คู่มือเปิดใช้งานฉบับย่อ

คู่มือการใช้งาน Workplace อย่างรวดเร็วสำหรับผู้ดูแล

คุณเข้ามาที่หน้านี้เพราะคุณตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนโฉมวิธีการเชื่อมต่อ สื่อสาร และร่วมงานขององค์กรของคุณด้วยการใช้ Workplace น่าตื่นเต้นเสียเหลือเกิน และเราเองก็อยากจะช่วยคุณเริ่มต้นเต็มทีแล้ว

การเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานขององค์กรของคุณเป็นโปรเจ็กต์ที่ใหญ่โต แต่เราก็พร้อมช่วยเหลือคุณเสมอ คู่มือเปิดใช้งานฉบับย่อนี้ได้รับการจัดทำขึ้นโดยอ้างอิงจากการปรับใช้ Workplace ที่ประสบความสำเร็จนับหลายพันครั้ง ใช้คู่มือนี้เพื่อวางแผนและดำเนินการเปิดใช้งาน Workplace อย่างรวดเร็ว

คู่มือนี้จะอธิบายขั้นตอนการดำเนินการต่อไปนี้

  1. สิ่งที่ต้องทำก่อนเริ่มต้นใช้งาน
  2. การตั้งค่าเชิงเทคนิคของ Workplace
  3. การสรรหาและการฝึกอบรมผู้สนับสนุนของคุณ
  4. การสร้างโครงสร้างกลุ่ม
  5. การทำให้ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายบุคคลมีส่วนรวม
  6. การสื่อสารเพื่อการเปิดใช้งาน Workplace ของคุณ

เรียนรู้เกี่ยวกับบทบาทของผู้ดูแล Workplace และฟีเจอร์ต่างๆ รวมถึงฟังก์ชันการทำงานที่จะช่วยให้คุณจัดการ Workplace ได้ในการฝึกอบรมหัวข้อความรู้พื้นฐานสำหรับผู้ดูแล Workplace แบบถ่ายทอดสด คุณจะได้รับการฝึกอบรมการปฏิบัติงานแบบอินเทอร์แอคทีฟและการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญโดยตรง เพื่อช่วยคุณตั้งค่าและจัดการ Workplace

ก่อนเริ่มต้นใช้งาน

ก่อนเริ่มต้นใช้งาน

ทำให้ผู้บริหารสนับสนุนและเข้าร่วมกับ Workplace

ทำให้เหล่าผู้บริหารของคุณเข้าใจตรงกันว่าทำไมการนำ Workplace ไปใช้จะส่งเสริมเป้าหมายขององค์กร ผลักดันให้พวกเขาเป็นแบบอย่างพฤติกรรมที่คุณต้องการจะเห็นบน Workplace โดยอิงจากเป้าหมายดังกล่าว ยกตัวอย่างเช่น หากเหล่าผู้นำต้องการรับฟังคำติชมจากบุคลากรหน้างานและต้องรับมือกับลูกค้า พวกเขาควรเข้าหาพนักงานเหล่านั้นโดยตรงบน Workplace ผ่านโพลล์และการถามตอบแบบถ่ายทอดสด

สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดปัจจัยขับเคลื่อนธุรกิจ และคุณค่าที่ Workplace จะนำมาสู่องค์กรของคุณ โปรดดูเวิร์คช็อปการประเมินคุณค่า

สร้างทีมโปรเจ็กต์ Workplace

คุณต้องสร้างทีมโปรเจ็กต์ Workplace ขึ้นมาเพื่อเริ่มต้นวางแผนการเปิดใช้งานของคุณ ทีมโปรเจ็กต์ Workplace มักจะประกอบไปด้วยสมาชิกดังนี้

  1. ผู้สนับสนุนฝ่ายบริหาร: เพื่อกระตุ้นการสนับสนุนและการกำกับดูแลจากตำแหน่งสูงสุดขององค์กร
  2. ผู้จัดการโปรเจ็กต์: เพื่อจัดการโปรเจ็กต์และประสานงานข้อมูลในช่วงการนำแพลตฟอร์มมาใช้
  3. ฝ่ายข้อมูล IT/HR: เพื่อนำพนักงานทุกคนเข้ามาใช้งานแพลตฟอร์ม และประสานการทำงานกับผู้ให้บริการข้อมูลระบุตัวตน/SSO ในกรณีที่มีในองค์กร
  4. ฝ่ายข้อมูลการสื่อสารภายใน: เพื่อนำไปสู่การวางแผนและลงมือทำกลยุทธ์การสื่อสารภายใน
  5. แชมป์เปี้ยน Workplace: เพื่อกำหนดเนื้อหาของ Workplace สำหรับการเปิดใช้งาน และเป็นผู้สนับสนุนแพลตฟอร์ม เราจะอธิบายเรื่องแชมป์เปี้ยน Workplace แบบลงรายละเอียดยิ่งขึ้นหลังจากนี้
1. การตั้งค่าเชิงเทคนิคของ Workplace

1. การตั้งค่าเชิงเทคนิคของ Workplace

คุณอาจต้องขอความช่วยเหลือจากทีมไอทีของบริษัทเพื่อตั้งค่า Workplace และเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการเปิดใช้งาน แจ้งให้ทีมไอทีปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้ในการกำหนดค่า Workplace สำหรับองค์กรของคุณ

เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ผสานการทำงาน Workplace กับเครื่องมือการทำงานอื่นๆ ที่องค์กรของคุณใช้อยู่แล้วก่อนเปิดใช้งานแพลตฟอร์ม การผสานการแชร์เนื้อหาและไฟล์เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เพราะจะทำให้การแชร์และการทำงานร่วมกันบนไฟล์ต่างๆ ใน Workplace เป็นเรื่องง่าย ดูการผสานการทำงานที่สามารถดำเนินการได้ในไดเรกทอรีการผสานการทำงาน

2. แชมป์เปี้ยน Workplace

2. แชมป์เปี้ยน Workplace

เลือกพนักงานกลุ่มเล็กๆ ที่มีความหลากหลายในองค์กรและขอความช่วยเหลือจากพวกเขาในการสร้างกลุ่ม ผลักดันการปรับใช้ และให้ความรู้กับพนักงานคนอื่นๆ ในองค์กรเกี่ยวกับการใช้ Workplace

การเลือกแชมป์เปี้ยน

เลือกแชมป์เปี้ยนประมาณ 5 คนต่อพนักงานในบริษัท 100 คน แชมป์เปี้ยนควรได้รับการคัดเลือกจากอิทธิพลที่บุคคลนั้นมีต่อพนักงานคนอื่นๆ และพฤติกรรมการปรับใช้ตั้งแต่เริ่มแรก ผู้จัดการฝ่ายบุคคลสามารถเป็นแชมป์เปี้ยนที่ดี เนื่องจากพวกเขามีอิทธิพลต่อพฤติกรรมการทำงานภายในทีม

องค์กรที่มีบุคลากรหน้างานควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดการบุคลากรหน้างานได้รับหน้าที่แชมป์เปี้ยนตั้งแต่ช่วงต้นของการเปิดใช้งาน เพราะพวกเขาเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างแรงกระตุ้นให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาและนำผู้คนเข้าสู่ขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน นอกจากนี้ พวกเขายังมีบทบาทสำคัญในการให้ความช่วยเหลือผู้คน ในกรณีที่ผู้คนต้องการความช่วยเหลือในการเข้าใช้งานบัญชีหรือเรียนรู้วิธีใช้งาน Workplace

การเตรียมความพร้อมให้กับแชมป์เปี้ยน

  • ใช้เทมเพลตอีเมลในแผนการสื่อสารฉบับย่อ (ขั้นตอนที่ 4) เพื่อแจ้งให้แชมป์เปี้ยนของคุณทราบถึงบทบาทของตนในการเปิดใช้งาน
  • แนะนำให้พนักงานเหล่านี้อ่านแพ็คเกจสำหรับผู้เริ่มต้นในบทบาทแชมป์เปี้ยนเพื่อเรียนรู้วิธีใช้งาน Workplace
  • ให้สิทธิ์แชมป์เปี้ยนในการเข้าถึงก่อนโดยการเชิญให้เข้าร่วม Workplace
  • สร้างกลุ่ม Workplace แบบลับที่มีชื่อว่า “แชมป์เปี้ยน Workplace” และเพิ่มพนักงานที่ได้รับคัดเลือกเข้ากลุ่ม กลุ่มนี้มีไว้เพื่อให้คุณใช้สื่อสารกับแชมป์เปี้ยนก่อน ระหว่าง และหลังการเปิดใช้งาน

3. สร้างกลุ่ม

3. สร้างกลุ่ม

สร้างกลุ่มหลักหลายๆ กลุ่ม และกำหนดสมาชิกเข้าในกลุ่มเหล่านั้นก่อนเชิญคนในองค์กรของคุณให้เข้าร่วม Workplace คุณมี 2 หัวข้อที่ต้องพิจารณาเมื่อสร้างกลุ่ม ได้แก่

  • ความเป็นส่วนตัว: ผู้คนสามารถเข้าร่วมกลุ่มของคุณด้วยวิธีใดและใครสามารถเห็นโพสต์ได้บ้าง
  • สิทธิ์การอนุญาตการโพสต์: ใครสามารถโพสต์ในกลุ่มได้บ้าง

ความเป็นส่วนตัว

  • กลุ่มเปิด: ทุกคนสามารถเข้าร่วมและมองเห็นสมาชิกและโพสต์
  • กลุ่มปิด: ทุกคนสามารถส่งคำขอเพื่อเข้าร่วม และมีเพียงสมาชิกเท่านั้นที่สามารถมองเห็นโพสต์
  • กลุ่มลับ: ผู้คนต้องได้รับคำเชิญจึงจะสามารถเข้าร่วมกลุ่มและมองเห็นโพสต์ได้ กลุ่มลับจะไม่ปรากฏในการค้นหา เฉพาะสมาชิกและผู้ดูแลเท่านั้นที่สามารถเห็นได้

สิทธิ์การอนุญาตการโพสต์

  • ทุกคนสามารถโพสต์ได้
  • โพสต์ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแล
  • เฉพาะผู้ดูแลเท่านั้นที่สามารถโพสต์ได้

คุณจะต้องใช้กลุ่มผู้ใช้เพื่อกำหนดสมาชิกให้กับกลุ่มตามหลักเกณฑ์ เช่น แผนก ตำแหน่งงาน ตำแหน่งที่ตั้ง และอื่นๆ เรียนรู้วิธีสร้างกลุ่มผู้ใช้ได้ในศูนย์ช่วยเหลือ Workplace

กลุ่มหลักนั้นสามารถสร้างขึ้นโดยอิงตามการสื่อสาร 2 รูปแบบด้วยกัน ได้แก่

1. การสื่อสารในบริษัท

กลุ่มการประกาศและกลุ่มการพูดคุยสำหรับทั้งบริษัทอาจทำให้การสื่อสารของคุณคล่องตัวยิ่งขึ้น และช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นตั้งแต่สำนักงานใหญ่ไปจนถึงบุคลากรหน้างาน

  • สร้างกลุ่มเปิดชื่อว่า "การประกาศจาก [ชื่อบริษัท]"
  • สร้างกลุ่มเปิดสำหรับประกาศข่าวสารในระดับภูมิภาค เช่น "การประกาศใน [ตำแหน่งที่ตั้ง]"
    • เพิ่มผู้ดูแลคนอื่นให้จัดการกลุ่มเมื่อคุณไม่อยู่
    • ตั้งค่าสิทธิ์การอนุญาตการโพสต์ให้เฉพาะผู้ดูแลเท่านั้น
    • ใช้กลุ่มผู้ใช้ (ที่ซิงค์กับโปรไฟล์ Workplace) เพื่อกำหนดสมาชิกให้กับกลุ่มตามตำแหน่งที่ตั้ง
    • ใช้กลุ่มนี้เพื่อแชร์ข่าวสารและอัพเดตประจำภูมิภาค
  • สร้างกลุ่มการพูดคุยแบบเปิดสำหรับทุกคนในบริษัท และกลุ่มการพูดคุยเฉพาะภูมิภาค เช่น "การพูดคุยใน [ชื่อบริษัท]" และ "การพูดคุยใน [ตำแหน่งที่ตั้งของสำนักงาน]"
    • เพิ่มผู้ดูแลคนอื่นให้จัดการกลุ่มเมื่อคุณไม่อยู่
    • มอบสิทธิ์การอนุญาตการโพสต์ให้ทุกคนสามารถโพสต์ได้ หรือต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแล
    • กำหนดให้กลุ่มการพูดคุยสำหรับทุกคนในบริษัทเป็นกลุ่มเริ่มต้น ใช้กลุ่มผู้ใช้ (ที่ซิงค์กับโปรไฟล์ Workplace) เพื่อกำหนดสมาชิกให้กับกลุ่มประจำภูมิภาคตามตำแหน่งที่ตั้ง
    • กระตุ้นให้พนักงานร่วมแบ่งปันคำถามและเริ่มการพูดคุยเกี่ยวกับงานในกลุ่มนี้
  • เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: สร้างกลุ่มทางสังคมแบบเปิดเพื่อชื่นชมผลงานและประสิทธิภาพการทำงานของคนในองค์กร กลุ่มนี้จะเป็นพื้นที่ที่ให้ทุกคนในบริษัทกล่าวชื่นชมเพื่อนร่วมงาน
    • มอบสิทธิ์การอนุญาตการโพสต์ให้กับทุกคน

2. การทำงานร่วมกันของทีม

นี่คือจุดที่งานในแต่ละวันของทุกคนจะเสร็จลุล่วง พนักงานจะใช้กลุ่มของทีมและกลุ่มประจำแผนกเพื่อแชร์อัพเดตเกี่ยวกับงาน ทำงานกับไฟล์ร่วมกัน สื่อสารผ่านข้อความ เสียง และวิดีโอแชท และอื่นๆ อีกมากมาย

  • สร้างกลุ่มปิดสำหรับทีมและแผนกในองค์กรของคุณ และตั้งให้ผู้จัดการเป็นผู้ดูแล
  • มอบสิทธิ์การอนุญาตการโพสต์ให้กับทุกคน
  • แนะนำให้ผู้สนับสนุนสร้างกลุ่มปิดสำหรับแต่ละโปรเจ็กต์ ตลอดจนสร้างกลุ่มลับสำหรับการสื่อสารกับผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชา

หากไม่แน่ใจว่ากลุ่มไหนที่เหมาะกับคุณ ลองเข้าร่วมการฝึกอบรมแบบถ่ายทอดสดในหัวข้อ “วิธีทำงานใน Workplace” เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับกรณีการใช้งาน Workplace และวิธีการนำมาใช้กับบริษัทของคุณ คำถามทุกข้อของคุณจะได้รับคำตอบผ่านการฝึกอบรมการปฏิบัติงานแบบอินเทอร์แอคทีฟและการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญ

4. ทำให้ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายบุคคลมีส่วนร่วม

4. ทำให้ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายบุคคลมีส่วนร่วม

ผู้บริหารจะใช้ Workplace เพื่อแชร์อัพเดต แจ้งข้อมูลข่าวสารแก่พนักงาน และสื่อสารกับทั้งองค์กร สอบถามเพื่อความแน่ใจว่าผู้บริหารทราบวิธีใช้ Workplace และประโยชน์ที่ผู้บริหารและบริษัทจะได้รับจากการใช้งาน

นี่คือแหล่งข้อมูลบางส่วนที่คุณสามารถแชร์กับผู้บริหารของคุณได้

แนะนำให้ผู้จัดการฝ่ายบุคคลมีส่วนร่วมกับการเปิดใช้งาน Workplace ตั้งแต่เริ่มแรก ยิ่งผู้จัดการฝ่ายบุคคลรู้จัก Workplace ดีเท่าไหร่ ทีมก็จะยิ่งได้ประโยชน์จากใช้เครื่องมือมากขึ้นเท่านั้น นี่คือแหล่งข้อมูลบางส่วนที่คุณสามารถแชร์กับผู้จัดการฝ่ายบุคคลได้

5. การสื่อสารเกี่ยวกับการเปิดใช้งาน

5. การสื่อสารเกี่ยวกับการเปิดใช้งาน

สร้างความตื่นเต้นในการเปิดใช้งานให้พนักงานด้วยการสื่อสารที่เน้นถึงประโยชน์ที่จะได้รับจาก Workplace ในการทำงานแต่ละวัน ใช้เทมเพลตแผนการสื่อสารนี้เพื่อโปรโมท Workplace และเพื่อทำให้พนักงานเริ่มเปิดใช้อย่างรวดเร็ว

6. ส่งคำเชิญ

ขั้นตอนที่ 6: ส่งคำเชิญ

เมื่อคุณตั้งค่ากลุ่มและแจ้งข่าวสารเกี่ยวกับการเปิดใช้งานกับทีมเรียบร้อยแล้ว คุณก็พร้อมที่จะส่งคำเชิญแล้ว ใช้การสื่อสารที่ระบุไว้ในแผนการสื่อสารฉบับย่อเกี่ยวกับการเปิดใช้งานเพื่อแชร์ข้อมูลการเปิดใช้งานโปรไฟล์และเพื่อกระตุ้นให้พนักงานเข้าร่วมและมีส่วนร่วมบน Workplace หลังวันเปิดใช้งานต่อไป

เน้นย้ำให้พนักงานทราบว่ามีความช่วยเหลือและแหล่งข้อมูลให้ความรู้มากมายที่สามารถเข้าถึงได้ แชร์ลิงก์เนื้อหาการเริ่มต้นใช้งาน Workplace เพื่อช่วยให้พนักงานเรียนรู้การใช้งาน Workplace ได้แก่

  • หลักสูตรสำหรับผู้ใช้ใหม่: หลักสูตรการเรียนรู้ด้วยตนเองนี้มีทุกอย่างที่พนักงานของคุณจำเป็นต้องรู้เพื่อเริ่มต้นทำงานบน Workplace
  • คู่มือสำหรับผู้ใช้ใหม่: คำแนะนำการเริ่มต้นใช้งาน Workplace ง่ายๆ ภายใน 7 ขั้นตอน
  • คู่มือสำหรับผู้ดูแลกลุ่ม: ใครก็ตามที่สร้างกลุ่มใน Workplace จะเป็นผู้ดูแลกลุ่ม เรียนรู้เกี่ยวกับบทบาทของผู้ดูแลกลุ่มและฟีเจอร์ต่างๆ รวมถึงฟังก์ชั่นการทำงานที่จะช่วยคุณในการจัดการกลุ่มบน Workplace
  • การจัดการการแจ้งเตือน: เรียนรู้วิธีลดการแจ้งเตือนรบกวนเพื่อให้คุณไม่พลาดข้อมูลจากการแจ้งเตือนที่สำคัญ

คู่มือที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติม

แหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติม

เมื่อเปิดใช้งาน Workplace แล้ว อย่าลืมดูแหล่งข้อมูลอื่นๆ อีกมากมายที่จะช่วยคุณวัดผลความสำเร็จในการเปิดใช้งาน เรียนรู้แผงควบคุมสำหรับผู้ดูแลบน Workplace ให้เข้าใจ และกระตุ้นการใช้งานและการมีส่วนร่วมหลังเปิดใช้งาน

การฝึกอบรมที่เปิดให้เรียนรู้

การฝึกอบรมแบบถ่ายทอดสด

วิธีการเปิดใช้งาน Workplace

เรียนรู้วิธีการเปิดใช้งาน Workplace ด้วยคำแนะนำและการสนับสนุนโดยตรงจากผู้เชี่ยวชาญของ Workplace

การฝึกอบรมแบบถ่ายทอดสด

วิธีทำงานบน Workplace

เรียนรู้วิธีตั้งค่าโครงสร้างของกลุ่มให้สามารถรองรับความต้องการขององค์กรของคุณ และช่วยให้คุณทำงานสำเร็จลุล่วง

การฝึกอบรมแบบถ่ายทอดสด

ข้อมูลพื้นฐานสำหรับผู้ดูแล Workplace

เรียนรู้วิธีตั้งค่าและจัดการชุมชนบน Workplace ของคุณจากแผงควบคุมสำหรับผู้ดูแล Workplace