การส่งข้อความด่วนสำหรับธุรกิจ: เคล็ดลับสำคัญ 7 ข้อ
เรารวบรวมข้อสรุปของสิ่งที่คุณควรและไม่ควรทำที่สำคัญที่สุดในการส่งข้อความด่วนในบริบททางธุรกิจไว้แล้ว
การส่งข้อความด่วน (IM) เป็นการสื่อสารที่ชวนให้กระอักกระอ่วนใจน้อยกว่าการโทรศัพท์และรวดเร็วกว่าการส่งอีเมล จึงถือได้ว่าเป็นการสื่อสารในอุดมคติของการทำงานร่วมกันเป็นทีม นอกจากนี้ยังเหมาะสมกับพนักงาน Gen Y ที่ต้องการความฉับไวในที่ทำงานให้คล้ายคลึงกับเรื่องอื่นๆ ในชีวิตของตน
ซึ่งคุณสามารถติดต่อกับเพื่อนร่วมงานได้ง่ายๆ เพียงปลายนิ้วสัมผัสด้วยแอพต่างๆ เช่น Workplace Chat การส่งข้อความ วิดีโอคอล และการแชร์รูปภาพถือเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการผูกสัมพันธ์ระหว่างคนในทีม ตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว และรวบรวมไอเดียให้ไหลลื่น
แต่การจะทำให้การส่งข้อความด่วนสำหรับธุรกิจไปได้สวย คุณต้องไม่ลืมทำตามกฎต่อไปนี้
ขจัดปัญหาในที่ทำงานด้วย Workplace
ตั้งแต่การแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน ไปจนถึงการปรับใช้วิธีการทำงานแบบผสมผสาน Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายกว่าเดิมได้
1 อย่าลืมว่ามัน "ด่วน"
หากคุณเคยชินกับการใช้อีเมลในที่ทำงาน คุณอาจติดนิสัยอ่านทบทวนข้อความและตรวจทานอย่างละเอียดก่อนส่ง หรือบางครั้งคุณอาจชะลอการส่งอีเมลไปเลยด้วยซ้ำ ด้วยความทันทีทันใดของการส่งข้อความ คุณจึงอาจเผลอส่งบางสิ่งไปก่อนที่จะรู้ตัวว่าคุณต้องการสื่ออะไรกันแน่ ดังนั้น อย่าลืมตรวจทานข้อความของคุณอีกครั้งก่อนจะกดส่งไปโดยไม่ทันคิด
2 เป็นทางการเข้าไว้
โปรดจำไว้เสมอว่าคุณกำลังอยู่ที่ทำงาน ดังนั้น รักษาเนื้อหาที่กำลังพูดคุยให้เกี่ยวกับงาน และใช้คำพูดสุภาพและให้เกียรติ การใช้อีโมจิเล็กๆ น้อยๆ เพื่อให้ข้อความดูสดใสร่าเริงขึ้นไม่ใช่เรื่องผิด แต่อย่าให้มากเกินไป และพิจารณาด้วยว่าเหมาะสมกับคนที่คุณกำลังคุยด้วยหรือไม่
3 อย่าไขว้เขว
ผู้คนต้องการสื่อสารอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพในที่ทำงาน ซึ่งอันที่จริงแล้ว พนักงานหลายคนรู้สึกหงุดหงิดกับความล่าช้าของอีเมล โดยกว่า 3 ใน 4 ของบริษัทเชื่อว่าอีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ แต่พนักงานมองว่าการถูกกดดันให้ตอบข้อความทันทีที่อ่านก็ถือเป็นข้อเสียอันดับต้นๆ ของการส่งข้อความด่วนสำหรับธุรกิจ เพื่อไม่ให้ข้อความรบกวนการทำงาน คุณสามารถสร้างช่องทางสื่อสารสำหรับโพสต์ที่ไม่จำเป็นต้องให้พนักงานตอบทันทีได้
4 รู้กฎของบริษัท
หากคุณกำลังจะเพิ่มการส่งข้อความด่วนในชุดเครื่องมือการสื่อสารของธุรกิจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีนโยบายที่ควบคุมวิธีใช้งานการส่งข้อความด่วน รวมถึงข้อมูลที่สามารถแชร์ผ่านการส่งข้อความด่วนได้ หากคุณเป็นพนักงาน อย่าลืมท่องกฎการใช้การส่งข้อความด่วนขององค์กรให้ดี และปฏิบัติตามกฎดังกล่าวด้วย
5 ไม่นอกประเด็น
คุณอาจจะอยากสนทนาสัพเพเหระเมื่อเริ่มใช้การส่งข้อความ ดังนั้นพยายามพูดคุยให้อยู่ในประเด็นอย่างมีสติ แล้วคุณจะพบว่าสามารถทำงานให้เสร็จได้รวดเร็วขึ้น และมีเวลาสำหรับการแชทมากขึ้น
6 รู้ว่าต้องหยุดเมื่อใด
เป้าหมายของการส่งข้อความด่วนคือสื่อสารให้รวดเร็วขึ้น ดังนั้น หากคุณรู้สึกว่ากำลังอยู่ในการสนทนาที่ยาวเหยียด ต้องตอบคำถามอยู่ตลอดเวลา และต้องพยายามอธิบายสิ่งที่คุณพูดให้ชัดเจน การยกหูโทรศัพท์หาใครสักคนอาจจะง่ายกว่าก็เป็นได้
7 ใช้การส่งข้อความด่วนสำหรับข้อความที่เหมาะสม
การส่งข้อความด่วนเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยม แต่ก็ไม่ได้เป็นช่องทางที่เหมาะสมกับการทำงานเสมอไป การส่งข้อความด่วนควรมีความกระชับ ดังนั้นการส่งอีเมลอาจเหมาะสมกว่าหากคุณมีเรื่องยาวๆ ที่อยากจะพูด หรือคุณอาจจะลองโพสต์ในกลุ่มบน Workplace by Facebook แทนก็ได้ ยิ่งหากเป็นการหารือเกี่ยวกับเรื่องที่ละเอียดอ่อน ลองพิจารณาจัดการประชุมที่มองเห็นหน้าของกันและกันจะดีกว่า
เชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ
รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน
เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย คุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว
