7 เครื่องมือการสื่อสารภายในที่ดีที่สุด
กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่ประสบความสำเร็จเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจของคุณให้ราบรื่น มีสภาพคล่อง และมีประสิทธิภาพ เราศึกษาเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการใช้งาน ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง และแนวทางที่ถูกต้อง
การสื่อสารทางธุรกิจภายใน คือกระแสข้อมูลที่ไหลเวียนผ่านทั้งองค์กรของคุณ หากใช้อย่างถูกวิธี ก็จะก่อให้เกิดเครือข่ายมันสมองที่เชื่อมต่อออฟฟิศในประเทศต่างๆ ทีมที่ปฏิบัติงานอยู่ในพื้นที่ห่างไกล และบุคลากรแต่ละคนที่ทำงานทางไกลจากทั่วทุกมุมโลกเข้าด้วยกัน และช่วยให้ทุกคนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผลตามวัตถุประสงค์ของธุรกิจ
นอกจากนี้ การสื่อสารภายในยังเป็นรากฐานของการมีส่วนร่วมของพนักงาน เนื่องจากช่วยสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจ ความภักดี ความเคารพซึ่งกันและกัน และทำให้บุคลากรของคุณมีสิทธิ์มีเสียง
ในอดีต การสื่อสารภายในมักจะเป็นการสั่งการจากบุคลากรระดับบนลงมายังระดับล่าง และโดยมากมักเป็นการสื่อสารผ่านทางเอกสาร ในปัจจุบัน การสื่อสารแบบทางเดียวถูกแทนที่ด้วยการสื่อสารแบบสองทาง สิ่งพิมพ์กลายเป็นเพียงองค์ประกอบหนึ่งของการสนทนาที่เกิดขึ้นบนแพลตฟอร์มต่างๆ ซึ่งมีจุดประสงค์ในการสื่อสารหลากหลายแบบ ตั้งแต่การจัดการการเปลี่ยนแปลงและวิกฤตการณ์ไปจนถึงการแจ้งข่าวสารของบริษัทประจำสัปดาห์และการสร้างทีม
กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่ชาญฉลาดมีส่วนสำคัญต่อการใช้โอกาสที่เกิดจากการสนทนาภายในบริษัทที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด
การสื่อสารช่วยฟื้นฟูชุมชนได้อย่างไร
ดาวน์โหลดคู่มือฟรีเพื่อค้นพบกลยุทธ์หลังโควิดจากผู้นำด้านการสื่อสารระดับโลก
เหตุใดการสื่อสารภายในจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ
หากใช้ไม่ถูกวิธี การสื่อสารภายในจะทำให้คุณเสียทั้งเวลา เงินทอง หรือแม้กระทั่งเสียลูกค้า
การศึกษาพบว่าพนักงานและผู้บริหาร 86% เห็นด้วยว่าการทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดความล้มเหลวในสถานที่ทำงาน1 เมื่อขาดการสื่อสารที่ชัดเจน เป้าหมายและวัตถุประสงค์ก็จะไม่แน่ชัดหรือไม่มีการพูดถึงเลย ซึ่งจะก่อให้เกิดการสื่อสารข้อมูลอย่างไม่ถูกต้องและเพิ่มโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดและการเข้าใจผิด
การเปลี่ยนแปลงนำมาซึ่งความเครียดและความไม่มั่นใจมากกว่าจะสร้างโอกาส และวิกฤตการณ์อาจะนำไปสู่หายนะหากปราศจากการสื่อสารที่ชัดเจนซึ่งจะช่วยประสานการดำเนินการที่สำคัญและรวมทุกคนเป็นหนึ่ง
การขาดการสื่อสารยังทำให้พนักงานรู้สึกถูกเพิกเฉย รู้สึกด้อยคุณค่าในตัวเอง หรือเข้าใจผิดไปจากที่ควร นอกจากจะส่งผลต่อผลิตผลในการทำงานแล้ว ยังมีผลต่อขวัญกำลังใจ จนนำไปสู่การลาออกของพนักงานได้เช่นกัน
The Society for Human Resource Management (SHRM) พบว่าการหาพนักงานคนใหม่มาทดแทนพนักงานคนเดิมจะมีต้นทุนเฉลี่ยเท่ากับเงินเดือน 6-9 เดือน2 แต่สิ่งสำคัญไม่ใช่เพียงแค่ตัวเงินเท่านั้น เมื่อบุคลากรลาออก จะทำให้การดำเนินงานขาดตอนและยังอาจเกิดผลกระทบในเชิงลบหากมีการนำเรื่องธุรกิจภายในไปวิจารณ์ให้เสียหาย
การสื่อสารภายในที่ไม่ดีพอยังอาจส่งผลต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าขององค์กร เช่น หากพนักงานของคุณแต่ละคนมีความเข้าใจไม่ตรงกัน หรือไม่เข้าใจสาระสำคัญและค่านิยมของบริษัทอย่างชัดเจน เมื่อเป็นเช่นนั้น การบริการลูกค้าจากพนักงานก็อาจจะขัดแย้งกันและอาจถึงขนาดทำให้แบรนด์ของคุณต้องเสื่อมเสียชื่อเสียงเลยทีเดียว
การสื่อสารภายในที่ประสบความสำเร็จมักเป็นผลพวงมาจากเครื่องมือต่างๆ ที่คุณเลือกใช้
อะไรที่ทำให้การสื่อสารภายในมีประสิทธิภาพ
การมีเครื่องมือและซอฟต์แวร์ใหม่ล่าสุดจะไม่มีความหมายอะไรเลยหากบุคลากรของคุณไม่เข้าใจคุณค่าของการสื่อสารภายในที่ถูกเวลา แม่นยำ และตรงประเด็น
บริษัทที่มีการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพมักจะมีคุณสมบัติร่วมกันดังนี้
รู้ว่าความเป็นเลิศเป็นอย่างไร และมีเป้าหมายที่ยืดหยุ่นเพื่อไปให้ถึงจุดนั้น
เชื่อในคุณค่าของการสนทนาสองทางที่เปิดกว้าง
อำนวยให้เกิดการสื่อสารทั้งแนวระนาบและแนวตั้งระหว่างเพื่อนร่วมงาน รวมถึงผู้จัดการและรายงานโดยตรง
ทุ่มเทเวลา กำลัง และทรัพยากรเพื่อให้ได้มาซึ่งการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพ
มีเกณฑ์ที่ตั้งไว้เพื่อตรวจวัดประสิทธิภาพของกลยุทธ์
ตรวจทานและแก้ไขในจุดยังไม่ดีพอ
ข้อผิดพลาดด้านการสื่อสารภายในที่พบได้ทั่วไป
การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจส่งผลเสียมากกว่าผลดี อย่างน้อยที่สุดก็ทำให้เสียเวลาและทรัพยากร หากต้องการสร้างกลยุทธ์ด้านการสื่อสารภายในที่รัดกุม ขั้นแรกคือการรู้ว่าอะไรบ้างที่ไม่ควรทำ
ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาด 5 ประการด้านการสื่อสารภายในที่พบได้ทั่วไป
1. ขาดความชัดเจน
การส่งข้อความภายในที่มีประสิทธิภาพที่สุดโดยทั่วไปจะต้องตรงไปตรงมา เข้าใจง่าย และกระชับ รายละเอียดมากไปหรือซับซ้อนเกินไปอาจทำให้ผู้รับสารเข้าใจคลาดเคลื่อนหรือลืมประเด็นสำคัญได้ง่าย
2. ไม่เจาะจง
มีเครื่องมือการสื่อสารภายในมากมายให้เลือกใช้ คุณจึงควรเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายของคุณและใช้ข้อความที่เหมาะกับกลุ่มเป้าหมาย
ถามตัวคุณเองด้วยคำถามดังนี้ คุณจำเป็นต้องพูดอะไรบ้าง คุณต้องการพูดเมื่อไหร่ และคุณตั้งใจจะพูดกับใคร การทำความเข้าใจว่าอะไรที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรและรู้ว่าพวกเขาชอบสื่อสารกันด้วยวิธีใดเป็นเรื่องสำคัญ เพราะอย่างอีเมลก็มีความแตกต่างจากการสัมมนาออนไลน์ในช่วงพักกลางวันหรือการถามตอบ คำนึงถึงความเห็นเสมอ จำเป็นต้องมีหรือไม่ จะเก็บความเห็นอย่างไร และจะนำไปใช้ทำอะไร
3. พูดถึงอะไรเพียงครั้งเดียวและไม่แจ้งความคืบหน้าต่อ
การสื่อสารคือกระบวนการต่อเนื่อง ข้อความสำคัญจะต้องมีการสื่อสารซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรับทราบและเข้าใจตรงกันในสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อ แชร์ข่าวสารเป็นรูปแบบต่างๆ ในหลายช่วงเวลา และไม่ลืมที่จะบอกความคืบหน้าเพิ่มเติมตามเวลาที่ได้แจ้งไว้ (แม้จะเป็นแค่การบอกว่าไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงก็ตาม)
4. ไม่นำความเห็นมาใช้ให้เกิดประโยชน์
ตั้งแต่บุคลากรหน้างานไปจนถึงคณะผู้บริหาร คุณรู้หรือไม่ว่าบุคลากรของคุณคิดเห็นอย่างไรแน่ ความท้าทายของการทำงานจากทางไกลและการเว้นระยะห่างจากผู้อื่นทำให้การรับฟังพนักงานและ "การสร้างวงจรการแสดงความเห็น" ด้วยการตอบสนองที่เหมาะสมมีความสำคัญมากขึ้น อย่างไรก็ตาม งานวิจัยล่าสุดพบว่าอัตราส่วนของการพูดต่อการฟังยังคงไม่พอดีกัน โดยการพูดอยู่ที่ 90% และการฟังมีเพียง 10%
5. การคิดไปเองว่าจะเกิดผลจากบนลงล่าง
บางครั้งเราก็คิดไปเองว่าเมื่อแจ้งข้อมูลอะไรกับบุคลากรคนสำคัญแล้ว ข้อมูลนั้นจะกระจายต่อไปในองค์กรอย่างทั่วถึง ซึ่งมันไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป นอกจากความยากในการติดตามพนักงานที่อยู่กระจัดกระจายกันในปัจจุบันแล้ว มันยังเป็นวิธีการที่เชื่อถือไม่ได้อีกด้วย เพราะไม่เพียงแต่จะทำให้บุคลากรบางส่วนไม่ได้รับข้อมูลที่สำคัญเท่านั้น การตีความส่วนบุคคลที่เกิดขึ้นหลังจากนั้นก็สามารถนำไปสู่การส่งสารที่คลาดเคลื่อนหรือสับสนได้เช่นกัน
เชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ
รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน
เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย โดยคุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว
7 เครื่องมือการสื่อสารภายในแบบดิจิทัลยอดนิยม
สำหรับหลายๆ บริษัทที่มีบุคลากรหน้างานซึ่งทำงานจากทางไกล ระบบดิจิทัลคือแนวทางที่เหมาะสมในปัจจุบันสำหรับการแชร์ข้อมูลและรวบรวมความเห็น แต่การสร้างกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพย่อมต้องใช้ศิลปะ
ส่วนหนึ่งเพราะมันเกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจจุดแข็งและจุดอ่อนของแพลตฟอร์มต่างๆ ที่มีให้ใช้งาน คุณยังต้องมีส่วนร่วมกับบุคลากร ซึ่งหมายถึงการสร้างเนื้อหาหลากหลายที่มีคุณภาพสูงและมีประสิทธิภาพ
แล้วคุณจะใช้เครื่องมือการสื่อสารแบบดิจิทัลที่มีให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร นี่คือภาพรวมของ 7 เครื่องมือยอดนิยม
แอพมือถือ
โดยปกติเราจะตรวจสอบสมาร์ทโฟนทุกห้านาที โดยมีเพียง 11% ของการโต้ตอบเช่นนี้ที่เกิดขึ้นเพราะมีการแจ้งเตือน จึงทำให้แอพมือถือของบริษัทเองเป็นตัวเลือกแรกสำหรับการสื่อสารภายในแบบปรับให้เหมาะกับผู้คน
เมื่อ Stagecoach บริษัทขนส่งจากสหราชอาณาจักรนำแอพมาให้พนักงานที่ต้องพบปะลูกค้าใช้งาน บริษัทพบว่าพนักงาน 84% ใช้งานแอพในสัปดาห์แรกและความพึงพอใจของพนักงานเพิ่มมากขึ้นถึง 32%3
ข้อดี: ด้วยการแจ้งเตือนและการส่งข้อความแบบพุช พนักงานมีแนวโน้มที่จะเปิดดูข่าวสารอัพเดตสำคัญเกือบจะในทันที ซึ่งรวมถึงพนักงานหน้างานหรือทำงานจากทางไกลที่อาจไม่มีอีเมลบริษัทหรือสถานที่ทำงานที่ตายตัว คุณยังสามารถใช้แอพต่างๆ เพื่อรวบรวมความเห็นและเชิญชวนให้มีการเสวนาแบ่งปัน ซึงช่วยเติมเต็มความรู้สึกของการมีตัวตนให้แก่พนักงาน
ข้อเสีย: หากแอพดังกล่าวมีคอนเทนต์ที่สร้างจากผู้ใช้หรือเชิญชวนให้แสดงความเห็นตอบกลับ คุณอาจจำเป็นต้องควบคุมแอพดังกล่าวและแอพควรที่จะผ่านเกณฑ์ด้านข้อมูลส่วนบุคคลที่จำเป็นทั้งหมด นอกจากนั้น อย่าลืมว่าผู้คนต้องเสียเวลารวบรวมสมาธิเพื่อที่จะหันกลับไปทำงานหลังจากที่มีการขัดจังหวะ4 ดังนั้นควรจัดตารางการส่งข่าวสารอัพเดตอย่างเหมาะสมและไม่ส่งข้อมูลมากเกินไปจนทำให้พนักงานเลือกปิดการแจ้งเตือน
โพลล์และแบบสำรวจออนไลน์
โพลล์และแบบสำรวจแบบไม่ระบุตัวตนช่วยให้พนักงานของคุณมีตัวตน ทั้งยังช่วยให้คุณสามารถตรวจวัดความพึงพอใจของพนักงานและวัฒนธรรมของบริษัทได้แบบเรียลไทม์ และเมื่อคุณรับฟังบุคลากร พวกเขาก็จะมีแนวโน้มที่จะตั้งใจทำงานมากขึ้น 4-5 เท่า5
ข้อดี: การไม่ระบุตัวตนช่วยให้ได้รับข้อมูลแบบเปิดเผยมากกว่าปกติ ทำให้นายจ้างมองเห็นจุดบอดภายในองค์กรและช่วยส่งเสริมให้พนักงานกล้าข้อในสิ่งที่จำเป็น แบบสำรวจความพึงพอใจสั้นๆ อย่างต่อเนื่องยังเป็นวิธีวัดความพึงพอใจของพนักงานที่แม่นยำมากกว่าการประเมินผลแบบตัวต่อตัวที่มีไม่บ่อยนัก
ข้อเสีย: คุณจำเป็นต้องส่งแบบสำรวจให้บ่อยจึงจะเห็นผล ซึ่งอาจกินเวลา ทำให้เกิดความรู้สึกเหนื่อยหน่ายและเพิ่มภาระในการทำงาน และหากคุณไม่ได้ดำเนินการใดๆ กับความเห็นที่ได้รับ ก็อาจเป็นการบั่นทอนขวัญกำลังใจ คำถามชี้นำเกินไปหรือเลือกใช้คำไม่ถูก หรือการวิเคราะห์ผลที่ผิดพลาดอาจส่งผลให้เกิดภาพที่คลาดเคลื่อนหรือทำให้คุณหลงประเด็นไปจากปัญหาที่แท้จริง เช่น พนักงาน 80% กล่าวว่า xxx ดังนั้นเราจึงไม่จำเป็นต้องกังวลกับอีก 20% ที่เหลือ...
เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์
นับตั้งแต่พื้นที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ ไปจนระบบจัดการงานและโปรเจ็กต์ ระบบส่งข้อความด่วน ตลอดจนการประชุมผ่านวิดีโอ เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ล้วนช่วยให้ทีมงานที่อยู่คนละที่สามารถเชื่อมต่อกันได้ Gartner พบว่าเกือบ 80% ของพนักงานกำลังใช้งานเครื่องมือเหล่านี้อยู่
ข้อดี: ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่เข้าถึงได้จากอุปกรณ์มือถือ เดสก์ท็อปและแล็ปท็อป ทั้ง Mac และ PC มีประสิทธิภาพที่คุ้มค่าและยืดหยุ่น ช่วยให้พนักงานติดต่อสื่อสารกันได้ และเพิ่มผลิตผลในการทำงานได้ถึง 25% การผสานการทำงานกับบริการและแอพต่างๆ จากภายนอกที่หลากหลายยังช่วยให้ธุรกิจของคุณมีโซลูชั่นที่เหมาะสมกับธุรกิจและมีความยืดหยุ่นอีกด้วย
ข้อเสีย: เมื่อมีการติดต่อกันแบบต่อหน้าน้อยลง ก็มีความเสี่ยงที่พนักงานจะรู้สึกขาดการติดต่อหรือไม่ชัดเจนในหน้าที่ของตน ความล่าช้าในการตอบกลับอาจทำให้ความคืบหน้าล่าช้า ในขณะเดียวกันการที่สามารถติดต่อกันได้ตลอด 24 ชั่วโมงก็ทำให้ขอบเขตระหว่างชีวิตส่วนตัวและชีวิตการงานเลือนลางลง
“ผู้ชมมักจะจดจำการสื่อสารที่มาในรูปแบบวิดีโอได้มากถึง 95% เมื่อเทียบกับ 10% ที่ได้จากสารในรูปแบบข้อความ ”
วิดีโอ
เมื่อพนักงานอยู่ที่บ้านหรืออยู่อีกซีกโลก วิดีโอจะช่วยลดความห่างเหินทั้งด้านระยะทางและด้านลำดับชั้นโครงสร้างในองค์กร พนักงานจำนวน 48% มองว่าวิดีโอเป็นรูปแบบการสื่อสารที่น่าสนใจที่สุด6
ข้อดี: วิดีโอเป็นสื่อสารพัดประโยชน์ ซีอีโอสามารถใช้วิดีโอเพื่อแชร์ประเด็นสำคัญจากการร่วมงานกับองค์กรใหม่ ขณะที่ทีมฝ่ายขายก็สามารถใช้วิดีโอเพื่อแชร์หลักสูตรอีเลิร์นนิ่งเพื่อสอนข้อมูลผลิตภัณฑ์ใหม่ให้กับทีมต่างๆ ทั่วโลกได้ และวิดีโอก็ยังจดจำได้ง่ายเช่นกัน ผู้ชมมักจะจดจำการสื่อสารที่มาในรูปแบบวิดีโอได้มากถึง 95% เมื่อเทียบกับ 10% ที่ได้จากสารในรูปแบบข้อความ7
และคุณยังสามารถเปลี่ยนการแพร่ภาพปกติให้เป็นการสื่อสารแบบสองทางได้อย่างง่ายดาย ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้บุคลากรสามารถแสดงความเห็นได้เมื่อดูการสัมมนาออนไลน์หรือการถามตอบ ซึ่งเป็นโอกาสดีที่พนักงานจะได้มีส่วนร่วมกับผู้บริหารที่โดยทั่วไปแล้วอาจไม่มีโอกาสได้พบเป็นการส่วนตัว
ข้อเสีย: ด้วยสื่อในการสร้างสรรค์ต่างๆ ที่มี หากคุณสร้างเนื้อหาที่ไม่ได้คุณภาพ ก็อาจทำให้เกิดภาพลักษณ์ที่ไม่ดีแก่ผู้นำและผู้จัดการ และควรไม่ลืมที่จะใส่บทบรรยายด้วยเพื่อการเข้าถึงได้ง่ายขึ้น วิดีโอจำเป็นต้องกระชับด้วยเช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น TED Talks ที่มีความยาวไม่เกิน 18 นาที ซึ่งมากพอที่จะ "เป็นสาระจริงจังและสั้นพอที่จะดึงดูดความสนใจของผู้คน" ตามที่ Chris Andersen ผู้ดูแลจัดการ TED กล่าวไว้8
อีเมล
สื่อดิจิทัลรูปแบบแรกๆ ที่ถูกนำมาใช้งานเพื่อการสื่อสารภายในยังคงเป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้ดีในหลายๆ องค์กร บทวิเคราะห์ในปี 2012 ของ McKinsey Global Institute ที่มักมีการนำมาอ้างอิงอยู่บ่อยครั้งพบว่าคนทำงานทั่วไปใช้เวลา 28% ในวันทำงานเพื่ออ่านและตอบอีเมล9 และแม้ว่าแอพและซอฟต์แวร์การสื่อสารใหม่ๆ จะอ้างว่าสามารถช่วยได้ลดความสำคัญ (และการต้องพึ่งพา) อีเมลลงแล้วก็ตาม แต่ก็ยังกินเวลาจำนวนมากของวันทำงานไปอยู่ดี แต่มันควรเป็นเช่นนั้นหรือไม่
ข้อดี: เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ ใช้งานได้ง่าย เป็นวิธีที่สะดวกในการแชร์วิดีโอ กราฟิก และแบบสำรวจ หัวข้อที่ดึงดูด การออกแบบที่น่าสนใจ และการกำหนดเป้าหมายอย่างระมัดระวังยังคงมีประสิทธิภาพที่ดีในฐานะส่วนหนึ่งของรูปแบบการสื่อสารแบบผสมผสาน
ข้อเสีย: อีเมลที่หลั่งไหลมาอย่างไม่จบสิ้นอาจทำให้เกิดความเหนื่อยหน่าย เมื่อเป็นเช่นนั้น พนักงานก็จะเริ่มไม่สนใจข้อความ ข้อเท็จจริงนี้ทำให้ Mary Lou Panzano รองประธานกรรมการของบริษัท Bayer ต้องนับจำนวนอีเมลที่ทีมของเธอไม่ได้ส่งถึงพนักงาน10
ข้อความใดที่ผิดไปจากลำดับสำคัญทางกลยุทธ์ถูกตัดทิ้งทั้งหมด เพื่อช่วยให้เหลือเพียงข้อมูลสำคัญที่ส่งออกไป และควรจำกฎของ Miller ที่กล่าวว่าคนเราจะสามารถจดจำเรื่องต่างๆ ไว้ในความทรงจำระยะสั้นได้แค่ประมาณ 7 อย่าง บวกลบไม่เกิน 2 อย่าง การหลีกเลี่ยงอีเมลที่เวิ่นเว้อและยาวยืดจึงเป็นเรื่องที่ควรทำ อ้อ และควรหยุดใช้ภาษาทางการเกินไป
พอดแคสต์และไฟล์บันทึกเสียง
เสียงทำให้เกิดการสื่อสารภายในแบบ "ฟังได้ทุกที่" จึงเหมาะสำหรับพนักงานที่ใช้เวลาบนท้องถนน (หรือกำลังจะเริ่มกลับมาเดินทางไปกลับสัปดาห์ละสองสามวัน) Nielsen Podcast Insights พบว่าผู้ฟัง 80% รับฟังพอดแคสต์แต่ละตอนจนจบหรือเกือบจบ11
ข้อดี: รวดเร็ว ง่าย และค่อนข้างใช้ต้นทุนน้อยในการสร้างเมื่อเทียบกับวิดีโอ พอดแคสต์อาจใช้เพื่อสนับสนุนการเปิดตัวหรือแคมเปญในระยะสั้นหรืออย่างสม่ำเสมอได้ พอดแคสต์ The Green Room ของบริษัท Deloitte มีทั้งการสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญและงานวิจัยของบริษัท และเป็นงานผลิตจากภายนอก ทำให้คนนอกบริษัทสามารถรับฟังได้ด้วย
ข้อเสีย: พอดแคสต์จำเป็นต้องเข้ากับวัฒนธรรมของธุรกิจของคุณ ทั้งยังต้องสร้างเพื่อสื่อประเภทนั้นโดยเฉพาะ การบันทึกเสียงงานนำเสนอที่มีสไลด์อาจจะทำให้ผู้ฟังเสียอารมณ์เมื่อไม่มีภาพประกอบ คุณควรพิจารณาความสามารถในการเข้าถึงสำหรับผู้ที่มีความบกพร่องทางการได้ยินและจัดทำเอกสารถอดเสียงให้พนักงานด้วย
อินทราเน็ต
บางองค์กรยังคงใช้งานอินทราเน็ตเป็นช่องทางหลักของการสื่อสารภายใน โดยใช้เป็นคลังเก็บข้อมูลที่มีประโยชน์ เนื่องจากอินทราเน็ตได้รับการออกแบบมาเพื่อใช้เป็นศูนย์รวมข้อมูลของพนักงาน
ข้อดี: อินทราเน็ตทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญของบริษัทได้ เช่น นโยบายฝ่ายบุคคล หรือข่าวสารต่างๆ สำหรับแบรนด์อย่าง Hershey's แล้ว ศูนย์รวมอินทราเน็ตแบบเดี่ยวส่งผลให้พนักงานรู้สึกเชื่อมต่อถึงกัน โดยเฉพาะเมื่อมีแอพที่ทำงานควบคู่ไปด้วย12
ข้อเสีย: แต่มีผู้ใช้งานหรือไม่ แบบสำรวจปี 2012 ที่โด่งดังของ Prescient เปิดเผยว่ามีพนักงานเพียง 13% เท่านั้นที่ใช้งานอินทราเน็ตทุกวัน ขณะที่ 31% ไม่เคยใช้งานเลย13 ซอฟต์แวร์เก่าและไม่รองรับ อัพเดตน้อยครั้ง และปัญหาด้านการใช้งานต่างๆ ดูเหมือนจะเป็นสาเหตุของการที่พนักงานไม่ใช้งาน และเพราะโดยส่วนใหญ่ อินทราเน็ตเป็นรูปแบบการสื่อสารทางเดียวแบบตายตัว
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
ดาวน์โหลดคู่มือฟรีเพื่อค้นพบกลยุทธ์หลังโควิดจากผู้นำด้านการสื่อสารระดับโลก
ดาวน์โหลดเลยเชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ
รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน
เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย โดยคุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
ดาวน์โหลดคู่มือฟรีเพื่อค้นพบกลยุทธ์หลังโควิดจากผู้นำด้านการสื่อสารระดับโลก
ดาวน์โหลดเลยโพสต์ล่าสุด
การสื่อสารทางธุรกิจ | ใช้เวลาอ่าน 10 นาที
กลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจ และเหตุผลที่องค์กรจำเป็นต้องมีสิ่งเหล่านี้
องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องทบทวนกลยุทธ์การสื่อสารของตนเองใหม่เมื่อบุคลากรเริ่มทำงานทางไกลในช่วงล็อกดาวน์ แต่ในปัจจุบัน เมื่อบุคลากรบางส่วนเริ่มกลับไปสู่ที่ทำงานแล้ว ธุรกิจจึงต้องกลับมาคิดกลยุทธ์ใหม่อีกครั้ง มาเรียนรู้วิธีจัดทำกลยุทธ์นี้กัน