คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อ

คู่มือนี้จะสรุปขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้คุณเปิดใช้งาน Workplace สำหรับผู้คนจำนวนสูงสุดถึง 500 คนได้สำเร็จ


คุณเข้ามาที่หน้านี้เพราะคุณตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนโฉมวิธีการเชื่อมต่อ สื่อสาร และร่วมงานขององค์กรของคุณด้วยการใช้ Workplace น่าตื่นเต้นเสียเหลือเกิน และเราเองก็อยากจะช่วยคุณเริ่มต้นเต็มทีแล้ว
การเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานขององค์กรของคุณเป็นโปรเจ็กต์ที่ใหญ่โต แต่เราก็พร้อมช่วยเหลือคุณเสมอ คู่มือเปิดใช้งานฉบับย่อนี้ได้รับการจัดทำขึ้นโดยอ้างอิงจากการปรับใช้ Workplace ที่ประสบความสำเร็จนับหลายพันครั้ง ใช้คู่มือนี้เพื่อวางแผนและดำเนินการเปิดใช้งาน Workplace อย่างรวดเร็ว
คู่มือนี้จะอธิบายขั้นตอนการดำเนินการต่อไปนี้
  • สิ่งที่ต้องทำก่อนเริ่มต้นใช้งาน
  • การตั้งค่าเชิงเทคนิคของ Workplace
  • การสรรหาและการฝึกอบรมผู้สนับสนุนของคุณ
  • การสร้างโครงสร้างกลุ่ม
  • การทำให้ผู้บริหารและหัวหน้างานมีส่วนร่วม
  • การสื่อสารเพื่อการเปิดใช้ Workplace ของคุณ
เรียนรู้เกี่ยวกับบทบาทของผู้ดูแล Workplace และฟีเจอร์ต่างๆ รวมถึงฟังก์ชันการทำงานที่จะช่วยให้คุณจัดการ Workplace ได้ในการฝึกอบรมหัวข้อความรู้พื้นฐานสำหรับผู้ดูแล Workplace แบบถ่ายทอดสด คุณจะได้รับการฝึกอบรมการทดลองใช้งานแบบอินเตอร์แอคทีฟและการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญโดยตรง เพื่อช่วยคุณตั้งค่าและจัดการ Workplace
ก่อนเริ่มต้นใช้งาน
ก่อนเริ่มต้นใช้งาน
ทำให้ผู้บริหารสนับสนุนและเข้าร่วมกับ Workplace
ทำให้เหล่าผู้บริหารของคุณเข้าใจตรงกันว่าทำไมการนำ Workplace ไปใช้จึงช่วยส่งเสริมเป้าหมายขององค์กรได้ ผลักดันให้พวกเขาเป็นแบบอย่างพฤติกรรมที่คุณต้องการจะเห็นบน Workplace โดยอิงจากเป้าหมายดังกล่าว ยกตัวอย่างเช่น หากเหล่าผู้นำต้องการรับฟังความเห็นจากบุคลากรหน้างานและพนักงานที่ต้องพบปะกับลูกค้า พวกเขาควรเข้าหาพนักงานเหล่านั้นโดยตรงบน Workplace ผ่านโพลล์และการถามตอบแบบถ่ายทอดสด
สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดปัจจัยขับเคลื่อนธุรกิจ และคุณค่าที่ Workplace จะนำมาสู่องค์กรของคุณ โปรดดูเวิร์คช็อปการประเมินคุณค่า
สร้างทีมโปรเจ็กต์ Workplace
คุณต้องสร้างทีมโปรเจ็กต์ Workplace ขึ้นมาเพื่อเริ่มต้นวางแผนการเปิดใช้งานของคุณ ทีมโปรเจ็กต์ Workplace มักจะประกอบไปด้วยสมาชิกดังนี้
  1. ผู้สนับสนุนฝ่ายบริหาร: เพื่อกระตุ้นการสนับสนุนและการกำกับดูแลจากตำแหน่งสูงสุดขององค์กร
  2. ผู้จัดการโปรเจ็กต์: เพื่อจัดการโปรเจ็กต์และประสานงานข้อมูลในช่วงการนำแพลตฟอร์มมาใช้
  3. ฝ่ายข้อมูล IT/HR: เพื่อนำพนักงานทุกคนเข้ามาใช้งานแพลตฟอร์ม และประสานการทำงานกับผู้ให้บริการข้อมูลระบุตัวตน/SSO ในกรณีที่มีในองค์กร
  4. ฝ่ายข้อมูลการสื่อสารภายใน: เพื่อนำไปสู่การวางแผนและลงมือทำกลยุทธ์การสื่อสารภายใน
  5. แชมป์เปี้ยน Workplace: เพื่อกำหนดเนื้อหาของ Workplace สำหรับการเปิดใช้งาน และเป็นผู้สนับสนุนแพลตฟอร์ม เราจะอธิบายเรื่องแชมป์เปี้ยน Workplace แบบลงรายละเอียดยิ่งขึ้นหลังจากนี้
1. การตั้งค่าเชิงเทคนิคของ Workplace
1. การตั้งค่าเชิงเทคนิคของ Workplace
คุณอาจต้องขอความช่วยเหลือจากทีมไอทีของบริษัทเพื่อตั้งค่า Workplace และเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการเปิดใช้งาน แจ้งให้ทีมไอทีปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้ในการกำหนดค่า Workplace สำหรับองค์กรของคุณ
  1. หากผู้ใช้ของคุณจะใช้โดเมนธุรกิจในการเข้าใช้ Workplace (เช่น @company.com) โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าโดเมนเหล่านั้นได้รับการตรวจสอบยืนยันแล้วในแผงควบคุมสำหรับผู้ดูแล Workplace
  2. ตัดสินใจว่าจะสร้างรายชื่อผู้ใช้ใน Workplace อย่างไรโดยเลือกจากการสร้างด้วยตนเอง, การสร้างเป็นจำนวนมากโดยการอัพโหลดไฟล์ CSV หรือโดยการเชื่อมต่อเข้ากับไดเรกทอรีระบบคลาวด์
  3. สร้างผู้ใช้ใน Workplace แต่อย่าเพิ่งส่งคำเชิญ เราขอแนะนำให้คุณสร้างกลุ่มและเตรียมองค์กรของคุณให้พร้อมก่อนเชิญพนักงานให้เข้าร่วม เรียนรู้เกี่ยวกับรอบวงจรของบัญชีในศูนย์ข้อมูลทางเทคนิค Workplace
  4. ตามค่าเริ่มต้น Workplace จะขอให้ผู้ใช้สร้างรหัสผ่านสำหรับบัญชีของตนเองเมื่อเข้าใช้งานครั้งแรก ผู้ดูแล Workplace ในแพ็คเกจ Advanced สามารถเปิดใช้การลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว (SSO) เป็นการรักษาความปลอดภัยอีกระดับได้
  5. เมื่อคุณพร้อมเปิดใช้งานแล้ว คุณก็สามารถเชิญผู้ใช้ให้เข้าใช้ Workplace ได้ ผู้ใช้ที่มีอีเมลจะได้รับคำเชิญทางอีเมลที่กำหนดเองเพื่อเชิญชวนให้พนักงานมาขอรับบัญชี สำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีอีเมล คุณอาจต้องสร้างรหัสเข้าใช้งานแบบใช้ครั้งเดียวเพื่อเข้าสู่ระบบ Workplace เป็นครั้งแรก
เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ผสานการทำงาน Workplace กับเครื่องมือการทำงานอื่นๆ ที่องค์กรของคุณใช้อยู่แล้วก่อนเปิดใช้งานแพลตฟอร์ม การผสานการแชร์เนื้อหาและไฟล์เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เพราะจะทำให้การแชร์และการทำงานร่วมกันบนไฟล์ต่างๆ ใน Workplace เป็นเรื่องง่าย ดูการผสานการทำงานที่สามารถดำเนินการได้ในไดเรกทอรีการผสานการทำงาน
2. แชมป์เปี้ยน Workplace
2. แชมป์เปี้ยน Workplace
เลือกพนักงานกลุ่มเล็กๆ ที่มีความหลากหลายในองค์กรและขอความช่วยเหลือจากพวกเขาในการสร้างกลุ่ม ผลักดันการปรับใช้ และให้ความรู้กับพนักงานคนอื่นๆ ในองค์กรเกี่ยวกับการใช้ Workplace
การเลือกแชมป์เปี้ยน
เลือกแชมป์เปี้ยนประมาณ 5 คนต่อพนักงานในบริษัท 100 คน แชมป์เปี้ยนควรได้รับการคัดเลือกจากอิทธิพลที่บุคคลนั้นมีต่อพนักงานคนอื่นๆ และพฤติกรรมการปรับใช้ตั้งแต่เริ่มแรก หัวหน้างานสามารถเป็นแชมป์เปี้ยนที่ดี เนื่องจากพวกเขามีอิทธิพลต่อพฤติกรรมการทำงานภายในทีม
องค์กรที่มีบุคลากรหน้างานควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดการบุคลากรหน้างานได้รับหน้าที่แชมป์เปี้ยนตั้งแต่ช่วงต้นของการเปิดใช้งาน เพราะพวกเขาเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างแรงกระตุ้นให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาและนำผู้คนเข้าสู่ขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน นอกจากนี้ พวกเขายังมีบทบาทสำคัญในการให้ความช่วยเหลือผู้คน ในกรณีที่ผู้คนต้องการความช่วยเหลือในการเข้าใช้งานบัญชีหรือเรียนรู้วิธีใช้งาน Workplace
การเตรียมความพร้อมให้กับแชมป์เปี้ยน
  • ใช้เทมเพลตอีเมลในแผนการประชาสัมพันธ์การเปิดใช้งานฉบับย่อ (ขั้นตอนที่ 4) เพื่อแจ้งให้แชมป์เปี้ยนของคุณทราบถึงบทบาทของตนในการเปิดใช้งาน
  • แนะนำให้พนักงานเหล่านี้อ่านหลักสูตร "สิ่งที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้บน Workplace" เพื่อเรียนรู้วิธีใช้งาน Workplace
  • ให้สิทธิ์แชมป์เปี้ยนในการเข้าถึงก่อนด้วยการเชิญให้เข้าร่วม Workplace
  • สร้างกลุ่ม Workplace แบบลับที่มีชื่อว่า “แชมป์เปี้ยน Workplace” และเพิ่มพนักงานที่ได้รับคัดเลือกเข้ากลุ่ม กลุ่มนี้มีไว้เพื่อให้คุณใช้สื่อสารกับแชมป์เปี้ยนก่อน ระหว่าง และหลังการเปิดใช้งาน
3. สร้างกลุ่ม
3. สร้างกลุ่ม
สร้างกลุ่มหลักหลายๆ กลุ่ม และกำหนดสมาชิกเข้าในกลุ่มเหล่านั้นก่อนเชิญคนในองค์กรของคุณให้เข้าร่วม Workplace คุณมี 2 สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อสร้างกลุ่ม ได้แก่
  • ความเป็นส่วนตัว: ผู้คนสามารถเข้าร่วมกลุ่มของคุณด้วยวิธีใดและใครสามารถเห็นโพสต์ได้บ้าง
  • สิทธิ์การอนุญาตการโพสต์: ใครสามารถโพสต์ในกลุ่มได้บ้าง
ความเป็นส่วนตัว
  • กลุ่มเปิด: ทุกคนสามารถเข้าร่วมและมองเห็นสมาชิกและโพสต์
  • กลุ่มปิด: ทุกคนสามารถส่งคำขอเพื่อเข้าร่วม และมีเพียงสมาชิกเท่านั้นที่สามารถมองเห็นโพสต์
  • กลุ่มลับ: ผู้คนต้องได้รับคำเชิญจึงจะสามารถเข้าร่วมกลุ่มและมองเห็นโพสต์ได้ กลุ่มลับจะไม่ปรากฏในการค้นหา เฉพาะสมาชิกและผู้ดูแลเท่านั้นที่สามารถเห็นได้
สิทธิ์การอนุญาตการโพสต์
  • ทุกคนสามารถโพสต์ได้
  • โพสต์ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแล
  • เฉพาะผู้ดูแลเท่านั้นที่สามารถโพสต์ได้
คุณจะต้องใช้กลุ่มผู้ใช้เพื่อกำหนดสมาชิกให้กับกลุ่มตามหลักเกณฑ์ เช่น แผนก ตำแหน่งงาน สถานที่ตั้ง และอื่นๆ เรียนรู้วิธีสร้างกลุ่มผู้ใช้ได้ในศูนย์ช่วยเหลือ Workplace
กลุ่มหลักนั้นสามารถสร้างขึ้นโดยอิงตามการสื่อสาร 3 รูปแบบด้วยกัน ได้แก่
1. การสื่อสารในบริษัท
กลุ่มการประกาศและกลุ่มการพูดคุยสำหรับทั้งบริษัทสามารถทำให้การสื่อสารของคุณคล่องตัวมากขึ้น และช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นตั้งแต่สำนักงานใหญ่ไปจนถึงบุคลากรหน้างาน
  • สร้างกลุ่มเปิดชื่อว่า "การประกาศจาก [ชื่อบริษัท]"
  • สร้างกลุ่มเปิดสำหรับประกาศข่าวสารในระดับภูมิภาค เช่น "การประกาศใน [ตำแหน่ง]"
    • เพิ่มผู้ดูแลคนอื่นให้จัดการกลุ่มเมื่อคุณไม่อยู่
    • ตั้งค่าสิทธิ์การอนุญาตการโพสต์ให้เฉพาะผู้ดูแลเท่านั้น
    • ใช้กลุ่มผู้ใช้ (ที่ซิงค์กับโปรไฟล์ Workplace) เพื่อกำหนดสมาชิกให้กับกลุ่มตามตำแหน่ง
    • ใช้กลุ่มนี้เพื่อแชร์ข่าวสารและอัพเดตประจำภูมิภาค
  • สร้างกลุ่มการพูดคุยแบบเปิดสำหรับทุกคนในบริษัท และกลุ่มการพูดคุยเฉพาะภูมิภาค เช่น "การพูดคุยใน [ชื่อบริษัท]" และ "การพูดคุยใน [ตำแหน่งที่ตั้งของสำนักงาน]"
    • เพิ่มผู้ดูแลคนอื่นให้จัดการกลุ่มเมื่อคุณไม่อยู่
    • มอบสิทธิ์การอนุญาตการโพสต์ให้ทุกคนสามารถโพสต์ได้ หรือต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแล
    • กำหนดให้กลุ่มการพูดคุยสำหรับทุกคนในบริษัทเป็นกลุ่มเริ่มต้น ใช้กลุ่มผู้ใช้ (ที่ซิงค์กับโปรไฟล์ Workplace) เพื่อกำหนดสมาชิกให้กับกลุ่มประจำภูมิภาคตามตำแหน่ง
    • กระตุ้นให้พนักงานร่วมแบ่งปันคำถามและเริ่มการพูดคุยเกี่ยวกับงานในกลุ่มนี้
  • เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: สร้างกลุ่มทางโซเชียลแบบเปิดเพื่อชื่นชมผลงานและประสิทธิภาพการทำงานของคนในองค์กร กลุ่มนี้จะเป็นพื้นที่ที่ให้ทุกคนในบริษัทกล่าวชื่นชมเพื่อนร่วมงาน
    • มอบสิทธิ์การอนุญาตการโพสต์ให้กับทุกคน
2. การทำงานทั่วๆ ไปและขั้นตอนที่ต้องทำซ้ำๆ
ใช้กลุ่มเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานต่างๆ เช่น
  • กลุ่มถามตอบของฝ่าย HR หรือแผนกช่วยเหลือของฝ่าย IT: เพื่อช่วยให้พนักงานได้รับคำตอบสำหรับข้อสงสัยต่างๆ
  • กลุ่มอำนวยความสะดวก: เพื่อให้พนักงานสามารถรายงานปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
  • กลุ่มการแลกกะ: เพื่อให้บุคลากรหน้างานสามารถส่งคำขอแลกกะหรือเลือกกะที่ว่างได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแลกกะได้ในศูนย์ช่วยเหลือ
3. การทำงานร่วมกันของทีม
นี่คือจุดที่งานในแต่ละวันของทุกคนจะเสร็จลุล่วง พนักงานจะใช้กลุ่มของทีมและกลุ่มประจำแผนกเพื่อแชร์อัพเดตเกี่ยวกับงาน ทำงานกับไฟล์ร่วมกัน สื่อสารผ่านข้อความ เสียง และวิดีโอแชท และอื่นๆ อีกมากมาย
  • สร้างกลุ่มปิดสำหรับทีมและแผนกในองค์กรของคุณ และตั้งให้ผู้จัดการเป็นผู้ดูแล
  • มอบสิทธิ์การอนุญาตการโพสต์ให้กับทุกคน
  • แนะนำให้แชมป์เปี้ยนสร้างกลุ่มปิดสำหรับแต่ละโปรเจ็กต์ ตลอดจนสร้างกลุ่มลับสำหรับการสื่อสารกับผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชา
เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ผลักดันให้หัวหน้างานและหัวหน้าแผนกสร้างกลุ่มสำหรับประกาศข่าวสารต่างๆ ในแต่ละทีมและแผนก เช่น "การประกาศสำหรับแผนกการตลาด" "การเปิดตัวสินค้าใหม่" และ "การทำยอดขายได้ตามเป้า" เป็นต้น โดยหัวหน้างานและหัวหน้าแผนกสามารถใช้กลุ่มเหล่านี้เพื่อช่วยให้ทุกคนรับทราบข่าวสารและการอัพเดตงานทุกอย่างของทั้งองค์กรที่ทำสำเร็จแล้วได้
4. ทำให้ผู้บริหารและหัวหน้างานมีส่วนร่วม
4. ทำให้ผู้บริหารและหัวหน้างานมีส่วนร่วม
ผู้บริหารจะใช้ Workplace เพื่อแชร์อัพเดต แจ้งข้อมูลข่าวสารแก่พนักงาน และสื่อสารกับทั้งองค์กร สอบถามเพื่อความแน่ใจว่าผู้บริหารทราบวิธีใช้ Workplace และประโยชน์ที่ผู้บริหารและบริษัทจะได้รับจากการใช้งาน
นี่คือแหล่งข้อมูลบางส่วนที่คุณสามารถแชร์กับผู้บริหารของคุณได้
แนะนำให้หัวหน้างานมีส่วนร่วมกับการเปิดใช้งาน Workplace ตั้งแต่เริ่มแรก ยิ่งผู้จัดการฝ่ายบุคคลรู้จัก Workplace ดีเท่าไหร่ ทีมก็จะยิ่งได้ประโยชน์จากใช้เครื่องมือมากขึ้นเท่านั้น นี่คือแหล่งข้อมูลบางส่วนที่คุณสามารถแชร์กับผู้จัดการฝ่ายบุคคลได้
5. การประชาสัมพันธ์การเปิดใช้งาน
5. การสื่อสารเกี่ยวกับการเปิดใช้งาน
สร้างความตื่นเต้นในการเปิดใช้งานให้พนักงานด้วยการสื่อสารที่เน้นถึงประโยชน์ที่จะได้รับจาก Workplace ในการทำงานแต่ละวัน กลยุทธ์การสื่อสารที่ครอบคลุมเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้องค์กรของคุณมีการใช้งานมากขึ้น เพื่อช่วยเหลือคุณในเรื่องนี้ เราได้สร้างเทมเพลตแผนการประชาสัมพันธ์การเปิดใช้งานพร้อมข้อมูลสำคัญที่มีความสำคัญต่อการเปิดใช้งาน Workplace ทุกๆ ครั้ง S
6. ส่งคำเชิญ
ขั้นตอนที่ 6: ส่งคำเชิญ
เมื่อคุณตั้งค่ากลุ่มและแจ้งข่าวสารเกี่ยวกับการเปิดใช้งานกับทีมเรียบร้อย คุณก็พร้อมที่จะส่งคำเชิญแล้ว ใช้การสื่อสารที่ระบุไว้ในแผนการสื่อสารฉบับย่อเกี่ยวกับการเปิดใช้งานเพื่อแชร์ข้อมูลการเปิดใช้งานโปรไฟล์ รวมถึงกระตุ้นให้พนักงานเข้าร่วมและมีส่วนร่วมบน Workplace หลังวันเปิดใช้งานต่อไป
เน้นย้ำให้พนักงานทราบว่ามีความช่วยเหลือและแหล่งข้อมูลให้ความรู้มากมายที่สามารถเข้าถึงได้ แชร์ลิงก์เนื้อหาการเริ่มต้นใช้งาน Workplace ดังต่อไปนี้เพื่อช่วยให้พนักงานเรียนรู้การใช้งาน Workplace
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์
เมื่อเปิดใช้งาน Workplace แล้ว อย่าลืมดูแหล่งข้อมูลอื่นๆ อีกมากมายที่จะช่วยคุณวัดผลความสำเร็จในการเปิดใช้งาน เรียนรู้แผงควบคุมสำหรับผู้ดูแลบน Workplace ให้เข้าใจ และกระตุ้นการใช้งานและการมีส่วนร่วมหลังเปิดใช้งาน