระเบียบการพูดคุยต่างๆ ไว้ในความคิดเห็น ซึ่งจะค้นหาได้ง่ายเมื่อผ่านไปหลายวัน หลายสัปดาห์ หรือหลายเดือน ทั้งหมดนี้ทำให้โพสต์บน Workplace เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแชร์ข้อมูลที่ทีมของคุณจะต้องใช้อ้างอิงอีกครั้งหรือตอบกลับในอนาคต
ใช้โพสต์เพื่อแชร์ข่าวสารอัพเดตกับทีมของคุณเป็นประจำและกระตุ้นให้สมาชิกในทีมทำเช่นเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ในช่วงต้นของแต่ละสัปดาห์ ให้ทุกคนในทีมแชร์โพสต์สรุปความสำเร็จของตนจากสัปดาห์ก่อน การจัดลำดับความสำคัญสำหรับสัปดาห์หน้า และปัญหาที่เผชิญ วิธีนี้จะช่วยให้คุณทราบถึงสิ่งที่ทุกคนกำลังทำอยู่ไปพร้อมๆ กับรายงานปัญหาหรือตัวบล็อกที่เป็นประโยชน์กับรายงานได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำเป็นตัวอย่างด้วยการโพสต์แบบเดียวกันนี้ด้วย
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์บางส่วนที่ควรคำนึงถึงเมื่อสื่อสารโดยใช้โพสต์บน Workplace
  • ปักหมุดโพสต์ที่มีแหล่งข้อมูลสำคัญของทีมไว้ที่ด้านบนสุดของกลุ่มเพื่อให้ค้นหาได้ง่าย
  • สร้างโพสต์รายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อติดตามงานที่จะทำให้เสร็จ คุณสามารถแท็กเพื่อนร่วมงานเพื่อกำหนดสิ่งที่ต้องทำให้กับพวกเขาได้ เพื่อนร่วมงานจะสามารถเลือกรายการสิ่งที่ต้องทำออกเมื่อดำเนินการเสร็จเรียบร้อย เพื่อให้สมาชิกในทีมทั้งหมดทราบสถานะที่เป็นปัจจุบัน
  • เมื่อคุณเพิ่ม PDF ลงในโพสต์ สมาชิกในกลุ่มจะสามารถเพิ่มความคิดเห็นและคำติชมเป็นคำอธิบายประกอบได้
  • แท็กผู้คนเพื่อให้แสดงการแจ้งเตือน ซึ่งเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะแน่ใจได้ว่าผู้คนจะเห็นโพสต์ของคุณ
  • พยายามอย่าโพสต์หลังเวลาเลิกงาน ให้กำหนดเวลาโพสต์เพื่อเผยแพร่ในวันถัดไปแทน
  • ลองสร้างโน้ตเมื่อต้องแชร์หรือบันทึกข้อมูลจำนวนมาก เมื่อใช้โน้ต คุณจะสามารถฝังรูปภาพและวิดีโอ อนุญาตให้ผู้คนในกลุ่มแก้ไข และเพิ่มรูปภาพหน้าปกเพื่อดึงความสนใจจากผู้คนได้
  • หากผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณเป็นคนที่ทำงานเป็นกะ พวกเขาสามารถใช้โพสต์บน Workplace เพื่อขอให้ผู้อื่นเข้ากะแทนตนได้ โปรดทราบว่าผู้ดูแล Workplace ต้องเปิดใช้งานการแลกกะก่อน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแลกกะได้ในศูนย์ช่วยเหลือ
สำหรับเคล็ดลับและหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดเพิ่มเติมที่จะช่วยให้คุณฝึกความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับศิลปะของโพสต์บน Workplace โปรดดูที่ทฤษฎีวิชาการโพสต์ขั้นพื้นฐาน
แชท
แชทจะเหมาะสำหรับใช้งานเมื่อคุณต้องการคำตอบทันทีหรือเมื่อต้องการสนทนากับทีมแบบเป็นกันเอง คุณสามารถเริ่มแชทกับผู้อื่น ทั้งแบบตัวต่อตัวหรือแบบกลุ่ม และแชร์ไฟล์, รูปภาพ, วิดีโอ, GIF และอื่นๆ อีกมากมายได้ หรือไปที่ส่วนการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอคอลเพื่อช่วยให้ตัดสินใจอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น รับชมวิดีโอด้านล่างเพื่อดูภาพรวมสั้นๆ ของสิ่งที่แชทสามารถทำได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณเข้าใจว่าเมื่อใดควรใช้แชทและเมื่อใดควรใช้โพสต์ หากคุณสังเกตเห็นคนใช้แชทเพื่อแชร์แหล่งข้อมูลสำคัญ แนะนำให้พวกเขาแชร์โพสต์แทน
เคล็ดลับและลูกเล่นของ Workplace Chat มีดังนี้
วางแผน จัด และทำเอกสารการประชุม

วางแผน จัด และทำเอกสารการประชุมสำหรับทีม

การประชุมเป็นองค์ประกอบสำคัญของการทำงานร่วมกันในทีม คุณสามารถจัดการการประชุมได้บน Workplace โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้
1. สร้างงานกิจกรรมสำหรับการประชุมที่กำลังจะจัดขึ้น
สร้างงานกิจกรรมจากกลุ่มทีมของคุณและเชิญสมาชิกในทีมให้เข้าร่วม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเปิดใช้งานคำเชิญในปฏิทินเพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถบล็อกเวลานั้นในเครื่องมือปฏิทินของตน โดยคุณจะสามารถติดตามการตอบกลับคำเชิญจาก Workplace ได้
2. จัดเตรียมกำหนดการ
ใช้โพลล์เพื่อกำหนดหัวข้อสำหรับการสนทนาระหว่างการประชุม สมาชิกในทีมจะสามารถโหวตหัวข้อต่างๆ รวมทั้งสามารถเพิ่มหัวข้อของตนเองลงในโพลล์ได้
3. ใช้วิดีโอคอลหรือวิดีโอถ่ายทอดสดสำหรับการประชุมของคุณ
คุณสามารถเริ่มวิดีโอคอลหรือการโทรด้วยเสียงจากกลุ่มหรือแชทแบบตัวต่อตัวได้โดยคลิกไอคอนที่มุมขวาบนของหน้าจอ
หากต้องการบันทึกการประชุม ให้ลองถ่ายทอดสดกับผู้จัดคนอื่นๆ วิดีโอถ่ายทอดสดจะแพร่ภาพการประชุมไปยังกลุ่มทีมของคุณในแบบเรียลไทม์ เมื่อการแพร่ภาพสิ้นสุดลง บันทึกการประชุมจะโพสต์ไปยังกลุ่มโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ผู้คนในโซนเวลาอื่นและคนอื่นๆ ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมสามารถกลับมาดูได้ในภายหลัง
4. แชร์โน้ตและรายการสิ่งที่ต้องทำ
หลังเสร็จสิ้นการประชุมทีม อย่าลืมโพสต์โน้ตการประชุมและขั้นตอนต่อไปในกลุ่มทีมของคุณด้วย คุณสามารถเพิ่มโน้ตเป็นข้อความลงในโพสต์ของคุณ และใช้รายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อบันทึกเกี่ยวกับงานที่ต้องทำได้ @กล่าวถึงบุคคลในรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บุคคลดังกล่าวได้รับการแจ้งเตือน โดยพวกเขาจะสามารถติ๊กรายการสิ่งที่ต้องทำออกเมื่องานเสร็จสิ้นแล้วได้
จัดการความสัมพันธ์แบบตัวต่อตัว

จัดการความสัมพันธ์แบบตัวต่อตัว

สร้างกลุ่มลับแบบตัวต่อตัวกับผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณ คุณจะใช้กลุ่มเหล่านี้เพื่อแชร์ข้อมูลอัพเดตระหว่างคนในทีม ให้และขอความเห็น จัดการประสิทธิภาพการทำงาน มอบหมายงาน ถามคำถาม และอื่นๆ อีกมากมาย
กลุ่มลับแบบตัวต่อตัวช่วยให้คุณสามารถโต้ตอบกับผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคนได้เป็นการส่วนตัว รวมถึงให้ข้อเสนอแนะและคำแนะนำเป็นรายบุคคลซึ่งอาจไม่เกี่ยวข้องหรือไม่เหมาะสมที่จะแบ่งปันกับคนทั้งทีม
แชร์ผลงานของทีม

แชร์ผลงานของทีม

แชร์ความทุ่มเทในการทำงานของทีมคุณกับทั้งองค์กรด้วยกลุ่มข้ามแผนก กลุ่มต่างๆ เช่น "การทำยอดขายได้ตามเป้า", "การประกาศสำหรับแผนกการตลาด" และ "ข้อมูลเกี่ยวกับการสนับสนุนที่ควรทราบ" เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับความสำเร็จของทีมคุณและรวบรวมความเห็นอันมีค่า วิธีสร้างกลุ่มมีดังนี้
  1. ในแผงด้านซ้ายของฟีดข่าว ให้คลิก "สร้างกลุ่ม" ซึ่งคุณอาจต้องคลิกที่ "ดูเพิ่มเติม" ก่อน
  2. ตั้งชื่อกลุ่มของคุณให้กระชับและชัดเจนที่สามารถบอกได้ทันทีว่ากลุ่มนี้มีไว้ทำอะไร
  3. ตั้งค่ากลุ่มเป็นแบบเปิดเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าร่วมและดูโพสต์ได้
  4. ปิดใช้งานแชท เนื่องจากกลุ่มข้ามแผนกมักจะมีสมาชิกจำนวนมากและแชทอาจมีความวุ่นวาย
  5. เชิญสมาชิกทีละคนหรือตั้งค่ากฎเพื่อรับสมาชิกกลุ่มอัตโนมัติ
  6. ใส่คำอธิบายให้กลุ่มของคุณ โดยสรุปว่าคุณจะใช้งานกลุ่มอย่างไร และคุณต้องการให้คนอื่นแชร์ความเห็นและถามคำถามเป็นโพสต์หรือไม่
กระตุ้นให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณโพสต์ในกลุ่มเมื่อมีงานที่ต้องการแชร์ คุณสามารถ @กล่าวถึงผู้คนในความคิดเห็นได้ หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าคนเหล่านั้นจะได้รับการแจ้งเตือน
จัดระเบียบแหล่งข้อมูลสำคัญและหลักปฏิบัติที่ดีที่สุด

จัดระเบียบแหล่งข้อมูลสำคัญและหลักปฏิบัติที่ดีที่สุด

กลุ่มทีมของคุณยังมาพร้อมกับแท็บ "การเรียนรู้" อีกด้วย โดยคุณสามารถใช้แท็บนี้เพื่อจัดระเบียบโพสต์ที่สำคัญลงใน "คู่มือการเรียนรู้" ได้ คู่มือการเรียนรู้นั้นสามารถใช้สำหรับการฝึกอบรมสมาชิกใหม่หรือฝึกอบรมและยกระดับทักษะของคนในทีมได้อย่างยอดเยี่ยม และคุณยังสามารถสร้างแบบทดสอบสั้นๆ เพื่อทดสอบความเข้าใจของผู้คน และติดตามคู่มือที่เรียนรู้สำเร็จได้ เรียนรู้เพิ่มเติมด้วยการรับชมวิดีโอด้านล่าง
ชมเชยทีมของคุณ

ชมเชยทีมของคุณ

สิ่งสำคัญคือต้องแสดงให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณรู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับการทำงานหนักและการอุทิศตนของพวกเขา การชมเชยสามารถช่วยคุณกำหนดวัฒนธรรมของทีม สร้างแรงจูงใจในการทำงาน และสร้างขวัญกำลังใจได้ การที่คุณชมเชยพนักงานอย่างเปิดเผยกับทั้งองค์กรจะช่วยเพิ่มการมองเห็นให้กับสมาชิกในทีมและช่วยให้คุณป่าวประกาศความสำเร็จของทีมได้
เมื่อคุณบรรลุเป้าหมายสำคัญแล้ว ให้ลองสร้างโพสต์ความสำเร็จทั้งในกลุ่มทีมและกลุ่มข้ามแผนก โดยคุณสามารถเลือก GIF และรูปภาพต่างๆ ที่มีให้หรือจะอัพโหลดเองก็ได้ คุณยังสามารถแท็กสมาชิกในทีมเพื่อให้สมาชิกได้รับการแจ้งเตือน และเพื่อให้คนอื่นๆ สามารถดูได้ว่าใครมีส่วนร่วมในความพยายามบ้าง
และยังสามารถชมเชยสมาชิกในทีมเป็นรายบุคคลได้โดยใช้ปุ่ม "ส่งคำขอบคุณ" บนโปรไฟล์ของคนในทีมได้อีกด้วย วิธีนี้ถือเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารที่รวดเร็วแต่ได้ผลดี และหากคุณกำลังจะขอบคุณคนในทีมอื่น คุณก็สามารถเปิดปุ่มเพื่อแจ้งผู้จัดการของทีมนั้นได้ด้วย
ให้ความสำคัญกับความสมดุลและสุขภาวะ

ให้ความสำคัญกับความสมดุลและสุขภาวะ

ช่วยทีมของคุณกำหนดขอบเขตเวลาทำงานด้วยเครื่องมืออย่างโหมด "ห้ามรบกวน" และ "สถานะ"
โหมดห้ามรบกวนช่วยให้คุณปิดเสียงการแจ้งเตือนในช่วงเวลาที่ต้องใช้สมาธิหรือหลังเลิกงาน คุณสามารถเปิดใช้งานโหมดห้ามรบกวนได้ตามต้องการหรือตั้งเวลาให้เปิดโดยอัตโนมัติก็ได้ เมื่อคุณเปิดใช้งานโหมดห้ามรบกวน จะมีรูปพระจันทร์เสี้ยวปรากฏขึ้นข้างรูปโปรไฟล์ของคุณ และเพื่อนร่วมงานที่ส่งข้อความถึงคุณผ่าน Workplace Chat จะได้รับข้อความอัตโนมัติเพื่อแจ้งให้ทราบว่าคุณเปิดโหมดห้ามรบกวนไว้และไม่ได้รับการแจ้งเตือนจากข้อความของพวกเขา
คุณสามารถตั้งสถานะใน Workplace เพื่อให้เพื่อนร่วมงานทราบเมื่อคุณลาป่วย กำลังเดินทาง กำลังทำงานจากที่บ้าน หรืออื่นๆ ได้ โดยสถานะของคุณจะแสดงอยู่บนโปรไฟล์ Workplace และบน Workplace Chat ของคุณ
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์