5 วิธีน่าทึ่งในการใช้คลังความรู้

ดูว่าองค์กรอื่นๆ ใช้คลังความรู้อย่างไรแล้วกำหนดแผนสำหรับเนื้อหาที่เหมาะกับองค์กรของคุณ

ยังต้องการเรียนรู้วิธีการทำงานเบื้องต้นของคลังความรู้หรือไม่ ไปที่ "ช่วยให้ผู้คนรู้ทุกเรื่องใน Workplace Academy"

คุณรู้แล้วว่าจะใช้คลังความรู้ทำอะไร แต่อยากได้ความช่วยเหลือในการออกแบบคลังความรู้ใช่ไหม ข้ามไปที่ "คู่มือการสร้างคลังความรู้ที่สมบูรณ์แบบ (สำหรับคุณ)"


คุณสามารถใช้คลังความรู้ของ Workplace ทำได้หลายอย่าง แต่สิ่งที่คุณต้องทำก็คือการคิดให้ออกว่าคุณจะใช้คลังความรู้ให้เกิดประโยชน์แก่ตัวคุณเองอย่างไร ในคู่มือนี้ คุณจะได้พบกับ 5 สิ่งที่น่าทึ่งซึ่งองค์กรต่างๆ ทำได้ด้วยคลังความรู้ จากนั้้นคุณจะได้ตอบคำถามหลักๆ สองสามข้อที่จะช่วยให้คุณทราบว่าวิธีใช้คลังความรู้วิธีใดที่เข้ากับองค์กรของคุณที่สุด

องค์กรอื่นใช้คลังความรู้อย่างไร

คุณสามารถใช้คลังความรู้ได้หลายวิธี แต่การนำตัวอย่างการใช้งานด้านล่างมาผสมผสานกันอย่างพอดีจะเป็นการรับประกันว่าคลังความรู้ของคุณจะให้ผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่ต่อองค์กรของคุณ

1. แหล่งข้อมูลของบริษัท/องค์กรที่เป็นทางการ

1. แหล่งข้อมูลของบริษัท/องค์กรที่เป็นทางการ


หมวดหมู่คลังความรู้ชื่อ "ความคุ้มครองขั้นพื้นฐาน"

แหล่งข้อมูลที่เป็นทางการคือสิ่งที่องค์กรส่วนใหญ่จำเป็นต้องมี และมักเป็นที่ที่เก็บเนื้อหาเกี่ยวกับทรัพยากรบุคคล การสื่อสาร ความปลอดภัย และฝึกพนักงานใหม่ ปกติแล้วเนื้อหาส่วนนี้จะแสดงให้ทุกคนในองค์กรเห็น และในแต่ละ "หัวข้อ" (หรือที่เรียกว่า "หมวดหมู่" ในคลังความรู้) มักจะมีทีมหรือแผนกหนึ่งรับผิดชอบในการสร้างเนื้อหาในนั้น

แหล่งข้อมูลนี้มักมีข้อมูลเช่น

  • ข้อมูลสิทธิประโยชน์และนโยบาย
  • พันธกิจและคุณค่าขององค์กร
  • เนื้อหาทั่วไปในการฝึกพนักงานใหม่
  • นโยบายค่าใช้จ่ายและการเดินทาง
  • แหล่งข้อมูลเกี่ยวกับความหลากหลายและความเปิดกว้างที่เป็นทางการ
  • ข้อมูลเกี่ยวกับความปลอดภัยทั่วไป
  • การตรวจสอบผลการปฏิบัติงานประจำปีและแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับการปรับเปลี่ยนตำแหน่งงาน
  • จดหมายข่าวสำหรับพนักงาน

ถึงแม้ว่าแหล่งข้อมูลของบริษัทจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับคลังความรู้ แต่คุณก็ไม่ควรหยุดเพียงเท่านี้ คุณยังมีอีกหลายสิ่งหลายอย่างที่สามารถทำได้และควรทำด้วยคลังความรู้ของคุณ ดังนั้นโปรดอย่าเพิ่งหยุดอ่าน

2. เครื่องมือและคู่มือการดำเนินการ

2. เครื่องมือและคู่มือการดำเนินการ


หมวดหมู่ในคลังความรู้ชื่อ "เครื่องมือและคู่มือการดำเนินการ" ซึ่งมีหมวดหมู่ย่อยเป็น "ฝ่ายช่วยเหลือ" การขอสินทรัพย์ด้านการตลาด และกระบวนการตรวจสอบทางกฎหมาย

ให้คิดว่านี่เป็นการสร้างเนื้อหาแบบบริการตนเองเกี่ยวกับเครื่องมือและกระบวนการทำงานที่สำคัญ เช่น คำถามที่พบบ่อยและคู่มือ เครื่องมือและกระบวนการทำงานนี้มักจะเป็นของทีมหรือแผนกเดียว และทีมหรือแผนกนั้นจะมีหน้าที่สร้างเนื้อหาส่วนนี้ขึ้นมา

แม้ว่าคุณจะสามารถจำกัดหมวดหมู่ต่างๆ ในคลังความรู้ไว้ให้เพียงบางส่วนขององค์กรได้ แต่คุณควรแสดงเนื้อหาประเภทนี้แก่ทุกคน เนื่องจากเนื้อหาประเภทนี้มักจะเกี่ยวข้องกับคนจำนวนมากในองค์กร

แหล่งข้อมูลนี้มักมีข้อมูลเช่น

  • คู่มือการตั้งค่าอุปกรณ์และเครื่องมือไอที
  • ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องตรวจสอบทางกฎหมายและวิธีขอรับการตรวจสอบ
  • วิธีขอสินทรัพย์จากทีมการตลาด
  • คู่มือผู้ใช้ Workplace ใหม่
  • วิธีส่งบัตรคำร้องขอรับความช่วยเหลือ
3. ศูนย์ข้อมูลเฉพาะทางและข้อมูลแบบข้ามสายงาน

3. ศูนย์ข้อมูลเฉพาะทางและข้อมูลแบบข้ามสายงาน


หมวดหมู่ "กลับสู่ที่ทำงาน"

ศูนย์ข้อมูลเหล่านี้ (หรือ "หมวดหมู่") มีประโยชน์อย่างมากในกรณีที่คุณต้องการรวบรวมชุดแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ (ซึ่งมักสร้างจากหลายทีม) ไว้ในที่เดียวโดยแบ่งตามหัวข้อหรือกลุ่มผู้ชม เป็นเรื่องปกติที่ทีมและแผนกต่างๆ จะมีสิทธิ์ในการแก้ไขศูนย์ข้อมูลเดียวกัน

ดังนั้นคุณสามารถเลือกได้ว่าจะสร้างศูนย์ข้อมูลสำหรับพนักงานพาร์ทไทม์ที่มีเพียงพนักงานพาร์ทไทม์เท่านั้นที่เห็น หรือจะดึงแหล่งข้อมูลเพื่อการทำงานทางไกลทั้งหมดมาไว้ในศูนย์ข้อมูลเพื่อการทำงานทางไกลเพียงที่เดียวให้ทุกคนสามารถดูได้ ดูตัวอย่างอันยอดเยี่ยมที่ด้านล่าง

แหล่งข้อมูลนี้มักมีข้อมูลเช่น

  • ศูนย์ข้อมูลการทำงานจากทางไกล
  • แหล่งข้อมูล "กลับสู่ที่ทำงาน"
  • ศูนย์สุขภาพ
  • ศูนย์สำหรับตัวแทนภาคสนาม
  • ศูนย์สำหรับเจ้าหน้าที่บริการข้อมูลลูกค้า
  • ศูนย์สำหรับผู้จัดการบุคลากร
  • ศูนย์การศึกษาสำหรับพนักงาน
  • ศูนย์ข้อมูลสำหรับสินค้า/ฟีเจอร์
  • 4. ศูนย์ข้อมูลของทีมและแผนก

    4. ศูนย์ข้อมูลของทีมและแผนก


    หมวดหมู่ "กลับสู่ที่ทำงาน"

    คลังความรู้ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมแหล่งข้อมูลของทีมและแผนกไว้ในพื้นที่ที่มีเพียงสมาชิกทีมหรือผู้ร่วมงานข้ามสายงานเท่านั้นที่มองเห็น

    โดยปกติแล้ว คุณจะเป็นผู้สร้างศูนย์ข้อมูลด้วยตนเอง และให้หัวหน้าทีมหรือหัวหน้าแผนกดูแลการสร้างเนื้อหา เนื่องจากคุณสามารถมั่นใจได้อย่างง่ายดายว่าจะมีเพียงสมาชิกในทีมหรือแผนกเท่านั้นที่สามารถดูแหล่งข้อมูลได้ คุณจึงไม่ต้องกังวลว่าจะทำให้คลังความรู้ที่ทุกคนเห็นยุ่งเหยิงไปด้วยข้อมูลที่ไม่จำเป็น

    แหล่งข้อมูลนี้มักมีข้อมูลเช่น

    • แหล่งข้อมูลสำหรับเตรียมความพร้อมให้ทีมหรือแผนกเฉพาะ
    • คู่มือเกี่ยวกับเครื่องมือเฉพาะทีมหรือแผนก
    • ศูนย์ข้อมูลแบบข้ามสายงานที่ดูแลโดยทีมหรือแผนกเพื่อกลุ่มผู้ร่วมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในวงแคบ
    • กระบวนการทำงานภายในของทีมหรือแผนก

    5. ชุมชนที่นำโดยพนักงานและศูนย์ข้อมูลกลุ่มสังคม

    5. ชุมชนที่นำโดยพนักงานและศูนย์ข้อมูลกลุ่มสังคม


    หมวดหมู่ "กลุ่ม Inclusion@"

    คลังความรู้และกลุ่ม Workplace ใช้งานร่วมกันได้เป็นอย่างดี หากคุณมีชุมชนหรือกลุ่มสังคมที่มีความเคลื่อนไหวบ่อยๆ ในองค์กรของคุณ คุณอาจต้องการพิจารณาให้พื้นที่สำหรับผู้ดูแลกลุ่มเหล่านั้นในการดูแลจัดการแหล่งข้อมูลที่มาจากสมาชิกในกลุ่มและมีไว้เพื่อสมาชิกในกลุ่ม การทำเช่นนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้ชุมชนของคุณเน้นข้อมูลสำคัญให้กับสมาชิก แต่ยังทำให้คุณสามารถเก็บเนื้อหาที่เป็นทางการขององค์กรและเนื้อหาที่สร้างสำหรับพนักงานแยกออกจากกันได้อย่างง่ายดาย

    เนื้อหาในคลังความรู้สามารถจำกัดไว้ให้เพียงสมาชิกในกลุ่มได้ง่ายๆ เพื่อให้เนื้อหานั้นดูได้เฉพาะในผู้คนที่ตรงกลุ่ม

    แหล่งข้อมูลนี้มักมีข้อมูลเช่น

    • แหล่งข้อมูลการสอนบุตรหลานแบบโฮมสคูลสำหรับกลุ่ม Parents@
    • ลิงก์ไปยังการเฉลิมฉลองเดือนแห่งประวัติศาสตร์ของคนผิวดำรอบโลกสำหรับกลุ่ม Black@
    • ลิงก์ไปยังการประชุมในภาคธุรกิจสำหรับผู้หญิงของกลุ่ม Women@
    • แหล่งข้อมูลพิเศษสำหรับครอบครัว LGBTQ ที่มีบุตรหลานสำหรับกลุ่ม Pride@

    สิ่งที่คลังความรู้ของคุณควรจะเป็น

    สิ่งที่คลังความรู้ของคุณควรจะเป็น

    ขั้นต่อไปที่ต้องทำคือการหาว่าการใช้งานคลังความรู้ที่กล่าวไปข้างต้นแบบใดที่เข้ากับคุณและองค์กรของคุณ หรือก็คือการทำความเข้าใจว่าเนื้อหาความรู้ของคุณจะไปอยู่ที่ใด และกลุ่มผู้ชมที่คุณจะสร้างเนื้อหาให้นั้นต้องการอะไร

    คำถาม 2 ข้อด้านล่างเป็นคำถามพื้นฐานที่สำคัญซึ่งคุณควรตั้งคำถามกับตนเอง พร้อมคำแนะนำและข้อควรพิจารณาหลักๆ สำหรับคำตอบของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องอ่านคำตอบทั้งหมด เพียงแค่สนใจคำตอบที่เกี่ยวกับคุณก็พอ

    คำถามที่ 1: เนื้อหาความรู้ของคุณอยู่ที่ใดในขณะนี้

    คำถามที่ 1: เนื้อหาความรู้ของคุณอยู่ที่ใดในขณะนี้

    ในการจะทราบว่าคลังความรู้ของคุณบน Workplace ควรและไม่ควรมีเนื้อหาอะไร คุณจะต้องรู้เสียก่อนว่าเนื้อหาความรู้ทั้งหมดของคุณอยู่ที่ใดในขณะนี้ และคุณต้องการให้เนื้อดังกล่าวไปอยู่ที่ใดหลังจากคุณเปิดใช้งานเครื่องมือใหม่นี้แล้ว

    คลิกทุกคำตอบด้านล่างที่ตรงกับคุณเพื่อรับเคล็ดรับและข้อควรพิจารณา

    ขณะนี้เนื้อหาอยู่ในเครื่องมืออื่น

    หากในขณะนี้เนื้อหาอยู่บนอินทราเน็ต/Wiki/Sharepoint/ที่อื่นๆ อย่างเป็นทางการ ซึ่งมีไว้สำหรับเนื้อหาประเภทนี้โดยเฉพาะ

    หากคุณมีสิ่งที่ใกล้เคียงกับศูนย์รวมคลังความรู้อย่างเป็นทางการอยู่แล้ว คุณจะต้องพิจารณาว่าคุณจะจัดการความเชื่อมโยงระหว่างศูนย์ความรู้เดิมกับคลังความรู้ใหม่ของ Workplace อย่างไร หากคุณไม่มี คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ไปได้

    ซึ่งสิ่งที่คุณทำได้มี 3 วิธีด้วยกัน ดังนี้

    1. เก็บเครื่องมือเดิมเอาไว้แล้วคัดลอกเนื้อหาที่มีอยู่ไปยังคลังความรู้บน Workplace
      • หากสมาชิกในองค์กรของคุณไม่สามารถเข้าถึงเครื่องมือที่คุณมีอยู่แต่สามารถเข้าถึง Workplace ได้ คุณควรพิจารใช้ API ในการซิงค์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันไปยังคลังความรู้บน Workplace ของคุณ
      • หากคุณกำลังคิดจะปรับปรุงการใช้งาน Workplace หรือต้องการเข้าถึงผู้คนในที่ที่พวกเขาใช้งาน ให้พิจารณาใช้ API คลังความรู้ในการซิงค์เนื้อหาที่คุณมีอยู่ไปยังคลังความรู้บน Workplace ของคุณ
    2. ย้ายเนื้อหาที่คุณมีอยู่ไปยังคลังความรู้บน Workplace
      • หากระบบที่คุณมีอยู่ซับซ้อนเกินไปหรือทำให้ผู้สร้างเนื้อหาและผู้ชมใช้งานได้ยาก คุณควรพิจารณาย้ายเนื้อหาไปยังคลังความรู้แทนการใช้เครื่องมือที่มีอยู่ด้วย API คลังความรู้
    3. แยกเนื้อหาไว้ในทั้งสองเครื่องมือ
      • ตัดสินใจว่าจะให้เนื้อหาใดอยู่ในเครื่องมือความรู้ที่คุณมีอยู่ และเนื้อหาใดควรจะอยู่ในคลังความรู้บน Workplace มีแนวคิดและเหตุผลที่ชัดเจนว่าจะให้อะไรไปอยู่ที่ใด และตรวจสอบให้มั่นใจว่าคุณได้สื่อสารกับพนักงานอย่างชัดเจน

    หากเนื้อหาอยู่ในกลุ่ม Workplace

    หากเนื้อหาอยู่ในกลุ่ม Workplace

    ข่าวดีก็คือองค์กรของคุณรู้วิธีใช้งาน Workplace ในการเข้าถึงข้อมูลสำคัญและแหล่งข้อมูลที่มีค่าอยู่แล้ว การสร้างคลังความรู้ของ Workplace จะทำให้ Workplace มีประโยชน์ต่อองค์กรมากยิ่งขึ้น

    อย่าลืมแจ้งให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่าควรสร้างเนื้อหาใดในคลังความรู้ และควรสร้างเนื้อหาใดในกลุ่มบน Workplace

    • คลังความรู้: ควรเริ่มสร้างเนื้อหาที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อย (หรือมีการเปลี่ยนแปลงตามกำหนดเวลาที่คาดการณ์ได้) และเนื้อหาที่ต้องเก็บไว้เป็นเวลานานในคลังความรู้ เช่น คู่มือพนักงาน นโยบายการเดินทาง คู่มือไอที และเอกสารเตรียมความพร้อมสำหรับทีมหรือแผนก เนื้อหาเหล่านี้สามารถแชร์ไปยังกลุ่ม เพิ่มในแท็บการเรียนรู้ของกลุ่ม หรือใส่ลิงก์ในโพสต์ที่ปักหมุดไว้ได้ภายหลัง ดังนั้นไม่ต้องกังวลไป
    • กลุ่มบน Workplace: ควรเริ่มสร้างไฟล์ที่ใช้ครั้งเดียว แหล่งข้อมูลที่ใช้เพียงไม่นาน และแหล่งข้อมูลเฉพาะทางในกลุ่ม Workplace เช่น เอกสารหน้าเดียว ชุดสไลด์ที่มีคนสร้างให้คนเพียงไม่กี่คนดู และคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับประกาศที่ควรรู้แต่ไม่ได้สำคัญมาก คุณสามารถใส่ลิงก์ไปยังเนื้อหานั้นในบทความคลังความรู้ในภายหลังได้เสมอ

    เนื้อหากระจายอยู่ในหลายเครื่องมือ

    หากเนื้อหากระจายอยู่ในเครื่องมือเนื้อหาหลายเครื่องมือและฮาร์ดไดร์ฟของผู้ใช้

    เนื้อหาที่ค้นหาได้ยาก กระจายกันอยู่ หรืออยู่ในคอมพิวเตอร์ของคนใดคนหนึ่งจะไม่ทำประโยชน์แก่ใครเลย ทั้งยังมีแนวโน้มที่จะแสดงถึงปัญหาที่ใหญ่กว่าอีกด้วย เช่นผู้คนอาจไม่ชอบเครื่องมือความรู้ที่มีอยู่ของคุณ เพราะเครื่องมืออาจไม่ยืดหยุ่นพอที่จะสร้างเนื้อหาตามที่บุคคลนั้นรวมถึงบุคคลรอบข้างต้องการจริงๆ หรือบางทีการสร้างและแก้ไขเนื้อหาก็อาจยากลำบากเกินไป

    ไม่ว่าจะมีสาเหตุมาจากอะไร นี่ก็เป็นสัญญาณเตือนว่าถึงเวลาแล้วที่คุณจะย้ายเนื้อหาความรู้ของคุณไปไว้ในที่เดียวเพื่อให้สะดวกต่อการเข้าถึง และทำให้ผู้คนสามารถสร้างเนื้อหาตามความต้องการได้อย่างง่ายดาย ข่าวดีก็คือ นี่เป็นเวลาที่คลังความรู้บน Workplace จะได้แสดงศักยภาพออกมา ซึ่งหมายความว่าคุณมาถูกทางแล้ว

    คำถามที่ 2: คุณต้องการสร้างเนื้อหาให้คนกลุ่มใด

    คำถามที่ 2: คุณต้องการสร้างเนื้อหาให้คนกลุ่มใด

    เมื่อใช้งานคลังความรู้ คุณจะไม่สามารถแยก "คน" ออกจาก "เนื้อหา" ได้ เพราะกลุ่มคนที่ต่างกันก็จะต้องการเนื้อหาและการเข้าถึงที่แตกต่างกันไป นอกเหนือจากการหาว่าองค์กรของคุณต้องการอะไรแล้ว คุณอาจยังต้องการนำความต้องการของคนบางกลุ่มมาพิจารณาด้วยเช่นกัน

    • พนักงานหน้างาน
      • มักจะต้องการเข้าถึงเนื้อหาจากอุปกรณ์มือถือ ทำให้ต้องใช้เครื่องมือที่เหมาะสำหรับมือถืออย่างคลังความรู้
      • อาจได้รับประโยชน์จากศูนย์ข้อมูลที่ออกแบบมาสำหรับงานประเภทนี้และตอบโจทย์ความต้องการของตนโดยเฉพาะ
    • ผู้คนที่ไม่สามารถเข้าถึงเนื้อหาความรู้ที่มีอยู่ของคุณได้
      • มองหาผู้คนที่ไม่สามารถเข้าถึง VPN หรือผู้คนที่มักไม่ได้รับบัญชีสำหรับเครื่องมือความรู้ที่คุณใช้ในปัจจุบัน
      • สิ่งเดียวที่คนเหล่านี้ต้องการในการเข้าคลังความรู้คือบัญชี Workplace
      • แทบจะการันตีได้ว่าจะได้รับประโยชน์จากศูนย์ข้อมูลที่ออกแบบมาสำหรับงานประเภทนี้และตอบโจทย์ความต้องการของตนโดยเฉพาะ
    • ผู้จัดการบุคลากร
      • คนกลุ่มนี้คือเหตุผลหลักที่คุณนำ Workplace และคลังความรู้มาใช้งาน
      • ให้รวบรวมแหล่งข้อมูลเฉพาะสำหรับผู้จัดการบุคลากรไว้ในคลังความรู้
      • มอบพื้นที่ให้ผู้จัดการแต่ละคนสร้างศูนย์ข้อมูลสำหรับทีมและแผนกของตน
    • พนักงานใหม่
      • รวบรวมแหล่งข้อมูลทั่วไปสำหรับการฝึกพนักงานใหม่ในศูนย์ข้อมูลสำหรับพนักงานใหม่ พร้อมนำพนักงานใหม่มาไว้ใน Workplace ตั้งแต่วันแรก
      • คุณอาจต้องสร้างศูนย์ข้อมูลเฉพาะสำหรับพนักงานแต่ละประเภท (ตัวแทน ผู้บริหารสายงาน พนักงานชั่วคราว พนักงานฝึกหัด และอื่นๆ)
    • พนักงานตามภูมิภาคต่างๆ
      • มักจะได้รับสิทธิประโยชน์และมีนโยบายที่ต่างกันไปตามภูมิภาค
      • อาจต้องการเนื้อหาในภาษาของตน
      • คุณสามารถปะปนเนื้อหาประจำภูมิภาคกับเนื้อหาทั่วไปที่ไม่เกี่ยวกับภูมิภาค หรือดึงไปไว้ในศูนย์ข้อมูลเฉพาะภูมิภาคก็ได้

    สิ่งที่ต้องทำต่อไป

    เมื่อคุณรู้แล้วว่าคุณต้องการใช้คลังความรู้เพื่ออะไร ตอนนี้ก็ได้เวลาเริ่มวางแผนและสร้างเนื้อหาแล้ว

    หากคุณรู้สึกว่าคุณต้องการข้อมูลพื้นฐานเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของคลังความรู้ อย่าลังเลที่จะไปที่หลักสูตรการเรียนรู้ "ช่วยให้ผู้คนรู้ทุกเรื่อง" ใน Workplace Academy หรืออ่านคู่มือข้อมูลพื้นฐานของคลังความรู้

    หรือไม่ก็เริ่มต้นการสร้างและวางแผนโดยการอ่านคู่มือการสร้างคลังความรู้ที่เหมาะสม (สำหรับคุณ)