คู่มือการสร้างงานกิจกรรมแบบวิดีโอถ่ายทอดสดสำหรับผู้บริหาร

ดูเคล็ดลับและหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อช่วยให้คุณเตรียมพร้อมจัดงานกิจกรรมแบบวิดีโอถ่ายทอดสดใน Workplace


แม้ว่าผู้บริหารหลายรายจะมีทักษะของนักพูดติดตัวอยู่แล้ว แต่ผู้นำที่ประสบความสำเร็จสูงสุดก็สามารถได้ประโยชน์จากการเตรียมตัวที่ดียิ่งขึ้นสำหรับงานกิจกรรมแบบออนไลน์ได้ การสร้างแรงบันดาลใจ เชื่อมต่อ และกระตุ้นผู้ชมนั้นต้องอาศัยการฝึกฝน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้ชมเหล่านั้นไม่ได้อยู่ในห้องเดียวกับคุณ
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ เพื่อช่วยให้คุณมีกำลังใจและเตรียมตัวได้ดียิ่งขึ้น
เลือกอุปกรณ์ของคุณ
เลือกอุปกรณ์ของคุณ
การถ่ายทอดสดจากโทรศัพท์ของคุณเป็นวิธีง่ายๆ เพื่อแชร์ข้อความอย่างรวดเร็วหรือประกาศเรื่องต่างๆ แก่ทั้งองค์กร สำหรับงานกิจกรรมแบบออนไลน์ที่ต้องการใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์วิดีโอถ่ายทอดสดแบบขั้นสูง เราขอแนะนำให้ถ่ายทอดสดจากคอมพิวเตอร์
นอกจากนี้ คุณยังสามารถถ่ายทอดสดโดยใช้อุปกรณ์ถ่ายทำวิดีโอแบบมืออาชีพได้อีกด้วย เพียงอย่าลืมแจ้งฝ่ายไอทีล่วงหน้าเพื่อให้พวกเขาเตรียมการ ไปที่แหล่งข้อมูลเชิงเทคนิคเพื่อรับความช่วยเหลือในการตั้งค่าวิดีโอถ่ายทอดสดด้วยอุปกรณ์ AV ระดับมืออาชีพ
จัดเตรียมกำหนดการที่ชัดเจน
จัดเตรียมกำหนดการที่ชัดเจน
งานกิจกรรมภายในถือเป็นโอกาสที่ดีที่จะทำให้พนักงานได้อัพเดตข่าวสารด้านธุรกิจและการพัฒนาที่สำคัญ แต่ยิ่งไปกว่านั้น คุณจะได้มีโอกาสที่รับฟังพนักงาน รับรู้กระแสตอบรับที่แท้จริงจากองค์กร และส่งสาส์นถึงพวกเขาว่าเราต่างก็อยู่ในสถานการณ์นี้ด้วยกัน
แม้การพูดคุยตามหัวข้อการประชุมทั้งหมดจะดูน่าสนใจ แต่งานกิจกรรมของคุณควรจะจัดลำดับความสำคัญหัวข้อต่างๆ ตามที่พนักงานต้องการรับฟังมากกว่า สองสัปดาห์ก่อนงานกิจกรรม ให้แชร์โพลล์ในกลุ่มแบบทั่วทั้งองค์กร โดยขอให้พนักงานเพิ่มและโหวตหัวข้อที่ต้องการพูดคุยในช่วงการแพร่ภาพ ใช้หัวข้อต่างๆ เพื่อสร้างกำหนดการที่ทำให้พนักงานอยากมีส่วนร่วม
ทำงานร่วมกับทีมการสื่อสารเพื่อจัดทำกำหนดการโดยละเอียดที่ครอบคลุมทุกช่วงในงานกิจกรรมครั้งนี้ ซึ่งจะช่วยให้ทุกคนทราบทิศทางของสิ่งที่จะเกิดขึ้นและทำให้งานกิจกรรมดำเนินไปตามกำหนดเวลา
ครอบคลุมตั้งแต่ระดับบนจนถึงระดับล่าง
ครอบคลุมตั้งแต่ระดับบนจนถึงระดับล่าง
แน่นอนว่าคุณจะต้องแจ้งข้อมูลในประเด็นที่สำคัญแก่พนักงาน แต่อย่าลืมเผื่อเวลาเพื่อแบ่งปันและเฉลิมฉลองความสำเร็จด้วย ในช่วงสัปดาห์ก่อนงานกิจกรรม ชักชวนให้ผู้คนลองเสนอชื่อพนักงานเพื่อรับรางวัลในกลุ่มงานกิจกรรมของคุณโดยใช้โพลล์ จากนั้นให้จัดสรรเวลาเพื่อแชร์เรื่องรางวัลและกล่าวถึงพนักงานที่ปฏิบัติงานได้เกินความคาดหมายแก่ทั้งบริษัท
สั้นกระชับ
สั้นกระชับ
ไม่ว่างานกิจกรรมของคุณจะมีการนำเสนอรายการเดียวหรือหลายรายการ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละเซสชั่นใช้เวลาไม่เกิน 30 ถึง 60 นาที หากใช้เวลาเกินกว่านั้น คุณอาจสูญเสียความสนใจจากผู้ชมและอาจลืมประเด็นสำคัญไปได้ และเผื่อเวลาสำหรับการโต้ตอบและตอบคำถามกับผู้ชมด้วย
บอกเล่าเรื่องราว
บอกเล่าเรื่องราว
คุณอาจต้องการเพิ่มหัวข้อหลายๆ อย่างในการนำเสนอหนึ่งครั้ง แต่ควรจะทำน้อยให้ได้มาก ตั้งเป้าหมายเป็นสิ่งที่พนักงานสนใจสองหรือสามหัวข้อ และยึดถือประเด็นหลักไว้เสมอ หากคุณพูดถึงหัวข้อด้านการเงิน ให้ข้ามส่วนแผนภูมิที่เข้าใจยากและระบุสิ่งที่จำเป็นต่อการทำงานของบริษัท
และที่สำคัญที่สุด ให้บอกเล่าเรื่องราว ไม่ว่าคุณจะกำลังอธิบายโครงการเชิงกลยุทธ์หรือดูสถิติ แชร์เรื่องราวว่าพนักงานจะมีส่วนร่วมและช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์เหล่านี้ได้อย่างไร ลองใช้ตัวอย่าง กรณีศึกษา วิดีโอ และพนักงานเพื่อช่วยแชร์เรื่องราวต่างๆ อย่างหลากหลาย
ปูทางสู่ความสำเร็จให้กับตัวคุณเอง
ปูทางสู่ความสำเร็จให้กับตัวคุณเอง
นี่เป็นหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อช่วยให้คุณเตรียมพร้อมและมั่นใจว่างานกิจกรรมจะดำเนินไปอย่างลื่นไหล
  • การหันหน้าออกไปทางหน้าต่างจะทำให้คุณได้รับแสงธรรมชาติที่ดูดีและทำให้ภาพของคุณดูชัดในเฟรมวิดีโอ
  • เสียงก็สำคัญไม่แพ้แสง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดไมโครโฟนไว้ใกล้ตัว ไม่ว่าจะเป็นหูฟังที่มาพร้อมกับอุปกรณ์ หรือไมโครโฟนแบบมีสาย
  • จัดระยะภาพของคุณเพื่อให้ผู้ชมมองเห็นศีรษะและไหล่ของคุณ
  • ดูให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่อเครือข่ายของคุณมีความเสถียร
  • รีสตาร์ทอุปกรณ์ก่อนถึงกำหนดการถ่ายทอดสดประมาณ 30 นาที เพื่อป้องกันไม่ให้อุปกรณ์ของคุณขัดข้องหรือบังคับให้อัพเดตระหว่างการแพร่ภาพ
  • ปิดการแจ้งเตือนบน Workplace และบนอุปกรณ์ของคุณทั้งหมดโดยใช้โหมด "ห้ามรบกวน" เพื่อให้คุณไม่ถูกรบกวนระหว่างการแพร่ภาพ
ฝึกฝนการถ่ายทอดสด
ฝึกฝนการถ่ายทอดสด
การซ้อมดำเนินงานกิจกรรมทั้งหมดจะช่วยให้คุณสามารถวางแผนระยะเวลา แก้ไขปัญหาด้านเทคโนโลยี และค้นพบปัญหาที่อาจเกิดขึ้นโดยที่คุณไม่ได้เตรียมรับมือ การฝึกพูดหน้ากล้องยังช่วยให้คุณรู้สึกผ่อนคลายมากขึ้นในวันจริงอีกด้วย
ลองถ่ายทอดสดในกลุ่มลับเล็กๆ และให้ผู้คนเข้ามารับชมและแสดงความคิดเห็นหรือถามคำถามระหว่างการแพร่ภาพ เพื่อให้คุณทราบว่าต้องคาดหวังสิ่งใดบ้าง การฝึกถ่ายทอดสดยังเป็นโอกาสที่ดีที่คุณจะได้ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีแบนด์วิธอัพโหลดเพียงพอสำหรับการแพร่ภาพ ลองสอบถามผู้ชมเพื่อให้แน่ใจว่าวิดีโอของคุณชัดเจน
มีส่วนร่วมกับกลุ่มเป้าหมาย
มีส่วนร่วมกับกลุ่มเป้าหมาย
การมีส่วนร่วมของผู้ชมคือกุญแจสำคัญของทุกงานกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จ ในขณะที่คุณทำการนำเสนอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีคนที่คอยโต้ตอบกับความคิดเห็นของผู้ชมในขณะที่คุณไม่สามารถตอบได้ ครีเอเตอร์วิดีโอถ่ายทอดสดควรเป็นผู้ที่คอยดูคำถามที่ส่งมาในช่วงการถามตอบและมีส่วนร่วมกับผู้ชมด้วยโพลล์
ดำเนินเซสชั่นของคุณผ่านคำถามของผู้ชมและกระตุ้นให้พนักงานตอบกลับในส่วนความคิดเห็น เมื่อตอบคำถามหรือความคิดเห็นของพนักงาน อย่าลืมเรียกชื่อของพนักงานเพื่อให้การโต้ตอบนั้นดูใกล้ชิดยิ่งขึ้น
เป็นตัวของตัวเอง
เป็นตัวของตัวเอง
แม้กำหนดการจะเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยให้งานกิจกรรมดำเนินไปอย่างตรงเวลาและครอบคลุมเนื้อหาที่สำคัญ แต่การดำเนินรายการแบบนอกสคริปต์บ้างก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เราไม่ควรคุยกับตัวเองทั้ง 90 นาที การเตรียมพร้อมและยึดประเด็นการพูดไว้ก็เป็นสิ่งที่ดี แต่ควรทำเช่นนั้นในแบบที่เป็นธรรมชาติ น่าพูดคุย และฟังดูจริงใจ
เสน่ห์ของวิดีโอถ่ายทอดสดคือทำให้คุณสามารถแชร์ประสบการณ์ได้แบบเรียลไทม์และสร้างการเชื่อมต่อที่มีชีวิตชีวากับผู้ชมได้ ลองนำขั้นตอนนี้ไปใช้จริงและเรียนรู้จากข้อผิดพลาด แชร์เรื่องราวต่างๆ และแสดงด้านที่เป็นตัวของตัวเองให้ผู้ชมได้เห็น