การระดมความคิดเป็นวิธีการที่ดึงสมาชิกในทีมมาร่วมกันแชร์ไอเดีย แก้ไขปัญหา และสร้างแรงบันดาลใจ กิจกรรมที่ทำควรมีความสร้างสรรค์และไม่แบ่งแยก โดยจัดขึ้นเพื่อจัดการกับปัญหา พัฒนาสินค้าและบริการใหม่ๆ ตลอดจนวางแผนการดำเนินงาน

นอกจากนี้ การระดมความคิดยังเป็นแนวทางในการสำรวจสิ่งต่างๆ อย่างเช่นคุณอาจลองพูดถึงปัญหาในเชิงคำถามมากกว่าการหาคำตอบเพื่อกระตุ้นให้เกิดไอเดียใหม่ๆ ก็ได้ การสำรวจล่าสุดแสดงให้เห็นว่า 85% ของผู้บริหารระดับสูงเห็นพ้องกันว่าองค์กรของตนวินิจฉัยปัญหาได้ไม่มีประสิทธิภาพมากเท่าที่ควร และมีแนวโน้มที่จะเข้าสู่ 'โหมดแก้ไขปัญหา' เร็วเกินไป การระดมความคิดสามารถเข้ามาเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยหลีกเลี่ยงการแก้ไขปัญหาแบบขอไปที และเปิดโอกาสให้เกิดการสร้างแนวทางใหม่ๆ ขึ้นมาอย่างแท้จริงแทน

จากมุมมองทางจิตวิทยา นักวิชาการได้ระบุบ่อเกิดของการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ โดยใช้ 'มันสมองร่วมกัน' ไว้ 3 ประการหลักดังนี้

• ความบังเอิญ – ทีมที่ระดมความคิดหาวิธีแก้ไขปัญหาได้โดยบังเอิญในระหว่างที่ร่วมกันคิดถึงสิ่งที่ต่างออกไปจากเดิม

• การจับสิ่งต่างๆ มาผสมผสานกัน – ไอเดียสุดล้ำสามารถเกิดขึ้นได้จากการนำสิ่งที่มีอยู่แล้วมาหลอมรวมกันในรูปแบบใหม่ อย่างเช่นการรวมกันของกระเป๋าเดินทางและล้อเลื่อนก็ได้

• การพัฒนาต่อยอด – การที่แต่ละไอเดียที่มีอยู่ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น

เซสชั่นการระดมความคิดที่มีประสิทธิภาพควรมีการจัดโครงสร้างและได้รับการจัดการอย่างรอบคอบเพื่อกระตุ้นให้เกิดไอเดียออกมาเรื่อยๆ ซึ่งจะช่วยให้ทุกคนที่มีส่วนร่วมสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้

แบ่งปันมุมมอง

การรวมผู้คนจากภาคส่วนต่างๆ ของธุรกิจ ในระดับตำแหน่ง แผนก และความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกัน จะทำให้กลุ่มมองเห็นไอเดียและวิธีแก้ไขปัญหาจากมุมมองใหม่ๆ ได้ และกลุ่มที่ประกอบด้วยผู้คนที่หลากหลายจะช่วยให้มีลำดับความสำคัญ มุมมอง ประสบการณ์ และชุดทักษะที่แตกต่างกันไป

กระตุ้นให้เกิดวิธีคิดใหม่ๆ

การระดมความคิดมักจะเป็นวิธีคิดแบบใหม่ซึ่งสมาชิกในทีมที่เคยชินกับการทำงานในกรอบไม่ค่อยคุ้นเคยสักเท่าไร การกระตุ้นให้คนคิดค้นไอเดียใหม่ๆ ออกมามากมายภายใต้โครงสร้างที่ไม่ได้เข้มงวดอาจจะเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่ก็อาจให้ผลลัพธ์ในเชิงบวกที่คาดไม่ถึงได้เช่นกัน

สร้างสายสัมพันธ์ในทีม

การพาผู้คนมารวมตัวกันเพื่อร่วมกันหาทางออกที่สร้างสรรค์จะช่วยกระตุ้นการสร้างทีม และการแก้ไขปัญหาร่วมกันเป็นทีมก็สามารถเพิ่มขวัญกำลังใจและแรงจูงใจ ตลอดจนช่วยสร้างสายสัมพันธ์ใหม่ๆ ในการทำงานได้

เพิ่มพูนความรู้

การระดมความคิดร่วมกับผู้คนจากภาคส่วนต่างๆ ของธุรกิจ จะช่วยให้ผู้มีส่วนร่วมสามารถเพิ่มพูนความรู้และเข้าใจเกี่ยวกับสิ่งที่สมาชิกในทีมและแผนกอื่นๆ รับผิดชอบ

ตัดสินใจได้ในแบบที่ทุกคนพึงพอใจ

โซลูชั่นหรือไอเดียที่มาจากการระดมความคิดจะมีความเห็นส่วนมากพ้องกันหรือได้รับการยอมรับจากกลุ่มอยู่แล้ว และจะดีอย่างมากถ้ากลุ่มนั้นมีความหลากหลาย โดยบางไอเดียจะสามารถเข้าใจได้ทันที แต่บางไอเดียก็อาจต้องใช้เวลาไตร่ตรอง บางไอเดียอาจเป็นที่นิยมมากกว่าไอเดียอื่นๆ แต่เรื่องเหล่านี้ก็สามารถคลี่คลายได้ในระหว่างการระดมสมอง และให้หลีกเลี่ยงการตั้งข้อสงสัยเกี่ยวกับระดับการสนับสนุนต่อความคิดริเริ่มต่างๆ ไว้ให้เป็นเรื่องที่ต้องคิดภายหลัง

กระตุ้นไอเดียใหม่ๆ ทั้งในเชิงคุณภาพและปริมาณ

การขอให้คนในกลุ่มเสนอไอเดียที่สร้างสรรค์ออกมาให้เยอะที่สุดในช่วงเวลาสั้นๆ โดยที่ไม่ถูกจ้ำจี้จับผิดหรือไม่ต้องลงละเอียด จะช่วยให้คุณมีแนวโน้มที่จะได้รับไอเดียเพิ่มมากขึ้น และในไอเดียที่ได้มานั้นจะต้องมีไอเดียที่ดีอยู่บ้างแน่ๆ นอกจากนี้ การให้คนทั้งกลุ่มเสนอไอเดียให้ได้มากที่สุดยังเป็นตัวทดสอบโซลูชั่นที่น่าจะนำมาใช้ได้อีกด้วย

ส่งเสริมการยอมรับความแตกต่าง

การให้คนจากภาคส่วนและระดับต่างๆ ภายในธุรกิจมารวมตัวกันในการระดมความคิด เป็นวิธีที่ช่วยให้เราได้รับฟังความคิดเห็นที่หลากหลาย รวมถึงเป็นการช่วยให้ทุกคนรู้สึกถึงการเป็นส่วนหนึ่งมากขึ้น

แก้ไขปัญหาหรือระดมไอเดียใหม่ได้อย่างรวดเร็ว

การระดมความคิดที่มีประสิทธิภาพเพียงรอบเดียวสามารถมอบไอเดียใหม่ๆ ให้กับคุณได้มากมาย และคุณก็จะได้รับการสนับสนุนจากทีมและมีโอกาสในการพัฒนาต่อยอดไปพร้อมกันอีกด้วย

ประโยชน์ของการระดมความคิดไม่ได้หยุดอยู่แค่การสร้างหรือการพัฒนาสินค้าหรือบริการเท่านั้น แต่ยังสามารถแก้ไขปัญหาทั้งภายในหรือภายนอกธุรกิจ มองบรีฟของลูกค้าด้วยมุมมองใหม่ และคิดหาวิธีการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ หรือการพัฒนาทางธุรกิจให้ออกมาอย่างเต็มศักยภาพได้ด้วย นอกจากนี้ การระดมความคิดอาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการดึงให้ผู้คนมาอยู่ในที่เดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นในห้องสักห้องหรือทางออนไลน์ เพื่อร่วมกันค้นหาวิธีใหม่ๆ ในการดำเนินงานเมื่อกระบวนการที่ทำเป็นประจำวันและเป็นทางการเกิด 'อุปสรรค' ขึ้นมา

การระดมความคิดจะเป็นทางการน้อยกว่าการประชุมปกติ แต่ก็ยังคงต้องมีโครงสร้างอยู่ โดยการที่จะทำให้การระดมความคิดมีประสิทธิภาพได้นั้น ผู้มีส่วนร่วมจะต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของเซสชั่นนั้น รวมถึงรู้สึกกระตือรือร้นและมั่นใจที่จะมีส่วนร่วม มาย่อยกันดีกว่าว่าขั้นตอนของการระดมความคิดที่มีประสิทธิภาพมีอะไรบ้าง

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมความพร้อม

เลือกว่าใครจะเข้าร่วมในเซสชั่นบ้าง แนะนำให้มีผู้คนจากหลากหลายกลุ่มเข้าร่วมในเซสชั่นเพื่อให้ได้รับมุมมองที่แปลกใหม่และหลากหลาย พยายามให้คนที่ไม่มีประสบการณ์ตรงเกี่ยวกับปัญหานั้นเข้าร่วมด้วยอย่างน้อย 1 หรือ 2 คน เพื่อที่จะได้มุมมอง 'จากคนภายนอก' ซึ่งไม่อิงจากประสบการณ์ที่เคยพบเจอ วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงการคิดแบบติดกลุ่มได้

เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้วว่าจะให้ใครเข้าร่วมบ้าง ต่อไปให้นึกถึงเครื่องมือที่จะใช้ พิจารณาว่าคุณต้องใช้ห้องประชุมออนไลน์หรือซอฟต์แวร์สำหรับสร้างแผนผังความคิดหรือไม่ ถ้าต้องใช้ก็ให้เตรียมความพร้อมไว้ล่วงหน้า

เขียนบรีฟและแจกจ่ายให้ทุกคนก่อนที่จะถึงเซสชั่น เพื่อกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมคิดไอเดีย 'ตั้งต้น' ไว้ล่วงหน้าบางส่วน

อย่าลืมแจกจ่ายกำหนดการที่มีเวลากำกับไปพร้อมกับบรีฟด้วย เพราะการมีกำหนดการ (และมีกำหนดเวลาที่ชัดเจน) จะช่วยให้การระดมความคิดไม่สะดุดอยู่กับคนคนหนึ่งหรือไอเดียหนึ่งๆ จนไม่มีเวลาให้อย่างอื่น

ขั้นตอนที่ 2: แนะนำข้อมูลเบื้องต้น

ในช่วงแรกของเซสชั่น ให้เน้นย้ำว่าเซสชั่นนี้มีไว้เพื่ออะไร โดยกล่าวถึงประเด็น ปัญหา หรือหัวข้อที่เป็นเป้าหมาย ระบุให้ชัดเจนว่าคุณต้องการให้ผลลัพธ์ของเซสชั่นออกมาเป็นอย่างไร และคุณจะใช้เวลากับแต่ละไอเดียนานแค่ไหน ทั้งนี้ คุณสามารถกลับมาทบทวนไอเดียที่โดดเด่นในภายหลังได้ทุกเมื่อ

สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือการเน้นย้ำถึงอิสระในการมีส่วนร่วมและการกระตุ้นให้ผู้คนรู้สึกมั่นใจ โดยคุณต้องทำให้ทุกคนรู้สึกว่าไม่ได้ถูกกีดกันและรู้ว่าคนอื่นจะรับฟังไอเดียของตนเสมอ ไม่ว่าไอเดียนั้นจะแหวกแนวมากแค่ไหนก็ตาม

ขั้นตอนที่ 3: เริ่มระดมสมอง

เน้นที่ปริมาณ ไม่ใช่คุณภาพ ยิ่งมีไอเดียสดใหม่มากเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น และอย่ามองข้ามไอเดียที่ดูพิลึกพิลั่น เพราะสิ่งที่ฟังดูแปลกในตอนแรกอาจเริ่มดูมีคุณค่าและน่าสนใจมากขึ้นเมื่ออธิบายลงรายละเอียดแล้ว

ทำให้ทุกคนในเซสชั่นมองเห็นภาพโดยใช้ไวท์บอร์ด กระดาษโพสต์อิท (ของจริงหรือออนไลน์) ปากกาสี ฯลฯ เนื่องจากคนที่มีความคิดสร้างสรรค์จำนวนมากมักจะคิดด้วยภาพ ดังนั้นการใช้เครื่องมือทางกายภาพและเครื่องมือที่ช่วยให้มองเห็นภาพจะช่วยให้คนกลุ่มนี้แสดงความคิดได้เต็มที่

ขั้นตอนที่ 4: จำกัดขอบเขตให้แคบลง

เมื่อคุณได้ไอเดียตั้งต้นมาจำนวนหนึ่งแล้ว ให้ใช้การพูดคุยเป็นกลุ่มเพื่อใช้หลักเหตุผลตัดไอเดียบางส่วนออกไป และดูว่าไอเดียที่เหลืออยู่สามารถนำมาใช้จัดการกับความท้าทายได้หรือไม่

อย่าลืมบันทึกผลลัพธ์ของคุณด้วยการถ่ายภาพกระดาษโพสต์อิทที่สำคัญเหล่านั้นไว้ด้วย

เพื่อให้แน่ใจว่าเซสชั่นของคุณจะประสบความสำเร็จ คุณควรหลีกเลี่ยงสิ่งต่อไปนี้

• วิพากษ์วิจารณ์หรือคัดค้าน

  ชื่นชมไอเดียด้วยการตอบรับในเชิงบวกเป็นอย่างแรก หรือถ้าไม่มีใครเสนอไอเดียอะไรเลย ก็ให้ไปยังประเด็นต่อไป พยายามอย่าวิจารณ์อะไรทั้งนั้นหากเป็นไปได้ การให้คำติชมควรเป็นไปอย่างสร้างสรรค์และสุภาพเสมอ โดยอาจจะให้ในช่วงใกล้จบเซสชั่นเมื่อไอเดียถูกตีกรอบให้แคบลงแล้ว

• ขาดความสมดุล

  พยายามอย่าทำให้การประชุมเน้นหนักไปที่ด้านใดด้านหนึ่งของปัญหา และไม่ควรให้ความสำคัญกับไอเดียของคนคนหนึ่งมากเป็นพิเศษ

• ยึดติดกับไอเดียที่ดีอันแรก

  บางครั้งเราอาจจะหลงไปกับไอเดียที่ดูเหมือนเป็นวิธีแก้ปัญหา แต่จงจำไว้ว่าจุดประสงค์ของการระดมความคิดคือการนำเสนอไอเดียที่หลากหลายให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

• ทำให้เซสชั่นกินเวลานานเกินไป

  การระดมความคิดอาจต้องใช้พลังงานมาก เซสชั่นที่กินเวลานานเกินไปจึงอาจบั่นทอนแรงจูงใจ จนส่งผลให้สูญเสียทั้งปริมาณและคุณภาพของไอเดียได้ ดังนั้นคุณควรกำหนดเวลาสิ้นสุดไว้ และตรวจสอบว่าทุกคนรู้ว่าเซสชั่นจะใช้เวลานานเท่าใด และจบเซสชั่นให้ตรงเวลา

ไอเดียเพิ่มเติมเพื่อทำให้เซสชั่นการระดมความคิดเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมีดังนี้

1. ใช้กระบวนการหลายอย่างสลับกันไป

การวิจัยเผยว่าผู้คน 60% ตอบสนองต่อสิ่งเร้าทางสายตาได้ดีที่สุด ผู้คน 30% ทำงานได้ดีกว่าเมื่อใช้สื่อที่เป็นลายลักษณ์อักษร และผู้คน 5% มีประสิทธิภาพดีที่สุดเมื่อการเรียนรู้และการมีส่วนร่วมเป็นสิ่งที่จับต้องได้ ดังนั้นคุณควรใช้กิจกรรมหลายอย่างสลับกัน ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ (แผนผังความคิด ภาพวาดมีสี) การเขียน (รายการ หัวข้อย่อย กระดาษโพสต์อิท) ไปจนถึงการปฏิบัติจริง (การใช้สิ่งของ/ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง การเคลื่อนที่ไปทั่วห้อง) ทั้งนี้ก็เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากทุกคน

2. เขียนต่อยอด

ให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจดไอเดียและส่งต่อให้คนอื่นๆ จากนั้นทุกคนสามารถใส่ประเด็นของตนเพิ่มลงไปในไอเดียตั้งต้นได้

3. เขียนเร็ว

กระตุ้นให้คนในกลุ่มเขียนไอเดียให้ได้มากที่สุดภายในเวลา (สั้นๆ) ที่กำหนด

4. ผลัดกันแสดงความคิดเห็น

เดินไปรอบๆ ห้องเพื่อถามแต่ละคนว่าคิดเห็นอย่างไรบ้าง วิธีนี้จะใช้ได้ดีกับกลุ่มที่สมาชิกไม่ค่อยมีความมั่นใจมากนัก

5. สวมบทบาท

วิธีนี้สามารถนำไปใช้กับผู้เข้าร่วมที่ค่อนข้างจะสงวนท่าที ซึ่งมักแสดงออกได้ดีกว่าเมื่อถูกถามถึงความคิดของคนอื่น กระตุ้นให้คนในกลุ่มจินตนาการว่าคนที่เป็นที่รู้จักดีแต่ไม่ได้มีความเกี่ยวข้องกับตน หรือตัวละครสมมติ จะทำอย่างไรในสถานการณ์เดียวกัน

6. เปลี่ยนสภาพแวดล้อมหรือใช้สถานที่ใหม่ๆ

สภาพแวดล้อมที่ต่างไปจากเดิมจะทำให้ทุกคนปลดปล่อยความคิดได้อย่างอิสระมากขึ้น

อ่านต่อ

• สุดยอดกิจกรรมเพื่อการสร้างทีม
• ทำให้การทำงานร่วมกันแบบข้ามทีมมีประสิทธิภาพ
• การทำงานร่วมกันที่มีความคล่องตัวคืออะไร