สิ่งที่ผู้ดูแลระบบสามารถทำได้

• ผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการสิ่งต่างๆ ได้เช่นเดียวกับผู้ดูแลคลังความรู้
• มอบบทบาทผู้ดูแลระบบและผู้ควบคุมเนื้อหาแก่ผู้ใช้ ซึ่งต่างเป็นบทบาทที่สามารถจัดการคลังความรู้ได้
• สร้าง (และกำหนด) บทบาทผู้ดูแลคลังความรู้ที่คุณกำหนดเองให้ผู้อื่น เพื่อที่บุคคลดังกล่าวจะสามารถจัดการคลังความรู้ของคุณได้เช่นกัน

ผู้ดูแลคลังความรู้ (ผู้ควบคุมเนื้อหาและผู้ที่ได้รับสิทธิ์การอนุญาตจากผู้ดูแลในการ "สร้าง แก้ไข และแชร์เนื้อหาในคลังความรู้") สามารถสิ่งต่อไปนี้

• ทำได้ทุกอย่างที่ผู้แก้ไขหมวดหมู่สามารถทำได้ (ดูด้านล่าง) โดยสามารถดำเนินการได้กับหมวดหมู่ทั้งหมดในคลังความรู้
• จัดการหน้าหลักของคลังความรู้ เช่น
  • การอัพโหลดหรือเปลี่ยนรูปภาพหน้าปก
  • การจัดลำดับหมวดหมู่ (และหมวดหมู่ย่อยในหมวดหมู่นั้น) ใหม่
  • การแก้ไขหัวข้อ
  • การเปลี่ยนลำดับความสำคัญของหมวดหมู่
  • การเพิ่มหรือลบลิงก์ด่วนออก
• สร้าง แก้ไข และลบหมวดหมู่หรือหมวดหมู่ย่อย
• กำหนดสิทธิ์การอนุญาตให้ผู้ใช้บน Workplace เป็นผู้แก้ไขหมวดหมู่หรือเป็นผู้ชมหมวดหมู่

ผู้แก้ไขหมวดหมู่สามารถสิ่งต่อไปนี้

• ทำได้ทุกอย่างที่ผู้ชมหมวดหมู่สามารถทำได้ในหมวดหมู่นั้นๆ (ดูด้านล่าง)
• แก้ไขแลนดิ้งเพจของหมวดหมู่
• สร้าง แก้ไข ลบ หรือจัดลำดับหมวดหมู่ย่อย
• เข้าถึงสถิติการใช้งานหมวดหมู่หรือหมวดหมู่ย่อยของหมวดหมู่นั้น
• เข้าถึงหมวดหมู่หรือหมวดหมู่ย่อยของหมวดหมู่นั้นในเวอร์ชั่นเดิม
• กำหนดสิทธิ์การอนุญาตในหมวดหมู่นั้นให้ผู้แก้ไขหมวดหมู่หรือผู้ชมหมวดหมู่

ผู้ชมหมวดหมู่ของหมวดหมู่หนึ่งๆ สามารถทำสิ่งต่อไปนี้

• ดูเนื้อหาในหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยของหมวดหมู่นั้น
• รายงานเนื้อหา
• กดถูกใจ แสดงความรู้สึก แสดงความคิดเห็น หรือแชร์หมวดหมู่หรือหมวดหมู่ย่อยของหมวดหมู่นั้นในกลุ่ม Workplace

เมื่อมีคนได้รับบทบาทในคลังความรู้ สิทธิ์การเข้าถึงของบุคคลนั้นจะครอบคลุมการเข้าถึงในระดับต่ำกว่าเสมอ ซึ่งสิทธิ์ส่วนนี้จะไม่สามารถถูกระงับได้ และจะไม่ครอบคลุมระดับสูงกว่าเช่นกัน

• ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณกำหนดบุคคลหนึ่งให้เป็นผู้ดูแลคลังความรู้ บุคคลนั้นจะมีสิทธิ์ในการควบคุมหน้าหลักของคลังความรู้และหมวดหมู่ทั้งหมด รวมถึงหมวดหมู่ย่อยในนั้นโดยสมบูรณ์ บุคคลดังกล่าวจะไม่สามารถถูกกันออกจากหมวดหมู่หรือหมวดหมู่ย่อยใดๆ ได้ ทั้งยังไม่สามารถถูกห้ามจากการควบคุมส่วนใดส่วนหนึ่งในหน้าหลักของคลังความรู้เช่นกัน ด้วยเหตุนี้ คุณจึงควรจำกัดจำนวนผู้ดูแลคลังความรู้ในทีมของคุณ
• ในทางกลับกัน ผู้แก้ไขหมวดหมู่และผู้ชมหมวดหมู่จะถูกเพิ่มไปที่ระดับหมวดหมู่เสมอ และสิทธิ์การอนุญาตของผู้แก้ไจและผู้ชมหมวดหมู่จะครอบคลุมหมวดหมู่ย่อยท้ังหมดในหมวดหมู่นั้น ซึ่งหมายความว่าผู้แก้ไขหมวดหมู่และผู้ชมหมวดหมู่จะไม่สามารถถูกเพิ่มหรือกันออกจากหมวดหมู่ย่อยใดได้ วิธีเดียวที่จะกันผู้แก้ไขและผู้ชมออกจากหมวดหมู่ย่อยคือคุณต้องลบผู้แก้ไขและผู้ชมออกจากหมวดหมู่นั้น

สร้างรายชื่อผู้ดูแลคลังความรู้และผู้แก้ไขหมวดหมู่

หลังจากรู้จักบทบาทต่างๆ แล้ว ก็ถึงเวลาที่คุณจะเลือกผู้ดูแลคลังความรู้และผู้แก้ไขหมวดหมู่ของคุณ

เลือกผู้ดูแลคลังความรู้ของคุณ

จำกัดทีมผู้ดูแลคลังความรู้ให้มีขนาดเล็ก โดยทั่วไปแล้ว ผู้ดูแลระบบและผู้ควบคุมเนื้อหาที่คุณมีอยู่ก็เพียงพอต่อการจัดการคลังความรู้ของคุณอยู่แล้ว แต่หากคุณต้องการทีมขนาดใหญ่ในการจัดการหมวดหมู่ต่างๆ คุณก็สามารถสร้างบทบาทผู้ดูแลคลังความรู้แบบกำหนดเอง และกำหนดบทบาทนี้ให้แก่บุคลากรที่สำคัญสองสามคนได้

หน้าที่ของผู้ดูแลคลังความรู้

• ทำงานร่วมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเพื่อสร้างหมวดหมู่ใหม่และกำหนดผู้แก้ไขหมวดหมู่ของหมวดหมู่นั้น
• จัดการหน้าหลักของคลังความรู้ให้มีระเบียบและเป็นปัจจุบัน
• ส่งเสริมและให้การสนับสนุนอื่นๆ แก่ผู้แก้ไข
• ตรวจสอบว่าทุกอย่างเป็นไปตามนโยบายและกระบวนการทำงานของคลังความรู้

เลือกและกำหนดผู้แก้ไขหมวดหมู่

หมวดหมู่แต่ละหมวดหมู่ควรมีผู้แก้ไขหมวดหมู่หนึ่งคนที่จะเป็นผู้รับผิดชอบหมวดหมู่นั้นทั้งหมด ผู้แก้ไขจะสามารถตัดสินใจเพิ่มผู้แก้ไขหมวดหมู่อีกได้หากต้องการความช่วยเหลือในการสร้างเนื้อหา

หน้าที่ของผู้แก้ไขหมวดหมู่

• จัดการการออกแบบและการวางแผนโดยรวมของหมวดหมู่ย่อยภายในหมวดหมู่
• จัดการสร้างหมวดหมู่ย่อยภายในหมวดหมู่
• จัดการและกำหนดสิทธิ์การอนุญาตเข้าถึงหมวดหมู่ให้กับผู้ชมหมวดหมู่

เคล็ดลับในการจัดการทีมคลังความรู้

โดยปกติแล้วการจัดการทีมคลังความรู้นั้นไม่ได้มีความซับซ้อน แต่อาจมีสองสามสิ่งที่คุณควรรู้เพื่อวางแผนให้ทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่น

ทีมทุกขนาด

สร้างกลุ่มทีมคลังความรู้

คลังความรู้ที่ดีที่สุดคือคลังความรู้ที่มีทีมคอยสร้างเนื้อหาที่ยอดเยี่ยม มอบพื้นที่ให้ทีมคลังความรู้ของคุณได้ถามเกี่ยวกับหมวดหมู่ รับคำตอบในสิ่งที่ถามไป และรับคำแนะนำในการการสร้างเนื้อหาที่ดี พื้นที่นี้ยังเป็นที่ที่คุณสามารถใส่ลิงก์การฝึกอบรมระยะสั้น (ดูด้านล่าง) โพสต์คู่มือใดก็ตามที่คุณมี และคอยอัพเดตข้อมูลเกี่ยวกับปรับปรุงคลังความรู้ให้กับทุกคน

ส่งเสริมผู้ดูแลคลังความรู้และผู้แก้ไขหมวดหมู่

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ดูแลคลังความรู้และผู้แก้ไขหมวดหมู่ได้รับการฝึกอบรมพื้นฐานที่จะทำให้ทุกคนทำงานได้ง่ายขึ้น และไม่ต้องกังวล เพราะการฝึกอบรมนี้ใช้เวลาไม่นาน

ให้ผู้ดูแลคลังความรู้ศึกษาหลักสูตรการเรียนรู้ "ช่วยให้ผู้คนรู้ทุกเรื่อง" ใน Workplace Academy เพื่อให้ผู้ดูแลคลังความรู้คุ้นเคยกับเครื่องมือ และให้ผู้แก้ไขหมวดหมู่ของคุณเข้าร่วมชั้นเรียน "ผู้แก้ไขหมวดหมู่เบื้องต้น" ที่ทั้งสั้นและมีประโยชน์ด้วยเช่นกัน

และหากคุณใช้งานนโยบายใดอยู่ (ดูด้านล่าง) คุณเพียงต้องตรวจสอบว่าทุกคนมีโอกาสได้อ่านนโยบายนั้นเช่นกัน

ทีมขนาดใหญ่

หากทีมผู้ดูแลคลังความรู้และผู้แก้ไขเนื้อหาที่สร้างคลังความรู้ของคุณมีขนาดใหญ่ คุณอาจควรตั้งกฎง่ายๆ เกี่ยวกับการเผยแพร่เนื้อหา

การกำหนดผู้ชมหมวดหมู่:
การมีหมวดหมู่จำนวนมากนั้นเป็นเรื่องดี แต่ทุกคนในองค์กรไม่ควรที่จะได้เห็นหมวดหมู่ทั้งหมด สนับสนุนให้ผู้แก้ไขหมวดหมู่กำหนดผู้ชมหมวดหมู่ที่เป็นกลุ่มเป้าหมายให้แคบที่สุดเท่าที่ทำได้ หากผู้แก้ไขรู้สึกว่าหมวดหมู่ของตนควรเปิดให้คนทั้งองค์กรเห็น ให้แจ้งให้ผู้แก้ไขปรึกษากับผู้ดูแลคลังความรู้ก่อน

การสร้างการแจ้งเตือน:
เมื่อมีคนในทีมคลังความรู้ของคุณเผยแพร่หมวดหมู่หรือหมวดหมู่ย่อย บุคคลนั้นจะสามารถเลือกสร้างการแจ้งเตือนแก่ผู้ชมหมวดหมู่ได้ ซึ่งโดยส่วนมากการแจ้งเตือนมักจะเป็นสิ่งที่ควรทำ แต่หากเนื้อหานั้นเป็นเนื้อหาที่สร้างขึ้นสำหรับทุกคนในองค์กร คุณอาจต้องการให้เนื้อหาได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลคลังความรู้ก่อนที่จะสร้างการแจ้งเตือนแก่ผู้ใช้ Workplace ทุกคนของคุณ

สิ่งที่ต้องทำต่อไป

ตรวจสอบให้มั่นใจว่าผู้ดูแลคลังความรู้ของคุณได้ศึกษาหลักสูตรการเรียนรู้ "ช่วยให้ผู้คนรู้ทุกเรื่อง" ใน Workplace Academy แล้ว ในขณะเดียวกัน ผู้แก้ไขหมวดหมู่ก็ควรเข้ารับการฝึกอบรม "ผู้แก้ไขหมวดหมู่เบื้องต้น" ใน Academy เช่นกัน การเรียนรู้นี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที แต่จะช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างสะดวกมากขึ้น

หากคุณกำลังพิจารณาการใช้ API โปรดไปที่คู่มือ API ของเราที่นี่

และหากคุณต้องการเชื่อมต่อกับบุคคลอื่นสร้างผลงานอันน่าทึ่งบน Workplace นอกเหนือจากการสร้างคลังความรู้ โปรดเข้าร่วมกลุ่มที่มีหลายบริษัท "หัวหน้าเจ้าหน้าที่ของ Workplace" ของเรา