พาบุคลากรหน้างานมาใช้งาน Workplace

ผู้จัดการบุคลากรหน้างานสามารถให้ความช่วยเหลือด้านการเข้าถึงข้อมูลบน Workplace และสนับสนุนผู้ใต้บังคับบัญชาของตนได้โดยตรงด้วยฟีเจอร์ "พื้นที่"

Workplace มอบความสามารถเฉพาะตัวให้กับองค์กรเพื่อเชื่อมต่อบุคลากรหน้างานเข้ากับส่วนอื่นๆ ของธุรกิจ แต่การจะโน้มน้าวให้บุคลากรหน้างานนำเอาเครื่องมือการทำงานตัวใหม่ไปใช้ก็ไม่ใช่เรื่องที่ง่ายนัก

ฟีเจอร์ "พื้นที่" ทำให้ผู้จัดการบุคลากรหน้างานแจกจ่ายข้อมูลในการเปิดใช้งานโปรไฟล์และค้นหาความช่วยเหลือที่เหมาะสม อย่างเช่น รหัสเข้าถึง และการตั้งรหัสผ่านใหม่ ให้แก่บุคลากรหน้างานได้อย่างรวดเร็วและไม่ต้องพึ่งพาผู้ดูแลระบบ

คู่มือนี้จะอธิบายถึงวิธีที่ผู้ดูแลระบบสามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์พื้นที่ และวิธีที่ผู้ประสานงานในพื้นที่สามารถช่วยบุคลากรหน้างานในการเข้าถึง Workplace ได้

วิธีดำเนินการบน Workplace

ผู้ดูแลระบบ

ผู้ดูแลระบบ

สร้าง "พื้นที่"

พื้นที่เป็นชุมชนขนาดเล็กภายในองค์กรของคุณซึ่งสามารถแยกออกมาโดยใช้เกณฑ์บางอย่าง เช่น ภูมิภาค สาขา หรือแผนก ทุกพื้นที่ควรมีผู้ประสานงานในพื้นที่อย่างน้อย 1 คน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเป็นผู้จัดการบุคลากรหน้างานหรือผู้จัดการระดับภูมิภาค ซึ่งมีหน้าที่แจกจ่ายข้อมูลสำหรับเข้าถึง และคอยช่วยเหลือบุคลากรหน้างานภายในพื้นที่นั้นๆ

ผู้ดูแลระบบและผู้ดูแลส่วนอื่นๆ ที่มีสิทธิ์จัดการบุคลากรหน้างานในพื้นที่สามารถสร้างพื้นที่และเพิ่มพนักงานลงในพื้นที่ได้ ซึ่งผู้ดูแลสามารถเพิ่มพนักงานลงในพื้นที่ได้ ในกรณีที่พนักงานคนดังกล่าวได้รับคำเชิญเข้าสู่ Workplace แล้วเท่านั้น เรียนรู้วิธีเพิ่มผู้ใช้งานใน Workplace ของคุณได้ในแหล่งข้อมูลด้านเทคนิค

หากต้องการสร้างพื้นที่และเพิ่มพนักงาน โปรดทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ไปยังหน้าบุคลากรหน้างานของแผงควบคุมสำหรับผู้ดูแล จากนั้นคลิกที่แท็บ "พื้นที่"
  2. เลือก "เพิ่มพื้นที่"
  3. ตั้งชื่อพื้นที่ของคุณ
  4. เพิ่มผู้ประสานงานในพื้นที่โดยใส่ชื่อ*
  5. เพิ่มพนักงานลงในพื้นที่ด้วยวิธีต่อไปนี้
    • เพิ่มด้วยตนเอง
    • ดาวน์โหลดเทมเพลตสเปรดชีท เพิ่มชื่อพนักงานและข้อมูลต่างๆ จากนั้นอัพโหลดกลับไปยัง Workplace
  6. เลือกว่าจะอนุญาตให้ผู้ประสานงานในพื้นที่สามารถขอสร้างโปรไฟล์จากผู้ดูแลระบบได้หรือไม่เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาร่วมทีม
  7. คลิก "สร้าง"


การสร้างพื้นที่ใหม่

การประมวลผลคำขอสร้างโปรไฟล์

เมื่อผู้ประสานงานในพื้นที่ขอสร้างโปรไฟล์ ระบบจะแจ้งเตือนคุณและพาไปยังคำร้องในหน้าบุคลากรหน้างานของแผงควบคุมสำหรับผู้ดูแล คุณสามารถอัพเดตชื่อและ ID ของพนักงาน และสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอได้ ผู้ประสานงานในพื้นที่จะได้รับการแจ้งเตือนเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคำขอของพวกเขาได้รับการอนุมัติหรือถูกปฏิเสธ

ผู้ประสานงานในพื้นที่

ผู้ประสานงานในพื้นที่

ผู้ประสานงานในพื้นที่สามารถช่วยให้บุคลากรหน้างานเข้าถึง Workplace ได้ 4 วิธีด้วยกัน ได้แก่

  1. สร้างรหัสเข้าถึงให้กับพนักงานที่ไม่มีอีเมลบริษัท
  2. ส่งอีเมลเชิญให้กับพนักงานที่มีอีเมลบริษัทซ้ำอีกฉบับ
  3. ตั้งรหัสผ่านใหม่ (สำหรับองค์กรที่ไม่ใช้การลงชื่อเข้าใช้ครั้งเดียว)
  4. ส่งคำขอสร้างโปรไฟล์ถึงผู้ดูแลระบบ

การสร้างรหัสเข้าถึงและอีเมลเชิญ

พนักงานที่ไม่มีอีเมลบริษัทจำเป็นต้องใช้รหัสเข้าถึงที่ระบบสร้างให้โดยอัตโนมัติเพื่อนำไปเปิดใช้งานบัญชี ในฐานะผู้ประสานงานในพื้นที่ คุณสามารถรับรหัสเข้าถึงเหล่านี้มาและแชร์ให้กับพนักงาน เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าสู่ระบบ Workplace ได้

พนักงานที่มีอีเมลบริษัทจะได้รับอีเมลเชิญเพื่อนำไปเปิดใช้บัญชี หากมีการส่งอีเมลผิด คุณสามารถช่วยให้พนักงานเข้าถึง Workplace ได้โดยส่งอีเมลเชิญให้ใหม่อีกฉบับ

จากโปรไฟล์พนักงาน

  1. ไปยังโปรไฟล์ของพนักงานแล้วคลิกที่ปุ่ม “มอบการเข้าถึง” บริเวณมุมบนขวาบน
  2. หากพนักงานไม่มีอีเมลที่เชื่อมโยงอยู่ Workplace จะสร้างลิงก์รหัสเข้าถึงให้โดยอัตโนมัติ คลิกที่ปุ่ม “คัดลอกไปยังคลิปบอร์ด” แล้วแชร์ลิงก์รหัสเข้าถึงให้กับพนักงานผ่านทาง SMS กระดาษ หรืออีเมล
  3. หากพนักงานมีอีเมลที่เชื่อมโยงอยู่ ให้คลิกที่ "ให้สิทธิ์การเข้าถึง" แล้วเลือก "ส่งอีเมลเชิญอีกครั้ง"


การรับรหัสเข้าถึงจากพนักงาน

จากโปรไฟล์ (ผู้ประสานงานในพื้นที่) ของคุณ:

  1. ไปยังโปรไฟล์ของคุณแล้วคลิก “พื้นที่
  2. หากคุณเป็นผู้ประสานงานในพื้นที่ให้กับหลายพื้นที่ ให้คลิกที่พื้นที่ที่คุณต้องการรักษาความปลอดภัยให้กับการเข้าถึง
  3. คุณจะเห็นชื่อของพนักงานทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายในพื้นที่นั้นๆ
  4. คลิก "ให้สิทธิ์การเข้าถึง" ที่ด้านขวาของชื่อพนักงาน
  5. หากพนักงานไม่มีอีเมลที่เชื่อมโยงอยู่ Workplace จะสร้างลิงก์รหัสเข้าถึงให้โดยอัตโนมัติ คลิกที่ปุ่ม “คัดลอกไปยังคลิปบอร์ด” แล้วแชร์รหัสเข้าถึงกับพนักงานผ่านทาง SMS, กระดาษ หรืออีเมล
  6. หากพนักงานมีอีเมลที่เชื่อมโยงอยู่ ให้คลิกที่ "ให้สิทธิ์การเข้าถึง" แล้วเลือก "ส่งอีเมลเชิญอีกครั้ง"

การกำหนดรหัสผ่านใหม่

ในบางครั้ง พนักงานมักจะลืมรหัสผ่านของตนเอง ซึ่งเป็นเรื่องที่ใครๆ ก็เคยเจอ เราจึงมอบความสามารถให้คุณตั้งรหัสผ่านใหม่ให้แก่พนักงานได้โดยไม่ต้องพึ่งผู้ดูแลระบบ ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อตั้งรหัสผ่านใหม่ให้แก่พนักงาน

  1. ไปที่โปรไฟล์ของคุณแล้วเลือก “พื้นที่
  2. คลิกที่จุดสามจุดถัดจากชื่อพนักงาน
  3. เลือก “บังคับตั้งรหัสผ่านใหม่
  4. ระบบจะบังคับให้พนักงานต้องตั้งรหัสผ่านใหม่เมื่อเข้าสู่ระบบ Workplace ครั้งถัดไป

ออกจากระบบได้จากทุกที่

หากพนักงานทำโทรศัพท์หายหรือใช้อุปกรณ์สาธารณะเข้าสู่ระบบ Workplace ผู้ประสานงานในพื้นที่สามารถบังคับให้ออกจากระบบจากทุกอุปกรณ์เพื่อให้มั่นใจได้ว่า Workplace ขององค์กรยังคงมีความปลอดภัย

การส่งคำขอสร้างโปรไฟล์

เมื่อมีพนักงานใหม่มาร่วมกับทีมบุคลากรหน้างานในพื้นที่ของคุณ คุณสามารถเพิ่มพนักงานเหล่านั้นลงใน Workplace ได้อย่างง่ายดาย

  1. ไปที่โปรไฟล์ของคุณแล้วเลือก “พื้นที่
  2. คลิกที่ “คำขอโปรไฟล์ใหม่"
  3. เพิ่มชื่อพนักงานและชื่อพื้นที่ จากนั้นคลิก “ส่งคำขอ
  4. ผู้ดูแลระบบของคุณจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับคำขอโปรไฟล์ของคุณ
  5. หากระบบสร้างโปรไฟล์แล้ว คุณจะได้รับการแจ้งเตือนว่ามีการเพิ่มพนักงานใหม่ลงในพื้นที่ของคุณ จากนั้น คุณจะสามารถแชร์รหัสเข้าถึงกับพนักงานคนดังกล่าวเพื่อนำไปเปิดใช้งานโปรไฟล์ได้
ประโยชน์

ประโยชน์

  • เพิ่มการนำไปใช้ของบุคลากรหน้างาน โดยเพิ่มศักยภาพให้ผู้จัดการสามารถให้ความช่วยเหลือในการเข้าสู่ระบบและการเปิดใช้งานโปรไฟล์ได้
  • รักษาความปลอดภัยให้กับ Workplace ของคุณ โดยอนุญาตให้ผู้จัดการบุคลากรหน้างานสามารถออกจากระบบบัญชีของพนักงานจากทุกอุปกรณ์ได้
  • เพิ่มความเร็วให้กับขั้นตอนการสร้างโปรไฟล์พนักงานใหม่ โดยการทำให้ผู้จัดการบุคลากรหน้างานสามารถสร้างคำขอสร้างโปรไฟล์ได้
  • ลดความยุ่งยากในการแจกจ่ายรหัสเข้าถึง โดยการทำให้ผู้จัดการบุคลากรหน้างานสามารถเผยแพร่ข้อมูลการเข้าสู่ระบบได้โดยไม่ต้องพึ่งผู้ดูแลระบบ
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์