การสื่อสารด้านความปลอดภัยของพนักงาน

เรียนรู้วิธีใช้ฟีเจอร์ต่างๆ ของ Workplace เช่น กลุ่ม ศูนย์ความปลอดภัย และคลังความรู้เพื่อสร้างแผนการสื่อสารด้านความปลอดภัยให้กับพนักงานของคุณ


เมื่อพูดถึงความปลอดภัยของพนักงานแล้ว การมีเครื่องมือสำหรับการเข้าถึงทุกคนและแผนการสื่อสารที่ครบถ้วนสมบูรณ์เพื่อทำให้ผู้คนปลอดภัยและรับทราบข้อมูลอยู่เสมอนั้นเป็นเรื่องสำคัญ
การสื่อสารของคุณต้องเข้าถึงผู้คนได้อย่างรวดเร็ว มาพร้อมกับคำแนะนำที่ใช้ได้จริง และดึงความสนใจได้ในทันที ไม่ว่าคุณจะแชร์เกี่ยวกับคำแนะนำด้านการเดินทาง, คำเตือนเกี่ยวกับลมฟ้าอากาศ หรือเตือนให้พนักงานรับทราบเกี่ยวกับเหตุวิกฤต
ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ฟีเจอร์ต่างๆ ของ Workplace เช่น ศูนย์ข้อมูล, กลุ่ม และคลังความรู้เพื่อดำเนินการต่อไปนี้
  • รวมพลทีมของคุณ
  • ตั้งค่าช่องทางการติดต่อสื่อสารของคุณ
  • ทดสอบและฝึกซ้อมเป็นประจำ
  • เตือนพนักงานให้ทราบเกี่ยวกับสถานการณ์ที่อาจส่งผลต่อความปลอดภัย
  • ติดตามการสื่อสาร
  • แชร์รายงานหลังเกิดเหตุ
  • แจ้งข่าวสารอัพเดตให้ทั้งองค์กรทราบอยู่เสมอ
  • รวบรวมความเห็น
  • กล่าวถึงความเห็นอย่างเปิดเผยและโปร่งใส
รวมพลทีมข้ามสายงาน
1. รวมพลทีมข้ามสายงาน
รวมพลทีมจากพนักงานฝ่ายต่างๆ ในองค์กร เช่น ฝ่ายการสื่อสาร ฝ่ายรักษาความปลอดภัย และฝ่ายบุคคล เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะสามารถสื่อสารเกี่ยวกับความปลอดภัยของพนักงานได้อย่างทั่วถึง หากองค์กรของคุณมีออฟฟิศหลายแห่ง ลองมอบหมายงานให้สมาชิกจากแต่ละออฟฟิศเพื่อดูแลเหตุต่างๆ ตามภูมิภาค
หลังจากตั้งค่า "ศูนย์ความปลอดภัย" ในแผงควบคุมสำหรับผู้ดูแลแล้ว ผู้ดูแลระบบควรกำหนดให้สมาชิกจากแต่ละทีมรับหน้าที่เป็น "ผู้ดำเนินการด้านความปลอดภัย" ผู้ดำเนินการด้านความปลอดภัยจะช่วยคุณจัดการการสื่อสารเพื่อความปลอดภัยของพนักงาน โดยพวกเขาสามารถใช้ศูนย์ความปลอดภัยเพื่อสร้างเหตุการณ์ใหม่ เช่น กิจกรรมรับมือภาวะวิกฤต การทดสอบระบบ และการฝึกซ้อมรับมือ อีกทั้งยังสามารถส่งข้อความสื่อสารถึงสมาชิกรายอื่นขององค์กรได้อีกด้วย
ตั้งค่าช่องทางการติดต่อสื่อสารของคุณ
2. ตั้งค่าช่องทางการติดต่อสื่อสารของคุณ
สร้างโครงสร้างพื้นฐานสำหรับการสื่อสารที่คุณต้องใช้เพื่อวางแผนและแชร์ข้อมูลเกี่ยวกับความปลอดภัยของพนักงานให้คนในองค์กร เราขอแนะนำให้คุณใช้ฟีเจอร์ดังต่อไปนี้
  • กลุ่มลับสำหรับผู้ดำเนินการด้านความปลอดภัยและผู้ที่เกี่ยวข้อง ใช้กลุ่มนี้เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารล่าสุด ร่วมมือกันสื่อสารเกี่ยวกับความปลอดภัยของพนักงาน และรวมศูนย์การสื่อสารและการตัดสินใจไว้ในที่เดียว
  • กลุ่มเริ่มต้นที่เป็นกลุ่มเปิดและกลุ่มอย่างเป็นทางการสำหรับการประกาศเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัย หากองค์กรของคุณมีออฟฟิศหลายแห่ง ให้สร้างกลุ่มสำหรับออฟฟิศแต่ละแห่งแล้วจึงมอบหมายให้สมาชิกเป็นผู้ดูแลโดยใช้ฟีเจอร์ "กลุ่มผู้ใช้"
  • กลุ่มเปิดสำหรับการถามตอบเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยของทุกออฟฟิศเพื่อรวบรวมความเห็นเกี่ยวกับข้อกังวลด้านการรักษาความปลอดภัย สนับสนุนให้พนักงานโพสต์ในกลุ่มนี้หากมีคำถามหรือข้อกังวลใจเกี่ยวกับอะไรก็ตามที่เกิดขึ้นในสถานที่ทำงาน (ตั้งแต่กิจกรรมที่น่าสงสัยไปจนถึงภัยธรรมชาติ) มอบหมายให้ผู้ดำเนินการด้านความปลอดภัยหลายคนเป็นผู้ดูแลกลุ่ม และกำชับให้ผู้ดูแลหมั่นติดตามโพสต์เพื่อตอบคำถามให้ทันท่วงทีอยู่เสมอ
  • ส่วน "ความปลอดภัยของพนักงาน" ในคลังความรู้ขององค์กรของคุณ ใช้ส่วนนี้เพื่อจัดเก็บแหล่งข้อมูลแบบถาวรที่สำคัญไว้ในที่เดียว เช่น เอกสารด้านความปลอดภัยของบริษัท และกลยุทธ์และแนวทางด้านการรักษาความปลอดภัย
เคล็ดลับฉบับมืออาชีพ: แชร์โพสต์พร้อมลิงก์ไปยังเอกสารที่เกี่ยวกับความปลอดภัยในส่วนความปลอดภัยของพนักงานในคลังความรู้ไว้ในการประกาศด้านการรักษาความปลอดภัยและในกลุ่มการถามตอบด้านการรักษาความปลอดภัยของทุกออฟฟิศ จากนั้น ปักหมุดโพสต์ไว้ด้านบนของกลุ่มเพื่อให้พนักงานใช้โพสต์นั้นเป็นข้อมูลได้ทุกเวลา
ทดสอบและฝึกซ้อม
3. ทดสอบและฝึกซ้อม
ดำเนินการทดสอบและฝึกซ้อมโดยใช้ศูนย์ความปลอดภัยเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้เตรียมพร้อมรับมือกับเหตุวิกฤตแล้ว
การทดสอบเป็นวิธีที่ดีสำหรับสร้างความคุ้นชินกับความสามารถต่างๆ ของศูนย์ความปลอดภัย กระตุ้นให้ผู้ดำเนินการด้านความปลอดภัยหน้าใหม่ที่ได้รับการมอบหมายตำแหน่งดำเนินการทดสอบเพื่อลองใช้ฟีเจอร์ต่างๆ ของศูนย์ความปลอดภัย คุณสามารถใช้การทดสอบเพื่อประเมินการสื่อสารเพื่อความปลอดภัยในทีมของพนักงานได้
คุณสามารถใช้การฝึกซ้อมเป็นสถานการณ์จำลองที่ได้รับการวางแผนไว้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณและพนักงานได้เตรียมการพร้อมรับมือกับเหตุฉุกเฉินแล้ว ระบบจะส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการฝึกซ้อมโดยมีคำว่า "ฝึกซ้อม" ที่หัวเรื่อง
อย่าลืมตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณได้แจ้งแนวทางที่พนักงานต้องปฏิบัติตามไว้อย่างชัดเจนในข้อความสื่อสารสำหรับการทดสอบและฝึกซ้อม โดยปกติแล้วการทดสอบจะไม่ขอให้พนักงานปฏิบัติอะไรเป็นพิเศษ แต่การฝึกซ้อมควรแจ้งให้พนักงานปฏิบัติตามกระบวนการเพื่อความปลอดภัย เช่น การอพยพไปยังที่ปลอดภัย
หมั่นแจ้งข้อมูลข่าวสารแก่พนักงานเสมอเมื่อเกิดเหตุ
4. หมั่นแจ้งข้อมูลข่าวสารแก่พนักงานเสมอเมื่อเกิดเหตุ
เมื่อเกิดสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัย ให้สร้างโพสต์รายงานเหตุการณ์สดในศูนย์ความปลอดภัยเพื่อจัดการความรับผิดชอบของคุณ
  1. ตั้งชื่อและคำอธิบายให้โพสต์รายงานเหตุการณ์สดของคุณ
  2. มอบหมายให้ผู้ดำเนินการด้านความปลอดภัยคนอื่นๆ คอยช่วยเหลือด้านการสื่อสาร
  3. เลือกรูปแบบการส่งข้อความที่ช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพตามสถานการณ์ รูปแบบการส่งข้อความที่มีให้ใช้ ได้แก่
  4. เลือกผู้ที่จะได้รับข้อความของคุณจากตัวเลือกในเมนูดร็อปดาวน์ หากจะเลือกตำแหน่งที่ตั้งตามโปรไฟล์ โปรดทราบว่าคุณต้องกรอกตำแหน่งที่ตั้งนั้นในไดเรกทอรี่ "ผู้คน" ไว้ก่อนแล้ว
  5. พนักงานสามารถรับข้อความเกี่ยวกับความปลอดภัยของคุณผ่านการแจ้งเตือนของ Workplace, ข้อความใน Workplace Chat และอีเมล เลือกช่องทางที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายของคุณแล้วจึงส่งข้อความ
คุณสามารถส่งข้อความเกี่ยวกับความปลอดภัยหลากรูปแบบสำหรับแต่ละเหตุการณ์เพื่ออัพเดตให้พนักงานทราบเกี่ยวกับสถานการณ์ที่กำลังเกิดขึ้น ลองพิจารณาการส่งข้อความประเภท "การแจ้งเตือนด้านความปลอดภัย" เมื่อคุณรับทราบถึงเหตุการณ์ใดๆ เพื่อแจ้งให้พนักงานทราบและคอยให้คำแนะนำ หากสถานการณ์ทวีความรุนแรง ให้ส่ง "การตรวจสอบสถานะความปลอดภัย" เพื่อยืนยันว่าพนักงานปลอดภัยหรือไม่ และดูว่าใครบ้างที่ต้องการความช่วยเหลือ
ติดตามข้อมูลเชิงลึกของเหตุการณ์
5. ติดตามข้อมูลเชิงลึกของเหตุการณ์
ย้อนกลับไปดูโพสต์รายงานเหตุการณ์สดเพื่อติดตามเกณฑ์ชี้วัด เช่น อัตราการตอบกลับของการตรวจสอบสถานะความปลอดภัย และดูอัตราของรูปแบบการส่งข้อความแบบอื่นทั้งหมด
เจาะลึกข้อมูลโดยคลิกที่ข้อความใดข้อความหนึ่งเพื่อดูรายชื่อผู้ที่ได้รับข้อความ และเพื่อติดตามว่าพนักงานอ่านข้อความของคุณแล้วหรือยัง
หากคุณส่งข้อความประเภท "การตรวจสอบสถานะความปลอดภัย" ให้ติดตามดูว่าใครบ้างที่แสดงตนว่าปลอดภัย และใครบ้างที่ต้องการความช่วยเหลือ ติดต่อพนักงานทางโทรศัพท์เพื่อสอบถามผู้ที่ต้องการความช่วยเหลือหรือผู้ที่ไม่ได้ตอบกลับข้อความของคุณ
โปรดอย่าลืมว่า บางคนอาจไม่สามารถติดต่อได้หากไฟฟ้าหรือการสื่อสารได้รับผลกระทบ และคุณควรแจ้งให้พนักงานทราบว่าสิ่งที่ต้องปฏิบัติเป็นอันดับแรกคือการรักษาตัวเองให้ปลอดภัยเสมอ
แชร์รายงานหลังเกิดเหตุ
6. แชร์รายงานหลังเกิดเหตุ
อย่าลืมให้พนักงานที่ได้รับผลกระทบรับทราบรายงานนี้ด้วยแม้ว่าเหตุการณ์จะสงบแล้ว แชร์ "กระดานข่าวสำคัญ" กับพนักงานเพื่อให้พนักงานทราบว่าเหตุการณ์คลี่คลายแล้ว และแจ้งให้พนักงานทราบว่าจะคุณจะดำเนินการขั้นต่อไปอย่างไรเพื่อทำให้แน่ใจว่าทุกคนปลอดภัย
แชร์ข้อมูลอัพเดตกับทั้งองค์กร
7. แชร์ข้อมูลอัพเดตกับทั้งองค์กร
คุณต้องรายงานเกี่ยวกับเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยอย่างโปร่งใส และให้พนักงานทุกคนทราบเรื่องนี้โดยการแชร์ข้อมูลอัพเดตและตอบกลับโพสต์ในกลุ่มประกาศเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัย
หลังจากที่เหตุการณ์สงบลงแล้ว ให้แชร์รายงานสรุปในโพสต์โดยแจ้งสิ่งที่ได้เรียนรู้และการดำเนินการขั้นถัดไป
ใช้ฟีเจอร์ "ทำเครื่องหมายว่าสำคัญ" กับการอัพเดตสำคัญๆ เพื่อให้พนักงานทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถเห็นโพสต์นั้นได้อย่างง่ายดาย โดยเมื่อคุณทำเครื่องหมายโพสต์ในกลุ่มว่าสำคัญแล้ว โพสต์ดังกล่าวก็จะปรากฏที่ด้านบนสุดของฟีดข่าวสำหรับสมาชิกทุกคนในกลุ่ม
ต้องการแชร์วิดีโอนี้กับชุมชน Workplace ของคุณหรือไม่ ดาวน์โหลดที่นี่
รวบรวมความเห็นและพัฒนาการสื่อสารของคุณ
8. รวบรวมความเห็นและพัฒนาการสื่อสารของคุณ
ความเห็นจากพนักงานอาจช่วยคุณปรับปรุงการสื่อสารให้ดียิ่งขึ้น เพื่อให้คุณสามารถดำเนินงานให้เหมาะสมกับความต้องการของพนักงานได้ ใช้กลุ่มการถามตอบด้านการรักษาความปลอดภัยของทุกออฟฟิศเพื่อรวบรวมความเห็น และเพื่อทำความเข้าใจว่าพนักงานยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับความปลอดภัยเรื่องใดอยู่
หากต้องการรวบรวมความเห็นจากทั้งองค์กร ให้ใช้ฟีเจอร์ "แบบสำรวจ" ของ Workplace ในการส่งแบบสำรวจที่ไม่เปิดเผยตัวตนเป็นรายไตรมาสเพื่อรับฟังความเห็นเกี่ยวกับกลยุทธ์ด้านความปลอดภัยในองค์กรและการรับมือสถานการณ์ล่าสุดของทีมของคุณ
ต้องการแชร์วิดีโอนี้กับชุมชน Workplace ของคุณหรือไม่ ดาวน์โหลดที่นี่
กล่าวถึงความเห็นอย่างเปิดเผยและโปร่งใส
9. กล่าวถึงความเห็นอย่างเปิดเผยและโปร่งใส
แสดงให้เห็นว่าความเห็นจากพนักงานนั้นมีค่าและน่าชื่นชมด้วยการแชร์โพสต์ที่แสดงผลจากแบบสำรวจอย่างเปิดเผย และอธิบายขั้นตอนถัดไปที่คุณวางแผนจะพัฒนาอย่างคร่าวๆ
หากต้องการให้การดำเนินการเพื่อรับมือเหตุวิกฤตมีความโปร่งใสยิ่งขึ้น ให้ลองถ่ายทอดสดพร้อมกับสมาชิกในทีมบริหารเพื่อหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์ด้านความปลอดภัยของพนักงานและตอบคำถามต่างๆ
ใช้โพลล์เพื่อรวบรวมคำถามก่อนจะถ่ายทอดสด และใช้ฟีเจอร์การถามตอบแบบสดเพื่อรวบรวมและตอบคำถามแบบเรียลไทม์
ความปลอดภัยของพนักงานไม่ใช่แค่การรับประกันความปลอดภัยทางกายของพนักงานเท่านั้น แต่ยังหมายถึงการสร้างความเชื่อมั่นและความรู้สึกปลอดภัยผ่านการสื่อสารที่เปิดกว้างและโปร่งใส
คุณสามารถผลักดันให้ผู้คนเข้าใจเกี่ยวกับแนวทางและแผนปฏิบัติเพื่อความปลอดภัยอย่างถ่องแท้ ป้องกันเหตุอันตราย รักษาความปลอดภัยให้พนักงาน และสร้างวัฒนธรรมการเอาใจใส่ได้ด้วยกลยุทธ์ที่เหมาะสม
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์