คลังความรู้ช่วยให้องค์กรต่างๆ สร้างหน้าหลักส่วนกลางใน Workplace คลังความรู้เป็นเครื่องมือที่จะเผยแพร่ข้อมูลหลักไปพร้อมกับการอัพเดตที่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอและการแพร่ภาพผ่านวิดีโอถ่ายทอดสด เพื่อใช้เป็นจุดศูนย์กลางในการค้นหาข้อมูลสำหรับพนักงาน

ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่องค์กรที่ใช้ Workplace และคลังความรู้สามารถลดขั้นตอนในการเตรียมความพร้อมของพนักงานได้โดยเฉลี่ย 24% และช่วยให้พนักงานประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูลได้เป็นอย่างมาก

คุณอาจคิดว่าคลังความรู้เป็นเพียงพื้นที่สำหรับจัดเก็บนโยบายด้านทรัพยากรบุคคลและนโยบายของบริษัท แต่จริงๆ แล้วคลังความรู้สามารถทำอะไรได้มากกว่านั้น องค์กรต่างๆ มองว่าคลังความรู้เป็นพื้นที่ในการพัฒนาด้านต่างๆ ของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นอาชีพการงาน เรื่องส่วนตัว และสังคม คู่มือนี้จะพาคุณไปพบกับวิธีที่องค์กรต่างๆ ใช้ Workplace รวมถึงเคล็ดลับที่ช่วยคุณในการเริ่มต้นใช้งาน

องค์กรอื่นใช้คลังความรู้อย่างไร

คุณสามารถใช้คลังความรู้ได้หลายวิธี แต่การนำตัวอย่างการใช้งานด้านล่างมาผสมผสานกันอย่างพอดีจะเป็นการรับประกันว่าคลังความรู้ของคุณจะให้ผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่ต่อองค์กรของคุณ

1. แหล่งข้อมูลของบริษัท/องค์กรที่เป็นทางการ
1. แหล่งข้อมูลของบริษัท/องค์กรที่เป็นทางการ

แหล่งข้อมูลเป็นส่วนที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับหลายๆ องค์กร และเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

แหล่งข้อมูลของบริษัทที่เป็นทางการมักจะประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

  • ข้อมูลสิทธิประโยชน์และนโยบาย
  • พันธกิจและคุณค่าขององค์กร
  • เนื้อหาทั่วไปในการฝึกพนักงานใหม่
  • นโยบายค่าใช้จ่ายและการเดินทาง
  • จดหมายข่าวสำหรับพนักงาน
  • แหล่งข้อมูลเกี่ยวกับความหลากหลายและความเปิดกว้างที่เป็นทางการ
  • ข้อมูลเกี่ยวกับความปลอดภัยทั่วไป

ใครควรมีสิทธิ์แก้ไขแหล่งข้อมูล

โดยทั่วไปแล้ว แหล่งข้อมูลของบริษัทที่เป็นทางการมักจะได้รับการจัดการโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคล แต่ฝ่ายอื่นๆ อาจเข้ามามีส่วนร่วมในการสร้างเนื้อหานี้ได้ เช่น ฝ่ายการสื่อสารภายใน

ใครควรมีสิทธิ์ดูแหล่งข้อมูล

ทุกคนในองค์กรควรมีสิทธิ์ดูเนื้อหานี้

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: เพิ่มแหล่งข้อมูลที่สำคัญที่สุดไปยังคอลเลกชั่นและปักหมุดไว้ในกลุ่ม เช่น กลุ่มเตรียมความพร้อมของพนักงานหรือการประกาศของบริษัท

2. เครื่องมือและคู่มือการดำเนินการ
2. เครื่องมือและคู่มือการดำเนินการ

ให้คิดว่านี่เป็นการเตรียมข้อมูลแบบบริการตนเองเกี่ยวกับเครื่องมือและกระบวนการทำงานที่สำคัญสำหรับพนักงาน เช่น คำถามที่พบบ่อยและคู่มือ

ส่วนนี้มักจะประกอบด้วยหัวข้อเหล่านี้

  • คู่มือการตั้งค่าอุปกรณ์และเครื่องมือไอที
  • ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องตรวจสอบทางกฎหมายและวิธีขอรับการตรวจสอบ
  • วิธีขอสินทรัพย์จากทีมการตลาด
  • คู่มือผู้ใช้ Workplace ใหม่
  • วิธีส่งบัตรคำร้องขอรับความช่วยเหลือ

ใครควรมีสิทธิ์แก้ไขแหล่งข้อมูล

เครื่องมือและกระบวนการทำงานแต่ละส่วนมักจะเป็นของฝ่ายหรือแผนกใดแผนกหนึ่ง (เช่น ฝ่ายไอที ฝ่ายการตลาด หรือฝ่ายกฎหมาย) และพวกเขามีหน้าที่ในการสร้างเนื้อหานี้

ใครควรมีสิทธิ์ดูแหล่งข้อมูล

แม้ว่าคุณจะสามารถจำกัดหมวดหมู่ต่างๆ ในคลังความรู้ไว้ให้เพียงบางส่วนขององค์กรได้ แต่คุณควรแสดงเนื้อหาประเภทนี้แก่ทุกคน เนื่องจากเนื้อหาประเภทนี้มักจะเกี่ยวข้องกับคนจำนวนมากในองค์กร

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: เมื่อสร้างหมวดหมู่เหล่านี้เสร็จสมบูรณ์ อย่าลืมแชร์ในกลุ่มที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจึงปักหมุดไว้ที่ด้านบนของกลุ่มเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา

3. ศูนย์ข้อมูลเฉพาะทางและข้อมูลแบบข้ามสายงาน
3. ศูนย์ข้อมูลเฉพาะทางและข้อมูลแบบข้ามสายงาน

หมวดหมู่เหล่านี้มีประโยชน์อย่างมากในกรณีที่คุณต้องการรวบรวมชุดแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ (ซึ่งมักสร้างจากหลายทีม) ไว้ในที่เดียวโดยแบ่งตามหัวข้อหรือกลุ่มผู้ชม

ให้คุณคิดว่านี่เป็นศูนย์รวมแหล่งข้อมูลที่พนักงานสามารถค้นหาเคล็ดลับและหลักปฏิบัติที่ดีที่สุด ซึ่งสามารถปรับปรุงประสบการณ์การทำงาน และช่วยให้พวกเขาเติบโตทั้งในแง่หน้าที่การงานและตัวบุคคล

ส่วนนี้มักจะประกอบด้วยหัวข้อเหล่านี้

  • แหล่งข้อมูลสำหรับการเติบโตในหน้าที่การงาน
  • ศูนย์ข้อมูลการทำงานจากทางไกล
  • ศูนย์สุขภาพ
  • ศูนย์สำหรับผู้จัดการบุคลากร

ใครควรมีสิทธิ์แก้ไขแหล่งข้อมูล

โดยปกติแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรเป็นฝ่ายจัดการหมวดหมู่เหล่านี้ แต่ทีมอื่นๆ ก็สามารถมีส่วนร่วมในการสร้างเนื้อหาได้

ใครควรมีสิทธิ์ดูแหล่งข้อมูล

สิทธิ์การดูจะแตกต่างกันไปตามแต่ละหมวดหมู่ เช่น แหล่งข้อมูลสำหรับการเติบโตในหน้าที่การงานควรเป็นหมวดหมู่ที่สามารถดูได้ทุกคน ในขณะที่ศูนย์สำหรับผู้จัดการบุคลากรควรดูได้เฉพาะผู้จัดการเท่านั้น

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานรู้ว่ามีแหล่งข้อมูลเหล่านี้ โดยการแชร์แหล่งข้อมูลในกลุ่มที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างคอลเลกชั่น รวบรวมแหล่งข้อมูลที่คล้ายกัน และปักหมุดไว้ในกลุ่มที่รวมพนักงานทั้งหมดของบริษัทก็ได้เช่นกัน

4. ผู้แก้ไขแหล่งข้อมูลสำหรับทีมและแผนก
4. แหล่งข้อมูลสำหรับทีมและแผนก

คลังความรู้ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมแหล่งข้อมูลของทีมและแผนกไว้ในพื้นที่ที่มีเพียงสมาชิกทีมหรือผู้ร่วมงานข้ามสายงานเท่านั้นที่มองเห็น

ส่วนนี้มักจะประกอบด้วยหัวข้อเหล่านี้

  • แหล่งข้อมูลสำหรับเตรียมความพร้อมให้ทีมหรือแผนกเฉพาะ
  • คู่มือเกี่ยวกับเครื่องมือเฉพาะทีมหรือแผนก
  • ศูนย์ข้อมูลแบบข้ามสายงานที่ดูแลโดยทีมหรือแผนกเพื่อกลุ่มผู้ร่วมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในวงแคบ
  • กระบวนการทำงานภายในของทีมหรือแผนก

ใครควรมีสิทธิ์แก้ไขแหล่งข้อมูล

สมาชิกที่ได้รับเลือกจากทีมหรือแผนกควรทำหน้าที่สร้างเนื้อหาในหมวดหมู่นี้

ใครควรมีสิทธิ์ดูแหล่งข้อมูล

สิทธิ์การดูควรจำกัดไว้สำหรับสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนร่วมที่ใกล้ชิดที่ต้องการทำความเข้าใจกระบวนการทำงานของทีมและเครื่องมือ

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปักหมุดหมวดหมู่สำหรับทีม/แผนกไว้ในกลุ่มสำหรับทีมหรือแผนก เพื่อทำให้เป็นจุดศูนย์กลางและเข้าถึงได้ง่าย

5. แหล่งข้อมูลของชุมชน
5. แหล่งข้อมูลของชุมชน

คลังความรู้และกลุ่ม Workplace ใช้งานร่วมกันได้เป็นอย่างดี หากคุณมีชุมชนหรือกลุ่มสังคมที่มีความเคลื่อนไหวบ่อยๆ ในองค์กรของคุณ คุณอาจต้องการพิจารณาให้พื้นที่สำหรับผู้ดูแลกลุ่มเหล่านั้นในการดูแลจัดการแหล่งข้อมูลที่มาจากสมาชิกในกลุ่มและมีไว้เพื่อสมาชิกในกลุ่ม

การทำเช่นนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้ชุมชนของคุณเน้นข้อมูลสำคัญให้กับสมาชิก แต่ยังทำให้คุณสามารถเก็บเนื้อหาที่เป็นทางการขององค์กรและเนื้อหาที่สร้างสำหรับพนักงานแยกออกจากกันได้อย่างง่ายดาย

เนื้อหาในคลังความรู้สามารถจำกัดไว้ให้เพียงสมาชิกในกลุ่มได้ง่ายๆ เพื่อให้เนื้อหานั้นดูได้เฉพาะในผู้คนที่ตรงกลุ่ม

ส่วนนี้มักจะประกอบด้วยหัวข้อเหล่านี้

  • แหล่งข้อมูลการสอนบุตรหลานแบบโฮมสคูลสำหรับกลุ่ม Parents@
  • ลิงก์ไปยังการเฉลิมฉลองเดือนแห่งประวัติศาสตร์ของคนผิวดำรอบโลกสำหรับกลุ่ม Black@
  • ลิงก์ไปยังการประชุมในภาคธุรกิจสำหรับผู้หญิงของกลุ่ม Women@
  • แหล่งข้อมูลพิเศษสำหรับครอบครัว LGBTQ ที่มีบุตรหลานสำหรับกลุ่ม Pride@

ใครควรมีสิทธิ์แก้ไขแหล่งข้อมูล

สมาชิกที่ได้รับเลือกในกลุ่มแหล่งข้อมูลทางสังคมหรือแหล่งข้อมูลสำหรับพนักงาน

ใครควรมีสิทธิ์ดูแหล่งข้อมูล

สิทธิ์การดูควรจำกัดไว้สำหรับสมาชิกในกลุ่มเท่านั้น เพื่อไม่ให้ปนกับเนื้อหาในคลังความรู้สำหรับผู้ใช้รายอื่น

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: ให้ผู้แก้ไขหมวดหมู่ปักหมุดหมวดหมู่ไว้ในกลุ่มของตน เพื่อช่วยให้สมาชิกในกลุ่มค้นหาได้ง่าย

สิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป

เมื่อคุณรู้แล้วว่าคุณต้องการใช้คลังความรู้เพื่ออะไร ตอนนี้ก็ได้เวลาเริ่มสร้างเนื้อหาแล้ว แต่หากคุณยังไม่พร้อม ลองดูชั้นเรียน "ความรู้พื้นฐานสำหรับผู้ดูแลคลังความรู้" เพื่อดูว่าการสร้างเนื้อหาในคลังความรู้นั้นทำได้ง่ายเพียงใด

หลังจากนั้น อย่าลืมดู "การใช้คลังความรู้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด" ซึ่งเป็นชั้นเรียนที่คุณจะได้เรียนรู้วิธีทำให้ผู้คนค้นพบเนื้อหาในคลังความรู้ได้ง่ายๆ และวิธีกระตุ้นการแชร์เนื้อหาในโซเชียลให้ดำเนินต่อไป

บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่
ขอบคุณสำหรับความเห็นของคุณ