ความปลอดภัยของพนักงานบน Workplace

แนวทางที่มีประสิทธิผลสำหรับความปลอดภัยของพนักงานไม่ได้เริ่มต้นและสิ้นสุดลงในช่วงเวลาวิกฤต หากแต่จำเป็นต้องได้รับการไตร่ตรองเป็นอย่างดี เพื่อให้พนักงานรับรู้ว่ามีกลยุทธ์การรักษาความปลอดภัยของพนักงานอยู่ รวมถึงตระหนักว่าควรปฏิบัติตนเช่นไรในกรณีที่มีเหตุฉุกเฉิน การให้ Workplace เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ความปลอดภัยของพนักงานจะสร้างความมั่นใจว่าพนักงานของคุณสามารถใช้เครื่องมือที่พวกเขาคุ้นเคยเพื่อขอความช่วยเหลือในยามที่จำเป็น

การรับรู้ด้านการรักษาความปลอดภัย

สร้างพื้นที่ที่ปลอดภัยเพื่อให้พนักงานได้ตั้งคำถามด้านการรักษาความปลอดภัย รวมถึงกำหนดขอบเขตที่ชัดเจนในการติดต่อสื่อสารเพื่อให้ความรู้พนักงานในเรื่องแผนฉุกเฉินขององค์กร

สร้าง "กลุ่มการถามตอบการรักษาความปลอดภัยระดับสากล"

• ใช้กลุ่มเปิดนี้เป็นที่สำหรับแจ้งข่าวสารให้พนักงานรับรู้ระหว่างเหตุฉุกเฉิน รวมถึงรับคำติชมจากพนักงานของคุณในเรื่องข้อกังวลใจเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยทางกายและทางเทคโนโลยี สนับสนุนผู้คนให้โพสต์ในกลุ่มนี้หากมีคำถามหรือข้อกังวลใจเกี่ยวกับอะไรก็ตามที่เกิดขึ้นในสถานที่ทำงาน (ตั้งแต่กิจกรรมที่น่าสงสัยไปจนถึงภัยธรรมชาติ)
• ใช้รูปแบบซึ่งมีความสม่ำเสมอในการแยกโพสต์ฉุกเฉินของคุณออกจากโพสต์ที่ให้ข้อมูล คุณสามารถทำเครื่องหมายโพสต์ฉุกเฉินว่ามีความสำคัญ เพื่อช่วยให้ทั่วทั้งองค์กรของคุณเห็นโพสต์ดังกล่าวมากขึ้น
• สร้างความมั่นใจว่าคุณได้เตรียมทีมผู้ดูแลกลุ่มเพื่อจัดการกับคำถามต่างๆ ที่มาจากพนักงาน หากแรงงานของคุณมีลักษณะเป็นสากลหรือที่ปฏิบัติงาน 24 ชั่วโมงต่อวัน การกำหนดความคาดหวังในเรื่องของเวลาในการตอบกลับจะมีความสำคัญมากเป็นพิเศษ
• หากมีเหตุฉุกเฉิน ให้โพสต์ในกลุ่มนี้และทำเครื่องหมายว่ามีความสำคัญเพื่อให้ผู้คนเห็นโพสต์ดังกล่าวมากขึ้น หากคุณใช้การตรวจสอบสถานะความปลอดภัย (ดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์นี้ด้านล่าง) อย่าลืมเชื่อมโยงมายังกลุ่มนี้เพื่อให้พนักงานรับรู้ถึงความคืบหน้าเกี่ยวกับเหตุฉุกเฉิน
• ไม่เพียงเท่านั้น เนื่องจากควรใช้กลุ่มนี้สำหรับข้อมูลที่เป็นสาธารณะ ดังนั้นอย่าลืมกำหนดวิธีการที่เป็นความลับสำหรับการแจ้งข้อกังวลใจ
• เคล็ดลับระดับมืออาชีพ: เพิ่มโพสต์ที่ปักหมุดไว้พร้อมข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับความปลอดภัยของพนักงานที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้โดยง่ายจากกลุ่มนี้ เชื่อมโยงไปยังเอกสารและเว็บไซต์สำคัญใดๆ ก็ตามที่อยู่นอก Workplace ในโพสต์ที่ปักหมุดไว้นี้

ดำเนินการด้วยการตรวจสอบสถานะความปลอดภัย

การตรวจสอบสถานะความปลอดภัยสำหรับ Workplace ช่วยให้คุณสามารถติดต่อพนักงานได้อย่างรวดเร็วเพื่อยืนยันว่าใครบ้างที่ปลอดภัย และใครบ้างที่ต้องได้รับความช่วยเหลือระหว่างเหตุฉุกเฉิน ไม่ว่าพนักงานจะเป็นใครหรือประจำอยู่ที่ใดก็ตาม แม้เราหวังว่าคุณจะไม่จำเป็นต้องใช้การตรวจสอบสถานะความปลอดภัย แต่สิ่งที่สำคัญเป็นอย่างมากในช่วงเวลาวิกฤตคือความสามารถในการดำเนินการอย่างรวดเร็วและรอบคอบ ต่อไปนี้คือหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดในการตรวจสอบสถานะความปลอดภัย

กลยุทธ์การติดต่อสื่อสารของพนักงาน

• ให้ CEO ประกาศเรื่องการตรวจสอบสถานะความปลอดภัยแก่พนักงานทั่วทุกช่องทางการติดต่อสื่อสารของคุณ รวมถึง Workplace, อีเมล และงานกิจกรรมทั้งหมดที่พนักงานทุกระดับเข้าร่วม ช่วยให้พนักงานเข้าใจว่าความปลอดภัยของพวกเขาคือข้อกังวลใจอันดับหนึ่งขององค์กร
• เคล็ดลับระดับมืออาชีพ: สร้างความชัดเจนว่าการตรวจสอบสถานะความปลอดภัยจะใช้เฉพาะเมื่อมีเหตุฉุกเฉินที่แท้จริง หรือการซ้อมที่ประกาศล่วงหน้าเท่านั้น เพื่อให้พนักงานรู้ว่าต้องจริงจังกับการตรวจสอบสถานะความปลอดภัยเสมอ อย่าบั่นทอนความสำคัญของการตรวจสอบสถานะความปลอดภัยด้วยการใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่น
• สร้างอีเมลจดหมายเวียนที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับการตรวจสอบสถานะความปลอดภัยเพื่อส่งไปยังผู้ใช้ Workplace ทั้งหมดที่ยังไม่ได้เปิดใช้งาน พนักงานจำเป็นต้องเปิดใช้งานบัญชี Workplace ของตน หากยังไม่ได้เปิดใช้ เพื่อที่จะรับรู้ถึงความปลอดภัยของสมาชิกชุมชนการทำงานทั้งหมดโดยใช้การตรวจสอบสถานะความปลอดภัย คุณสามารถดูคำแนะนำสำหรับจดหมายเวียนและเทมเพลตอีเมลการตรวจสอบสถานะความปลอดภัยได้ที่นี่
• แจ้งพนักงานทั้งหมดว่าการซ้อมความพร้อมสำหรับเหตุฉุกเฉินจะจัดขึ้นใน <DATE> เพื่อส่งเสริมให้มีการเข้าร่วม 100%
• ให้คำแนะนำในการดาวน์โหลด Workplace และ Workplace Chat บนอุปกรณ์มือถือของพนักงาน (iOS หรือ Android) ผ่านช่องทางที่ใช้แจ้งข่าวสารแก่พนักงาน ความสามารถในการติดต่อกับพนักงานมีความสำคัญเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีเหตุฉุกเฉิน และหากผู้คนไม่อยู่บน Workplace คุณก็จะไม่สามารถติดตามความปลอดภัยของพวกเขาได้ด้วยการตรวจสอบสถานะความปลอดภัย

การเตรียมพร้อมสำหรับเหตุฉุกเฉิน

• ใช้กลุ่มเพื่อประสานงานในหมู่ผู้ที่จะมีหน้าที่รับผิดชอบเรื่องความปลอดภัยของพนักงานในช่วงเวลาวิกฤต ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเป็นทีมที่รวมผู้คนที่ปฏิบัติงานในฝ่ายการรักษาความปลอดภัยและฝ่ายบุคคล นอกจากนั้น ทุกคนที่ว่านี้ควรได้รับการเพิ่มให้เป็นผู้ดำเนินการด้านความปลอดภัยที่สามารถใช้การตรวจสอบสถานะความปลอดภัยได้
• กำหนดอย่างชัดเจนว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบสำหรับการรับส่งข้อความและการใช้งานการตรวจสอบสถานะความปลอดภัย:
  • ทีมต่างๆ ที่จะต้องมีส่วนเกี่ยวข้อง
  • ทีมที่ทำงานโดยแบ่งตามภูมิภาค
  • ทีมที่ทำงานโดยแบ่งตามกำหนดเวลา
  • ทีมที่ทำงานในช่วงวันหยุด
• จัดตั้งมาตรฐานของคุณสำหรับวิธีการตอบสนองในช่วงเวลาวิกฤตที่กำหนด ให้ตัดสินตามประเภทของช่วงเวลาวิกฤตว่า:
  • เราวางแผนที่จะปิดสถานที่ทำงานของเราหรือไม่
  • เราจะต้องคงระดับจำนวนพนักงานไว้เท่าใดในตำแหน่งที่สุ่มเสี่ยง
  • เราจะมอบบริการใดแก่พนักงานของเราได้บ้าง
  • เราจำเป็นต้องส่งข้อความใดถึงพนักงานของเราที่ได้รับผลกระทบในแต่ละขั้นของเหตุฉุกเฉิน
• การซ้อม

• การตรวจสอบสถานะความปลอดภัยมีฟังก์ชั่นการซ้อมที่คุณสามารถส่งเพื่อให้พนักงานคุ้นเคยกับการตรวจสอบสถานะความปลอดภัย รวมถึงเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการซ้อมสำหรับเหตุฉุกเฉินของคุณได้
• สิ่งที่สำคัญคือคุณควรจัดการซ้อมโดยใช้การตรวจสอบสถานะความปลอดภัยเป็นประจำเพื่อให้พนักงานคุ้นเคยกับฟีเจอร์ดังกล่าว ห้ามใช้การตรวจสอบสถานะความปลอดภัยเพื่อจุดประสงค์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของพนักงาน เนื่องจากจะเป็นการบั่นทอนประสิทธิผลของเครื่องมือดังกล่าวในกรณีที่เกิดช่วงเวลาวิกฤตในชีวิตจริง

ทบทวนแนวทางรักษาความปลอดภัยของพนักงานของคุณเป็นประจำ

เพื่อที่จะปรับปรุงการตอบสนองต่อสถานการณ์ฉุกเฉินในอนาคต สิ่งที่สำคัญคือการดำเนินการวิเคราะห์และทบทวนหลังจากที่เหตุฉุกเฉินเกิดขึ้น คุณสามารถอ้างอิงย้อนกลับไปที่เหตุวิกฤตการตรวจสอบสถานะความปลอดภัยได้ทุกเมื่อในแดชบอร์ดการตรวจสอบสถานะความปลอดภัย นอกจากนั้น คุณยังสามารถนำผลลัพธ์ออกเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลการตอบสนองตามผู้ใช้อย่างง่ายดายมากยิ่งขึ้น

สิ่งที่ควรทบทวน:

• ทีมความปลอดภัยประสานงานในการจัดให้มีการส่งการตรวจสอบสถานะความปลอดภัยและติดตามการตอบสนองได้ดีมากน้อยเพียงใด
• พนักงานที่ได้รับข้อความและใช้การตรวจสอบสถานะความปลอดภัยมีจำนวนเท่าใด มีพนักงานไม่ได้รับข้อความกี่คน
  • คอยติดตามผู้ที่ไม่ได้ตอบการตรวจสอบสถานะความปลอดภัยเพื่อหาสาเหตุที่ทำให้พนักงานไม่ตอบกลับ นำความเห็นของพนักงานไปเสริมสร้างแนวทางสำหรับความปลอดภัยของพนักงานของคุณเพื่อการตรวจสอบสถานะความปลอดภัยใดๆ ก็ตามที่คุณอาจจำเป็นต้องส่งในอนาคต
• ฝึกอบรมพนักงานใหม่ทั้งหมดให้เข้าใจว่าการตรวจสอบสถานะความปลอดภัยคืออะไรและมีวิธีการใช้งานอย่างไร
  • กำหนดให้การฝึกอบรมนี้เป็นส่วนหนึ่งของการฝึกอบรมพนักงานรายปีของคุณ
• องค์ประกอบที่สำคัญเป็นอย่างมากประการหนึ่งของการตรวจสอบสถานะความปลอดภัยคือการให้พนักงานทุกคนใช้ Workplace การกำหนดให้ Workplace เป็นภาคบังคับในช่วงการแนะนำพนักงานใหม่จะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบความปลอดภัยของพนักงานแต่ละรายในช่วงเวลาวิกฤตได้ดียิ่งขึ้น

ข้อมูลอ้างอิง:

บทความของศูนย์ช่วยเหลือสำหรับผู้ดูแลระบบที่จะเปิดใช้การตรวจสอบสถานะความปลอดภัย