สองสิ่งนี้อาจดูเหมือนกัน แต่การประสานงานและการทำงานร่วมกันมีความหมายต่างกัน โดยเฉพาะในบริบทของที่ทำงาน การทำงานร่วมกันจะเกิดขึ้นไม่ได้หากไม่มีการประสานงาน แต่การประสานงานสามารถเกิดขึ้นได้โดยไม่ต้องมีการทำงานร่วมกัน

แล้วการประสานงานและการทำงานร่วมกันมีความหมายว่าอย่างไร

• การประสานงาน คือการทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับแผนงานหรือกิจกรรมหนึ่งๆ ทำงานร่วมกันอย่างเป็นระบบระเบียบ

• การทำงานร่วมกัน คือการที่บุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปทำงานร่วมกันเพื่อสร้างสรรค์หรือบรรลุสิ่งเดียวกัน

ถ้าอย่างนั้นสองสิ่งนี้มีอะไรแตกต่างกันบ้าง คำตอบก็คือ การประสานงาน (coordination) สื่อถึงขั้นตอนการวางแผน ส่วนการทำงานร่วมกัน (collaboration) คือสิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการทำงาน ทั้งสองคำสื่อความหมายในตัวเองอยู่แล้ว เพราะคำว่า 'ordinate' หมายถึงการจัดสิ่งต่างๆ ให้เป็นระเบียบ (หรือเป็นแบบแผน) 'labor' หมายถึงงาน และ 'co' หมายถึงการทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งร่วมกัน

คำจำกัดความเหล่านี้เปิดช่องว่างสำหรับอีกแนวทางหนึ่ง ซึ่งก็คือ "ความร่วมมือ (cooperation)" ที่หมายถึงการทำงานร่วมกับผู้อื่นหรือทำสิ่งที่คนเหล่านั้นขอให้คุณทำ ความร่วมมือสามารถเกิดขึ้นได้ในขั้นตอนการวางแผนและการทำงาน แถมยังเป็นสิ่งตายตัวที่ช่วยส่งเสริมทั้งการประสานงานและการทำงานร่วมกัน

แต่จะเป็นอย่างไรหากคุณไม่ได้ใช้แนวทางที่เหมาะสมอย่างถูกที่ถูกเวลา คำตอบนั้นง่ายมาก การทำงานร่วมกันในยามที่ไม่จำเป็นอาจทำให้งานคืบหน้าช้าลงและเป็นอุปสรรคต่อการตัดสินใจ ส่วนการขาดการประสานงานก็อาจทำให้สมาชิกในทีมเผลอทำงานซ้ำกันหรือทำงานล่าช้าเพราะต้องรอการตัดสินใจหรือรอรับช่วงต่อจากเพื่อนร่วมงาน ในทั้งสองกรณีนี้ เราทั้งเสียเวลา ทั้งใช้ทรัพยากรอย่างไม่ถูกต้อง ทั้งยังสูญเสียเงินไปเปล่าๆ และนั่นก็ยังไม่ได้คำนึงถึงผลกระทบที่มีต่อกำหนดส่งงานและต่อตัวลูกค้าเสียด้วยซ้ำ

เราทราบดีว่าการประสานงานเป็นสิ่งจำเป็นในขั้นตอนการวางแผนโปรเจ็กต์ เพราะเราต้องเขียนผังงานที่จำเป็นทั้งหมดออกมาให้ได้ก่อน เราจึงจะเริ่มจัดระเบียบงานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าการประสานงานในที่ทำงานควรถูกจำกัดอยู่แค่ในโปรเจ็กต์ที่ไม่ค่อยซับซ้อนเท่านั้น เพราะในความเป็นจริงแล้ว แนวทางที่วางแผนมาเป็นอย่างดีนั้นมีประโยชน์อย่างมากในการจัดการโปรเจ็กต์ที่ซับซ้อนและต้องพึ่งพากันและกันบ่อยครั้ง หรือในงานที่ต้องรอให้งานอื่นๆ เสร็จสมบูรณ์ก่อน ซึ่งโดยปกติแล้วมักจะเป็นงานระหว่างทีมข้ามสายงาน

แนวทางแบบประสานงานยังมีประโยชน์เมื่อต้องจัดระเบียบงานที่คาดการณ์ได้ อย่างงานที่เราทำแล้วจะไม่ได้เรียนรู้อะไรใหม่ๆ เพราะเมื่อกระบวนการหนึ่งๆ จะให้ผลลัพธ์เดิมเสมอ ผู้จัดการโปรเจ็กต์ก็จะสามารถมอบหมายงานได้อย่างมั่นใจ

แต่แม้กระทั่งสิ่งที่คาดการณ์ได้มากที่สุดในโปรเจ็กต์ก็อาจสร้างความประหลาดใจและไม่เป็นไปตามที่ตั้งใจไว้ได้ เราจึงควรมองการประสานงานในที่ทำงานว่าเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง ซึ่งต้องคอยสอบถามเรื่องงานนำส่งและกำหนดส่งงานอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงทำความเข้าใจผลกระทบที่เกิดขึ้นกับส่วนที่เหลือของโปรเจ็กต์

การประสานงานช่วยให้ทีมของคุณมีอิสระในการทำงานแต่ละชิ้นโดยไม่จำเป็นต้องคอยปรึกษาเพื่อขอความรู้หรือคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงาน ทำให้พนักงานมีอิสระในการทำงานและทำงานไปพร้อมๆ กันได้ อีกทั้งการเพิ่มคนลงในงานที่ประสานงานกันก็ควรช่วยให้งานรุดหน้าได้เร็วขึ้น ซึ่งแตกต่างจากแนวทางการทำงานร่วมกัน

สุดท้ายนี้ การประสานงานยังให้ผลดีกับงานที่ต้องทำซ้ำๆ เนื่องจากการทำงานเดิมๆ ซ้ำหลายครั้งและสะสมองค์ความรู้เรื่อยมาควรช่วยให้องค์กรของคุณสามารถวางแผนรับมืออุปสรรคใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้

คุณควรมองว่าการทำงานร่วมกันเป็นการเรียนรู้อีกแบบหนึ่ง โดยเป็นแนวทางที่สมเหตุสมผลที่สุดเมื่อต้องทำสิ่งใหม่ๆ การนำผู้คนที่หลากหลาย รวมถึงความรู้และมุมมองของคนเหล่านั้นมารวมกัน จะช่วยให้ธุรกิจแก้ไขปัญหาและเติมเต็มส่วนที่ขาดหายเพื่อผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้ และแม้ว่าความไม่แน่นอนและความเสี่ยงจะเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ แต่การทำงานร่วมกันจะช่วยให้องค์กรจำกัดปัจจัยที่ไม่คุ้นเคยภายในโปรเจ็กต์ให้เหลือน้อยที่สุด

แนวทางแบบรวมกลุ่มกันจะมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อสมาชิกอย่างน้อยหนึ่งคนเข้าใจถึงเป้าหมายที่พยายามบรรลุ แต่อาจไม่รู้ว่าจะไปถึงจุดนั้นได้อย่างไร นี่เป็นหนึ่งในสาเหตุที่การทำงานร่วมกันสามารถเข้ามาช่วยเหลือในการประสานงานได้ การวางแผนโปรเจ็กต์ร่วมกับเพื่อนร่วมงานจะช่วยให้เห็นภาพสิ่งต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นชัดเจนยิ่งขึ้น ทั้งยังมีประโยชน์เมื่อต้องลงมือตัดสินใจ

ความรวดเร็วในการตอบสนองเป็นหนึ่งในจุดเด่นที่สุดของการทำงานร่วมกัน อย่างเช่น เอกสารออนไลน์ที่มีคนสองคนแก้ไขพร้อมกัน ทำให้การให้ความเห็นและการแก้ไขสามารถเกิดขึ้นได้ในแทบจะทันที ซึ่งการทำงานแบบนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้ได้รับคำตอบของปัญหา แต่ยังช่วยให้งานออกมามีคุณภาพมากขึ้นด้วย

นอกจากนั้นแล้ว ข้อมูลจาก Zippia ยังพบว่า 75% ของผู้คนมองว่า การทำงานร่วมกันในที่ทำงานเป็นสิ่งที่ 'สำคัญอย่างยิ่ง' จึงไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจที่ความรู้สึกใกล้ชิดสนิทสนมกันซึ่งเกิดขึ้นจากการทำงานร่วมกันจะมีส่วนช่วยในการลดอัตราการลาออกของพนักงานได้ถึง 50%

1. จัดการฝึกอบรม

การฝึกอบรมเป็นวิธีที่แน่นอนในการช่วยให้การประสานงานในที่ทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยจะประกอบด้วยหลักสูตรพื้นฐานเกี่ยวกับงานที่คุณต้องการให้แต่ละคนทำ หรือการเตรียมทีมของคุณให้พร้อมด้วยทักษะการจัดการโปรเจ็กต์ที่เป็นปัจจุบันที่สุดก็ได้ การปรับปรุงศักยภาพการทำงานขององค์กรและวิธีจัดระเบียบงาน จะช่วยเพิ่มแนวโน้มที่ธุรกิจจะค้นพบวิธีการทำงานใหม่ๆ และไขกุญแจสู่ประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น

2. กำหนดบทบาทให้ชัดเจน

การศึกษาชิ้นหนึ่งพบว่า มีพนักงานเพียง 53% เท่านั้นที่เข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเป็นอย่างดี ซึ่งโอกาสในการปรับปรุงประเด็นนี้ยังมีอีกมาก ทั้งยังส่งผลต่อความสามารถในการประสานงานของคุณโดยตรงอีกด้วย ตัวเลขจากการศึกษาเดียวกันนี้เผยให้เห็นว่า 86% ของพนักงานที่เข้าใจบทบาทของตนเองเป็นอย่างดีรายงานว่าตนมีประสิทธิภาพอยู่ในระดับสูง และข้อดีก็ยังไม่หมดเพียงเท่านี้ 84% ของพนักงานกลุ่มนี้ยังรายงานว่าตนมีความตั้งใจที่จะทำงานกับนายจ้างเดิมต่ออยู่ในระดับสูงด้วยเช่นกัน

3. กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน

Ann Latham นักประพันธ์บทความให้กับ Forbes ผู้มีสมญานาม 'Queen of Clarity' กล่าวว่า พนักงานสูญเสียเวลาไปกับกิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์และความสับสนงงงวยมากถึง 80% การวางแนวทางรับมือง่ายๆ อย่างการใช้คำศัพท์ให้ตรงกัน การลดปริมาณงานที่มีความสำคัญสูง และการทำให้ทีมรู้สึกว่าความก้าวหน้านั้นจับต้องได้ จะช่วยให้ผู้คนเข้าใจเป้าหมายของตนเองได้ดีขึ้น

4. สนับสนุนการออกความเห็น

การประสานงานโปรเจ็กต์เป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง แม้แต่งานที่วางแผนมาอย่างรอบคอบที่สุดก็ต้องการการใส่ใจทั้งในระหว่างที่ทำงานและหลังจากเสร็จงานนั้นแล้ว การเปิดโอกาสให้ผู้คนแสดงความเห็นอย่างต่อเนื่องในโปรเจ็กต์ต่างๆ ช่วยให้คุณได้เฝ้าติดตามการใช้ทรัพยากร โอกาสที่จะส่งงานไม่ทันกำหนด และปัญหาอื่นๆ อย่างใกล้ชิด และที่สำคัญที่สุดก็คือ จะช่วยให้คุณได้เริ่มจัดทำแผนที่รัดกุมและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นสำหรับโอกาสถัดไป

5. ติดตามดูต้นทุน

ต้นทุนคือส่วนสำคัญที่สุดของทุกโปรเจ็กต์ ทว่าผู้คนก็อาจเผลอลืมติดตามดูงบประมาณไปได้เมื่อต่างทีมต่างก็ทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน การกำหนดบทบาทหัวหน้าโปรเจ็กต์และแบ่งงานนำส่งเป็นส่วนย่อยๆ จะช่วยให้คุณประเมินทรัพยากรที่จำเป็น สร้างไทม์ไลน์ และคาดการณ์เกี่ยวกับต้นทุนได้อย่างสมเหตุสมผล ในทางกลับกัน การไม่กำหนดขอบเขตงบประมาณและควบคุมค่าใช้จ่ายให้สอดคล้องกันก็อาจนำไปสู่การทำงานไม่สำเร็จและกระทบต่อผลกำไรของคุณได้

1. คัดเลือกคนในทีมอย่างรอบคอบ

การรวมคนในทีมไม่ใช่เรื่องง่าย คุณต้องพิจารณาจุดแข็ง ความรู้ และพฤติกรรมของแต่ละบุคคล และคำนึงว่าปัจจัยเหล่านี้อาจส่งเสริมหรือขัดแย้งกับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมอย่างไรบ้าง การขอให้ทุกคนทำความเข้าใจวิธีการทำงานของเพื่อนในทีมจะช่วยให้องค์กรของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. มอบช่องทางการสื่อสารให้กับพนักงาน

พนักงานใช้เวลาเฉลี่ย 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ไปกับเครื่องมือการสื่อสารแบบออนไลน์ การหาแพลตฟอร์มที่ใช่สำหรับองค์กรของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากความรู้ ทักษะ และมุมมองอันหลากหลาย ช่องทางที่เปิดให้คุณได้แชร์สิ่งต่างๆ อย่างไม่มีสะดุดและตั้งคำถามกับไอเดียทั้งหลาย คือช่องทางที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณมีโอกาสได้รับผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมได้อย่างเต็มที่

3. กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน

จัดประชุมก่อนเริ่มต้นโปรเจ็กต์เพื่อให้แต่ละคนมีจุดมุ่งหมายที่แน่นอนตั้งแต่แรกเริ่ม ใช้โอกาสนี้ในการอธิบายและกำหนดบทบาทของทุกคนให้ชัดเจน รวมถึงเปลี่ยนประเด็นให้เป็นการสนทนา ที่สมาชิกในทีมมีอิสระในการถามคำถามและให้ความเห็น ทั้งนี้ก็เพื่อเสริมสร้างความรู้สึกในการเป็นเจ้าของโปรเจ็กต์นั้นๆ พยายามหาเครื่องมือให้ทีมได้ใช้ตั้งคำถามถึงคุณค่าของงานของตนเมื่อเทียบกับเป้าหมายในภาพรวม ทั้งหมดนี้คือสิ่งที่ผู้มีส่วนร่วมที่ประสบความสำเร็จทุกรายต่างลงมือทำทั้งสิ้น

4. สร้างความเชื่อมั่น

การทำงานร่วมกันต้องอาศัยเครือข่ายความไว้วางใจ ผู้นำต้องเชื่อมั่นว่าสมาชิกในทีมจะสร้างสรรค์ผลงานที่มีคุณภาพสูง และสมาชิกในทีมเองก็ต้องเชื่อมั่นว่าผู้นำจะตัดสินใจได้อย่างถูกต้องสำหรับองค์กรด้วยเช่นกัน ซึ่งในบางครั้งสิ่งสำคัญที่สุดก็คือ เพื่อนร่วมงาน (โดยเฉพาะเพื่อนร่วมงานจากแผนกต่างๆ) จะต้องเชื่อมั่นซึ่งกันและกันว่าแต่ละคนจะทำงานให้ออกมาดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ ในเมื่อมีพนักงานเพียง 41% เท่านั้นที่เชื่อว่า ความเชื่อมั่นเป็นสิ่งที่มีความสำคัญเป็นอันดับต้นๆ ในองค์กรของตน การสร้างความมั่นใจในหมู่นายจ้างจึงอาจช่วยให้คุณได้เปรียบในการแข่งขันอย่างมากได้

สำรวจ 11 วิธีสร้างความไว้วางใจในทีมที่ทำงานจากทางไกล

5. ฉลองให้กับความสำเร็จ

เมื่อคุณบรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้แล้ว คราวนี้ก็ถึงเวลาที่คุณจะฉลองให้กับความสำเร็จ การบอกให้พนักงานรู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับทักษะการทำงานร่วมกันของแต่ละคน ไม่ใช่แค่ผลลัพธ์เท่านั้น จะเป็นการสื่อถึงวัฒนธรรมของบริษัท นอกจากนี้ การเพิ่มเป้าหมายที่เกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกันลงในเป้าหมายของพนักงานจะช่วยให้ธุรกิจบ่มเพาะวัฒนธรรมที่นำไปสู่ความสำเร็จในอนาคตได้ด้วย

อ่านต่อ

• การทำงานร่วมกันที่มีความคล่องตัว (Agile) คืออะไร
• วิธีสร้างที่ทำงานที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน
• 9 วิธีในการพัฒนาทักษะการทำงานเป็นทีมในองค์กรของคุณ