การจัดการงานกิจกรรม

สร้างงานกิจกรรมออนไลน์ภายในองค์กรแบบอินเตอร์แอคทีฟที่น่าสนใจ และแพร่ภาพให้คนทั้งบริษัทได้รับชม


ไม่ว่าจะเป็นการประชุมใหญ่ไปจนถึงการเริ่มการขาย การเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือการจัดช่วงถามตอบ งานกิจกรรมภายในนั้นนับได้ว่าเป็นหัวใจหลักของวงการธุรกิจ ทุกอย่างไม่จำเป็นจะต้องหยุดชะงักเพียงเพราะพนักงานต้องทำงานจากระยะไกล เพราะคุณยังคงสามารถสร้างงานกิจกรรมแบบอินเตอร์แอคทีฟที่น่าสนใจซึ่งเข้าถึงทุกคนได้ในแบบออนไลน์ คู่มือนี้จะอธิบายหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างชุมชนที่มีส่วนร่วมด้วยงานกิจกรรมภายในบน Workplace
อย่าลืมอ่านต่อเพื่อค้นหาการเรียนรู้สำหรับแต่ละทีมบน Workplace จากงาน Transform 2020 แบบออนไลน์เต็มรูปแบบ
1. สร้างกลุ่มโลจิสติกส์ของงานกิจกรรม
1. สร้างกลุ่มโลจิสติกส์ของงานกิจกรรม
สร้างกลุ่มโลจิสติกส์ของงานกิจกรรมเพื่อรวบรวมการสื่อสารในการจัดงานกิจกรรมของคุณทั้งหมด ตั้งค่ากลุ่มเป็นแบบลับเพื่อให้มั่นใจว่ามีเฉพาะผู้คนที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่สามารถอยู่ในกลุ่มและดูโพสต์ได้
คุณจะได้ใช้โพสต์และแชทเพื่ออัพเดตข้อมูลกับทุกๆ คน ตลอดจนเพื่อแชร์เอกสาร วิดีโอ รูปภาพ และอื่นๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมในด้านการจัดการทีมและโปรเจ็กต์ต่างๆ ใน Workplace โปรดอ่านคู่มือของเรา
2. สร้างงานกิจกรรมใน Workplace
2. สร้างงานกิจกรรมใน Workplace
การสร้างงานกิจกรรมใน Workplace จะช่วยให้คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้
  • แชร์ข้อมูลสำคัญ เช่นสถานที่ คำอธิบายงานกิจกรรม วาระของงานและอื่นๆ ให้กับผู้เข้าร่วมงาน
  • ส่งคำเชิญผ่านทางการแจ้งเตือนของ Workplace และปฏิทินบนแพลตฟอร์มอื่นอย่าง Google และ Outlook
  • ติดตามการตอบรับคำเชิญใน Workplace
  • มีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วมงานในช่วงก่อนถึงงานกิจกรรมด้วยโพลล์ โพสต์ต่างๆ เป็นต้น
  • แจ้งเตือนผู้เข้าร่วมงานใน Workplace เมื่อมีการอัพเดตเกี่ยวกับงานกิจกรรม
ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อสร้างงานกิจกรรมใน Workplace
  1. คลิกที่ "หน้าหลัก" ในเมนูด้านซ้าย จากนั้นคลิก "ดูเพิ่มเติม" และเลือก "งานกิจกรรม"
  2. คลิก "+จัดงานกิจกรรม"
  3. ใส่ชื่อและคำอธิบายให้กับงานกิจกรรมของคุณ
  4. คุณสามารถอัพโหลดรูปภาพหน้าปกของคุณเองหรือเลือกจากเทมเพลตที่มีให้ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับขนาดของรูปภาพหน้าปก ศึกษาคู่มือฉบับนี้
  5. ใส่เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดงานกิจกรรม คุณมีตัวเลือกสำหรับกำหนดเวลางานกิจกรรมหลายๆ งาน
  6. เพิ่มคำอธิบายและกำหนดเวลาของงานกิจกรรม จากนั้นคลิก "ถัดไป"
  7. เลือกว่าคุณต้องการจะแพร่ภาพงานกิจกรรมดังกล่าวไปยัง Workplace หรือไม่ เพิ่มลิงก์ภายนอกหากคุณต้องการแพร่ภาพไปยังแพลตฟอร์มอื่นๆ หรือเพิ่มสถานที่จริงที่ใช้สำหรับจัดงานกิจกรรม เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก "ถัดไป"
  8. เลือกผู้ที่สามารถมองเห็นและเข้าร่วมงานกิจกรรมดังกล่าวได้ โดยคุณสามารถเลือกได้ทั้งองค์กร เฉพาะผู้ที่ได้รับคำเชิญ หรือสมาชิกของกลุ่มที่คุณเป็นสมาชิกอยู่
  9. เพิ่มผู้จัดร่วม หากมี
  10. กดปุ่มเปิดใช้งานในกรณีที่คุณต้องการส่งคำเชิญไปยังปฏิทินของผู้อื่น
  11. ทำเครื่องหมายที่กล่องทางด้านล่างเพื่อส่งคำเชิญ จากนั้นคลิก "สร้างงานกิจกรรม"
3. ทำให้ผู้คนตั้งตารอคอย
3. ทำให้ผู้คนตั้งตารอคอย
ในช่วงก่อนถึงงานกิจกรรม มีส่วนร่วมกับผู้ที่ได้รับคำเชิญด้วยโพลล์ วิดีโอทีเซอร์ อัพเดตวาระของงานกิจกรรมและอื่นๆ บนหน้างานกิจกรรมหรือในกลุ่มที่เกี่ยวข้อง นอกจาก Workplace แล้ว แนะนำให้ใช้ช่องทางสื่อสารอื่นๆ ขององค์กรทั้งหมดเพื่อประชาสัมพันธ์งานกิจกรรมเพิ่มเติมด้วย ตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ
  • ส่งต่อข้อความสื่อสารทางอีเมลจากผู้บริหาร เชิญชวนให้ผู้คนเข้าร่วมงานกิจกรรมและแชร์คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเข้าร่วมงาน
  • ลองส่งอีเมลอีกฉบับหนึ่งวันหรือหนึ่งชั่วโมงก่อนการแพร่ภาพเพื่อเตือนให้ผู้คนเข้าร่วมงาน
  • เพิ่มตัวอย่างงานกิจกรรมในจดหมายข่าวภายในองค์กรของคุณ
  • เพิ่มแบนเนอร์โปรโมทในหน้าหลักอินทราเน็ตของคุณ
4. แพร่ภาพงานกิจกรรมด้วยการถ่ายทอดสด
4. แพร่ภาพงานกิจกรรมด้วยการถ่ายทอดสด
การแพร่ภาพงานกิจกรรมผ่านทางวิดีโอถ่ายทอดสดใน Workplace จะช่วยให้คุณเข้าถึงพนักงานได้มากกว่าที่เคย วิดีโอถ่ายทอดสดช่วยให้คุณมีส่วนร่วมกับกลุ่มเป้าหมายของคุณได้ด้วยฟีเจอร์อย่างช่วงถามตอบ การแสดงความคิดเห็นและความรู้สึก คำบรรยายที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและคำบรรยายฉบับแปลจะช่วยให้งานกิจกรรมของคุณเข้าถึงได้ง่ายขึ้น และการบันทึกภาพจะโพสต์ลงกลุ่มของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อให้ทุกคนที่พลาดเข้าร่วมงานกิจกรรมสามารถติดตามย้อนหลังได้
ก่อนการถ่ายทอดสดควรเตรียมตัวเพื่อความสำเร็จด้วยเคล็ดลับต่อไปนี้
  • ดูให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่อเครือข่ายของคุณมีความเสถียรก่อนเริ่มงานกิจกรรม
  • ใช้โหมดห้ามรบกวนเพื่อปิดใช้งานการแจ้งเตือนทั้งหมดบน Workplace เพื่อให้คุณไม่ถูกรบกวนในระหว่างการแพร่ภาพ
  • รีสตาร์ทคอมพิวเตอร์ของคุณก่อนเริ่มถ่ายทอดสด 1 ชั่วโมงเพื่อป้องกันไม่ให้อุปกรณ์ขัดข้องหรือถูกบังคับอัพเดต
  • หันหน้าไปทางหน้าต่างเพื่อรับแสงจากธรรมชาติ
  • ใช้หูฟังหรือไมโครโฟนแบบมีสายเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ชมจะได้ยินคุณอย่างชัดเจน
สำหรับเคล็ดลับที่มีประโยชน์อื่นๆ ตรวจสอบ คู่มืองานประชุมแบบถ่ายทอดสด
เมื่อคุณพร้อมแล้ว คุณก็สามารถเริ่มถ่ายทอดสดได้ด้วยการไปที่งานกิจกรรมที่คุณสร้างในขั้นตอนที่ 2 จาก "หน้าหลัก" > "ดูเพิ่มเติม" > "งานกิจกรรม" เมื่อคุณอยู่ที่หน้างานกิจกรรมดังกล่าวแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
  1. คลิกที่ปุ่ม "ตั้งค่าวิดีโอถ่ายทอดสด"
  2. กดเปิดใช้งานการเพิ่มช่วงถามตอบในกรณีที่คุณต้องการรวบรวมและตอบคำถามในระหว่างการแพร่ภาพ
  3. เลือกอุปกรณ์ที่คุณจะใช้ในการถ่ายทอดสด
  4. หากคุณต้องการถ่ายทอดสดร่วมกับผู้อื่น ให้กดเปิดใช้งาน "แพร่ภาพกับผู้จัดคนอื่นๆ" โดยคุณจะได้รับลิงก์คำเชิญซึ่งคุณสามารถคัดลอกและแชร์ให้กับผู้จัดร่วมบนแชทของ Workplace ได้
  5. ปรับแต่งการตั้งค่ากล้องและไมโครโฟนของคุณ
  6. คุณสามารถตั้งชื่อและเขียนคำอธิบายให้กับวิดีโอถ่ายทอดสดของคุณได้
  7. คลิก "เริ่มถ่ายทอดสดเลย" หากคุณถ่ายทอดสดร่วมกับผู้จัดคนอื่น ปุ่มดังกล่าวจะแสดงเป็น "พบกับผู้จัดงาน" จากนั้นระบบจะพาคุณไปยังห้องที่คุณสามารถพบปะกับผู้จัดร่วม และเมื่อคุณพร้อมที่จะเริ่มถ่ายทอดสด คุณก็สามารถถ่ายทอดสดโดยใช้ปุ่มที่ด้านล่างของหน้าจอได้ โปรดทราบว่า มีเพียงผู้สร้างวิดีโอถ่ายทอดสดเท่านั้นที่สามารถเห็นและคลิกที่ปุ่ม "เริ่มถ่ายทอดสด" ได้
5. มีส่วนร่วมกับผู้ชมในระหว่างการแพร่ภาพของคุณ
5. มีส่วนร่วมกับผู้ชมในระหว่างการแพร่ภาพของคุณ
ใช้ฟังก์ชันโพลล์และการถามตอบของ Live Producer เพื่อมีส่วนร่วมกับพนักงานตลอดการแพร่ภาพของคุณ นอกจากนี้ ผู้บรรยายยังสามารถถามคำถามกับผู้ชมโดยตรงและกระตุ้นให้พวกเขาตอบคำถามในส่วนแสดงความคิดเห็นได้
และการให้ผู้จัดการชุมชนคอยจุดประกายการสนทนาในส่วนความคิดเห็นบน Workplace ก็ถือเป็นความคิดที่ดีเช่นกัน พวกเขาสามารถให้แหล่งข้อมูล ช่วยตอบคำถาม และกระตุ้นให้เกิดการสนทนาได้
6. รักษาการมีส่วนร่วมไว้แม้ว่าจะจบงานกิจกรรมไปแล้ว
6. รักษาการมีส่วนร่วมไว้แม้ว่าจะจบงานกิจกรรมไปแล้ว
บางคนในองค์กรของคุณอาจจะไม่สามารถเข้าร่วมงานกิจกรรมในช่วงที่จัดงานได้ แต่ด้วยฟีเจอร์วิดีโอถ่ายทอดสดจะช่วยให้ผู้คนยังสามารถติดตามรับชมและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นรวมถึงความรู้สึกได้หลังจากการแพร่ภาพจบลงแล้ว คุณสามารถทำให้ประสบการณ์การใช้งานในรูปแบบดังกล่าวง่ายดายขึ้นสำหรับผู้คนได้โดยทำสิ่งต่อไปนี้
  • แปลคำบรรยาย เพื่อให้ผู้คนที่ใช้ภาษาอื่นๆ สามารถเข้าใจเนื้อหาไปด้วย
  • สร้างตอนของวิดีโอเพื่อให้ผู้ชมสามารถข้ามไปยังการแพร่ภาพส่วนที่เกี่ยวข้องกับตนมากที่สุดได้
  • ตอบกลับหรือแสดงความรู้สึกกับความคิดเห็นที่อยู่บนโพสต์วิดีโอถ่ายทอดสดของคุณหลังจากจบการแพร่ภาพเพื่อให้ผู้ชมทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมกับงานกิจกรรมนั้น
  • ผู้ดูแลระบบสามารถ ส่งแบบสอบถามสั้นๆ 5 คำถาม ให้กับผู้เข้าร่วมงานผ่านทาง Workplace เพื่อเก็บข้อมูลคำติชมเกี่ยวกับงานกิจกรรม
7. วิเคราะห์การรับชมและการมีส่วนร่วม
7. วิเคราะห์การรับชมและการมีส่วนร่วม
คุณสามารถดูเกณฑ์ชี้วัดการมีส่วนร่วม เช่น การรับชม การแสดงความคิดเห็น การแสดงความรู้สึก การแชร์ และอื่นๆ อีกมากมายได้แบบเรียลไทม์ในระหว่างการแพร่ภาพ และเมื่อการแพร่ภาพสิ้นสุดลง คุณก็สามารถเจาะลึกไปที่ข้อมูลในข้อมูลเชิงลึกของโพสต์ของคุณได้ด้วยการคลิกที่ "..." ที่ด้านขวาบนของโพสต์ > "ข้อมูลเชิงลึกของโพสต์" โดยคุณสามารถติดตามยอดการรับชม การมีส่วนร่วม และการเลิกรับชมกลางคันในการแพร่ภาพทั้งหมดของคุณได้
งานกิจกรรมการดำเนินการ: Workplace Transform 2020
งานกิจกรรมการดำเนินการ: Workplace Transform 2020
Transform คืองานประชุมสุดยอดประจำปีที่รวมรวมลูกค้าของ Workplace ไว้ด้วยกันเพื่อแชร์หลักปฏิบัติที่ดีที่สุด ค้นพบข้อมูลเชิงลึก และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับอนาคตของแพลตฟอร์มนี้
โดยปกติแล้วงาน Transform มักจะจัดในสถานที่จริงหลายๆ แห่งทั่วโลก แต่เนื่องจากการระบาดใหญ่ทั่วโลกของโควิด-19 ในปีนี้ งาน Transform ในภูมิภาค EMEA และอเมริกาเหนือจึงจัดเป็นแบบออนไลน์และสตรีมสดทั้งหมด โดยแพร่ภาพไปยังกลุ่มที่มีหลายบริษัทเพื่อให้เข้าถึงกลุ่มผู้ชมกว่าหลายพันคน
นี่เป็นเคล็ดลับและการเรียนรู้เล็กๆ น้อยๆ จากทีม Transform เพื่อช่วยให้คุณจัดงานกิจกรรมออนไลน์ครั้งต่อไปของคุณได้อย่างประสบความสำเร็จ
  • ใช้การผสมผสานระหว่างเนื้อหาถ่ายทอดสดและแบบถ่ายทำไว้ล่วงหน้า วิดีโอที่ถ่ายทำไว้ล่วงหน้าจะใช้งานได้รวดเร็วและดึงดูดผู้ชมได้ และผู้บรรยายสดก็สามารถเชื่อมต่อกับผู้ชมได้อย่างจริงใจยิ่งขึ้น
  • ดำเนินรายการอย่างกระตือรือร้นและสนุกสนานเพื่อช่วยผสานช่วงต่างๆ ของงานกิจกรรมของคุณไว้ด้วยกันพร้อมทั้งมีส่วนร่วมกับผู้ชมได้ ผู้ดำเนินรายการยังสามารถให้รายละเอียดในเชิงปฏิบัติต่างๆ ในขณะที่คุณบรรยายได้อีกด้วย การเปิดออดิชั่นภายในเพื่อค้นหาบุคลากรที่ใช่ก็เป็นวิธีที่น่าสนุก
  • อย่าพยายามทำเหมือนจัดงานในสถานที่จริง เพราะความสนใจและความคาดหวังของผู้คนในงานกิจกรรมแบบออนไลน์จะแตกต่างจากงานจริง ลองคิดวิธีแบ่งเนื้อหาออกเป็นส่วนสั้นๆ หรือย่อข้อความสำคัญให้สั้นลงเพื่อดึงความสนใจของผู้ชมเอาไว้ ลองวางโครงสร้างเนื้อหาของคุณเพื่อให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญเนื้อหาที่สำคัญที่สุดได้ก่อน
  • เตรียมรับมือกับสิ่งที่ไม่คาดคิด ลองซ้อมและบันทึกวิดีโอไว้ หากทำได้ ในวันงานกิจกรรม ควรมีแผนสำรองหากเกิดข้อขัดข้องด้านเทคนิคขึ้น ลองซ้อมแผนสำรองไว้เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น
  • แม้งานกิจกรรมของคุณจะสิ้นสุดลง ก็ไม่ได้หมายความว่าชุมชนและเครือข่ายของคุณจะต้องจบลงด้วย ค้นหาวิธีดำเนินการสนทนาต่อในอนาคต