ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับคลังความรู้

สร้างพื้นที่ส่วนกลางใน Workplace เพื่อรวบรวมแหล่งข้อมูลสำคัญทั้งหมดของบริษัท

ต้องการแชร์วิดีโอนี้ในโพสต์บน Workplace ใช่ไหม คุณสามารถดาวน์โหลดได้ที่นี่

คุณคงเคยผ่านมาบ้าง กับการต้องคุ้ยหาข้อมูลจากกองอีเมล ไฟล์ และแชทเก่าๆ จนสุดท้ายก็ต้องยอมแพ้แล้วขอให้สมาชิกในทีมช่วย ไม่ใช่คุณเพียงคนเดียวที่ประสบปัญหานี้ โดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานมักจะเสียเวลาสัปดาห์ละ 9 ชั่วโมงในการค้นหาข้อมูล และสิ่งที่เสียไปก็ไม่ได้มีเพียงเวลาเท่านั้น ข้อมูลที่ไม่พร้อมใช้งานยังทำให้การเผยแพร่ข้อมูลเป็นไปอย่างไร้ประสิทธิภาพ ส่งผลเสียต่อผลิตผล และทำให้ความรู้ที่สำคัญหายไป

คุณสามารถสร้างหน้าหลักสำหรับองค์กรของคุณได้ด้วยการสร้างคลังความรู้บน Workplace ซึ่งเป็นพื้นที่จัดเก็บแหล่งข้อมูลที่สำคัญของบริษัท (ในคลังความรู้) และการอัพเดตเรื่องราวต่างๆ (ในกลุ่ม Workplace) ที่จะช่วยให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน รักษาองค์ความรู้สำคัญ และทำให้พนักงานมีส่วนร่วม

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายวิธีการต่อไปนี้ให้คุณทราบ

  • การสร้างแผนด้านเนื้อหาในคลังความรู้
  • การกำหนดผู้ดูแลและผู้มีส่วนร่วม
  • การสร้างหมวดหมู่
  • การเผยแพร่ให้ตรงกลุ่มเป้าหมาย
  • การปรับแต่งหน้าหลักของคลังความรู้
  • การติดตามจำนวนการดูและการมีส่วนร่วม

วิธีดำเนินการบน Workplace

คุณและทีมสามารถสร้างคลังความรู้และทำให้คลังความรู้พร้อมใช้งานได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเขียนโค้ด วิธีเริ่มต้นใช้งาน

1. สร้างแผนด้านเนื้อหา1. สร้างแผนด้านเนื้อหา

การสร้างคลังความรู้อาจดูเหมือนงานที่ท้าทาย แต่คุณไม่จำเป็นต้องทำงานทั้งหมดให้เสร็จในครั้งเดียว ลองเริ่มจากการกำหนดหมวดหมู่เนื้อหาที่สำคัญสำหรับพนักงานของคุณ แล้วค่อยเพิ่มเนื้อหาให้มากขึ้นเรื่อยๆ ลองดูไอเดียเหล่านี้

  • สวัสดิการ ค่าใช้จ่าย วันลาหยุด นโยบายการเดินทาง
  • คู่มือพนักงานและสื่อสำหรับการฝึกอบรมพนักงานใหม่
  • พันธกิจและค่านิยมของบริษัท แนวทางปฏิบัติของแบรนด์ และเป้าหมายประจำไตรมาส
  • นโยบายและแหล่งความรู้เกี่ยวกับความหลากหลายและการเปิดกว้าง สุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดี

คลังความรู้ของคุณประกอบด้วยหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อย หมวดหมู่ช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มข้อมูลเข้าด้วยกัน และหมวดหมู่ย่อยทำให้คุณสามารถเจาะลึกรายละเอียดภายใต้หัวข้อหลักได้ ใช้กรอบโครงสร้างนี้เพื่อวางแผนด้านเนื้อหาของคุณ ดังตัวอย่างนี้


หน้าหลักของคลังความรู้

กำหนดผู้ดูแลและผู้มีส่วนร่วม2. กำหนดผู้ดูแลและผู้มีส่วนร่วม

สร้างเนื้อหาในคลังความรู้ของคุณด้วยการรวบรวมทีมงานจากทั่วทั้งองค์กรเพื่อถ่ายทอดความเชี่ยวชาญของตนตามหมวดหมู่ที่คุณกำหนดไว้ในแผนด้านเนื้อหา คุณสามารถเลือกบทบาทผู้ดูแลและผู้มีส่วนร่วมต่อไปนี้ตามความเกี่ยวข้องกับการสร้างและการจัดการเนื้อของบุคคลแต่ละคน

  • ผู้ดูแลระบบ: ผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการสิ่งต่างๆ บน Workplace ได้มากพอสมควร รวมถึงการสร้างบทบาทผู้ดูแลแบบกำหนดเองสำหรับผู้จัดการคลังความรู้
  • ผู้จัดการคลังความรู้ (บทบาทผู้ดูแลแบบกำหนดเอง): ผู้ที่มีบทบาทแบบกำหนดเองนี้สามารถจัดการทุกสิ่งเกี่ยวกับคลังความรู้ เช่น
    • ปรับแต่งหน้าหลักของคลังความรู้
    • สร้าง บันทึก และจัดลำดับความสำคัญของหมวดหมู่ในคลังความรู้
    • มอบสิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ Workplace คนอื่นๆ เพื่อแก้ไขและเผยแพร่เนื้อหาในหมวดหมู่ที่ต้องการ
  • ผู้แก้ไขหมวดหมู่: คุณสามารถกำหนดบทบาทนี้ให้กับผู้ใดก็ตามที่ต้องสร้างและอัพเดตเนื้อหาภายในหมวดหมู่หนึ่งๆ แต่พวกเขาจะไม่สามารถสร้างหมวดหมู่ใหม่ที่อยู่นอกเหนือจากหมวดหมู่ที่ได้รับมอบหมาย ผู้แก้ไขหมวดหมู่สามารถดำเนินการดังต่อไปนี้
    • แก้ไขเนื้อหาภายในหมวดหมู่
    • เพิ่ม แก้ไข และจัดเรียงหมวดหมู่ย่อยใหม่
    • เผยแพร่เนื้อหาในหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อย

3. สร้างหมวดหมู่3. สร้างหมวดหมู่

สร้างหมวดหมู่สำหรับหัวข้อกว้างๆ แต่ละหัวข้อที่คุณระบุไว้ในแผนด้านเนื้อหา คุณสามารถเชิญผู้แก้ไขหมวดหมู่มาจากแผนกต่างๆ ในองค์กรของคุณ โดยบุคคลเหล่านี้จะเป็นผู้นำในการสร้างเนื้อหาสำหรับหมวดหมู่นั้นๆ รวมไปถึงหมวดหมู่ย่อย หากต้องการมอบหมายหน้าที่ผู้แก้ไขหมวดหมู่ ให้คลิกที่ปุ่ม "เชิญ" แล้วไปที่แท็บ "สามารถแก้ไข" จากนั้นจึงกำหนดบทบาทของบุคคลตามชื่อหรือการเป็นสมาชิกกลุ่ม

การตั้งค่าสิทธิ์การแก้ไข

หมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยสามารถสร้างได้จากเทมเพลต หรือสร้างด้วยตนเองตั้งแต่ต้นจากองค์ประกอบต่อไปนี้

  • รูปภาพหน้าปก
  • ข้อความที่มีรูปแบบ เช่น ส่วนหัว รายการย่อย คำพูดอ้างอิง
  • รูปภาพและวิดีโอ
  • ไฟล์
  • ตาราง

ตัวอย่างของหน้าหมวดหมู่

ตัวอย่างของหน้าหมวดหมู่ที่มีชื่อว่า "ประโยชน์"
4. เผยแพร่ให้ตรงกลุ่มเป้าหมาย4. เผยแพร่ให้ตรงกลุ่มเป้าหมาย

เนื้อหาจำนวนมากในคลังความรู้ของคุณจะเกี่ยวข้องกับคนทั้งองค์กร คุณสามารถแชร์ความรู้ภายใต้หมวดหมู่เหล่านั้นให้กับทุกคนได้อย่างง่ายและรวดเร็วเพียงแค่คลิกปุ่มเชิญ แล้วเลือกชื่อบริษัทของคุณจากเมนูดร็อปดาวน์

ความคิดเห็นและความรู้สึกในหน้าคลังความรู้

แต่เนื้อหาในคลังความรู้บางส่วนอาจเกี่ยวข้องกับพนักงานบางกลุ่มเท่านั้น ซึ่งอาจขึ้นอยู่กับภูมิภาคหรือบทบาทของพวกเขา คลังความรู้ช่วยให้คุณสามารถเชิญผู้คนที่เกี่ยวข้องให้มาดูเนื้อหาของคุณด้วยการใช้ตัวกรองเพื่อค้นหาข้อมูลโปรไฟล์และการเป็นสมาชิกกลุ่ม เพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนจะเห็นเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับตนโดยเฉพาะ ส่วนผู้ที่มีคุณสมบัติไม่ตรงกับเกณฑ์จะไม่สามารถดูหมวดหมู่ของคุณ และจะไม่เห็นหมวดหมู่นั้นในหน้าหลักของคลังความรู้

เมนูดร็อปดาวน์ตัวเลือกกฎเพื่อกำหนดผู้ที่สามารถมองเห็นหมวดหมู่

5. ปรับแต่งหน้าหลักของคลังความรู้5. ปรับแต่งหน้าหลักของคลังความรู้

หน้าหลักของคลังความรู้เป็นหน้าหลักที่คุณสามารถปรับแต่งได้ โดยมีหน้าที่นำทางผู้คนไปยังเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา หน้าหลักของผู้ชมจะมีความแตกต่างกันไป แล้วแต่หมวดหมู่ที่พวกเขามีสิทธิ์เข้าถึง แต่ผู้ดูแลสามารถไฮไลท์หมวดหมู่และลิงก์สำคัญๆ เพื่อให้ทุกคนสามารถเห็นได้

นอกจากนี้ผู้ดูแลยังสามารถเลือกรูปภาพหน้าปก ชื่อหน้า และส่วนขยายชื่อหน้าให้หน้าหลักขององค์กรตนเองได้

ตัวอย่างหน้าหลักของคลังความรู้

หน้าหลักของคลังความรู้

6. คอยติดตามจำนวนการดูและการมีส่วนร่วม6. คอยติดตามจำนวนการดูและการมีส่วนร่วม

คลังความรู้ได้รับการออกแบบมาเพื่อกระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วม เช่นเดียวกับฟีเจอร์อื่นๆ บน Workplace ผู้คนสามารถแสดงความรู้สึกและแสดงความคิดเห็นในหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยต่างๆ และยังสามารถแชร์เนื้อหาเหล่านั้นลงในกลุ่มหรือข้อความ จึงทำให้ข้อมูลแพร่กระจายไปได้อย่างรวดเร็วขึ้น

ผู้ดูแลระบบ ผู้จัดการคลังความรู้ และผู้แก้ไขหมวดหมู่จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีคนแสดงความรู้สึกหรือความคิดเห็นในหมวดหมู่ของตน และยังสามารถดูการวิเคราะห์แบบง่ายๆ เพื่อทำให้ทราบจำนวนผู้ที่ดูเนื้อหาของตน โดยกรองตามแผนก บทบาท ตำแหน่งที่ตั้ง และอื่นๆ

ประโยชน์

ประโยชน์

  • สร้างพื้นที่สำหรับเผยแพร่ข้อมูลและนโยบายสำคัญของบริษัทอย่างเป็นทางการ
  • สร้างเนื้อหาด้วยเครื่องมือการเขียนที่ใช้งานง่ายและเป็นธรรมชาติ ไม่ต้องเขียนโปรแกรม
  • ผู้คนจะมีสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องผ่านหน้าหลักของคลังความรู้
  • มีส่วนร่วมกับเนื้อหาได้ง่ายดายด้วยฟีเจอร์ในการค้นหา แชร์ แสดงความรู้สึก และแสดงความคิดเห็นในหมวดหมู่ต่างๆ
เรื่องราวความสำเร็จ

เรื่องราวความสำเร็จ

Project Starfish ใช้กลุ่มการเรียนรู้เพื่ออบรมผู้ฝึกงานรายใหม่

XPO Logistics เป็นหนึ่งในสิบของบริษัทโลจิสติกส์ชั้นนำของโลก โดยบริษัทมีหน้าที่ช่วยลูกค้าจัดการสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดทั่วทั้งซัพพลายเชน งานของบริษัทยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ทั่วโลกของไวรัสโคโรน่า (โควิด-19) เนื่องจากผู้คนทั่วโลกต่างต้องพึ่งพาการจัดส่งสินค้าเพื่อลดการเดินทางในที่สาธารณะ

เพื่อรักษาระดับความแม่นยำและความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ส่งไปยังพนักงานในช่วงเวลาแห่งความยุ่งยากและความโกลาหลเช่นนี้ XPO Logistics จึงหันมาใช้งานคลังความรู้เพื่อสร้างพื้นที่ให้พนักงานรับทราบถึงประกาศและมาตรการต่างๆ ของ XPO ในการรับมือกับสถานการณ์การระบาดใหญ่ทั่วโลกของไวรัสโคโรน่า (โควิด-19) ที่เปลี่ยนแปลงไปตลอดเวลา XPO Logistics กลายมาเป็นผู้ทดสอบขั้นเบต้าในการใช้งานคลังความรู้ โดยหลังจากใช้งานผลิตภัณฑ์ของเราไม่ถึงวัน บริษัทก็สามารถเผยแพร่ข้อมูลการรับมือกับไวรัสโคโรน่า (โควิด-19) ออกสู่สายตาของพนักงานได้

บทนำสู่หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสื่อสาร ร่วมงาน และรับประโยชน์สูงสุดจาก Workplace

การฝึกอบรมเพิ่มเติม

การฝึกอบรมแบบถ่ายทอดสด

การสื่อสารเชิงกลยุทธ์

เรียนรู้หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้งาน Workplace เพื่อปรับปรุงการสื่อสารระดับองค์กรด้วยบทเรียนออนไลน์แบบสดที่มีความยาว 60 นาที

หลักสูตรเรียนรู้ด้วยตัวเอง

การสร้างกลยุทธ์การสื่อสารโต้ตอบ

เรียนรู้วิธีใช้งานคลังความรู้และฟีเจอร์อื่นๆ ของ Workplace เพื่อสร้างการสื่อสารที่น่าสนใจ

การฝึกอบรมแบบถ่ายทอดสด

วิธีทำงานบน Workplace

เรียนรู้วิธีวางโครงสร้างกลุ่มที่สอดรับกับกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กรของคุณ