ขั้นตอนการทำงานและโครงสร้างกลุ่ม
กลุ่มคือหัวใจสำคัญของ Workplace และเป็นที่ซึ่งทีมรวมตัวกันเพื่อทำงานให้เสร็จสิ้น
เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญ
การสร้างกลุ่มหลักและเพิ่มสมาชิกไปยังกลุ่มก่อนวันเปิดตัวจะทำให้คุณแน่ใจได้ว่าผู้ใช้จะมี Workplace ที่ใช้งานได้และตั้งค่าไว้แล้วเพื่อให้สามารถสำรวจส่วนต่างๆ ได้เมื่อเข้าสู่ระบบเป็นครั้งแรก ซึ่งจะแสดงคุณค่าและช่วยให้ความรู้แก่ชุมชนของคุณถึงวิธีการใช้งานกลุ่มบน Workplace สำหรับการทำงานในแต่ละวันของตน
นอกจากนี้ การเก็บข้อมูลสำคัญไว้ในคลังความรู้ยังช่วยกระตุ้นการใช้งาน Workplace ได้ดีอีกด้วย คุณสามารถสร้างหน้าหลักสำหรับองค์กรของคุณได้ด้วยการสร้างคลังความรู้บน Workplace ซึ่งเป็นพื้นที่จัดเก็บแหล่งข้อมูลที่สำคัญของบริษัท (ในคลังความรู้) และการอัพเดตเรื่องราวต่างๆ (ในกลุ่ม Workplace) ที่จะช่วยให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน รักษาองค์ความรู้สำคัญ และทำให้พนักงานมีส่วนร่วม
วิธีการเชิงเทคนิควิธีการเชิงเทคนิค
กลุ่ม
เมื่อสร้างกลุ่มบน Workplace คุณควรพิจารณาสิ่งสำคัญต่อไปนี้
- วัตถุประสงค์ของกลุ่ม
- การตั้งค่าความเป็นส่วนตัว
- สิทธิ์การอนุญาตการโพสต์
- การเป็นสมาชิกกลุ่ม
วัตถุประสงค์ของกลุ่ม:
บริษัทมักจะสร้างกลุ่มขึ้นมาสำหรับวัตถุประสงค์ต่อไปนี้
- การประกาศของบริษัท ในภูมิภาค และในบางสำนักงาน
- การทำงานทั่วไปและขั้นตอนที่ต้องทำซ้ำๆ เช่น
- กลุ่มถามตอบของฝ่าย HR หรือแผนกช่วยเหลือของฝ่าย IT: เพื่อให้พนักงานได้รับคำตอบสำหรับข้อสงสัยต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว
- กลุ่มอำนวยความสะดวก: เพื่อให้พนักงานสามารถรายงานปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- กลุ่มการแลกกะ: เพื่อให้บุคลากรหน้างานสามารถส่งคำขอแลกกะหรือเลือกกะที่ว่างได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแลกกะได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือ
- การสื่อสารกันทางสังคม เพื่อช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานที่มีความสนใจและประสบการณ์แบบเดียวกับคุณ
- การร่วมงานกันของแผนก ทีม และโปรเจ็กต์ต่างๆ
- การประกาศในแผนก เช่น การเปิดตัวสินค้าใหม่ แคมเปญด้านการตลาด การทำยอดขายได้ตามเป้า ฯลฯ
- การสื่อสารแบบตัวต่อตัวระหว่างผู้จัดการและพนักงานใต้บังคับบัญชา
กำหนดและสร้างโครงสร้างกลุ่มวันเปิดตัวล่วงหน้า เราขอแนะนำให้คุณสร้างกลุ่มการประกาศ ขั้นตอนการทำงานที่ต้องทำซ้ำๆ หรือขั้นตอนทั่วไป และกลุ่มสำหรับทีม/แผนกขนาดใหญ่ไว้ให้พร้อมและเพิ่มสมาชิกไปยังกลุ่มต่างๆ ก่อนวันเปิดตัว ใช้เทมเพลตโครงสร้างกลุ่มนี้เพื่อเป็นแนวทาง
สำหรับกลุ่มการประกาศแบบทั่วทั้งบริษัทและกลุ่มทางโซเชียล (เช่น "โซเชียลสำหรับ [ชื่อบริษัท]") คุณควรวางแผนปฏิทินเนื้อหาเพื่อให้แน่ใจว่าจะมีข้อมูลอัพเดตและโพสต์ต่างๆ ของบริษัทเพื่อให้ผู้ใช้สามารถสำรวจใน Workplace ได้อย่างสม่ำเสมอ ดูชุดเครื่องมือเหล่านี้เพื่อดูแคมเปญภายในองค์กรและแรงบันดาลใจเพื่อการสื่อสาร
เคล็ดลับมืออาชีพ: สร้างมาตรฐานในการตั้งชื่อเพื่อให้ค้นหากลุ่มต่างๆ ผ่ายการค้นหาได้อย่างง่ายดาย
การตั้งค่าความเป็นส่วนตัว:
การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของกลุ่มบน Workplace มีด้วยกัน 3 ประเภท ดังนี้
- กลุ่มเปิด: ทุกคนสามารถสามารถค้นหาในกลุ่มโดยใช้การค้นหาและดูโพสต์ได้ เนื้อหาจากกลุ่มเปิดจะปรากฏบนฟีดข่าวของผู้คน
- กลุ่มปิด: ทุกคนจะสามารถค้นหากลุ่มได้ผ่านการค้นหาบน Workplace, ดูคำอธิบายกลุ่ม และขอเข้าร่วมได้ โดยมีเฉพาะสมาชิกเท่านั้นที่มองเห็นโพสต์ได้
- กลุ่มลับ: คุณจะต้องได้รับเชิญให้เข้าร่วมกลุ่มลับ มีเพียงสมาชิกของกลุ่มเท่านั้นที่สามารถค้นกลุ่มผ่านการค้นหาและดูโพสต์ได้
ผู้ดูแลระบบจะสามารถดูกลุ่มบน Workplace ทั้งหมดได้ รวมถึงกลุ่มลับ ในส่วน "กลุ่ม" ในแผงควบคุมสำหรับผู้ดูแล
ตารางนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจภาพรวมการทำงานของการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวที่เหมาะสำหรับกลุ่มแต่ละประเภท
สิทธิ์การอนุญาตการโพสต์:
เมื่อคุณสร้างกลุ่มบน Workplace คุณจะกลายเป็นผู้ดูแลของกลุ่มดังกล่าวโดยอัตโนมัติ ในฐานะผู้ดูแลกลุ่ม คุณสามารถควบคุมฟังก์ชันการทำงานหลักของกลุ่มดังกล่าวได้ เช่น การอัพเดตการตั้งค่ากลุ่ม การจัดการคำขอเป็นสมาชิก สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกของกลุ่ม และอื่นๆ วิธีดูตัวเลือกสำหรับผู้ดูแลกลุ่ม
- ไปที่กลุ่มของคุณแล้วคลิกที่ "..." ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
- เลือก "ตัวเลือกสำหรับผู้ดูแล"
ผู้ดูแลกลุ่มจะเป็นผู้จัดการสิทธิ์ในการโพสต์ในหน้า "การตั้งค่า" ของตัวเลือกสำหรับผู้ดูแล คุณสามารถเลือกได้จากการตั้งค่าสิทธิ์การอนุญาตดังต่อไปนี้
- ทุกคน: ทุกคนจะมองเห็นกล่องเขียนข้อความโพสต์และโพสต์ของทุกคนจะโพสต์ลงกลุ่มโดยอัตโนมัติ
- ผู้ดูแลเท่านั้น: มีเพียงผู้ดูแลเท่านั้นที่จะสามารถโพสต์ในกลุ่มดังกล่าวได้ ผู้อื่นจะมองไม่เห็นกล่องเขียนข้อความ
- การอนุมัติการโพสต์: ทุกคนมองเห็นกล่องเขียนข้อความและสามารถส่งโพสต์ได้ แต่โพสต์จะถูกเผยให้เห็นในกลุ่มก็ต่อเมื่อผู้ดูแล/ผู้ควบคุมอนุมัติแล้ว
ส่วนใหญ่แล้วกลุ่มการประกาศของบริษัทจะจัดการโดยทีมการสื่อสารภายใน เพื่อลดการรบกวนและช่วยให้แน่ใจว่ามีเฉพาะโพสต์ที่สำคัญในกลุ่ม ผู้ดูแลกลุ่มมักจะตั้งการอนุญาตในการโพสต์เป็นสำหรับผู้ดูแลเท่านั้น เลือกสิทธิ์ในการโพสต์ตามความสำคัญของโพสต์และวิธีการจัดการกลุ่ม
การเป็นสมาชิกกลุ่ม:
คุณสามารถควบคุมการเป็นสมาชิกในกลุ่มได้หลายวิธีด้วยกัน ได้แก่
- การเชิญรายบุคคล: เชิญเพื่อนร่วมงานทีละคน โดยตัวเลือกนี้จะเหมาะกับกลุ่มทีมขนาดเล็ก
- กลุ่มเริ่มต้น: คุณสามารถตั้งค่ากลุ่มให้เป็นกลุ่มเริ่มต้นเพื่อให้ทุกคนในองค์กรของคุณได้รับการเพิ่มเข้าไปในกลุ่มโดยอัตโนมัติ โดยการตั้งค่านี้เหมาะสมที่สุดสำหรับกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับทุกคน เช่น การประกาศสำหรับทั้งบริษัท ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งกลุ่มเป็นกลุ่มเริ่มต้นได้จากแผงควบคุมสำหรับผู้ดูแล เรียนรู้วิธีการในศูนย์ช่วยเหลือ
- กลุ่มผู้ใช้: ใช้กลุ่มผู้ใช้เพื่อจัดการสมาชิกขององค์กรของคุณโดยอิงตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น ตำแหน่ง แผนก บทบาท และอื่นๆ ทุกคนที่ตรงตามเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้จะถูกเพิ่มไปยังกลุ่มผู้ใช้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถกำหนดกลุ่มผู้ใช้ไปยังกลุ่มต่างๆ เพื่อสร้างระบบสมาชิกกลุ่มแบบอัตโนมัติโดยอิงตามเกณฑ์โปรไฟล์ เรียนรู้วิธีสร้างกลุ่มผู้ใช้ได้ในศูนย์ช่วยเหลือ หรือรับชมวิดีโอที่ด้านล่างนี้
คลังความรู้
คลังความรู้ของ Workplace ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างและดูแลจัดการแหล่งข้อมูลของบริษัทเพื่อให้พนักงานสามารถค้นพบได้อย่างง่ายดายและมีส่วนร่วมได้อย่างมีความหมาย องค์กรมักจะใช้คลังความรู้เพื่อเก็บข้อมูลต่อไปนี้
- สวัสดิการ ค่าใช้จ่าย วันลาหยุด นโยบายการเดินทาง
- คู่มือพนักงานและสื่อสำหรับการฝึกอบรมพนักงานใหม่
- พันธกิจและค่านิยมของบริษัท แนวทางปฏิบัติของแบรนด์ และเป้าหมายประจำไตรมาส
- นโยบายและแหล่งความรู้เกี่ยวกับความหลากหลายและการเปิดกว้าง สุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดี
การสร้างคลังความรู้นั้นง่ายดายและไม่จำเป็นต้องใช้โค้ด เมื่อคุณสร้างเนื้อหาแล้ว คุณสามารถแชร์หมวดหมู่ต่างๆ ในคลังความรู้กับผู้คนที่เหมาะสมได้โดยใช้การกรองตามข้อมูลโปรไฟล์หรือการเป็นสมาชิกกลุ่ม เราขอแนะนำตั้งค่าการอนุญาตในการดูเนื้อหาก่อนที่จะเชิญผู้คนมายัง Workplace เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะมีสิทธิ์การเข้าถึงแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตนเมื่อเข้าสู่ระบบ Workplace เป็นครั้งแรก
รับชมวิดีโอด้านล่างเพื่อดูภาพรวมสั้นๆ และดูฮับแหล่งข้อมูลคลังความรู้สำหรับทุกสิ่งที่จำเป็นในการวางแผนและใช้งานคลังความรู้ของคุณ
สรุปสาระสำคัญ
- กำหนดโครงสร้างกลุ่มวันเปิดตัวและสร้างกลุ่มให้พร้อมสำหรับเปิดตัว
- ทำปฏิทินเนื้อหาและกลยุทธ์สำหรับกลุ่มขนาดใหญ่
- กำหนดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวที่เหมาะสมสำหรับแต่ละกลุ่มโดยอิงตามผู้ที่ควรเข้าร่วมและดูโพสต์ได้
- เลือกว่ากลุ่มใดควรได้รับการควบคุมเพื่อควบคุมคุณภาพเนื้อหา
- เพิ่มสมาชิกกลุ่มไปยังกลุ่มที่เหมาะสมก่อนวันเปิดตัว
- สร้างแหล่งข้อมูลที่สำคัญของบริษัทในคลังความรู้และแชร์กับกลุ่มต่างๆ ก่อนวันเปิดตัว
