การทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์: สิ่งนี้คืออะไรและจะช่วยองค์กรของคุณได้อย่างไร
ธุรกิจมีการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีมบนระบบคลาวด์เพื่อรวบรวบทีมต่างๆ จากทั่วโลกไว้ในที่เดียวมากขึ้นเรื่อยๆ
จากรายงาน State of the Cloud ฉบับล่าสุดพบว่า องค์กร 81% มีกลยุทธ์แบบมัลติคลาวด์ ซึ่งเป็นการใช้งานคลาวด์ทั้งแบบสาธารณะและแบบส่วนตัว
การทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์คืออะไร
การทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์ ช่วยให้ผู้คนสามารถทำงานบนเอกสารที่อยู่ 'ในคลาวด์' ได้พร้อมกัน คุณจึงสามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ขั้นตอนการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์เริ่มจากผู้ใช้ 1 คนเป็นผู้สร้างไฟล์หรือเอกสาร แล้วให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่สมาชิกคนอื่นๆ ในทีม ผู้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงจะสามารถแก้ไขเอกสารได้ทุกเมื่อ แม้ในเวลาที่มีคนกำลังแก้ไขหรือดูเอกสารอยู่ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำจะถูกบันทึกและซิงค์ ดังนั้น ผู้ใช้ทุกคนจะเห็นโปรเจ็กต์ในเวอร์ชั่นเดียวกันทุกครั้ง (และจากทุกที่) ที่พวกเขาดู
ขจัดปัญหาในที่ทำงานด้วย Workplace
ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้
การทำงานนี้ช่วยให้ผู้คนที่อยู่ในสถานที่ต่างๆ และทีมงานจากหลากหลายฝ่ายสามารถทำงานร่วมกันในเอกสารได้ และยังมีประโยชน์ในด้านอื่นๆ อีกด้วย
บอกลาการแนบไฟล์ในอีเมล
ที่ผ่านมาคุณอาจต้องส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบแยกกันแต่ละไฟล์ให้กับสมาชิกในโปรเจ็กต์ทีละคน หากสมาชิกในทีมทำงานจากทางไกล ซึ่งทำให้การควบคุมเวอร์ชั่นเอกสารทำได้ยาก และลงเอยด้วยการที่ผู้คนสร้างเอกสารฉบับเดียวกันในรูปแบบที่หลากหลายจนทำให้การทำงานเริ่มยุ่งเหยิง อาจทำให้บางส่วนของโปรเจ็กต์ตกหล่น หรือผู้คนทำงานซ้ำซ้อน
เครื่องมือการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นด้วยการเก็บไฟล์ไว้ในศูนย์กลาง พนักงานจะสามารถแก้ไขและตรวจสอบเอกสารเดียวกันได้โดยไม่ต้องส่งเอกสารในเวอร์ชั่นอัพเดตให้กับทุกคนในทีม
มีส่วนร่วมในทีมอย่างเท่าเทียมกันกับสมาชิกคนอื่นๆ
พนักงานที่ทำงานจากทางไกลบางส่วนอาจรู้สึกว่าตนไม่ได้มีส่วนร่วมในการสนทนา พวกเขามักคิดว่า ตนไม่มีโอกาสในการแบ่งปันข้อมูลเหมือนสมาชิกคนอื่นๆ ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อขวัญกำลังใจในทีม
เครื่องมือการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์ช่วยให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงโปรเจ็กต์ พร้อมทั้งเสนอมุมมองและความคิดสร้างสรรค์ นอกจากนี้ยังสามารถแชร์แนวคิดในการประชุมออนไลน์ที่ไม่เป็นทางการได้เช่นกัน
ทำงานเป็นทีมแบบเรียลไทม์
ด้วยการทำงานแบบยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้น พนักงานจึงไม่ต้องการยึดติดกับชั่วโมงการทำงานแบบปกติอีกต่อไป ทีมสามารถทำงานในโปรเจ็กต์ได้ทุกเมื่อ และไม่จำเป็นต้องอยู่ในประเทศเดียวกัน การแก้ไขและการอัพเดตจะปรากฏขึ้นแบบเรียลไทม์ และผู้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารจะสามารถอ่านเนื้อหาได้ทุกคน
การใช้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน และจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากแพลตฟอร์มของคุณผสานการทำงานกับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้ว เช่น เครื่องมือที่ทำงานบนระบบคลาวด์ในปัจจุบันอย่าง Jira และ BlueJeans ก็สามารถทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มอย่าง Workplace ได้ ซึ่งช่วยให้การทำงานร่วมกันภายในทีมของคุณเป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น และช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือต่างๆ ที่องค์กรใช้เป็นประจำ
ระดมความคิดอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
เมื่อทีมของคุณต้องอยู่ห่างกันคนละที่ การรวบรวมทุกคนเข้าด้วยกันเพื่อร่วมปรึกษาหารืออาจเป็นเรื่องยาก คลาวด์สามารถเป็นเครื่องมือสำหรับระดมความคิดที่มีประโยชน์ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถแชร์ความคิดเห็นและมีปฏิสัมพันธ์ที่สร้างสรรค์ คลาวด์เป็นสื่อกลางที่ยอดเยี่ยมสำหรับพัฒนาไอเดียใหม่ๆ และช่วยให้การสื่อสารระหว่างพนักงาน ผู้จัดการโปรเจ็กต์ และผู้มีส่วนร่วมรายอื่นๆ เป็นไปในทิศทางที่ดีขึ้น
เข้าถึงไฟล์ขนาดใหญ่ได้ง่ายๆ
การส่งและรับไฟล์ขนาดใหญ่อาจทำให้คุณทำงานได้ช้าลง เซิร์ฟเวอร์อีเมลส่วนใหญ่ไม่สามารถรองรับเอกสารที่มีขนาดใหญ่กว่า 2-3 เมกะไบต์ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถแชร์เสียง วิดีโอ และไฟล์อื่นๆ ที่มีขนาดใหญ่ได้อย่างง่ายดาย เพราะสิ่งที่คุณต้องทำมีแค่การจัดเก็บไฟล์เหล่านั้นไว้ในคลาวด์ โดยไม่จำเป็นต้อง "ส่ง" ออกไป ผู้คนสามารถไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลในระบบคลาวด์ได้โดยตรงเพื่อค้นหาไฟล์ที่ต้องการ
หัวข้อที่คุณอาจสนใจ
เชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ
รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน
เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย โดยคุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว
